Зарегистрируйте бизнес в Тинькофф и получите бонусы до 500 000 Р

Зарегистрируйте бизнес в Тинькофф и получите бонусы до 500 000 Р

Подробнее
Идеи для бизнесаБизнес с нуляМаркетплейсыВопросы–ответыЖизнь вне работыСправочник
Идеи для бизнесаБизнес с нуляМаркетплейсыВопросы–ответыЖизнь вне работыСправочник

Матрица Эйзенхауэра: как разобраться с делами раз и навсегда

Чем полезен метод планирования по матрице Эйзенхауэра для предпринимателя, как расставить дела по приоритету и сократить списки задач


Наталья Дудина

Наталья Дудина

Директор по маркетингу в fitmost

Поделиться

Чем полезен метод планирования по матрице Эйзенхауэра для предпринимателя, как расставить дела по приоритету и сократить списки задач


Наталья Дудина

Наталья Дудина

Директор по маркетингу в fitmost

Предприниматель Алексей в понедельник составляет список дел на день. Но уже вечером становится понятно, что даже за 24 часа все не успеть и придется переносить на следующий день. Ежедневно список становится длиннее, количество задач растет как снежный ком. Алексей ускоряется, стремится к максимальной эффективности, забывает про семью и досуг, при этом список не становится короче. Если загонять себя дальше, можно выгореть, но так и не разобраться с делами.

Может показаться, что такая занятость — это специфика работы предпринимателя или руководителя бизнеса и что по-другому работать нельзя. Но на самом деле разобраться с делами можно, даже если их очень много.

В этом поможет матрица Эйзенхауэра — метод тайм-менеджмента, который придумал один из президентов США Дуайт Эйзенхауэр. Его считали самым эффективным руководителем страны — и во многом ему помогал метод, о котором мы расскажем в этой статье.

Что такое матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра — это таблица, которая делит задачи по важности и срочности. С ее помощью можно понять, что действительно важно для вас и нужно бизнесу, а что — второстепенно; какие задачи нужно сделать в первую очередь, а какие можно делегировать.

Матрица состоит из четырех квадратов: важное и срочное, важное и не срочное, срочное и не важное, не срочное и не важное. В каждый квадрат нужно записать задачи. Так вы наглядно увидите, какие из дел горят и очень важны, какие срочные дела не так значимы, а какие пока можно отложить

Как пользоваться матрицей Эйзенхауэра. Сначала нужно сформировать список ваших задач. К каждой из них нужно задать два вопроса:

  1. Это срочно? Да/нет.
  2. Это важно? Да/нет.

В зависимости от ответов нужно распределить задачи по соответствующим квадратам.

У предпринимателя Василия есть список дел: ему нужно разобрать рабочую почту, заключить договор с партнером, провести собеседование с менеджером по рекламе, написать посты в соцсети, потому что SMM-менеджер заболел.

Василий разбирает дела по важности и срочности.

✅ Проверить почту — не срочно и не важно.

✅ Договор с партнером — важно, потому что от этого зависит дальнейшее развитие бизнеса. Сделать это нужно срочно — на этой неделе партнер улетает в Китай.

✅ Провести собеседование — важно, без менеджера настройкой рекламы Василию приходится заниматься самому. Но это не срочно, впереди низкий сезон, реклама нужна не так сильно — поэтому собеседование можно перенести.

✅ Написать посты в соцсети — срочно, задачу нужно сделать сегодня, чтобы материалы выходили каждый день. Но это не так важно, если один день пропустить, кардинально ничего не изменится.

Матрица для задач Василия будет выглядеть так.

С матрицей Эйзенхауэра важность задачи становится наглядной. Это уже не бесконечный список, а упорядоченная таблица, из которой ясно, что важно, а что срочно

Как работает метод

Разберемся, как работать с каждым квадратом матрицы Эйзенхауэра.

Квадрат 1. Срочно и важно. Задачи в этом квадрате требуют быстрого ответного действия, их нельзя откладывать. У таких дел есть осязаемые дедлайны и последствия, если не выполнить их вовремя. Например, если отель не запустит модуль бронирования до мая, клиенты не успеют забронировать номера, а значит, бизнес недополучит прибыль в курортный сезон.

В квадрат «Срочно и важно» могут попадать дела, которые внезапно возникли из-за форс-мажора или кризиса. Это нормально. Всегда будут происходить ситуации, которые нельзя предсказать и которыми сложно управлять. Но если таких задач оказалось больше всего и вы начинаете работать в авральном режиме, это может привести к выгоранию, стрессу и эмоциональному перенапряжению.

В таком случае задайте себе вопрос: если не сделать это прямо сейчас, действительно ли будут катастрофические последствия? Если нет, приоритеты можно расставить иначе и перенести задачу в другой квадрат.

Квадрат 2. Важно, но не срочно. В этот квадрат попадают задачи, которые связаны с ростом и развитием бизнеса. Например, построение планов развития, наем новых сотрудников в команду, поиск инвестиционных партнеров.

Опасность в том, что сроки по этим задачам не горят, а значит, дела из второго квадрата человек может постоянно откладывать. Но если это делать, вскоре могут наступить негативные последствия. Например, бизнес перестанет развиваться.

Предпринимателю Константину не хватает времени, чтобы сформулировать и прописать миссию и ценности своего бренда. Он все время откладывает это дело, потому что есть более срочные. В итоге страдает коммуникация с клиентами: сотрудники, которые занимаются маркетингом, привлекают не ту аудиторию, она менее платежеспособна. В дальнейшем у бизнеса падает средний чек и прибыль становится меньше.

Для задач из этого квадрата нужно освобождать время и выполнять их максимально эффективно. Это можно сделать за счет задач из третьего и четвертого квадратов.

Квадрат 3. Срочно, но не важно. В эту категорию обычно попадают рутинные дела: формирование отчетов в таблицах, оформление документов, проверка почты.

Обычно эти дела не требуют большого напряжения, делать их легко, и вы быстро ставите галочки в списке. Но такие задачи сбивают с пути, они дают иллюзию продуктивности: вроде бы сделали, но ощущения удовлетворения нет.

Начинает казаться, что вы занимаетесь не тем, топчетесь на месте, растет недовольство собой. Поэтому старайтесь, чтобы в этом квадрате не накапливалось много задач.

Большинство дел из третьего квадрата можно делегировать или автоматизировать. Например, нанять сотрудника, который будет собирать аналитику в эксель-таблицу, автоматизировать ответы на отзывы клиентов, настроит почту так, чтобы важные письма попадали в одну папку, а рассылки и развлекательный контент — в другую.

Квадрат 4. Не срочно и не важно. Сюда попадают задачи, которые называют «убийцами времени». Например, полистать соцсети, почитать статьи, навести порядок на рабочем столе.

Такие дела крадут время, но, с другой стороны, приносят и пользу — пусть неочевидную. Например, общение в мессенджерах помогает поддерживать отношения с сотрудниками и партнерами, а истории других предпринимателей могут подтолкнуть к новым идеям для своего бизнеса. Еще эти дела помогают отдохнуть от сложных и напряженных задач, помогают не выгореть.

Чтобы не срочные и не важные дела не съедали все время, нужно четко планировать их и ограничивать по времени.

Если один из квадратов сильно перевешивает остальные, это может привести к дисбалансу и дискомфорту в жизни руководителя. В каждом поле должно быть не более восьми дел на неделю. Это средняя цифра, на которую можно опираться. Точное количество будет зависеть от вашей эффективности и сложности задач.

Как совместить матрицу Эйзенхауэра со своим расписанием дел

Метод матрицы Эйзенхауэра — это только часть тайм-менеджмента. Когда распределили задачи по квадратам, нужно внести их в расписание и найти баланс между всеми ячейками. Для этого есть несколько способов:

  1. Идеальный план.
  2. Жизненный вариант.
  3. Форс-мажор.

Идеальный план. Сначала заниматься делами из второго квадрата, а уже потом — задачами из первого. Важные, но не срочные вопросы обычно больше влияют на бизнес. Поэтому стоит выделить для них самое продуктивное время дня: если вы лучше работаете с утра, поставьте выполнение стратегических задач на первую половину дня. Если включаетесь в работу к вечеру — начните день со срочных задач, а вечером разбирайте второй квадрат. К третьему и четвертому квадратам нужно приступать, когда сделаете все дела в первых двух.

Жизненный вариант. В реальном мире обычно сначала выполняют дела из первого квадрата. У них есть четкий дедлайн, в который нужно уложиться. Когда выполните дела из первого квадрата, можно переходить ко второму. Третий и четвертый квадраты остаются напоследок, когда все остальное уже сделали.

Форс-мажор. Если случится непредвиденная ситуация, придется заниматься только срочными и важными вопросами. Когда закончите все, что попало в первый квадрат, можно вернуться к остальным делам. После этого советуем пересмотреть матрицу и поставить больший приоритет стратегическим задачам, которые недавно пришлось отложить.

Бывает, что дела в квадрате пересекаются по дедлайнам. В таком случае их нужно расставить по приоритету внутри квадрата. Например, в квадрате «Срочное и важное» есть две задачи: написать пост и записаться к врачу. В таком случае запись к врачу лучше поставить в расписание на первое место: это важнее и отнимает меньше времени.

«Матрица Эйзенхауэра хорошо работает при краткосрочном планировании, с ее помощью удобно делать списки на день или неделю. Если вы попробуете выставить приоритеты для задач на год, окажется, что они не соответствуют действительности: под влиянием внешних обстоятельств задачи могут перетекать из одного квадрата в другой, и матрицу нужно будет постоянно пересматривать».

Наталья Дудина

Наталья Дудина

Директор по маркетингу в fitmost

Оптимально планировать задачи на неделю. Причем каждый день можно пересматривать приоритеты и проверять, не перешла ли задача в другой квадрат — например, из разряда не срочных в разряд срочных.

Где собрать матрицу Эйзенхауэра

Самый простой способ — нарисовать матрицу в обычном блокноте или на листе бумаги. Если вам привычнее электронный формат, можно использовать таблицы или специальные сервисы. Вот несколько способов, где собрать матрицу:

  • электронные таблицы;
  • мобильное приложение E-matrix;
  • планировщик задач Todoist;
  • мобильное приложение TickTick;
  • сервисы для управления процессами.

Электронные таблицы. Например, Excel, Google Sheets или Яндекс Документы. Если работаете над задачами вместе с коллегами, можно настроить совместный доступ.

Вот так может выглядеть матрица Эйзенхауэра в обычной электронной таблице

Мобильное приложение E-matrix. В нем можно по шаблону собрать классическую матрицу с четырьмя квадратами, можно сформировать расписание дел и настроить коллективный доступ. Так получится контролировать не только свои дела, но и задачи сотрудникам.

Каждому из квадратов можно задать свой цвет, например срочным и важным задачам — красный, не важным и не срочным — зеленый

Приложение TickTick. У сервиса есть мобильная и браузерная версии. В приложении можно настроить приоритет для каждой задачи и обозначить дедлайн. После этого сервис сам визуализирует матрицу Эйзенхауэра.

TickTick работает наоборот: сначала дедлайны, потом разбивка по квадратам матрицы

Планировщик задач Todoist. В приложении есть четыре уровня приоритетности, которые соответствуют четырем квадратам матрицы Эйзенхауэра. Так можно задать свой уровень приоритета и свой цвет делам из каждого квадрата.

Красным флажком можно отметить срочные и важные задачи, а для менее приоритетных дел подойдет белый флажок

Сервисы для управления процессами. Это программы, с помощью которых управляют рабочими командами. Например, WEEEK, ПланФикс, Kaiten. В них также можно настраивать индивидуальный список дел.

Чтобы сервис помогал работать по методу Эйзенхауэра, нужно создать колонки, которые будут соответствовать четырем квадратам матрицы. Для каждого дела нужно сделать карточку и поместить ее в нужную колонку. Например, в колонке «Не срочно, но важно» будут карточки-дела «Позвонить подрядчику», «Заказать аналитику». Если у задачи изменился приоритет, карточку с ней нужно перенести в другую колонку.

Пример, как работать с матрицей Эйзенхауэра в Kaiten

Главное

  1. Матрица Эйзенхауэра — это метод тайм-менеджмента, который помогает присвоить приоритет каждой задаче из списка дел.
  2. Чтобы составить матрицу, нарисуйте на листе бумаги четыре квадрата, назовите каждый из них следующим образом: «Срочно и важно»; «Не срочно, но важно»; «Важно, но не срочно»; «Не срочно и не важно». Распределите задачи по квадратам.
  3. Используйте для построения матрицы Эйзенхауэра электронные сервисы: Excel или онлайн-таблицы, планировщики задач, например Todoist, программы для управления процессами, такие как WEEEK, ПланФикс, Kaiten.
Бизнес-секреты: новости, анонсы событий, советы предпринимателей

Телеграм-канал: 59 104 читателя

Бизнес-секреты: новости, анонсы событий, советы предпринимателей

Подписаться
Жизнь вне работы

Найдите больше ответов на вопросы о бизнесе

Алена Федорова
Алена Федорова

Где вы обычно планируете дела: в блокноте или в специальных программах? Если в электронном виде, делитесь, какие сервисы нравятся.

Станислав Савенков
Станислав Савенков

Хаос-контроль


Больше по теме