Дайджест
Получайте первыми приглашения на вебинары, анонсы курсов и подборки статей
Подписываясь на дайджест, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности
Разыгрываем 300 000 ₽ на запуск бизнеса. Участвовать
ПодробнееПолучайте первыми приглашения на вебинары, анонсы курсов и подборки статей
Подписываясь на дайджест, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности
Подробная статья для всех, кто подключает онлайн-кассу впервые
Эксперт по праву
Подробная статья для всех, кто подключает онлайн-кассу впервые
Эксперт по праву
Эта статья будет полезна, если вы устанавливаете кассу впервые. Если у вас уже есть онлайн-касса, эта статья не расскажет ничего нового.
Онлайн-касса — кассовый аппарат с фискальным накопителем. Фискальный накопитель записывает и хранит информацию о чеках и отправляет ее в налоговую по интернету.
Налоговая получает информацию о том, какой доход получает каждый магазин. Сам продавец не может скорректировать информацию на накопителе. А значит, не может занизить доход и заплатить меньше налогов.
Продавец должен использовать кассовый аппарат при продаже товаров, работ и услуг физлицам без статуса ИП независимо от формы расчетов, а при продаже представителям компаний и ИП — если они платят наличными либо очно картой.
При очном расчете покупатель по умолчанию получает от продавца бумажный чек. Если покупателю нужна электронная версия документа, онлайн-касса отправит чек на почту или телефон. При оплате через интернет касса отправит чек на электронную почту.
По закону использовать онлайн-кассы обязаны практически все компании и ИП, если продают товары, работы или услуги физлицам, представителям компаний и ИП за наличные или при оплате картой в торговой точке.
Еще касса нужна, если компания или ИП получают деньги на счет от физлица без статуса ИП. Это может быть оплата картой на сайте, перевод по реквизитам или зачисление по СБП.
Некоторым продавцам разрешили работать вообще без кассы, например:
ИП на патенте по некоторым видам деятельности, торговля с открытых прилавков на розничных ярмарках и рынках, аптеки в селах тоже могут работать без онлайн-касс.
В целом кассовое оборудование можно разделить на три типа:
Давайте подробнее о каждом.
Онлайн-касса должна передавать данные о платежах по интернету. Для этого нужен фискальный накопитель — оборудование, которое стоит внутри кассы и выглядит как небольшая серая коробка.
Фискальный накопитель можно купить вместе с кассой или отдельно. Без фискального накопителя использовать кассу нельзя.
Фискальный накопитель записывает операции, удостоверяет их подлинность, шифрует и передает оператору фискальных данных — ОФД. Затем оператор отправляет информацию в налоговую инспекцию. Грубо говоря, фискальный накопитель как бы говорит налоговой: «Эта продажа точно была, у меня все записано».
Использовать можно только те модели накопителя, которые зарегистрированы в налоговой службе. Это можно проверить в реестре на сайте ведомства.
Стоимость. Фискальный накопитель стоит от 6000 до 12 000 ₽. Цена зависит от срока действия: они бывают на 15 и 36 месяцев. Когда срок накопителя истекает, нужно купить новый, а онлайн-кассу — перерегистрировать.
Срок работы. Бизнес выбирает срок фискального накопителя исходя из своей системы налогообложения. Например, фискальный накопитель со сроком 36 месяцев обязателен:
В некоторых случаях продавцы могут устанавливать накопители на 15 месяцев:
Если ООО и ИП на спецрежиме торгуют подакцизными товарами, например сигаретами, они должны использовать накопитель на 15 месяцев.
Если использовать фискальный накопитель, который не подходит по сроку, могут оштрафовать: ИП — на 1500—3000 ₽, малые предприятия — на 2500—5000 ₽, крупные и средние предприятия — на 5000—10 000 ₽.
Онлайн-касса должна соответствовать требованиям закона. Чтобы это проверить, найдите модель кассы в реестре ККТ на сайте налоговой службы.
В реестре собраны все модели кассовых аппаратов, которые разрешено использовать в работе. Сейчас там 210 моделей, но он постоянно обновляется.
Если купить кассу не из реестра ККТ, ее не получится зарегистрировать. Причем для налоговой работа на такой кассе будет выглядеть так, будто кассы вообще нет. За это ИП и руководители компаний могут заплатить штраф от 10 000 ₽, малые компании — от 15 000 ₽, а крупные и средние компании — от 30 000 ₽.
Все онлайн-кассы можно разделить на кассы автономного типа, облачные, POS-системы. Иногда вместо онлайн-кассы можно использовать фискальный регистратор.
Фискальный регистратор — аппарат без клавиатуры и дисплея. Для работы его нужно подключить к компьютеру или планшету с кассовой программой. Примеры фискальных регистраторов: АТОЛ 11Ф, АТОЛ 25Ф, АТОЛ 30Ф. Выглядят они примерно так:
Фискальный регистратор состоит из трех компонентов:
Не будем вдаваться в подробности. Важно, что габариты фискального регистратора зависят от того, на какую ширину чековой ленты он рассчитан: есть узкие модели под ленту 58 мм, есть под более широкую ленту — до 80 мм.
Фискальный регистратор — это не совсем онлайн-касса. Вот какие различия:
Фискальный регистратор | Онлайн-касса | |
---|---|---|
Присоединение к компьютеру | Обязательно | Работает без подключения, самостоятельно |
Встроенное программное обеспечение | Нет, нужно присоединять регистратор к компьютеру с кассовой программой | Стоит внутри кассы, готово к работе |
Скорость печати чеков | До 300 мм/с | До 100 мм/с |
Чеки шириной 80 мм | Печатает | Нет |
В случае с фискальным накопителем все операции кассир совершает на компьютере. Здесь есть свои плюсы и минусы:
✅ Кассир работает не с маленьким экраном обычной онлайн-кассы, а с удобным монитором, на котором могут быть параллельно открыты другие необходимые для работы программы. Это подходит для супермаркетов с большим ассортиментом.
✅Регистратор использует память компьютера, она больше, чем память онлайн-касс. Это подходит для супермаркетов с большим ассортиментом.
✅Скорость печати чеков выше, чем у онлайн-касс, за счет мощного ресурса компьютера и высокой скорости обработки информации.
❌ Решение скорее подходит для крупных магазинов. Для работы нужен компьютер.
Онлайн-касса автономного типа. Это самая простая онлайн-касса. Подойдет для выездной торговли, курьеров и мелкой розницы. Например, Атол 91Ф Lite, Атол 91Ф, Атол 92Ф, Меркурий 185Ф. Выглядит вот так:
У автономной кассы есть и плюсы, и минусы:
✅ Компактные размеры — помещается в карман или сумку.
✅ Мощные аккумуляторы — долго держит заряд.
✅ Можно использовать на улице — есть защита от влаги и морозов.
✅ Подключение по беспроводной сети через вайфай, сим-карту или по Bluetooth.
✅ Стоит от 5700 до 40 000 ₽. Минимальная цена — обычно без фискального накопителя.
❌ Низкая скорость печати чеков (40 мм в секунду) и нет автоотреза — медленное обслуживание большого потока покупателей.
❌ Не интегрируется с компьютером — не подойдет для крупных торговых сетей.
❌ Позиции товаров придется вводить вручную — не подойдет для розницы, где таких позиций тысячи.
Облачная касса. Подойдет только для интернет-магазина с оплатой на сайте, для офлайн-магазинов — нет. Эта касса стоит в серверной вашего интернет-магазина либо в серверной компании-арендодателя подобных касс.
Чтобы подключить оплату на сайте, компания должна оформить договор интернет-эквайринга с банком или подключиться к платежному сервису — ЮКassa, Робокассе и другим.
Плюсы и минусы:
✅ Покупать облачные онлайн-кассы не обязательно — можно взять в аренду. Тогда и фискальный накопитель в ней будет менять арендодатель, а не продавец.
✅ Не занимает место в офисе или на складе — это не обычная касса с кнопками и принтером чеков.
✅Стоит в среднем от 1500 ₽ в месяц.
❌ Нельзя использовать для очных расчетов и печатать бумажные чеки.
POS-система — это комплекс оборудования, в котором все устройства интегрированы между собой: онлайн-касса, сканер штрихкодов, весы. Подойдет рознице с большим потоком клиентов и широким ассортиментом товаров. Например, Атол Ритейл 54.
Плюсы и минусы POS-систем:
✅ Несложно обновить, если в законе появятся изменения.
✅ Автоматизирует работу магазина — загружает в кассу товары и цены, отслеживает печать ценников, закрытие и открытие смены, добавляет акции, распродажи и скидки на товар.
✅ Производители продают запчасти к таким системам даже после снятия модели с производства.
❌ Стоит дорого — до 150 000 ₽.
Теперь посмотрим, сколько стоит онлайн-касса в зависимости от целей бизнеса:
Виды онлайн-касс | Кому подходит | Стоимость |
---|---|---|
Фискальный регистратор | Небольшим и средним торговым компаниям или ИП, отделениям связи, заведениям общественного питания, выездной и уличной торговли | От 3000 |
Автономная | Небольшим магазинам с ограниченным ассортиментом товаров, с небольшим клиентским потоком — до 50 чеков в день. Сервисам, где нет попозиционного учета. Для выездной торговли, курьеров | От 5500 |
Облачная | Интернет-магазинам, ЖКХ и другим продавцам, которые принимают оплату на сайте | От 1500 до 2000 ₽ в месяц |
POS-система | Крупным супермаркетам, магазинам с широким ассортиментом и большим потоком покупателей | От 10 000 до 150 000 ₽ |
Рассказываем о плюсах и минусах каждого варианта.
В ОФД. У большинства операторов можно купить онлайн-кассу. В этом случае за подключение и настройку ККТ будут отвечать менеджеры ОФД. Зачастую ассортимент касс у ОФД ограничен.
В онлайн-банке. Новым бизнесам онлайн-банки часто предоставляют скидки, или они подпадают под акции. Например, в Тинькофф можно взять в аренду устройство 2 в 1 — онлайн-касса + терминал. Платить нужно будет только комиссию за эквайринг, аренда кассы будет бесплатной.
У операторов сотовой связи — МТС и МегаФон. Например, МТС продает кассы, которые работают на их программном обеспечении, — MSPOS и Нева. МегаФон продает кассы брендов «АТОЛ» и «Эвотор». Главный минус — это ограниченный выбор моделей, и обычно касса привязана к софту оператора.
У завода-изготовителя. В большинстве случаев изготовители не продают ККТ в розницу или мелкий опт. Им выгоднее работать с магазинами и сервисными центрами. Но если нужно купить большое количество ККТ, можно попробовать обратиться напрямую.
У предыдущего владельца. Закон разрешает работать с онлайн-кассами, которые раньше использовали другие предприниматели. Нужно запросить у предыдущего владельца документ, что онлайн-касса снята с учета в налоговой. Но фискальный накопитель нужно купить новый, подключить тот, что был у другого пользователя, — нельзя.
Чтобы онлайн-касса передавала данные в ОФД и налоговую, ее нужно подключить к интернету:
Подключение по кабелю подходит, если в торговой точке плохо работает вайфай. Так бывает, если магазин находится, например, в подвале. Для того чтобы был вайфай, нужен роутер. Его можно взять бесплатно в аренду у интернет-провайдера.
Дополнительные устройства, которые помогут более эффективно продавать.
Сканер штрихкодов — для магазинов с большим ассортиментом. Сканер считывает штрихкоды, а кассир видит нужные товары на кассе. Без сканера придется искать товар в кассе по названию или вводить его артикул вручную.
Терминал эквайринга — для оплаты картами или по СБП — Системе быстрых платежей. Чтобы принимать оплату по безналу, нужны договор эквайринга с банком и терминал. Он не заменяет онлайн-кассу, а работает в комплекте с ней. Без терминала подключить эквайринг нельзя.
Продавцу принимать к оплате банковские карты удобно: ему не надо проверять купюры, пересчитывать деньги и искать сдачу. А покупатели, если расплачиваются картой, получают кэшбэк — бонусы от банка.
Денежный ящик — для магазинов с большим потоком покупателей, которые платят наличными. Нужен, чтобы хранить деньги в безопасности.
Принтер этикеток — понадобится, чтобы самостоятельно промаркировать товар, если штрихкод не нанес производитель. Но распечатывать штрихкоды можно и на обычном принтере, поэтому на принтере этикеток можно сэкономить.
Шаг 1. Заключите договор с оператором фискальных данных. Оператор фискальных данных — посредник между продавцом и налоговой.
Чеки с кассы сначала поступают в ОФД, а он передает их налоговой в нужном формате. Пока нет договора с ОФД, налоговая не зарегистрирует кассу, кроме случая, когда можно работать автономно в местности, отдаленной от сетей связи.
Выберите любого ОФД из официального реестра налоговой службы. Цена у всех ОФД почти одинаковая — в среднем 3000 ₽ за кассу в год. Иногда производители касс объявляют акции и предоставляют услуги ОФД в подарок.
Шаг 2. Оформите электронную подпись. Квалифицированная электронная подпись нужна, чтобы зарегистрировать кассу через интернет. Ее можно бесплатно получить в налоговой. Если у компании или ИП уже есть КЭП, то получать новую не надо.
Шаг 3. Подайте заявление на регистрацию онлайн-кассы в личном кабинете юрлица или ИП на сайте налоговой службы. В разделе «Учет контрольно-кассовой техники» нажмите «Зарегистрировать ККТ».
В списке выберите «Заполнить параметры заявления вручную».
Заполните в заявлении:
1. Адрес и место установки онлайн-кассы, адрес местонахождения продавца — адрес магазина, кафе или другой точки, где стоит касса. Например, торговый центр «Ромашка», павильон 187. Причем адрес регистрации продавца и адрес установки онлайн-кассы могут не совпадать. Если подключаете облачную кассу, адресом места установки будет ЦОД — центр обработки данных поставщика кассы.
Адрес места установки онлайн-кассы нужно выбрать из справочника ФИАС. Если адреса в справочнике нет, нужно собрать документы на торговую точку, например договор аренды, обратиться с ними в администрацию района, где находится точка, и подать заявление о включении помещения в адресный справочник ФИАС.
2. Модель и заводской номер ККТ и фискального накопителя. Посмотрите их в паспорте кассы или на обратной стороне аппарата. Модель кассового аппарата нужно выбрать из предложенного списка. Все серийные номера ККТ и серийные номера фискального накопителя есть в базе ФНС. Как только укажете номер, сразу же запускается автоматическая проверка на наличие номера в базе и не зарегистрирован ли этот номер за кем-либо другим.
3. Сведения об использовании ККТ. Поставьте галочку, если у вашей кассы есть какие-то особенности: например, если вы будете использовать ее только для расчетов в интернете или для развозной торговли.
4. ОФД, с которым вы оформили договор. Выберите его из предложенного списка.
Отправьте заявление. Если проверка пройдет успешно, в столбце «Состояние» появится регистрационный номер кассы.
Шаг 4. Введите регистрационный номер в онлайн-кассу. У вас есть сутки с момента проверки, чтобы ввести регистрационный номер вместе с ИНН в ККТ. Если ошибетесь хотя бы в одной цифре, фискальный накопитель станет недействительным и его можно будет просто выбросить. Придется покупать новый. Если вы все сделали правильно, онлайн-касса распечатает отчет о регистрации.
Шаг 5. Введите данные отчета о регистрации в личном кабинете. Вернитесь в личный кабинет на сайте налоговой службы, на вкладку «Учет контрольно-кассовой техники». Откройте «Отчет о регистрации ККТ»: укажите в нем время чека, его порядковый номер и в строке «Фискальный признак» 10 цифр с аббревиатурой «ФП» или «ФПД» — эту информацию вы тоже берете из отчета.
Нажмите кнопку «Подписать и отправить» — анкета уйдет на проверку в ФНС. Если она пройдет успешно, то на сайте появится отметка «ККТ зарегистрирована».
Шаг 6. Получите карточку регистрации онлайн-кассы. Если фискализация прошла успешно, вы получите карточку регистрации, подписанную усиленной квалифицированной подписью налоговой службы.
Шаг 7. Введите параметры регистрации в личном кабинете ОФД. После получения карточки регистрации добавьте кассу в личном кабинете на сайте ОФД. Укажите параметры настройки — у каждого оператора они свои — и нажмите «Зарегистрировать кассу».
Налоговая инспекция может отказать в регистрации, если:
Еще могут отказать в регистрации онлайн-кассы, которая будет работать в автономном режиме, если адрес места установки и работы кассы отсутствует в утвержденном перечне отдаленных местностей.
Рассказываем, что делать, если:
Не работает интернет. Если нет интернета, пробитые на кассе чеки не будут передаваться ОФД в момент расчета. Эти чеки сохранятся в фискальном накопителе, а после восстановления связи будут переданы ОФД.
Если чеки были пробиты при отключенном интернете, после устранения проблем со связью нужно проверить, ушли ли они в ОФД. Узнать о не переданных чеках можно:
Если были найдены не переданные чеки, нужно подождать до двух суток, чеки могут уйти не сразу. Если чеки все-таки не ушли — обратиться к специалисту, который занимается обслуживанием вашей кассы. Он поможет решить проблему.
Онлайн-касса сломалась или не работает из-за отключения электричества. Торговлю нужно приостановить. Продавать товары, работы, услуги без применения онлайн-кассы и выдавать вместо кассового чека товарный чек или типографский бланк строгой отчетности нельзя.
За торговлю при неработающей кассе будет штраф:
На случай поломки кассы лучше иметь запасную. Если ее нет, торговлю нужно остановить до тех пор, пока кассу не починят.
Когда касса заработает, нужно пробить чеки коррекции с признаком расчета «приход» на сумму каждой операции, которую провели, пока касса не работала.
ККТ заблокирована ОФД из-за DDoS-атаки. Из-за блокировки фискальные данные не поступают ОФД в момент расчета. В этом случае пользователю ККТ нужно передать фискальные данные сразу после разблокировки его IP-адреса ККТ, но не позднее чем по истечении 30 календарных дней.
В этом случае продавец освобождается от штрафа, так как в нарушении нет его вины.
Получайте первыми приглашения на вебинары, анонсы курсов и подборки статей
Подписываясь на дайджест, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности