Какие документы нужны для работы на маркетплейсе
Маркетплейсы берут часть бизнес-задач на себя: предоставляют площадку для продаж, приводят покупателей, помогают с продвижением, доставляют заказы. Но чтобы продавать товары, компании и ИП должны подготовить документы на бизнес и товар — без них торговать не получится.
В статье расскажем, какие документы нужны для работы на популярных российских маркетплейсах.
Документы для регистрации на маркетплейсе
Чтобы начать продавать на площадке, нужно зарегистрироваться и подписать соглашение о сотрудничестве — договор или оферту. Чаще всего для регистрации на маркетплейсах достаточно заполнить анкету, ввести номер телефона и ИНН. Но некоторые площадки попросят загрузить документы в личном кабинете до первой поставки.
Документы на бизнес. Обычно маркетплейсы не запрашивают много документов, потому что проверяют статус продавцов и их бизнеса в открытых базах налоговой по ИНН. В личном кабинете для выхода на маркетплейс обычно достаточно загрузить:
- скан паспорта ИП или директора компании;
- выписку из ЕГРИП для ИП или из ЕГРЮЛ для компаний.
Почти все маркетплейсы работают с самозанятыми. Чтобы подтвердить статус, достаточно указать ИИН в анкете регистрации. По ИНН площадка проверят информацию в базе налоговой службы.
Договор с маркетплейсом. До старта продаж надо принять оферту маркетплейса. Оферта — это предложение заключить договор на конкретных условиях, их маркетплейс устанавливает для всех партнеров. Продавцы не могут попросить исправить пункт оферты или даже одно слово. Например, если вам не подходит день расчетов, предложить другой не сможете.
Принять оферту — значит нажать на кнопку «Согласен», «Принимаю условия» или «Ок» на экране или поставить галочку в квадрате, здесь электронная подпись не нужна.
Есть площадки, с которыми нужно подписать договор. Например, чтобы продавать на AliExpress, бизнес заключает договор с площадкой, он называется контракт. Договор нужно подписать электронной подписью через оператора ЭДО или загрузить скан бумажной копии документа на площадку.
Рассылка: как зарабатывать на маркетплейсах
Каждые две недели присылаем новости торговых площадок, инструкции для селлеров и лайфхаки успешных продавцов
Документы для продажи товаров
Документы на товары можно условно разделить на обязательные и желательные.
К обязательным относят документы, которые подтверждают, что товар не причинит вреда покупателю — иначе их называют сертификаты качества товара. Еще одно обязательное требование — на товарах, которые по закону подлежат маркировке, должны быть коды Data Matrix.
К желательным документам можно отнести свидетельство о регистрации товарного знака.
Разберемся подробнее.
Документы о безопасности товаров. По закону товары должны быть безопасны для жизни и здоровья покупателей. В зависимости от вида товара для подтверждения безопасности подойдет один из документов:
- декларация соответствия;
- сертификат соответствия;
- отказное письмо.
Какой именно нужен документ на товар — декларация или сертификат, определяют:
Если вашего товара в регламентах и списках нет, значит, на него достаточно получить отказное письмо. Этот документ подтверждает, что товар не подлежит обязательной сертификации или декларированию.
Обычно документы оформляет производитель при изготовлении товара или импортер при ввозе продукции в Россию — продавец получает партию с готовыми документами.
Но иногда бывает так: нашли подходящего поставщика, а документов на товар нет. Тогда придется оформлять их самостоятельно.
Проще всего это сделать через сертификационный центр: специалисты проконсультируют, какой документ нужен, и помогут его получить. Советуем позвонить в несколько центров, чтобы сравнить условия и цены. Это коммерческие компании, поэтому стоимость сертификатов качества товаров может отличаться в несколько раз.
Маркировка. Маркировка товаров позволяет отследить перемещение товара от производителя или импортера до покупателя.
Правительство определяет список товаров, которые обязательно нужно маркировать. Например, в 2024 году надо ставить код Data Matrix на одежду, обувь, постельное белье, молочные продукты, шубы, БАДы, медицинские изделия, фотоаппараты и еще несколько групп продукции.
Система работает так: производитель или импортер первым вносит товар в систему «Честный знак» и получает уникальный код Data Matrix на каждую единицу товара. Затем он передает товары с кодами поставщику, поставщик передает продавцу и дальше по цепочке до конечного покупателя. После этого розничный продавец выводит код из системы.
С 2023 года все маркетплейсы работают с кодами Data Matrix: они обязаны сами выводить из оборота товары, обязательные к маркировке. Это правило касается схем работы с фулфилментом площадки — когда площадка принимает товар на хранение. Если продавец хранит товар у себя, передавать коды не надо.
Обычно маркетплейсы просят документ с кодами маркировки по форме УПД — универсального передаточного документа.
Как именно конкретная площадка работает с маркированными товарами по каждой из моделей сотрудничества, нужно искать в оферте или уточнять в службе поддержки. У нас есть подробные статьи, как работать с маркировкой на трех популярных маркетплейсах:
Документы на бренд. Бренд — это общее представление аудитории о вашей компании. Бренд помогает аудитории отличить товары одной компании от остальных. Например, отличить айфон от смартфонов других брендов просто по узнаваемому логотипу в виде яблока.
Отдельные элементы бренда — название, логотип или слоган можно зарегистрировать как товарный знак. Это делают, чтобы другие продавцы не скопировали бренд и не украли покупателей.
Регистрация товарного знака — долгая и дорогая процедура, зато потом никто не сможет работать под вашим брендом без разрешения. Мы написали подробную статью о том, как это сделать.
Регистрировать товарный знак для торговли на маркетплейсах не обязательно, площадки этого не требуют.
Продавать товары чужого бренда тоже можно. Но в этом случае обязательно нужно получить разрешение от правообладателя. Подойдут следующие документы:
- лицензионный договор;
- договор на дистрибуцию;
- письмо — разрешение на продажу товара от правообладателя.
Речь только о брендах, зарегистрированных в России. Если везете товары иностранного бренда, который не зарегистрировал товарный знак в России, разрешение не нужно.
Андрей закупил бамбуковые расчески в Китае. В Китае их продает бренд «Панда». В России бренд не зарегистрировал товарный знак, поэтому Андрею не нужно получать разрешение от китайского бренда на продажу в России.
Есть случай, когда бренд зарегистрирован в России, а получать разрешение не надо — если бренд или товар есть в списке товаров, разрешенных к параллельному импорту.
Обмен документами с маркетплейсами
Чтобы отчитаться о проданных товарах, маркетплейс передает продавцам различные документы: акты о выполненных работах, отчеты о продажах, УПД, счета-фактуры. Они нужны бизнесу, чтобы отчитываться перед налоговой о доходах и расходах в зависимости от системы налогообложения.
Маркетплейсы отправляют продавцам документы в электронном виде с помощью ЭДО — электронного документооборота. Электронные документы подписывают КЭП, и они имеют ту же силу, что и бумажные с подписью от руки и настоящей печатью. В отличие от сканов электронные документы можно сдавать в налоговую для отчетности.
Способ обмена электронными документами зависит от площадки. Большинство популярных маркетплейсов — Wildberries, Ozon, Яндекс Маркет, AliExpress и Мегамаркет — обмениваются документами через специальные сервисы — оператора ЭДО.
Маркетплейсы сообщают, с какими операторами они работают. Если вы работаете с другим оператором, надо уточнить, принимают ли они документы друг от друга — это называется роумингом. Если нет, для обмена документами нужно будет заключить договор с тем же оператором, что и маркетплейс.
Далее разберемся, как популярные российские маркетплейсы работают с документами.
Wildberries
Документы для регистрации и на бизнес. Никаких документов на себя или на компанию загружать не надо. Предприниматели, компании, самозанятые регистрируются по номеру телефона и ИНН. Остальные данные маркетплейс проверит в открытых источниках по ИНН предпринимателя или компании.
Документы на товар. Загружать документы на товар в личный кабинет не надо. Их показывают только по запросу покупателей или сотрудников маркетплейса.
Документы на бренд. Wildberries не проверяет документы на товарный знак. Но может запросить разрешение на продажу товаров под чужим брендом, если поступила жалоба от правообладателя или покупателя.
Коды маркировки. Способ передачи кодов зависит от того, как вы поставляете товар. Есть два способа в зависимости от модели сотрудничества с площадкой:
- FBW — продавец формирует УПД и передает через ЭДО, а коды выводит из оборота Wildberries при продаже товара.
- При других моделях сотрудничества передавать коды не надо. Продавец указывает коды в личном кабинете до сборки заказа и сам выводит их из оборота при отгрузке.
Как обмениваться документами с маркетплейсом. С маркетплейсом можно работать с ЭДО или без. Продавцы, которые работают с кодами маркировки или продают товары с НДС за границу, обязаны использовать ЭДО. Остальные продавцы — по желанию.
Тем, кто работает без ЭДО, маркетплейс присылает уже подписанные электронной подписью документы в архиве в личный кабинет. Хотя некоторые продавцы сталкиваются с проблемой, что маркетплейс ничего не присылает. Тогда можно запросить документы в службе поддержки площадки.
Ozon
Документы для регистрации и на бизнес. Чтобы зарегистрироваться, надо заполнить анкету — вписать ИНН и данные о бизнесе. Потом в личном кабинете ИП и компании загружают данные ЕГРИП или ЕГРЮЛ соответственно. Самозанятые загружают скан паспорта и свидетельство ИНН. Большинство данных система подгружает автоматически из открытых баз по ИНН продавца.
Документы на товар. Если продаете продукцию из списка ограничений Ozon, нужно загрузить сертификаты. Например, это требование действует на БАДы, детское питание, пиротехнику.
Чтобы загрузить документы, загрузите ассортимент, затем перейдите на страницу «Товары» → «Сертификаты качества» и свяжите загруженные товары с их документами.
На товары, которые не входят в списки, документы можно не загружать в личный кабинет заранее. Но если Ozon просит их показать, это нужно сделать в течение трех дней.
Документы на бренд. Ozon проверяет документы на некоторые бренды. Список брендов, по которым проводится проверка, можно посмотреть в личном кабинете продавца в разделе «Документы на бренд» → «Сертифицируемые бренды».
Если бренда, который вы продаете, нет в списке, можно не загружать документы.
Коды маркировки. Способ передачи кодов зависит от того, как вы поставляете товар. На Ozon есть два способа.
Если вы поставляете товары на склад Ozon, а дальше заказами и доставкой занимается сам маркетплейс, — это схема работы FBO. В этом случае продавец формирует УПД, а коды выводит из оборота Ozon при продаже товара.
Если вы храните товары у себя на складе, следите за новыми заказами, а Ozon только их доставляет, — это схема FBS. По этой схеме продавец указывает коды в личном кабинете до сборки заказа и сам выводит коды из оборота при отгрузке.
Как обмениваться документами с маркетплейсом. Ozon использует ЭДО, работает с операторами «Диадок» и «СберКорус». По правилам площадки продавцы, которые работают с кодами маркировки системы «Честный знак» или продают ювелирные украшения, обязаны подключать ЭДО. Остальные могут получать документы на почту или в личный кабинет.
Яндекс Маркет
Документы для регистрации. При регистрации нужно указать ИНН и заполнить анкету в зависимости от формы бизнеса. Загружать сканы документов при регистрации не надо.
Документы на товар. Яндекс Маркет требует документы на некоторые категории товаров. Этот список можно найти на Яндекс Справке. В остальных случаях продавцы могут загружать документы по желанию.
Если продаете товар, который уже есть на маркетплейсе, можно указать только номер документа. Если другой продавец уже загрузил этот документ в базу Яндекс Маркета, вам этого делать уже не надо.
Документы на бренд. Если производите товары сами, можете зарегистрироваться на площадке как производитель — в этом случае обязательно загрузить документы на товарный знак.
Продавцы, которые перепродают товары, показывают документы на бренд по запросу площадки или покупателей.
Коды маркировки. Если продавец работает по модели FBY, он сам маркирует товары, вводит их в оборот и передает коды Яндекс Маркету для проверки. Селлеру не нужно выводить из оборота коды маркировки — площадка сама передает все данные в систему «Честный знак».
На других схемах работы продавец сам маркирует товары и выводит коды из системы «Честный знак» после продажи. Специально передавать коды маркетплейсу с помощью УПД не нужно.
Как обмениваться документами с маркетплейсом. Яндекс Маркет отправляет документы одним из двух способов — по ЭДО или на фактический адрес магазина и электронную почту. Продавец сам решает, как получит документы.
Если нет ЭДО, на почту пришлют оригиналы только двух документов — отчет об исполнении поручения и сводный отчет по данным статистики, остальные документы придут в виде копий.
ЭДО понадобится, чтобы получать документы от Яндекс Маркета. Сам продавец отправляет площадке по ЭДО всего один документ — акт по оказанию услуг. Без ЭДО оригинал этого документа можно отправить Яндекс Маркету по почте.
Яндекс Маркет работает только с операторами «Диадок» и «Тензор» — с другими не работает и не поддерживает роуминг. Если продавец хочет получать документы по ЭДО, нужно будет заключить договор с одним из этих операторов, другие не подойдут.
AliExpress
Документы на бизнес. При регистрации нужно указать ИНН и заполнить анкету в зависимости от формы бизнеса. Загружать сканы документов при регистрации не надо.
Если продавец работает без ЭДО, нужно распечатать договор с площадкой, подписать его, отсканировать и загрузить скан в личный кабинет. Еще ИП загружают скан паспорта и лист записи в ЕГРИП. Самозанятые — справку о постановке на учет в качестве плательщика НПД. Компании — лист записи в ЕГРЮЛ, а если договор подписывает не лично генеральный директор, то и доверенность.
Если продавец пользуется ЭДО, договор подписывают удаленно и ничего загружать не нужно.
Документы на товар. AliExpress делит товары на две категории — обычные и специальные. Большинство товаров — обычные, документы на них показывают по запросу площадки или покупателей.
Для товаров из специальной категории документы нужно загрузить в личный кабинет и дождаться проверки. Например, к таким товарам AliExpress относит БАДы, продукты, ювелирные украшения, ПО и игры, контактные линзы. Весь список товаров из специальной категории продавец увидит при заполнении карточки товара.
Документы на бренд. Aliexpress запрашивает документы на некоторые товарные знаки — продавец узнает, что его бренд попадает под это требование, при заполнении профиля. Пока продавец не предоставит разрешительные документы, бренд будет в статусе «На рассмотрении».
У продавцов остальных брендов маркетплейс иногда тоже спрашивает документы на товарный знак. Например, если другой продавец продает товары такого же бренда и хочет проверить ваше разрешение.
Если продаете товар без бренда или не хотите его указывать, документы загружать не надо.
Коды маркировки. Способ передачи кодов зависит от того, привозит продавец товар на склад маркетплейса или хранит у себя. Если передает товар на склад, передает коды в УПД через ЭДО — AliExpress сам выведет коды из системы после продажи. Если хранит у себя, передавать коды не надо — после продажи товара продавец сам выводит их из системы.
Как обмениваться документами с маркетплейсом. Продавцы могут обмениваться с маркетплейсом документами через ЭДО или отправлять по почте. Маркетплейс работает с «Диадоком», но поддерживает роуминг с другими операторами.
Мегамаркет
Документы на бизнес. Для регистрации на площадке нужны ИНН, почта и номер телефона. После регистрации в личном кабинете надо загрузить документы. Список для ИП, компаний и самозанятых разный.
ИП предоставляют:
- реквизиты контрагента — юридический адрес и банковские реквизиты;
- скан паспорта;
- свидетельство ИНН;
- свидетельство ЕГРИП;
- документ, подтверждающий применение определенной системы налогообложения, — уведомление из налоговой, первый лист декларации или скриншот из личного кабинета на сайте налоговой службы, где указана система налогообложения.
Компании предоставляют:
- реквизиты контрагента — юридический адрес и банковские реквизиты;
- скан паспорта;
- свидетельство ИНН;
- свидетельство ОГРН;
- устав — все страницы с печатью налоговой;
- приказ о вступлении в должность генерального директора или выписку из протокола учредителей;
- документ, подтверждающий применение УСН или иной системы налогообложения, отличной от ОСН.
Самозанятые загружают только скан паспорта.
Документы на товар. Маркетплейс не требует загружать их в личный кабинет.
Документы на бренд. Маркетплейс не спрашивает свидетельство о регистрации товарного знака на название.
Коды маркировки. Продавец сам маркирует товар, ведет его учет в системе «Честный знак» и выводит коды из оборота после продажи. Передавать маркетплейсу их не требуется.
Как обмениваться документами с маркетплейсом. Маркетплейс использует ЭДО для обмена документами. Но может отправлять документы на бумаге. За это площадка берет 1500 ₽ за каждый отчетный период, за который отправил документы.
Главное
- Для регистрации на маркетплейсах продавцам не надо загружать много документов. Площадки получают информацию о продавце по ИНН. Иногда нужно загрузить копию паспорта предпринимателя, самозанятого или представителя компании и выписку из ЕГРИП или ЕГРЮЛ.
- Основные документы для работы на маркетплейсах — это оферта или договор с площадкой, сертификаты безопасности на товар, коды маркировки, свидетельство на собственный товарный знак или разрешение на продажу товаров под чужим товарным знаком.
- Продавец может отправить документы по почте на адрес маркетплейса, через ЭДО или загрузить сканы в личный кабинет. Каждый маркетплейс сам выбирает способ обмена документами с продавцами.
- Подробно о требованиях каждой площадки — в оферте или договоре.
Пишите в комментариях, какой товар продаете или планируете продавать на маркетплейсах? Какие документы нужны на него?
детские подгузники
Спасибо за очень подробную статью. Собираюсь торговать по системе дропшипинг. Обувь, сумки. Не понимаю, как мне нужно оформить правильно юридически. Я не получаю денег от покупателя и не отправляю товар, я передаю информацию и получаю вознаграждение от продавца.