Как перестать отвлекаться от важных дел

Знакома ли вам ситуация: садитесь готовить отчет и посреди работы мысленно переноситесь в прошедший отпуск. Или во время деловой встречи рука буквально сама тянется к телефону, чтобы ответить другу в соцсети. Возможно, сейчас вы читаете эту статью, потому что отвлеклись от рабочей задачи.

Все иногда переключаются с важных дел на более интересные: посмотреть ролики на YouTube, написать другу или понаблюдать, что происходит за окном. Разобрались с психологом, почему это происходит и как удерживать внимание на нужных задачах без насилия над собой.

Сначала расскажем, как концентрироваться на работе, если хотите вернуть фокус здесь и сейчас. Дальше — поможем разобраться, почему часто отвлекаетесь и как бороться с причиной, а не со следствием.

Что поможет быстро вернуться в фокус:

• упражнения на осознанность;
• техники из тайм-менеджмента;
• приложения на телефон;
• планирование времени.

Советуем начинать с чего-то одного: так проще сохранить привычку. Относитесь к этому как к эксперименту. Здорово, если техника подойдет и поможет улучшить жизнь. Возможно, какие-то из методов не понравятся, это нормально. Отложите их и попробуйте другие.

Разберем каждый метод по отдельности.

Одно из таких упражнений — медитации. Их идея в том, чтобы сфокусировать внимание на объекте или процессе и удерживать его как можно дольше. Проще всего следить за дыханием — для этого можно сесть в тихом месте, закрыть глаза и начать глубоко вдыхать и медленно выдыхать. Когда будете это делать, обращайте внимание на длительность вдохов и выдохов, на ощущения в носу, на то, как двигаются плечи или надувается живот.

Медитации бывают разными. Если от глубокого дыхания тянет ко сну, можно попробовать другую технику. Бывают даже медитации для сладкоежек: нужно взять кусочек шоколада или любимой сладости, положить на язык и все внимание сосредоточить на тающей дольке. Почувствовать ее вкус, сладость, смену текстуры.

Медитации помогают уменьшить поток автоматических мыслей и вернуть фокус на момент «здесь и сейчас».

Также можно использовать различные упражнения, которые помогают прожить чувства и эмоции. Например, человеку нужно найти контакты поставщиков, а вместо этого он думает, почему сезон любимого сериала закончился именно так, а не иначе. Чтобы успокоить поток мыслей и вернуть себя к работе, можно проделать такой путь:

1. Остановитесь. Понаблюдайте за собой и проговорите, что чувствуете. Например: «Я чувствую, что отвлекаюсь от работы. Мне грустно — интереснее подумать про развлечения».
2. Понаблюдайте за ощущениями в теле. Например, можете ощутить, как горят щеки, напряжены плечи или чешется нос.
3. Оглядитесь вокруг: посчитайте, сколько в комнате предметов, например, красного цвета, или обратите внимание на то, какие запахи вы ощущаете.

Кому-то достаточно сделать три этих шага, чтобы успокоить поток мыслей и вернуться к работе. Некоторым этого может не хватить. Тогда можно подключать специальные техники, они помогут прожить неприятные чувства или эмоции:

1. Если вы злитесь или раздражены, можно подвигаться: поприседать, поотжиматься, попрыгать, покричать в подушку, порвать бумагу.
2. Если вы испытали сильный стресс — почувствовали одну из реакций «бей, беги или замри», — нужно сделать что-то в соответствии с ней. Если «бей» — побить подушку или побоксировать в воздухе, «беги» — побегать на месте или интенсивно топать, сидя на стуле, «замри» — с силой сжаться на стуле или на корточках.
3. Придумайте для эмоции цвет и представьте, как он разливается по всему телу.

Это упражнение поможет прожить яркие чувства и эмоции, а значит, они перестанут мешать заниматься важными делами.

1. Напишите на бумажке дела, которые отнимают у вас больше всего энергии, и те задачи, что даются легко.
2. Вспомните, в какое время вы наиболее продуктивны. Можно понаблюдать за собой несколько дней или неделю.
3. Проанализируйте, в какой среде вам комфортнее всего работать. Например, в кафе вы отвлекаетесь, а вот дома получается закрывать больше задач. Или в одиночестве вы часто берете в руки телефон, а в компании людей вам спокойнее и вы работаете вовлеченно.

Теперь, когда подумали, в каких ситуациях и в какой среде вам комфортнее работать, можно составить «матрицу» своей продуктивности. Например, такую:

Чтобы лучше концентрироваться, можно попробовать работать с помощью специальных приложений вроде Focus Plant — оно бесплатное, есть на iOS и Android. У него много аналогов на любой вкус.

Приложение работает по «методу помидора». Это техника из тайм-менеджмента, когда человек заводит кухонный таймер и работает определенное время, а потом так же по таймеру отдыхает. Например, два часа концентрируется на задаче и 20 минут занимается приятными делами.

Работать по этому методу можно и без специальных приложений. Достаточно включить стандартный таймер на телефоне или компьютере. Но в приложениях есть преимущество: элемент игры. Например, после каждой удачной сессии с таймером вам начисляют баллы, с помощью которых можно посадить растение. Это подогревает желание все чаще заходить в «игру» и работать по таймеру: наградой за сфокусированную работу будет красивый цветущий садик.

Еще один способ не переключаться с одного дела на другое — планировать дела по времени и приоритетности.

В начале недели выпишите в блокнот все дела на предстоящие семь дней — или на один день, как вам удобно. Выберите в каждом дне или на неделе 1—3 дела, которые вы считаете наиболее важными. Ставьте их в приоритет и старайтесь выполнять в первую очередь.

Например, в планере несколько задач на день: заплатить за аренду помещения, выложить резюме, написать отзыв о подрядчике. Главный фокус предприниматель хочет сделать на оплате аренды. Значит, свой рабочий день он начнет именно с этой задачи, а после перейдет к другим, менее важным делам.

Для удобства можно выписывать время, когда будете выполнять задачи, чтобы настроиться на работу и подстраивать отдых под сложные задания.

Отвлекаемость — всегда следствие какой-то проблемы. Чтобы перестать отвлекаться, нужно разобраться, в чем причина. Вот самые частые:

• отсутствие отдыха;
• незакрытые базовые потребности;
• неудачное начало дня;
• многозадачность;
• прокрастинация.

Поговорим про каждый пункт отдельно, а еще разберем, как справиться в каждом случае.

Отсутствие отдыха. Работа без перерывов и отдыха приводит к снижению концентрации.

Владелец небольшого рекламного агентства Илья давно не был в отпуске. По выходным он ищет референсы для новых проектов или смотрит курсы по управлению командой.

Из-за длительной усталости Илье сложно задерживать внимание на рутинных делах. Например, если раньше он мог написать холодное письмо для клиента за тридцать минут, теперь эта задача занимает все два часа — с перерывами на соцсети, перекусы или переписку с друзьями.

Найти универсальный способ вряд ли получится: если каждый день отдыхать одинаково, отдых может стать рутиной и не давать достаточно расслабления. Чтобы этого избежать, тестируйте разные занятия. Опирайтесь на самочувствие: например, сегодня хорошая погода и во время перерыва есть силы прогуляться в парке, завтра двигаться не захочется — можно попробовать глянуть новый фильм или нарисовать картину по номерам. Если в процессе понимаете, что вы устаете и вам некомфортно, — меняйте вид отдыха.

Напряжение снизится, организм восстановится, и будет проще фокусироваться на важном.

Незакрытые базовые потребности. Еще одной причиной частых отвлечений может быть жажда, голод или недосып. Например, если забыть про перекус или отложить его ради задачи, концентрация снизится — будет меньше энергии, может испортиться настроение.

✅ Как исправить: прежде чем применять техники для концентрации, проверьте свое состояние. Вспомните, как давно у вас был обед, сколько часов спали последнюю неделю и не хотите ли пить.

Ставьте перекусы в расписание, чтобы не пропускать их. Здорово заранее подумать над ланчем, чтобы точно не забывать поесть и не тратить на поиск и выбор еды много времени. Можно взять перекусы с собой, с вечера выбрать блюда в доставке или заведение, где хотите пообедать.

Если базовая рутина налажена, исчезнет вялость, перерывы на чай или внеплановый обеденный сон.

✅ Как исправить: первый час после пробуждения обязательно посвящайте себе и приятным делам. Например, можно в это время без спешки приготовить любимый завтрак, сходить в душ, почитать интересную книгу.

Многозадачность. Иногда, чтобы успеть все и сразу, человек может планировать на день очень много дел. При этом не распределять их по приоритетности и не продумывать последовательность. Это кажется мелочью, но мешает сконцентрироваться на чем-то одном — приходится отвлекаться, пусть и на другую рабочую задачу. Покажем на примере.

Предприниматель Андрей запланировал на день несколько дел: позвонить в сервис, провести планерку с сотрудниками, узнать условия сотрудничества у поставщика, забронировать ресторан на вечер. Выписал все задачи в заметки и приступил к рабочему дню.

Во время утренней планерки с сотрудниками Андрей вспомнил, что хотел написать контрагенту — и лучше это делать в начале дня: пока тот увидит, пока ответит, пройдет время. Можно не успеть все решить и остаться без расходников. Написал: нужно же всего три минутки.

Поставщик ответил, но внимательно вести диалог не вышло: нужно было часто отвлекаться на общение с сотрудниками. Вникнуть в новости команды тоже не удалось: поставщик ждал ответа.

Если бы Андрей распределил задачи по времени, он мог бы сделать оба дела качественнее. К примеру, смог бы вникнуть в рассказ о делах команды и лучше обдумать ответы, которые писал поставщику.

1. Начертите таблицу с четырьмя секторами.
2. Выпишите в заметки все задачи, которые планируете сделать в течение дня, но пока не распределяйте их по приоритетности.
3. Посмотрите на список дел и задайте вопросы по каждой задаче: подумайте, насколько она важна и как срочно ее нужно сделать.
4. Перенесите список дел в таблицу по секторам.

Покажем на примере, что может получиться:

Методов планировать день много, главное — распределить задачи так, чтобы не пришлось постоянно переключаться с одной на другую.

Прокрастинация. Бывало ли у вас такое: надо браться за неприятную задачу, но не доходят руки, хочется сделать что-то другое, пусть даже в сто раз сложнее и объемнее. Например, сели писать важный отчет, а через пять минут уже списываетесь с сотрудником, смотрите новое оборудование в офис или включили ролик любимого блогера. И вроде все идет неплохо, но конкретная задача — или тип задач — никак не движется.

Это состояние называется прокрастинацией. Вместо конкретного неприятного дела человек готов делать другие, даже сложные и долгие. Прокрастинация мешает концентрироваться на важных делах, поэтому задачи, которые можно сделать за 15 минут, иногда растягиваются на несколько недель.

✅ Как исправить: определите, с чем связано состояние. Причины могут быть разными: скажем, дело кажется скучным и его можно поручить сотруднику, вызывает страх осуждения или конфликта, а может, пугает, кажется непосильным.

К примеру, трудно уговорить себя сесть за подготовку выступления, особенно если делаете это впервые: неясно, за что хвататься, да и работы там на неделю. Задача кажется большой и сложной, проще пойти новый сайт разработать: там все знакомо.

Как только задача перестанет пугать, отвлечение пройдет.

Возможно, перечисленные в прошлом разделе причины не кажутся вам знакомыми. Тогда разберемся, какие внешние и внутренние раздражители вам мешают.

Шаг 1. Проверьте внешние раздражители. Обратите внимание на эти органы чувств:

1. Слух. Нет ли фонового шума, который мешает сконцентрироваться на задаче. Возможно, вы работаете в кофейне, где слишком громко играет музыка или рядом смеется пара друзей, а может, за окном часто проезжают машины.
2. Зрение. Осмотритесь вокруг: нет ли зрительных триггеров, которые отвлекают. Например, рабочий стол завален книгами, канцеляркой и различным мусором — и вы частенько на них посматриваете. Или, если работаете за компьютером, могут быть включены уведомления в мессенджере, на которые постоянно падает взгляд.
3. Осязание. Комфортно ли вам сидеть в кресле, не затекают ли спина и ноги, удобный ли у вас стол. Может быть, вам нужно размяться, потому что вы несколько часов сидели в одном положении. Отвлекать может даже компьютерная мышка, которую неудобно держать в руке.

Если обнаружили триггер, уберите его. Например, если работаете в шумной кофейне, можно уйти в коворкинг или найти более тихое заведение. Если мышка неудобная и слишком громко клацает — не тяните, закажите бесшумную: одним раздражителем станет меньше.

Если убрали внешние раздражители, а напряжение осталось, переходите к следующему этапу.

Проще всего завести тетрадку или листок и записывать результаты «в прямом эфире». Можно заготовить себе табличку, чтобы тратить на запись и чтение меньше времени. Например, такую:

В конце недели посмотрите на результаты. Найдите повторяющиеся события или обстоятельства. Например, вы можете заметить, что чаще всего отвлекаетесь, когда готовитесь к созвонам. Они вызывают у вас неприятные чувства: страх и беспокойство. Подумайте, почему так происходит. Можно задавать себе уточняющие вопросы до тех пор, пока не доберетесь до возможной причины. Например:

В нашем примере оказалось, что человек не любит рабочие звонки, так как не может быстро принимать решения и чувствует себя неуверенно. Когда надо готовиться к созвону, он отвлекается на более спокойные и безопасные мысли: резко вспоминает, что нужно встретиться с другом, или думает, куда пойти на ужин. Проблема обнаружена — осталось подумать над решением. Скажем, прямо говорить собеседникам, что нужны две короткие встречи вместо одной длинной: первая — обсудить проблему, вторая — обсудить решения.

Итог может быть иным. Возможно, дело не в созвонах: просто не высыпался несколько дней подряд, поэтому хочется саботировать задачи и думать о чем-то приятном, концентрация внимания теряется.

Если замечаете, что частые отвлечения связаны с какими-то мыслями и эмоциями, можно попробовать вернуть себя в фокус с помощью техник осознанности. О них — в следующем разделе.

1. Расфокус может быть связан со множеством причин, например с отсутствием должного отдыха, недосыпом или прокрастинацией. Чтобы понять, что вам мешает, попробуйте понаблюдать за собой и выписать, из-за чего вы чаще всего отвлекаетесь и куда направляете внимание.
2. Как правило, мы отвлекаемся из-за внутренних триггеров: например, навязчивых мыслей или неприятных эмоций, которые вызывает задача.
3. Еще мы можем отвлекаться из-за внешних триггеров: например, шума за окном, неприбранной комнаты, неприятного освещения. Чтобы включиться в работу, уберите раздражители.
4. Концентрация — это навык, который можно тренировать с помощью упражнений на осознанность. Например, можно медитировать, чтобы научиться задерживать внимание на одном объекте.
5. Чтобы меньше отвлекаться, можно применять техники тайм-менеджмента: работать по таймеру, сортировать задачи по их значимости или планировать время на отдельные дела.