Зачем бизнесу нужен электронный документооборот

Если ваш бизнес уже перешел на ЭДО — электронный документооборот, из этой статьи вы ничего нового не узнаете. Она будет полезна, если вы только планируете перейти с бумажных документов на электронные. Разбираемся, что такое электронный документооборот и как он помогает бизнесу упростить работу с документами и сделать процессы быстрее.

Электронный документ — это файл, подписанный электронной подписью. Его не нужно распечатывать, так как электронные документы равносильны бумажным с собственноручной подписью. Перевести в электронный вид можно любой документ — например, счет-фактуру, акт или договор.

Электронными документами можно обмениваться внутри компании или ИП, с контрагентами или налоговой. Это удобно, потому что их не нужно распечатывать, быстрее и проще получить от контрагентов, сложнее потерять, подделать или перехватить.

Система электронного документооборота, или СЭД, — это сервис, с помощью которого компании или ИП обмениваются электронными документами. Сам процесс обмена называют электронным документооборотом, или ЭДО.

ЭДО бывает:

• внутренний — этот документооборот ведется между сотрудниками и руководством компании или ИП. Он не регулируется законодательством, поэтому каждый бизнес может установить свои правила обмена;
• внешний — это обмен электронными документами с контрагентами. Тут уже при составлении документов нужно соблюдать определенные нормы, установленные законодательством;
• с государственными органами — это сдача отчетности и других документов в налоговую, Социальный фонд России, Росстат и другие ведомства.

Чтобы вести электронный документооборот, должны выполняться два условия:

1. Документы должны быть подписаны электронной подписью. Подойдет та, которой компания или ИП подписывает отчетность в налоговую.
2. Пересылать документы должен оператор электронного документооборота.

Оператор ЭДО — это компания, которая предоставляет организациям и ИП услугу обмена электронными документами, гарантирует юридическую значимость документов и безопасность передаваемой информации.

В 2022 году компании из определенных сфер бизнеса должны были обязательно перейти на ЭДО.

С 1 января 2022 года передавать сведения напрямую через личный кабинет на сайте Честного знака нельзя. Теперь это можно делать только через оператора ЭДО.

Бюджетные организации. В 2023 году на ЭДО должны обязательно перейти организации бюджетной сферы. Теперь первичные документы и регистры бухгалтерского учета они обязаны оформлять в электронном виде.

При обмене документами с физическими лицами подойдет любая подпись. Важно учитывать, что простая подпись наименее защищена и ее могут подделать — например, если мошенники взломают электронную почту.

Для заверения внутренних документов подойдет любая подпись. Иногда в электронном документообороте бизнеса используют несколько видов подписи.

Например, сотрудники заверяют документ простой подписью и нажимают кнопку «Согласовать». Руководитель видит в карточке документа, что нужные сотрудники его прочитали и подтвердили, что все в порядке. После этого директор может подписать документ квалифицированной подписью, придавая ему юридическую силу.

1. Если документы подписывают простой или усиленной неквалифицированной подписью, нужно договориться и подписать соглашение об обмене электронными документами.
2. Если квалифицированной — соглашение можно не подписывать, но нужно договориться с контрагентом о взаимном обмене электронными документами.

У компаний могут быть разные операторы. Но обычно удобнее, когда контрагенты подключены к одной и той же системе ЭДО: тогда не нужно настраивать роуминг между разными системами.

При обмене документами с налоговой и СФР нужна квалифицированная электронная подпись. Через ЭДО компании и ИП могут отправлять в налоговую и фонд любые электронные документы.

Система прослеживаемости контролирует импорт и движение внутри страны некоторых товаров из специального перечня.

За непредставление или несвоевременное представление в налоговую поступивших документов с реквизитами прослеживаемости с 1 июля 2024 года для операторов планируют ввести административную ответственность.

Машиночитаемая доверенность, или МЧД, — электронная форма бумажной доверенности. В ней указана информация о доверителе, уполномоченном лице и полномочиях, которые это лицо получает. При использовании МЧД не нужно предоставлять бумажную доверенность, а ИП не должен заверять бумажную доверенность у нотариуса.

Машиночитаемая доверенность нужна, чтобы сотрудник мог подписывать документы своей электронной подписью от имени организации или ИП. Например, когда сотрудник подписывает счета-фактуры, свои полномочия подтвердит приложенной к документам МЧД.

С точки зрения закона электронная доверенность во многом похожа на бумажную. Например, в ней также указывают реквизиты доверителя и представителя. Но использовать скан бумажного документа нельзя, МЧД нужно создавать в специальном формате для электронных документов XML и подписывать квалифицированной электронной подписью — КЭП.

До 31 августа 2023 года сотрудники могут работать по любой из схем:

• применять электронную подпись организации, в которой указаны данные сотрудника;
• использовать МЧД и электронную подпись физлица, оформленную на сотрудника.

Обязательными машиночитаемые доверенности станут 1 сентября 2023 года — без них сотрудник не сможет подписывать документы от лица компании или ИП. Но лучше не откладывать переход на МЧД на последний день, так как нужно время, чтобы подготовиться и протестировать работу. Для работы с документами от лица каждой организации у сотрудника должна быть своя доверенность.

Переход на электронный документооборот для работодателя и для сотрудников добровольный. Это значит, что бизнес и его сотрудники могут отказаться от перехода и продолжить вести кадровые документы на бумаге.

Если часть работников отказалась от перехода, а остальные согласны перейти на ЭДО, придется продолжать на одних оформлять бумажные документы, а на вторых — вести документы в электронном виде.

Исключение — трудовые книжки, сведения о трудовой деятельности, акты о несчастном случае на производстве, приказы об увольнении и документы, которые подтверждают, что сотрудник прошел инструктаж по охране труда. К ним правила электронного документооборота не применяют.

Еще ЭДО позволяет:

• упростить взаимодействие с госорганами — отправлять в ФНС и суды электронные документы;
• отправлять и получать документы прямо из своей учетной системы, например 1С;
• контролировать статус документа: доставлен, подписан, отказ в подписи;
• уменьшить частоту отказов налоговой. Например, предприниматели часто совершают ошибки, когда заполняют отчетность по НДС. Операторы ЭДО проверяют формат и оформление документов, а значит, налоговая будет принимать их с первого раза.

Минусы ЭДО. У системы электронного документооборота есть и недостатки:

• если ЭДО отсутствует у какого-либо контрагента, придется составлять документы и в электронном, и в бумажном виде;
• переход на ЭДО затратен: нужно подключить и купить СЭД, потратить время и деньги на обучение сотрудников.

Лучше всего ЭДО подойдет, если компания работает со счетами-фактурами, сдает декларации по НДС, у нее много филиалов, большое количество контрагентов из других регионов, много бумажных документов. Тогда ЭДО поможет организовать электронный архив, сократить время на пересылку бумажной почты, ускорит обмен документами. А вот для небольшого бизнеса внедрять ЭДО может быть неоправданно дорого.

Создавать и отправлять документы. Документы можно добавить с компьютера, выгрузить из учетной системы или создать с нуля. Встроенный редактор подскажет, как правильно сформировать и заполнить документ. Перед отправкой система проверит счета-фактуры, акты и накладные — это исключит ошибки и гарантирует, что контрагенты и налоговая примут документы.

Хранить документы. Все документы хранятся на серверах в дата-центрах, поэтому информацию невозможно потерять. Это безопаснее, чем хранить на личном компьютере.

Распределять входящие документы. В СЭД можно настроить маршрутизацию — назначить подразделение, которое автоматически будет получать документы от определенного контрагента.

Согласовывать документы внутри компании или ИП. Отправлять документы на подпись можно как определенному сотруднику, так и всему подразделению. Получателям придет уведомление на эл. почту.

Отправлять документы в контролирующие органы. Если понадобится бумажная копия электронного документа, ее можно распечатать.

Автоматически сверять взаиморасчеты. Можно быстро сопоставить данные актов сверки. Например, бухгалтеру нужно сверить задолженность на конец года по расчетам с контрагентом, суммы у компаний разные. Чтобы найти ошибку, бухгалтер вручную сверяет два акта сверки — свой и контрагента. Если компании активно сотрудничали в течение года, то у них может быть более ста операций и ручная проверка займет много времени. Сервис это сделает автоматически: сформирует акт сверки, сравнит данные и выдаст отчет по расхождениям.

Если у контрагентов будут разные операторы, это нормально. Главное, убедитесь, что оператор состоит в реестре, поддерживает роуминг с большинством других операторов и гарантирует безопасность данных.

Процесс подключения по шагам.

Шаг 1. Измените учетную политику. Пропишите в учетной политике, что компания или ИП работает с электронными документами, подписанными электронной подписью.

Шаг 2. Составьте схему электронного документооборота. Изучите схему бумажного документооборота бизнеса: сколько сотрудников задействовано, кто может подписывать документы, этапы, где возникают задержки документов. Переведите эту схему в электронный формат так, чтобы исключить проблемы бумажной цепочки.

Например, есть проблема: менеджеры часто забывают передать документы в бухгалтерию, а потом их теряют. С помощью ЭДО бухгалтер будет видеть, когда и какой документ поступил к менеджеру и на каком этапе ведется работа с этим документом.

Шаг 3. Оформите электронную подпись для сотрудников. Если подписи еще нет, для руководителя или ИП ее выпустит налоговая, а остальные сотрудники могут приобрести подпись в аккредитованном удостоверяющем центре. Если квалифицированная подпись уже есть у бухгалтера или руководителя, они могут использовать ее.

Шаг 4. Выберите способ работы ЭДО. Определитесь с техническим решением:

• меньше 100 документов в месяц — подойдет онлайн-версия сервиса;
• большой объем документов — интеграция ЭДО в учетную систему бизнеса.

Шаг 5. Выберите оператора. Можете спросить у контрагентов, с какими операторами они уже работают

Шаг 6. Подключите контрагентов. Отправьте контрагентам приглашения в сервисе. Когда компания или ИП примет приглашение, можно будет начать обмен электронными документами. Чем больше контрагентов будет подключено к ЭДО, тем ощутимее будет выгода от перехода на него.