Как открыть кафе
При открытии кафе предстоит найти помещение, разработать меню, обучить сотрудников, найти поставщиков. Дополнительно усложняют задачу строгие требования Роспотребнадзора.
CEO и BDO кафе «Груша» Вадим и Даниил поделились опытом, как открыть кафе с нуля, на какие детали обратить внимание до старта. Часть этапов можно вести параллельно, чтобы не затягивать с открытием.
В статье говорим про формат кафе, пиццерии, кофейни. А вот при открытии ресторана или бара статья мало поможет, потому что в этих форматах другие нюансы запуска бизнеса.
Дальше разбираем подробно каждый шаг.
Чек-лист «Как открыть кафе»
Описали в пошаговом чек-листе, как действовать при открытии кафе. Принцип чек-листа прост: продвигайтесь по пунктам и отмечайте то, что уже сделали. Это поможет ничего не забыть на старте бизнеса.
Выбрать формат заведения и концепцию
До регистрации бизнеса нужно продумать формат и концепцию: от них зависят меню, целевая аудитория, ценовая политика и расположение кафе.
Выбрать формат. Есть несколько форматов предприятий общепита: кафе, ресторан, столовая, кофейня, фастфуд, фуд-трак. Чтобы сформировать верные ожидания гостей, важно понимать, что они считают кофейней, а что кафе. Ситуации, когда гость ожидал одно, а получил другое, приводят к раздражению и негативным отзывам в интернете.
Николай с Мариной гуляли по городу, а потом решили поужинать в ресторане. Выбрали случайное заведение по пути с вывеской «Ресторан». Когда зашли в заведение, разочаровались. В меню были простые блюда вроде щей, вареников и салата «Мимоза». А интерьер был бюджетным — место напоминало столовую и не подходило для свидания. Пара ушла с неприятным впечатлением.
Про разные форматы заведений
Собрали подборку статей, как открыть другие форматы заведений — кофейню, фастфуд, фуд-трак и ресторан:
Разобраться в форматах может помочь ГОСТ 30 389-2013, в нем описаны признаки каждого вида заведения. ГОСТ — не закон, а рекомендация. Если повесить вывеску «Ресторан» над бургерной, никто менять ее на другую не заставит и не оштрафует.
Особенность в том, что ГОСТ разграничивает кафе и рестораны не по цене мебели и наличию живой музыки, а по ассортименту и сложности блюд. Поэтому, чтобы лучше понять, какие форматы востребованы в вашем городе, стоит походить по разным заведениям — чем больше, тем лучше.
Определиться с концепцией. Концепция — это цель работы заведения и то, чем оно выделяется на рынке.
На рынке кофеен есть разные форматы. Например, в кофейнях to go кофе может быть средним по качеству и вкусу, зато его нальют за полминуты и еще предложат сэндвич с собой, чтобы не отвлекаться от дел на перекус.
Есть specialty — там стараются найти лучшее зерно и удивить гостя вкусом напитка. В таких заведениях стоит профессиональное оборудование для приготовления кофе, а бариста помогают с выбором каждому гостю и готовы даже провести небольшую лекцию о кофе. В таких кофейнях гости не торопятся выпить кофе на бегу. Еду и десерты подают красиво, чтобы было приятно сделать фото и выложить в соцсети.
Сравнение концепций to go и specialty
При выборе формата и концепции стоит учесть три момента:
- Собственный интерес и опыт. Проще изучать конкурентов и следить за трендами в той сфере, что любишь и в которой минимально разбираешься. Если предприниматель обожает пиццу, он наверняка был в разных пиццериях города, знает их слабые и сильные стороны. Например, в пиццу кладут мало сыра, и это невкусно, или пицца навынос быстро остывает в картонных упаковках.
- Финансовые возможности. Есть заведения, которые открывать дорого. Например, открыть кафе-кондитерскую дороже, чем блинную: оборудование для тортов и эклеров стоит дороже, чем сковороды для блинов. Да и кондитера найти и обучить сложнее, чем человека для выпекания блинов.
- Инфраструктура города и особенности аудитории. То, что будет востребовано в одном городе или районе, может не пойти в другом: например, если он уже перенасыщен подобными кафе.
Рискованно открывать совершенно новый формат для города. Так, если в городе нет кафе молекулярной кухни, вы не знаете, будет спрос или нет. В этой ситуации советуем не открываться наугад, а проанализировать локальный рынок и целевую аудиторию.
Составить меню и определить цены
Вместе с концепцией продумайте сразу, какие блюда и напитки и по какой цене будут в вашем заведении. От того, что будете готовить, зависят требования к площади помещения и его техническим возможностям, список оборудования, компетенции сотрудников.
Меню заведения должно попадать во вкусы целевой аудитории и ожидания от места. Например, в меню кофейни уместно включить кофейные напитки, чай, завтраки и десерты, а вот суши и стейки смотрятся странно.
Предприниматель открыл кофейню, разрабатывал концепцию и меню для студентов. В один день в нее зашли мужчины около сорока лет и хотели заказать бельгийский эль. Такого напитка в меню нет, так что гости ушли. Но это не страшно: они не целевая аудитория. А вот после зашли студенты и остались, так как в меню были их любимый ванильный раф и чизкейк.
Раньше в кафе часто делали большие меню, которые приходилось подолгу листать. Сейчас предпочитают короткое меню на одной-двух страницах. В этом есть и практическая польза: когда ассортимент небольшой, повара быстрее выучат техкарты, а продукты не залеживаются и не портятся. А чтобы гостям не наскучила одна и та же еда, меню можно обновлять каждый сезон, вводить лимитированные позиции.
Придумать рецепты можно самостоятельно, нанять повара или поручить задачу подрядчику.
«Мы стараемся делать меню так, чтобы один ингредиент нужен был для разных блюд. Если у вас есть блюда с единственным ингредиентом, будет сложно соблюдать баланс — чтобы он был в наличии и не портился. Например, креветки могут быть в пасте, в салате или в закусках. Если в какой-то день никто не заказал пасту, они все равно пригодились для других блюд. Такой подход снижает процент списания продуктов».
Вадим Крутой
CEO кафе «Груша»
Когда разработаете меню, станет понятно, какая нужна посуда и оборудование. Если в меню много напитков со льдом, понадобится льдогенератор. Если будут блины, нужна блинная сковорода. Так вы не купите лишнего.
Цены. Цены зависят от себестоимости блюд и от концепции заведения.
В заведениях с высокими ценами в стоимость блюд входят расходы на дизайнерский ремонт, официантов, музыкантов. Гости понимают, что доплачивают за сервис и атмосферу. Если у кафе более простая концепция, люди ожидают увидеть здесь более низкие цены.
Рассчитать цену помогают кассовые программы — Контур.Маркет, iiko, СБИС Presto, 1С, Quick Resto. Там можно ввести ингредиенты по граммам на блюдо, их себестоимость, желаемую наценку. Программа показывает итоговую цену. Также цены можно посчитать в Excel или гугл-таблицах, но там придется сначала ввести формулы вручную.
Когда четко понимаешь, как формируется цена, проще управлять прибылью. Например, вы нашли поставщика с молоком не за 100 ₽, а за 80 ₽. Цена на капучино для гостей останется прежней, а ваши расходы на один напиток снизились на 20 ₽. За несколько месяцев выйдет существенная экономия.
Подготовиться к открытию бизнеса
Когда продумали формат и концепцию заведения, составьте бизнес-план и зарегистрируйте бизнес.
Составить бизнес-план. В нем прописывают затраты на запуск, ежемесячные расходы, конкурентное преимущество и слабые стороны, выход на окупаемость при оптимистичном сценарии и пессимистичном. Это поможет более-менее реалистично оценить, сколько понадобится денег, и подготовиться к разным вариантам развития бизнеса.
На старте не обязательно составлять идеальный бизнес-план, если не собираетесь показывать документ инвесторам или банку. Относитесь к нему, как к ориентиру для себя. Корректировать бизнес-план в процессе запуска — нормально.
«Бизнес-план помогает упорядочить информацию в голове, взглянуть на ситуацию со стороны. Многим предпринимателям это нужно. Не стоит заказывать его у экспертов, соберите сами: так вы найдете слабые места и сможете их обдумать.
Но есть люди, которые так закапываются в расчеты, что в итоге вообще не открывают дело. Я советую больше делать, а не обдумывать идеальный план».
Даниил Сухарев
BDO кафе «Груша»
Зарегистрировать бизнес. Чтобы работать законно, надо стать ИП или зарегистрировать ООО. Подать заявление на регистрацию можно онлайн через банк, налоговую или МФЦ.
На первых порах подойдет ИП. Предприниматели обычно платят меньше налогов и сдают меньше отчетности, чем компании.
Как ООО работать сложнее: бизнес платит больше налогов и сдает больше отчетности. Зато эта форма бизнеса подходит, если открываетесь с партнерами или планируете привлекать инвестиции.
Еще ООО необходимо, чтобы продавать алкоголь в заведении — ИП продавать крепкий алкоголь запрещено.
Предприниматели могут продавать только слабоалкогольные напитки: пиво и пивные напитки, сидр, пуаре и медовуху. Важно, чтобы эти напитки ИП покупал у поставщиков, а не производил сам.
Чтобы продавать крепкий алкоголь, ООО понадобится лицензия. Без нее можно продавать только некрепкие напитки, как для ИП.
После регистрации бизнеса надо открыть расчетный счет в банке. На него будут приходить деньги с продажи еды и напитков, с него ИП или компания платят за аренду, оплачивают поставки, платят зарплату сотрудникам и налоги.
Быстрее всего открыть расчетный счет онлайн, сейчас такую услугу предоставляют почти все банки. А если регистрировать бизнес через банк, расчетный счет вам откроют автоматически.
Выбрать коды ОКВЭД. В заявлении на регистрацию бизнеса надо указать, чем планируете заниматься. Эти сведения важны налоговой. Для каждого вида деятельности есть свой код, их полный список находится в ОКВЭД — общероссийском классификаторе видов экономической деятельности.
Во время пандемии государство решало, кому помогать, по основному коду ОКВЭД в ЕГРЮЛ или ЕГРИП. Некоторые ИП или компании работали в сфере, которая подпадала под льготы, но соответствующий код ОКВЭД не был в реестре основным либо отсутствовал вовсе. В итоге они не могли претендовать на поддержку и не получили помощь.
Для кафе и баров подходят коды из группы 56. Но указать код группы недостаточно, нужно выбирать минимум четырехзначные коды из нее. Вот примеры:
- 56.10 — если подаете еду в заведении, навынос или с доставкой. Код подходит для кафе, столовых, ресторанов;
- 56.21 — если обслуживаете торжественные мероприятия или организовываете выездное питание, например код подходит для кейтеринга;
- 56.30 — если напитки преобладают в ассортименте.
В заявлении можно перечислить несколько кодов. Например, если, помимо обслуживания гостей в кафе, будете сдавать часть помещения в аренду, то нужно указать коды 56.10 и 68.20.
Один код нужно указать как основной. Ориентир — детальность, которая преобладает по времени или прибыли. Так, если продажа готовой еды приносит 70% прибыли, а продажа напитков — 30%, основной код — 56.10, а 56.30 — дополнительный.
Если со временем начнете заниматься новой деятельностью или чем-то перестанете, коды надо будет обновить.
Выбрать систему налогообложения. Какие налоги будет платить бизнес, зависит от системы налогообложения. ИП и компании могут работать на ОСН, УСН, АУСН. Для ИП также еще доступны патент и НПД.
На ОСН — общей системе налогообложения — нет лимитов по доходу и штату, но бизнес платит больше налогов и сдает больше отчетности.
На УСН — упрощенной системе налогообложения — меньше налогов и отчетности. В разговоре ее называют «упрощенка». Для старта работы общепита эта система подходит лучше всего.
АУСН — автоматизированная упрощенка. Она доступна пока в четырех регионах — в Москве, Московской области, Калужской области и Республике Татарстан для компаний и ИП, зарегистрированных начиная с 1 июля 2022 года. На ней ставка налога чуть выше, чем на обычной упрощенке. Зато не нужно платить взносы за сотрудников и максимально просто считать налог.
Патент — система налогообложения, где налог не зависит от размера дохода. Патент работает как подписка: ИП платит фиксированный налог за период и спокойно работает.
«Выбор системы налогообложения зависит от категории заведения. Например, для кофейни, пиццерии или небольших кафе лучше всего подходят специальные режимы — упрощенная система или патент.
У патента есть ряд ограничений, и их надо учитывать, перед тем как переходить на него. Например, патент доступен только в случае, если площадь зала обслуживания не превышает 150 м², а в некоторых регионах — не больше 50 м².
Из двух видов УСН — „Доходы минус расходы“ и „Доходы“ — для малого бизнеса предпочтительнее вторая. Так как там налог платишь только с дохода, но если расходы на закупку продуктов и производство блюд более 60% от доходов, то выгоднее применять УСН с объектом „Доходы минус расходы“. Главное — подтверждать все расходы документами.
Если же в заведении планируется предоставлять полный комплекс услуг, расширять площадь, продавать алкоголь, лучше регистрировать ООО и выбрать общий режим налогообложения».
Надежда Тарасова
Бухгалтер Т-Банка
НПД — налог на профессиональный доход. На нем могут работать ИП без работников, которые оказывают услуги общепита. Например, предприниматель сам готовит кофе и сэндвичи и сам их продает. Ограничение режима — доход не более 2,4 млн рублей в год.
Выбрать локацию и заключить договор аренды
Открыть кафе в любом свободном месте не получится. Надо учесть, чтобы там были целевые клиенты, а помещение подходило под требования Роспотребнадзора.
Выбрать локацию. Общее правило — чем больше людей проходит мимо заведения, тем больше заходит внутрь. Безусловно, будут гости, которые специально доедут до заведения из другого конца города. Но таких меньше.
Чтобы посчитать трафик, встаньте около места, где хотите арендовать помещение, и считайте прохожих. Но считать надо не всех, а только потенциальных гостей. Если открываете семейное кафе с детской игровой комнатой, считайте прохожих с детьми.
Обращайте внимание, как ведут себя люди: бегут или гуляют. Например, если в этом месте они пересаживаются на другую остановку или бегут на электричку, вряд ли зайдут за круассанами и кофе.
Еще важно, чтобы гостям было удобно попасть в заведение.
Кафе находится на левой стороне дороги, а люди в основном ходят по правой. Предприниматель может подумать: «Это ерунда. Люди перейдут дорогу за минуту и зайдут в мое кафе. Просто повешу вывеску побольше». Но если рядом нет пешеходного перехода, люди не смогут перейти дорогу. Чтобы попасть внутрь, им придется делать крюк. Может так оказаться, что им будет проще зайти в кафе, которое находится неподалеку на их стороне дороги.
Если вы запускаете бизнес в Москве, Екатеринбурге, Казани, Санкт-Петербурге или другом городе-миллионнике, можно использовать Компас. Это бесплатный сервис, который помогает оценить локацию. Например, он показывает:
- поток людей в районе;
- количество конкурентов поблизости;
- средний чек;
- средние оборот и количество покупок в ближайших торговых точках;
- как меняется поведение потребителей в разные месяцы.
Это поможет оценить, уложитесь ли вы в финмодель, если откроетесь в выбранном районе.
Выбрать помещение. Открыть кафе можно:
- в торговом центре;
- в офис-центре;
- в жилом доме;
- в отдельной постройке.
Рассмотрим нюансы каждого варианта.
В торговом центре есть постоянный поток посетителей: люди заходят за покупками, а когда проголодаются, пойдут перекусить. С одной стороны, вам не надо привлекать людей. Но если в торговом центре упадет трафик, с этим ничего не получится сделать.
В офисном центре выручка заведения зависит от числа сотрудников. Например, если всех переведут на удаленку, придется закрываться. Также не получится привлечь новых гостей: обычно в офисные центры вход по пропускам. Увеличить доход возможно только за счет повышения среднего чека.
В жилом доме надо соблюдать тишину и не мешать жильцам. Еще регионы вправе устанавливать требования к минимальной площади помещений общепита в жилых домах, если точка продает алкоголь. Зато там можно сделать окна, вход, вывеску в сторону улицы. Может быть место для летней веранды.
Не подойдет и помещение в подвале — общепиту без склада никак, а размещать склад в подвалах запрещено.
Кафе в отдельно стоящем здании обращает на себя внимание, особенно если сделать красивый фасад. Но тут важно убедиться, что постройка законна и местные власти ее не снесут.
Проверить помещение. К помещению для общепита у закона много требований: есть нормативы для площади кухни, размера подсобки, расстояния дверных проемов, состава стен, вентиляции. Также эти требования зависят от концепции. Допустим, предприниматель будет в помещении только готовить кофе, а еду заказывать у подрядчика. Тогда не нужна вытяжка для кухни.
Бывает, помещение вообще не годится для общепита. Например, если в здании нет системы водоснабжения. В этом нужно убедиться сразу, чтобы не заплатить за аренду зря. За такие нарушения Роспотребнадзор может закрыть бизнес.
Проблема в том, что нет единого документа для заведений общепита. Основные требования есть в СанПиН — санитарных правилах и нормах:
Лучше проконсультироваться с юристами, чтобы точно учесть все нюансы. Например, в СанПиН выше нет условий про допустимый уровень шума в кафе или про обязанность устанавливать пандус для колясок. Эти условия надо искать в СанПин 59.13 330.2016 и СанПиН 1.2.3685-21.
Подписать договор. Специальных требований к договору аренды нет. Никто не запрещает взять шаблон из интернета и заполнить. Но лучше обратиться к юристу, он может разработать договор с учетом вашей ситуации.
«Бывает, у арендодателя есть шаблон договора, выгодный ему, и он не готов менять условия. Такое может быть, если на место претендуют много предпринимателей сразу. Лучше заключать договор, когда человек готов к сотрудничеству и поиску компромисса.
Вообще, после пандемии много заведений закрылось, арендаторы тоже пострадали. Так что сейчас у компаний и предпринимателей больше возможностей заключать договоры на своих условиях. Я советую включать пункт про форс-мажорные обстоятельства вроде пандемии. Грамотные формулировки поможет подобрать юрист».
Вадим Крутой
CEO кафе «Груша»
Заключать договор лучше на длительный срок. Так вы избежите ситуации, когда сделали ремонт, а уже надо съехать и искать новое помещение.
Выбрать название и фирменный стиль
Чтобы привлечь посетителей и стать узнаваемым, надо выбрать название, логотип и вывеску заведения — то есть создать фирменный стиль. Дизайнеры называют этот процесс «разработать айдентику».
Название и айдентика отвечают за то, какие чувства, эмоции, образы ваше кафе будет вызывать у гостей. Это работает так: гости смотрят на вывеску или заходят в соцсети и интуитивно догадываются, что их ждет внутри.
Кофейня La Italia и кофейня Bloom вызывают разные ассоциации даже названием. Ценители арабики светлой обжарки и минималистичного дизайна скорее выберут Bloom — такое название типичнее для современных кофеен. А вот La Italia привлечет ценителей изысканной обстановки и темной обжарки, какая была в моде лет 20 назад. Аудитории вряд ли специально сделают выбор, скорее на уровне подсознания.
За созданием фирменного стиля можно обратиться к начинающему дизайнеру, более опытному либо в агентство. Рассмотрим особенности каждого варианта.
Начинающий дизайнер. Бизнес может сам придумать логотип, цвета, вывеску. Тогда с разработкой айдентики справится и начинающий дизайнер, если ему подробно описать идею. В такой ситуации важно, чтобы вкус и стиль дизайнера вам подходил, это можно понять по его портфолио.
Опытный дизайнер. Если своего видения айдентики нет, обращаться к новичкам не стоит. Дизайнеру предстоит не только нарисовать, но и разобраться в бизнесе и задачах клиента. Иначе есть риск не попасть во вкусы аудитории или формат заведения.
У дизайнеров на фрилансе обычно сильный разброс цен. Новичок может взять символические 10 000 ₽, а дизайнер с 1 млн подписчиков в соцсетях запросит 500 000 ₽. Ориентируйтесь на специалистов с опытом и готовым портфолио. Сравните хотя бы десять разных дизайнеров и выбирайте, что вам подходит.
Учитывайте, что еще понадобятся деньги на изготовление логотипа, вывески, униформы сотрудников, меню, рекламных плакатов.
Агентство. Здесь в работу включатся и аналитики, копирайтеры, иллюстраторы. Услуги агентства дороже, но зато у него больше возможностей. Сюда стоит обращаться, когда много разных задач: сделать буклеты, напечатать постер, оформить соцсети.
Приведем примерные цены услуг московских агентств на лето 2024 года:
- вилка цен — от 100 000 до 500 000 ₽;
- средняя цена — 250 000 ₽.
Цены зависят от известности студии и объема работ.
Подготовить помещение
Сделать ремонт помещения только на свой вкус и бюджет не выйдет. Еще надо учитывать требования Роспотребнадзора, пожарной безопасности. Так, требования к помещению в жилом доме отличаются от требований к отдельной постройке. Советуем обратиться к специалистам.
Заказать технический проект помещения. Технический план — это проект заведения с учетом всех государственных требований. Специалист изучает помещение и чертит, где будут располагаться розетки, краны, двери, трубы на кухне и в санузле, продумывает систему пожаротушения и указывает расстояние между столами.
Предоставляют такие услуги частные компании и ИП. Поэтому изучите несколько вариантов: по цене, отзывам в интернете, скорости работы.
Стоимость проекта зависит от размеров помещения. Так, проект помещения до 150 м² стоит в среднем 40 000 ₽, это цена для Москвы на июнь 2024 года.
Если строите помещение с нуля или делаете кардинальную перепланировку, понадобится еще и инженерный проект помещения — в нем спроектированы канализация, вентиляция, электросети. Это стоит еще столько же.
Далее дизайнер и рабочие будут ориентироваться на технический проект помещения. Например, перенести лампу в другое место они не смогут. Все изменения придется согласовывать с техническим специалистом.
Подготовить дизайн помещения. Работать с дизайнером не обязательно. Можно сделать все самостоятельно. Ценность дизайнера в том, что он знает, как использовать пространство в небольших помещениях, сочетать разные стили, в каких магазинах выгодно закупать мебель и текстиль.
Сделать ремонт. Меньше всего работы, если раньше в помещении уже было кафе. Вероятно, часть требований по безопасности уже выполнили и вам останется проверить и исправить недочеты.
Если будете делать ремонт сами, например менять трубы, проводку, окна, обговорите расходы с собственником помещения. Часть расходов можно разделить.
Купить мебель и декор. Чтобы сэкономить, можно искать б/у мебель и декор на сайтах объявлений или выкупить их у закрывающихся заведений.
Список мебели зависит от концепции. Например, если вы не против, чтобы в кафе приходили люди с ноутбуком и могли работать пару часов, стоит сделать отдельную зону с маленькими столиками и розетками. Тогда фрилансеры не будут занимать основные столы, куда может сесть группа людей и сделать большой заказ.
Предусмотреть летник. Летник — это пристройка или территория рядом со зданием, где в теплую погоду ставят столики и зонтики. Гости могут отдохнуть не внутри помещения, а снаружи.
Летник привлекает внимание прохожих и помогает не терять трафик в жаркие дни. Конечно, если открываетесь в конце лета, на месяц можно его и не делать. Но стоит проверить место под него на следующее лето.
Есть два варианта сделать летник: построить веранду или поставить лавочки и зонтики. В обоих случаях надо получать разрешение от собственника помещения и городских властей.
Например, в Москве установку летника регулирует постановление правительства города № 102-ПП. В документе есть правила, что считают летней пристройкой, где ее можно ставить и как согласовывать проект.
Нанять и обучить сотрудников
Прежде чем искать людей, составьте список позиций. Чтобы не нанять лишних людей, отталкивайтесь от того, какие вам нужны функции.
Например, в кафе «Понедельник» надо каждый день:
- готовить;
- принимать заказы;
- подавать еду;
- убирать столики;
- мыть посуду;
- убирать зал.
На каждую функцию не нужен отдельный человек. Скорее всего, один человек сможет убирать столики, зал и мыть посуду. Еще один человек будет готовить и следить за поставками. А третий принимать заказ и выносить.
Конечно, в примере мы упростили функции, на деле их гораздо больше. Но такой подход оптимизирует расходы на сотрудников.
Еще надо посчитать, сколько каждая функция занимает времени. Например, если проходимость небольшая и грязи мало, то на уборку нужен всего час. Для этого можно пригласить клинера из агентства, а не нанимать в штат.
Также закладывайте выходные дни каждого сотрудника. Если повар готов работать с понедельника по пятницу, на выходные ему нужна замена.
Как нанимать. Есть две стратегии: брать с опытом и без.
С опытными сотрудниками проще. Они знают, как общаться с клиентами, какие бывают проверки, как реагировать на скандальных гостей. Нанимая их, получаете опыт других бизнесов. Но обычно опытные специалисты идут на зарплату выше новичков. Нужно просчитать до найма максимальные расходы на зарплаты, чтобы сориентировать кандидатов по зарплате и не обмануть потом.
Бывает, предприниматель хочет изменить мир общепита, у него свое виденье на работу. Тогда он намеренно нанимает сотрудников без опыта, чтобы самому обучать с нуля. Многим так проще, чем переучивать человека и объяснять, почему-то, как он делал на прежнем месте работы, здесь не подходит. Переучиваться сложнее, чем выучить сразу, как теперь делать.
Искать людей можно самим на сайтах вроде hh.ru или superjob.ru, обратиться к рекрутеру в агентстве, через знакомых или разместить пост с вакансией в своих соцсетях. На это уйдет много времени: нужно читать резюме, собеседовать. Поэтому начинать искать людей в команду надо как можно раньше, хотя бы за два-три месяца до открытия.
Как оформить трудовые отношения. С каждым сотрудником нужно подписать трудовой договор. Работать без него незаконно.
С новым человеком есть риск, что он не подойдет. Чтобы подстраховаться и дать себе время присмотреться к работнику, можно взять его на испытательный срок до трех месяцев. Пока он на испытательном сроке, его проще уволить в случае проблем.
Обязанности каждого сотрудника нужно прописать в должностных инструкциях и дополнительно обсудить устно — не все внимательно читают документы. Например, в прошлой кофейне бариста только варил кофе, а вы хотите, чтобы он еще стоял за кассой и мыл пол после смены. Обсуждение до начала работы поможет избежать конфликтов.
Чтобы человек мог приступить к работе, он должен пройти медосмотр и получить медкнижку в Центре гигиены и эпидемиологии вашего города. За ее оформление платит работодатель. Если у кого-то из команды медкнижки нет, предпринимателя, компанию или ее директора может оштрафовать Роспотребнадзор при проверке.
Как обучать. Независимо от того, каких сотрудников нанимаете, их надо подготовить. Цель обучения — чтобы команда работала по одним стандартам. Например, можно записать обучающие видео и разработать систему проверки навыков. Иначе может выйти, что один повар кладет в кашу ложку сахара с горкой, а другой без.
Таня ходит на обед в кафе Good day только по четным дням месяца. В эти дни работает смена, у которой еда вкуснее, а обслуживание радушнее. Во время другой смены часто приносят холодные блюда и никогда не улыбаются.
Решите, кто будет описывать рабочие стандарты, продумывать программу обучения и непосредственно учить сотрудников. Если вы приглашаете эксперта или отправляете команду на обучение, есть риск потерять знания при смене вашего персонала.
Марк открыл ресторан. Обучать поваров пригласил шефа из Франции. Через год шеф уехал домой, а первый состав команды уволился. В итоге Марк не знает, как научить новых поваров готовить по прежним рецептам, чтобы сохранить прежний вкус блюд.
Как удержать на работе. Для общепита хорошо, если сотрудники работают год или два. Но часто сотрудники приходят и уходят через пару месяцев. Продлить время работы поможет система мотивации.
«Бывает, приходят талантливые люди. Если таким становится скучно, они уходят. Но такие люди двигают бизнес: подумайте, как заинтересовать сильных сотрудников. Со временем им можно предлагать управляющие позиции, брать в долю бизнеса».
Вадим Крутой
CEO кафе «Груша»
Например, в качестве мотивации можно повышать каждые полгода ставку за час. Еще можно отправлять сотрудников каждый год на обучение за счет компании.
Выбрать поставщиков
Продукты, упаковку, посуду лучше заказывать у оптовых поставщиков. Часто так дешевле, чем закупать в розницу в Ленте или Ашане. К тому же большинство поставщиков сами привозят продукты в кафе по графику, никуда не придется ехать.
Поставщиков можно искать в интернете:
- на досках объявлений, как Авито;
- в группах в соцсетях;
- на картах 2ГИС или Яндекс Картах;
- на маркетплейсе Cezyo.PRO;
- в базах поставщиков ОптЛист, Поставщики.ру.
Если хочется посмотреть ассортимент вживую и познакомиться лично, можно искать среди местных производителей или посетить выставки для бизнеса. Если такой возможности нет, можно заказать товар на пробу.
«Относиться к поставщикам надо как к бизнес-партнерам. От них зависит качество еды и наличие всех позиций. Когда каждый день приходят новые продукты, не получится проверить каждый. Тут важно доверять. Мы обращаем внимание на отзывы в интернете, документы и личные качества поставщиков».
Вадим Крутой
CEO кафе «Груша»
Проверить поставщиков можно в специальных сервисах проверки контрагентов, например такой есть у Т-Банка. Сервис запросит данные из открытых источников и покажет, если поставщик находится на стадии банкротства или ранее не исполнял обязательства.
Вначале бывает сложно разобраться с логистикой и контролировать, в какие дни какие продукты заказывать. Самое важное в такой ситуации — следить за поставками продуктов или товаров, которых нет в ближайшем супермаркете. Например, если обжарщик зерна работает в другом городе, надо заказывать кофе заранее и тщательно считать остатки. А если внезапно закончатся салфетки или соль, их можно будет купить в любом магазине.
Продумайте сразу, где будете принимать товары. Часто их привозят в больших коробках. Если заносить их через вход для гостей, им это может не понравиться, а зимой может быть холодно из-за постоянно открывающихся дверей. Лучше принимать поставки с черного входа или до открытия, пока нет посетителей.
Купить оборудование
Меньше всего оборудования в заведениях без кухни. Они заказывают готовую еду у поставщиков, а у себя размораживают или разогревают. Часто так работают бары или небольшие кофейни.
Посмотрим, какое оборудование может понадобиться кафе со своей кухней.
Холодильное оборудование. Сюда относят холодильники, льдогенераторы, охлаждающие поверхности, охлаждающие витрины.
Обычные холодильники нельзя использовать в кафе, потому что с ними не получится соблюдать нормы по товарному соседству. Профессиональные же холодильники позволяют держать разную температуру в разных отсеках и не смешивать запахи продуктов между собой.
Также профессиональные холодильники мощнее домашних. Например, они могут долго поддерживать температуру продуктов в случае отключения электричества. Такая функция сбережет от порчи мяса, рыбы, молочки — несколько десятков тысяч рублей.
Цены на новые профессиональные холодильники начинаются от 50 000 ₽.
Оборудование для приготовления блюд и напитков. На кухне могут понадобиться духовки, варочные панели, микроволновка, гриль, пароварка. Также используют миксеры, мясорубку, овощерезки. Чтобы не покупать лишнее, поговорите с поварами, что им необходимо для работы.
Также на кухне обязательно нужна система вентиляции — этого требует СанПиН. С мощной и исправной вентиляцией гости не будут чувствовать неприятные запахи с кухни, например, если случайно сбежит молоко.
Все оборудование можно купить в обычном магазине бытовой техники. Но часто владельцы кафе отдают предпочтение профессиональной технике — из-за более высокой мощности и долговечности. Так, если дома миксер работает пару часов за год, то в кафе пару часов в день. В профессиональное оборудование закладывают высокую износостойкость, оно прослужит дольше. Но и стоить будет дороже.
Вот как можно снизить расходы на закупку техники:
- Посмотреть б/у технику на досках объявления — Авито или Юла. Иногда кафе закрывается или переезжает и продает часть оборудования. На покупку лучше позвать с собой специалиста, который оценит исправность и состояние оборудования. Например, у кофемашины есть пробег, как и у автомобиля. Аппарат может выглядеть внешне хорошо, но быть сильно изношенным.
- Пройтись по местным кафе и спросить, не продают ли они оборудование. Не все заведения выставляют ненужную технику в интернет.
- Посмотреть на выставках. Иногда оборудование закупают для фестивалей или выставок. Спонсоры мероприятия могли представить совсем новое оборудование для участников. А когда мероприятие закончится, организаторы продадут его дешевле как б/у.
На старте лучше не покупать лишнее. Например, без льдогенератора можно обойтись первое время, вместо этого замораживать лед в пакетах. Это существенная экономия: один пакет стоит 50 ₽, а льдогенератор — от 100 000 ₽.
Еще можно вложиться только в самое основное оборудование, которое будет часто использоваться. Остальную технику можно купить подешевле. Например, кондитерской точно нужен профессиональный духовой шкаф. А вот овощерезка вряд ли будет часто использоваться, поэтому ее можно купить в обычном магазине «домашней» бытовой техники.
Оборудование для зала. Чтобы в жару не терять гостей, поставьте в зал кондиционер. Это поможет держать комфортную температуру. Дополнительно можно поставить увлажнитель воздуха, если воздух сухой. Такие мелочи делают поход в заведение комфортнее.
Еще атмосферу поможет создать музыкальная колонка. Вот только любую музыку из смартфона включать нельзя. Можно только ту, которую правообладатель разрешил проигрывать в коммерческих целях. Так, включать Jingle Bells для новогодней атмосферы незаконно. Чтобы не проверять каждую композицию и случайно не нарушить закон, можно пользоваться специальными музыкальными сервисами для кафе или заказать музыку у местных музыкантов.
Кассовое оборудование. В кафе должна быть онлайн-касса, без нее работать нельзя. Этот аппарат передает данные в налоговую и печатает чеки для гостей. А чтобы они могли расплатиться картой, понадобится торговый эквайринг.
Чтобы не лишаться прибыли, если гость забыл карту, можно подключить прием оплаты по QR-коду. Гость платит так: наводит камеру телефона на код и оплачивает заказ из приложения банка. По QR-коду гости могут также оставлять чаевые, если у них нет наличных.
Автоматизировать работу кафе
Есть специальные программы для бизнеса в сфере общепита. Самые популярные — iiko, Контур.Маркет, СБИС Presto, Fusion POS, Quick Resto. В них можно вести товароучет, принимать заказы и оплату, управлять доставкой и программой лояльности. Также приложения помогут рассчитать зарплату, бронировать столы, передавать заказы на кухню.
Средние цены программ автоматизации общепита — от 1500 до 3000 ₽ в месяц. Еще нужно учесть расходы на подключение: почти всегда понадобится купить планшет, подставку, роутер.
Наиболее важные функции на старте — это возможность собирать данные о гостях и вести товароучет.
Собирать данные о клиентах. Нового гостя можно добавить в базу: записать его имя, номер телефона, дату рождения. Обычно гости оставляют свои данные в обмен на скидку или другие бонусы по программе лояльности.
Пример использования данных клиента
Номер телефона или e-mail гостя так же полезны, как и информация о его заказах. Бывает, у заведения не складывается с арендатором и надо съехать. Кафе переезжает, а бывшие клиенты теряются. Не все люди станут узнавать, куда переехало кафе, даже если они часто туда ходили. Закрылось и закрылось.
А вот с базой контактов клиентов проще переехать. Гостям можно прислать уведомление с новым адресом. Понятно, что не все старые клиенты придут, но таких будет больше, чем в первом случае.
Также в программах можно посмотреть общую картину по продажам в кафе: какие блюда берут чаще, какие не берут, в какое время гостей заходит больше всего, что чаще заказывают доставкой, а что берут в зал. С этой информацией проще разрабатывать меню или решать, сколько человек нужно на смену.
Пример использования данных по продажам
Товароучет. В программе можно следить за движением продуктов. Вы указываете состав и граммовку каждой позиции и количество всех продуктов на складе. Если гость заказал омлет с сыром, программа спишет два яйца, 50 граммов молока и 30 граммов сыра. Это поможет планировать поставки.
Также товароучет поможет отследить воровство среди сотрудников. Допустим, программа показывает, что бариста должен был потратить 100 литров молока за месяц и на складе должно оставаться еще 100 литров. На деле на складе только 50 литров, а где еще 50 литров — надо разбираться. Это либо сбой в системе, либо есть вина сотрудников.
Есть другие функции, с которым помогут сервисы. Например, получать безналичные чаевые поможет сервис CloudTips.
Закупить продукты и расходники
К открытию стоит закупить минимальные партии, сразу создавать запасы не стоит. Например, может оказаться, что какие-то продукты из меню будут не востребованы, а мусорные пакеты объемом 30 литров слишком малы и нужны 60-литровые.
Через пару месяцев работы будет понятно, что нужно, в каком объеме и на сколько хватает. Тогда уже можно экономить и закупаться по списку.
Продукты. То, что не портится, можно покупать хоть за пару месяцев до открытия. Специи, макароны, крупы хранятся больше года. А вот молочку, овощи, фрукты и мясо надо заказывать к самому открытию.
Чтобы убедиться, что поставщики привозят заказ быстро, а вкус продуктов подходит, закажите товар на пробу заранее. Так потренируетесь принимать поставки, подписывать документы и попробуете еду.
Расходники. Для работы понадобятся разные мелочи: бытовая химия, тряпки, коробки, пакеты. Какие расходники нужны, а какие будут лежать, будет ясно в процессе работы. Чтобы сориентироваться, что брать, спросите у сотрудников с опытом работы. Уборщица знает, какой тряпкой ей будет удобнее мыть и какие средства экономичнее расходуются. Бариста может знать, какие чашки быстрее бьются.
Подготовить документы к открытию
До открытия нужно собрать документы для работы. Подробно, как их получить и сколько это стоит, разобрали в отдельной статье.
«Важно собрать основные документы для работы кафе. Документов много, и это нормально — что-то пропустить или не так оформить. Скорее всего, проверяющие службы, если заметят ошибку, скажут, что надо исправить, и дадут на это время. Сразу бизнес не закроют. А вот минимизировать ошибки поможет юрист. Хорошо, если он специализируется на сфере общепита».
Даниил Сухарев
BDO кафе «Груша»
Открыть кафе
За пару дней до открытия надо уведомить Роспотребнадзор о начале деятельности. Заполнить уведомление можно на Госуслугах, в МФЦ, по электронной почте. Ответа с разрешением работать дожидаться не надо.
Перед официальным открытием можно провести техническое. Это означает, что кафе будет работать пару дней для небольшого числа гостей, например только для ваших знакомых. За это время будет понятно, чего не хватает, какие ошибки допускает персонал. Например, гости расскажут, что дверь тяжело открывается, в туалете из крана бежит слишком горячая вода.
После такой обкатки можно открывать кафе официально. Здесь цель — привлечь внимание прохожих. Обычно на вход вешают воздушные шарики, включают музыку, раздают пригласительные около заведения.
Продвигать кафе
Первые гости могут попасть в заведение случайно. Например, проходить мимо кафе, обратить внимание на вывеску и зайти. Если им понравится, они вернутся еще и посоветуют место знакомым. Это органическое продвижение.
Есть и дополнительные способы рассказать о новом заведении.
Вести соцсети. Можно заранее начать рассказывать о том, как открываете кафе. Тогда люди начнут подписываться из любопытства и следить, как идут дела. Например, можно рассказывать, как ищете помещение, делаете ремонт, или показать, как художник рисует арт на стене. Скорее всего, к открытию у вас уже будут поклонники и первые гости.
Еще завести профиль в соцсетях стоит, чтобы гости могли посмотреть там меню, интерьер или скинуть другу новое место.
Зарегистрировать заведение на картах. Помимо прочего, люди ищут, куда сходить, в 2ГИС, на Яндекс Картах или Google Картах. Если вашего заведения там нет, вас будет сложнее обнаружить.
Нюанс — гости смогут оставлять отзывы, которые нельзя удалить. Новые заведения часто ошибаются по началу — то блюда перепутали, то готовили долго. В итоге гость может оставить негативный отзыв, а это может оттолкнуть остальных.
Чтобы избежать плохих отзывов на старте, некоторые заведения добавляются на карты через месяц работы. Тогда уже ошибок меньше, а значит, и меньше шанс получить низкую оценку.
Сотрудничать с блогерами. На открытие можно пригласить городских блогеров. Это могут быть блогеры с тысячами подписчиков или с несколькими сотнями. Главное, чтобы ваше заведение было интересно их целевой аудитории.
✅ На открытие кофейни пригласили блогера, который пишет про кофе, способы заваривания, пишет отзывы на кофейни в городе и мире.
✅ На открытие ресторана полезной еды пригласили фитнес-тренера и диетолога.
❌ На открытие кафе немецкой кухни Wurst пригласили блогера-вегана.
Также можно предложить скидку всем, кто расскажет о вас в соцсетях. Так запустится сарафанное радио.
Рассказать в СМИ. Местные журналы, газеты, телевизионные или ютуб-каналы ищут, о чем рассказать. Им можно написать письмо и предложить рассказать о новом месте. Если повезет, они расскажут о вас бесплатно.
Также можно написать в местные тематические группы в соцсетях. Их читатели могут оказаться вашей целевой аудиторией. Например, если открываете котокафе, можно написать в группу, куда выкладывают фото котиков.
Совместные проекты с локальным бизнесом. Можно сделать листовки об открытии нового места и положить их в месте, где бывает ваша аудитория. Например, в университеты, салоны красоты, библиотеки, магазины. Но лучше спросить разрешения у администрации. Где-то могут разрешить положить листовки или повесить постер бесплатно, где-то за плату.
Купить рекламу в интернете. Можно продвигать кафе в интернете платно. Два основных способа — это контекстная и таргетированная реклама.
Контекстная приводит людей из поисковика. Например, человек вбивает в Яндексе: «кафе суши краснодар» и видит в топе страницы ссылку на ваше заведение.
Таргетированная реклама приводит людей из соцсетей. Например, человек листает ленту в ВК и видит рекламный пост вашего кафе. Он может пролистнуть или нажать на пост и прочитать.
«Мне ближе подход подключать рекламу спустя какое-то время работы. Тогда будет видно, сколько гостей привела реклама, и окупились ли траты. Поэтому же удобнее пробовать разные способы рекламы по очереди, чтобы оценить эффективность каждого. В одном случае лучше сработает реклама у блогера, а в другом баннер. Но есть подход, когда заведение запускает рекламу еще до открытия, чтобы сразу был наплыв гостей и новые отзывы. Так лучше делать тем, кто уже открывал заведения и уверен в работе, например, если открывают не первую точку».
Вадим Крутой
CEO кафе «Груша»
Настроить платную рекламу можно самим по гайдам в интернете. Но есть риск ошибиться в настройках, потратить деньги впустую и так и не получить гостей. Если необходим быстрый результат от рекламы, лучше сразу идти в агентство или к фрилансерам. Таргетированную рекламу настраивает таргетолог, а контекстную — директолог.
Подключить доставку
Чтобы получить дополнительную прибыль, можно подключить доставку. Тогда гости смогут заказывать в заведении и с собой. Рассказали подробно про запуск доставки в отдельной статье.
«Считаю, что в любом случае надо пробовать доставку. Может и не получиться, но вы точно будете знать почему. Например, мы запустили доставку в пандемию. Но когда сняли ограничения, посчитали, что это невыгодно. Причина — у нас не было своей полноценной кухни. Зато сейчас мы такую сделали в одной из точек. И теперь планируем снова запускать доставку. Заранее не выйдет посчитать, окупится или нет, как лучше: через агрегатора или своими силами — надо пробовать».
Вадим Крутой
CEO кафе «Груша»
Надежнее запускать доставку, когда вы видите, что сотрудники привыкли к работе и освоили все процессы. Тогда будет ясно, нужен ли дополнительный повар, кто будет упаковывать заказы, хватит ли вообще места в кафе для большего количества продуктов.
Какой формат заведения планируете открывать? Почему именно его?