Разбираем технику планирования, которая помогает распределять дела по приоритетам, все успевать и не перегружать себя работой
Марго Тихонова
Основательница диджитал-бюро «Контора», коуч ICF
Разбираем технику планирования, которая помогает распределять дела по приоритетам, все успевать и не перегружать себя работой
Марго Тихонова
Основательница диджитал-бюро «Контора», коуч ICF
Если человек ведет обычный список дел, он рискует внести в план на день слишком много больших задач. Часто это приводит к прокрастинации: все кажется сложным, непонятно, к какому делу подступиться в первую очередь, хочется саботировать работу и пить утренний кофе два часа.
А из-за неадекватной нагрузки рабочий день тянется до ночи либо не получается успеть все задуманное, и человек злится на себя. Приходится переносить сегодняшние задачи на завтра, а там уже занято: нужно либо утрамбовывать день работой, либо менять планы на всю неделю из-за одного провала. Планировать долгосрочно не получается.
Чтобы делать нагрузку комфортной и спокойно планировать дела на несколько дней вперед, можно внедрить технику планирования «1—3—5». Она позволяет распределять задачи по важности, не переусердствовать с планом на день и вовремя выполнять ответственные дела.
В статье расскажем, в чем идея методики и как применять ее в жизни. Личным опытом для этого материала поделилась предпринимательница и коуч Марго Тихонова, она уже четыре года пользуется этой техникой и советует ее своим клиентам.
Что такое методика «1—3—5» и как она работает
«1—3—5» — это одна из техник планирования, которая позволяет контролировать свою нагрузку и не вести список из бесконечных дел. Идея такая: нужно выбирать только девять дел на день, которые подходят по важности и сложности.
План составляется по такому алгоритму:
По задумке день нужно начинать с важной сложной задачи и постепенно переходить к более простым делам. На деле план можно адаптировать под себя. Например, кому-то комфортно стартовать с простых задач и постепенно усложнять работу.
Планировать по этой методике можно и рабочие задачи, и личные. К примеру, если часто работаете без перерывов и ваша цель — научиться балансу жизни и работы, вписывайте обеденную прогулку как отдельную задачу.
«Я не вписываю в планер дела, которые и так сделаю по привычке, например загрузить стиралку или погулять с собакой. Если добавлять рутинные бытовые дела, они займут большую часть списка и не оставят места для работы.
При этом я советую людям, которые хотят сместить фокус с работы на жизнь, планировать в списке не только рабочие задания. Например, можно добавлять тренировки, чтение книг, массаж. Это позволит держать внимание на этих задачах и не забывать выполнять их в течение дня».
Марго Тихонова
Основательница диджитал-бюро «Контора», коуч ICF
Дальше покажем, как использовать метод, по шагам.
Как внедрить методику «1—3—5»
Чтобы научиться ранжировать дела по важности, начните с простого списка дел. Выпишите все задачи, которые планируете выполнить за день, а после — распределите их по сложности и приоритету. Если в списке получилось больше девяти дел, перенесите на завтра задачи, у которых не горят сроки.
Нет четких критериев, как определить сложность и приоритетность задачи, тут все индивидуально. Например, для кого-то сложной и приоритетной может быть срочная задача, на которую нужно потратить больше всего времени, или неприятное дело, которое хочется отложить на потом.
«Я практикую такой подход, когда распределяю дела на день: в качестве самой сложной выбираю задачу, которая принесет больше всего удовольствия, если я ее сделаю. Например, завтра я выступаю с лекцией и мне нужно подготовить презентацию. Эта задача — самая важная и сложная для меня за день: придется потратить время, чтобы придумать структуру выступления, собрать материал и оформить презентацию. Когда я сделаю это дело, я буду довольна, что закончила именно эту задачу.
Еще можно попробовать опираться на внутренние ощущения. Как правило, самая крупная и важная задача — та, о которой вы думаете больше всего. Например, вы просыпаетесь с утра, чистите зубы, а у вас уже в голове мысли вроде „Надо подготовить презентацию“».
Марго Тихонова
Основательница диджитал-бюро «Контора», коуч ICF
Выпишите список дел, которые нужно сделать за день, и подумайте, сколько усилий потребуется для каждого.
Выберите наиболее приоритетное дело на сегодня. Им может быть важная задача с горящим дедлайном, например сдать работу заказчику. Еще можно присмотреться к делу, которое по ощущениям потребует больше всего времени и сил. К примеру, вы давно откладываете написание отчета, потому что на него уйдет полдня.
Затем придумайте три средних и пять простых задач.
Плюсы и минусы метода
У этой методики планирования есть преимущества и недостатки.
➕ Помогает меньше прокрастинировать. Когда мы делаем длинные списки, у нас появляется много выбора, а это часто приводит к прокрастинации: дел так много, что браться ни за одно не хочется.
Исследователи из университета Колумбии и Стэнфорда провели эксперимент, где выяснили, что люди чаще отказываются принимать решения, когда выбор большой. И наоборот — когда выбор ограничен, решаться проще.
Эксперимент проводили на фруктовых джемах. Для этого в магазине в разные недели сравнили продажи джемов, которые стояли на дегустационном стенде. В первую неделю на стенде были представлены 24 банки разных марок, а во вторую исследователи ограничились шестью брендами.
В результате эксперимента выяснилось: покупатели редко брали товар со стенда, где было больше джемов — люди часто и надолго останавливались у полок, но выбрать лакомство смогли только 3% подошедших. Стенд с ограниченным набором оказался понятнее: 35% посетителей ушли с баночкой варенья.
➕ Можно получить больше удовлетворения. Бывает, люди выписывают на день нереалистичное количество задач. Например, в списке 20 дел, а выполнить получилось только 12: на остальные не хватило времени и желания. Когда человек видит, что не все задачи закрыты, может расстроиться и даже испытать чувство вины — мол, плохо постарался. Хотя 12 — много и ему уже есть чем гордиться.
Работа с фиксированным списком позволяет чувствовать себя молодцом, даже если сделал меньше.
«Девять дел — адекватное количество, которое, как правило, удается выполнить. Когда за день закрываешь все задачи и ставишь галочки напротив, это приносит удовольствие.
Бывает, не успеваешь сделать все, но обычно это какие-то мелкие задачи, поэтому выполнение даже одного крупного дела помогает получить порцию дофамина».
Марго Тихонова
Основательница диджитал-бюро «Контора», коуч ICF
➖ Иногда все девять задач сделать невозможно. Метод не предусматривает, что не всегда есть ресурсы сделать девять дел за день. Например, предприниматель проводит инвентаризацию в магазине, это важная задача, которая может занять весь день. Когда он закончит, скорее всего, сил на восемь задач попроще не останется.
Чтобы такого не случалось, адаптируйте метод под себя. К примеру, в один день стройте планы по принципу «1—3—5», а в другой — «1—2—3»: как позволит сложность работы.
Расскажите, какие методы планирования вам не подошли. Как думаете, почему?
Мне кажется проблема всех методов планирования у наемных работников в том, что не учитывается то, что над тобой кто-то стоит.
У меня в CRM системе постоянно появляются новые задачи. Их много, сроки короткие, со мной не согласовываются. Поэтому все время я жонглирую огромным количеством задач, которые нужно успеть в сроки.
И это не считая того, что тебе в любой момент может что-то прилететь новое.
Классынй метод. Для себя понял, что хорошо сделаю только три задачи. Ясно вижу и нетеряется фокус. Записывать не нужно! Энергия сконцентрирована и я даю результат. В чем вижу проблему методов планирования?: сложно им следовать системно, если ты эмоциональный человек. Нужен настрой, а у меня он не всегда есть. Поэтому для таких как я, сперва нужно сформировать привычку в целом к планированию, и помочь чтобы она прижилась.