Избавиться от хаоса: методика Getting Things Done
Когда человек совмещает несколько сфер, например бизнес и работу, хобби, семью, быт, сложно удержать все дела в голове, а поток новых дел растит тревожность. Постоянно появляются мысли: «Я же что-то хотел сделать… А что?» или «Ой, сколько дел! Как я это все успею?»
Избавиться от хаоса в делах можно с помощью методики Getting Things Done — разбираемся, чем она полезна и как сделать ее частью жизни.
Что такое Getting Things Done и чем она помогает в жизни и бизнесе
Getting Things Done — в буквальном переводе «доводить дела до конца». Это методика управления задачами, которая помогает планировать дела на день, неделю и месяц и освободить мозг от постоянного запоминания.
Методику GTD создал Дэвид Аллен — консультант и тренер по тайм-менеджменту и продуктивности. Он описал ее в книге «Как привести дела в порядок».
GTD предполагает, что человек «выгружает» из головы задачи в блокнот или заметки на телефоне. Выписывать нужно все дела: глобальные вроде «запустить новую линейку курток для собак крупных пород» и мелкие вроде «поменять фильтр для воды дома».
Это полезно. Если человек держит в голове все дела или даже часть из них, мозг тратит много ресурсов на запоминание, ему сложнее сконцентрироваться на остальных задачах. В итоге можно чувствовать себя Невиллом из «Гарри Поттера»: «Я забыл, что я забыл». С GTD не придется смотреть в голодные глаза кота, которому забыли заказать корм.
Кроме того, на нас постоянно валится ворох дел: крупных, мелких, важных, неважных, срочных или тех, которыми можно заняться позже. Когда все эти дела не упорядочены, кажется, что находишься в хаосе, с которым никогда не справишься, растет уровень тревоги.
Чем GTD полезна для бизнеса и жизни. GTD, как и любой другой инструмент управления задачами, добавляет жизни контроля и, как следствие, достижений.
«Методики управления временем вносят вклад в благополучие человека. Когда мы упорядочиваем задачи, в жизни становится больше достижений, мы становимся более успешными».
Марина Безуглова
Кандидат медицинских наук, автор книги «Балансируя на грани. Как сохранять устойчивость и не выгорать»
Еще GTD помогает справляться с тревогой и обозначать границы своего контроля. Нет ощущения, что тебя придавливает огромным количеством задач и ты с ними не справишься.
«Инструменты, которые помогают укладывать ворох задач во что-то понятное и структурированное, — это один из способов противотревожной терапии.
Когда человек постоянно испытывает стресс и информационные перегрузки, он быстро выгорает. Поэтому техники, которые помогают справиться с нагрузкой, помогают и сохранить ментальное здоровье».
Марина Безуглова
Кандидат медицинских наук, автор книги «Балансируя на грани. Как сохранять устойчивость и не выгорать»
Еще GTD помогает соблюдать баланс между работой или бизнесом, увлечениями, семьей.
«Планирование помогает мне держать в фокусе всю картинку жизни и стараться поддерживать баланс. Я мама пятилетней девочки, веду несколько проектов: а это десяток созвонов в неделю и куча рутинных задач. Еще я занимаюсь благотворительностью, спортом, иногда хожу лепить на гончарном круге.
Чтобы успевать все интересное и не забывать про мелкие важные задачи, я использую методику GTD. Она подсвечивает все сферы жизни, помогает понять, чем я действительно живу и куда уходит мое время.
Еще GTD позволяет оглядываться назад, чтобы присвоить свои достижения и почувствовать себя молодцом. В этой методике мне нравится простота и то, что я могу вернуться к ней в любое удобное время, когда хочу понаблюдать за стратегиями управления временем и что-то в них улучшить».
Ксения Морозова
PR-менеджер и руководитель проектов в iTrend
Ниже — пошаговый план работы с задачами по методике GTD и несколько советов, как внедрить ее в жизнь.
Как работать с задачами по методике Getting Things Done
Общая схема работы с методикой GTD выглядит так:
В процессе работы с GTD у вас появится три списка:
- «Входящие» — список, в который записывают вообще все дела и задачи;
- «Когда-нибудь или может быть» — пока непонятно, нужно делать это или нет;
- «На следующую неделю или день» — список текущих дел.
Шаг 1. Создать список «Входящие». Это самый простой и приятный шаг. Нужно взять лист бумаги, блокнот или открыть заметки на телефоне и выписать все дела и задачи, которые у вас есть: рабочие и нерабочие, большие и маленькие, важные и пустяковые. Например, в списке рядом могут стоять задачи «найти нового поставщика какао» и «пришить пуговицу на куртке».
Дела можно выписывать в один общий список или делить сразу по сферам, например бизнес, семья, хобби, быт. Как может выглядеть список задач:
На первый список может уйти много времени, но это самый важный шаг. Выделите себе час в спокойной обстановке, где вас никто не отвлечет.
Несколько дней после будут всплывать дела, которые вы забыли вписать сразу: их тоже нужно добавлять в список. Задач в первом списке может получиться несколько десятков — они будут пугать объемом. Но на самом деле в этом нет ничего страшного, дальше мы разберемся, как с ними работать.
Все новые дела в дальнейшем тоже нужно будет вносить во «Входящие». Постарайтесь, чтобы список был в быстром доступе — в заметках на телефоне или в блокноте, который всегда с вами. Чем короче путь от мысли «нужно сделать вот это» до записанного в список дела — тем лучше.
Шаг 2. Оценить актуальность задач. Возможно, что-то вы уже передумали делать, а что-то мелкое и бытовое за вас сделали семья или друзья. Такие дела нужно вычеркнуть или удалить из списка.
Некоторые дела можно делегировать: например, поручить помощнику написать письма контрагентам или попросить жену купить подарок маме на юбилей. Затем такие дела тоже нужно убрать из списка.
С какими-то задачами будет сложно решить: нужны или нет? Делать сейчас или как-нибудь потом? Их можно отправить в список «Когда-нибудь или может быть». Так вы не забудете, что хотели заказать футболку с Микки Маусом, но оцените позже: точно ли это вам нужно? Если нет, удалить дело из списка недолго.
Шаг 3. Найти задачи, которые занимают примерно 2 минуты. Есть мелкие задачи, которые мы постоянно откладываем — они же пустяковые. А в итоге тратим ресурс на постоянное запоминание, что надо ими заняться. Дела, которые займут 1—2 минуты, нужно сделать сразу: например, заказать новый фильтр для воды или напомнить дизайнеру про презентацию.
В вашем первом списке может быть слишком много таких задач, можно запланировать на них отдельное время — например, выделить час, когда вы делаете только мелкие дела.
Шаг 4. Крупные задачи поделить на мелкие подзадачи. Сделать большую задачу — долго, сложно и, скорее всего, невозможно за раз. Поэтому нужно разделить такие дела на подзадачи — чем мельче, тем лучше.
Можно выбрать из списка объемные задачи, выписать каждую отдельно — и разделить на маленькие посильные подзадачи. Они пойдут в списки дел на следующий день и неделю.
А теперь — закрепим главное о распределении задач.
Шаг 5. Спланировать следующий день и неделю. Оставшиеся задачи, которые занимают больше двух минут, нужно внести в список дел на следующий день и неделю. Как именно это сделать — зависит от ваших привычек и особенностей расписания.
Например, можно распределить задачи по матрице Эйзенхауэра — разделить их на срочные и несрочные, важные и неважные. А дальше заполнить ими день. Либо использовать методику «1—3—5»: делать одну сложную задачу, три средних и пять маленьких. О том, как можно планировать дела, мы подготовили отдельную подробную статью.
Главное — оставить себе пространство для маневра в календаре и не перегрузиться. Чтобы понять, сколько времени закладывать про запас, понаблюдайте за своим рабочим днем. Например, если у вас регулярно уходит час на внезапные переговоры и задачи, внесите его в календарь и не занимайте планами.
«При работе с GTD есть типичная ошибка: когда видишь огромный список входящих задач на месяц, сначала трудно адекватно распределять их по дням.
Люди начинают под завязку забивать график, не успевают сделать и половину, а в итоге это только больше фрустрирует и добавляет ощущения загнанности. Так было и со мной.
Когда я признала, что в жизни всегда есть место фактору X, стала подходить к планированию по-другому: теперь я каждый день отвожу немного времени на форс-мажор — на внезапные срочные дела. Это позволяет мне не упустить важного, но при этом не стрессовать, когда что-то идет не по плану».
Ксения Морозова
PR-менеджер и руководитель проектов в iTrend
Чтобы создать себе буфер и все успевать, округляйте: скажем, если понимаете, что обед длится 30—40 минут, — выделите себе час. «Излишки» можно использовать, чтобы доделать задачи или дать себе отдохнуть. Следите за своим самочувствием.
У нас есть и другие полезные статьи об управлении временем и задачами:
Как встроить в жизнь методику GTD
Использовать GTD на постоянной основе — такая же привычка, как бегать по утрам или заваривать кофе перед работой. Нужно время, чтобы привыкнуть, не все может получаться хорошо с первого раза. Есть три приема, которые помогут освоить методику быстрее.
Добавлять игровые механики. Элемент игры помогает поддерживать интерес и не заскучать от планирования и контроля.
«Людям с творческим складом может быть скучно приоритизировать, анализировать. Их могут высушивать методики управления задачами.
В таком случае можно добавлять игровые механики. Например, я отношусь к людям, которые любят новизну. Поэтому для себя придумала элементы, которые делают планирование не таким скучным.
Когда работаю из дома, все задачи на день записываю на стикеры и приклеиваю их на монитор компьютера, стол, стену. Рядом, на столе, стоит стеклянная ваза — в нее я кладу стикер, когда задача сделана.
И вот в конце дня у меня ваза наполняется бумажками, и есть ощущение „ты хорошо поработал, ты молодец“.
Когда я работаю в офисе или где-то еще, не устраиваю перформансы с вазами, но обязательно выписываю задачи в бумажный ежедневник. Потом вычеркиваю сделанное — это тоже приносит удовольствие и подбадривает. Такое празднование маленьких побед».
Марина Безуглова
Кандидат медицинских наук, автор книги «Балансируя на грани. Как сохранять устойчивость и не выгорать»
Видеть большую картину. Когда это просто список дел, непонятно, зачем их выполнять, какой от них прок. Поэтому нужно видеть общую картину целей и смыслов.
«Намерения и мечты мы превращаем в цели. Цели могут быть разные: образовательные, духовные, профессиональные. Исходя из целей строим план на год.
Планы на год делим на спринты — месячные или двухнедельные планы, например. Они превращаются в список дел на день.
То есть у нас формируется связь каждого дня с глобальными целями по жизни. Каждый день — кирпичик в жизнь твоей мечты. Это серьезно мотивирует продолжать планирование».
Марина Безуглова
Кандидат медицинских наук, автор книги «Балансируя на грани. Как сохранять устойчивость и не выгорать»
Посмотрим на примере, как превратить мечту в цель, а затем в конкретный список дел:
- есть мечта: «много путешествовать по миру»;
- ей помогут сбыться несколько целей: «хочу знать разговорный английский», «достаточно зарабатывать», «посетить четыре страны за год»;
- дальше цели декомпозируем на месячные спринты: в марте нужно записаться к репетитору по английскому, делегировать дела управляющему, изучить информацию по странам, в которые хочу отправиться;
- задачи на месяц декомпозируем на отдельные дела и превращаем в списки дел на неделю или день. Например, в изучении английского это будут задачи: «сходить на урок», «сделать домашнее задание», «потренироваться составлять простые предложения».
Планировать и выполнять задачи проще, когда есть связь конкретного дела с глобальной картиной жизни.
Принять, что авралы случаются. Бывают разные обстоятельства: какие-то из них мешают нам планировать или заставляют переносить все задачи на потом и срочно тушить пожары.
«Форс-мажоры бывают — это нормально. В жизни не должно быть несдвигаемых приниципов, которые нельзя нарушить — все можно нарушать и все можно принимать.
Всегда можно сказать себе: „Это нормально, что я в таких обстоятельствах себе это позволил“. Только не подхлестывая себя плеткой, можно двигаться дальше».
Марина Безуглова
Кандидат медицинских наук, автор книги «Балансируя на грани. Как сохранять устойчивость и не выгорать»
Если важные дела постоянно откладываются на потом и прикрываются пожаром, возможно, дело в прокрастинации. Мы писали о ней подробную статью, а тут проговорим коротко: что делать, если нет желания браться за задачи.
- Возможно, дело слишком большое и кажется неподъемным — тогда человек не знает, как к нему подступиться. Это дело-слон. Разделите его на мелкие подзадачи — так слон сдвинется с места.
- Возможно, дело неприятное, но нужное — это дело-лягушка. Лягушек старайтесь «съедать» в самом начале дня — когда есть ресурс.
Возможно, планировать не получается, потому что вы накопили хроническую усталость или выгорели — в таком случае поможет чуткость к себе и хороший отдых.
Методика GTD: главное
- GTD помогает выгрузить все входящие дела из головы на бумагу: это снижает уровень тревожности и помогает эффективнее управлять задачами.
- Чтобы работать по методике GTD, нужно создать список входящих дел и записать в него все задачи из всех сфер жизни.
- Дальше нужно проверить список на актуальность, посмотреть, что можно делегировать, а что займет не больше двух минут — это нужно сделать сразу.
- Большие задачи нужно разделить на более мелкие — и уже их включать в список дел на неделю или день.
- Методика GTD — это гибкий инструмент, его можно настраивать под себя. Например, выписывать только рабочие задачи или не планировать неделю, а только следующий день.
А какие методики планирования используете вы? Расскажите в комментариях.
alimovabarno77, как оцениваете эти способы? Работают в вашем случае?)
Я переводил Дэвида Аллена лет 20 назад, в том числе «расширенную GTD». Самый главный ключ в ней — умение отличать «проект» от «не-проекта», в том числе по критерию выполнимости за короткое время (меньше двух минут).
Привет! Работаю HR-менеджером в университете, объём работы большой. Не могу уделить время для личностного роста. Не могу уделить время для проведения тренингов с персоналом. Планирую дела записывая их на стикеры. Оставляю стикеры на рабочем столе, это для выполнения средних задач. Бытовые решения задач оставляю на выходные дни.