Без верной постановки задач даже самая талантливая команда и крутые идеи могут потерять направление. На примере собственного опыта Илья Кучумов, руководитель отдела разработки в крупной компании и призер международных соревнований по спортивному программированию, рассказал нам, почему важно уметь управлять задачами, как вовремя понять, что что-то пошло не так и уметь это исправить, а также какие актуальные сервисы подходят для лидирования проектов.
Зачем нужно знать, как правильно ставить задачи
Работая в инновационной корпорации, я каждый день вижу, как четкий и продуманный подход к задачам способствует не только успешному течению проектов, но в целом повышает мотивацию сотрудников. Неправильно сформулированные цели, наоборот, приводят к путанице, снижению продуктивности и, в конечном итоге, к убыткам бизнеса.
«Уметь работать с задачами — это не просто административная рутина, а важный навык, который определяет, насколько хорошо команда может синхронизироваться и двигаться к общей цели».
Илья Кучумов
Руководитель отдела разработки поиска по товарам в «Яндексе»
Приведу два примера — отрицательный и положительный.
Представим технологическую компанию, которая решила разработать новое мобильное приложение. Руководство объявило команде: «Мы хотим, чтобы вы создали инновационное приложение». Такая задача звучит вдохновляюще, но слишком абстрактно. Без конкретных деталей, критериев и сроков разработчики могут потратить месяцы, работая над разными решениями, которые в итоге окажутся несовместимыми с ожиданиями топ-менеджеров или рынка. Это может привести к значительным задержкам в выпуске продукта и увеличению затрат.
Другой пример: компания решила улучшить пользовательский интерфейс своего программного обеспечения. Лидер проекта четко сформулировал задачу: «Нужно уменьшить количество шагов, необходимых для выполнения основных функций программы с пяти до трех за следующие три месяца». В таком случае есть ясные инструкции и точные сроки. Это позволит разработчикам сосредоточиться на конкретных аспектах интерфейса и улучшить продукт.
Какие виды задач существуют: делим на категории
Как руководитель отдела разработки, ежедневно я сталкиваюсь с множеством задач, каждая из которых требует определенного подхода. Разбивка на категории помогает оптимизировать процесс выполнения и повышает общую продуктивность.
Расскажу, как разделить задачи по их типу и приоритету на примере технологического бизнеса. Также их можно подстроить под любую другую отрасль.
Срочные с высоким приоритетом. Требуют немедленного внимания, к ним относятся:
- Исправление ошибок или неполадок, которые влияют на важные функции продукта или работу бизнеса. Например, если пользователи сообщают о сбоях, встает задача — устранить эти дефекты, чтобы обеспечить стабильность и надежность сервиса. Или если обнаружен критический баг в системе безопасности, это требует срочного решения, потому что может влиять на сохранность данных. Поэтому подобные ситуации часто имеют жесткие сроки.
- Разработка новых функций продукта. Такие задания также могут иметь высокий приоритет, если они напрямую связаны с ключевыми бизнес-целями компании. Например, это создание нового функционала, улучшение продукта для внутренних целей или внешних пользователей.
Среднесрочные. Сюда чаще всего относятся тактические задачи, которые сосредоточены на решении конкретных проблем, но не критичных, или на оптимизации процессов. Они поддерживают бесперебойную работу продукта, но их можно отложить на короткий срок без серьезных последствий. К примеру:
- Рутинные задачи. Повторяющиеся таски, которые необходимы для поддержания операционной стабильности, но менее динамичные. Примером может быть ежедневная проверка системных логов на предмет некорректной работы. Логи — это записи, которые содержат информацию о работе продукта, внутренних ошибках и других событиях.
- Рефакторинг. Улучшение структуры существующего кода без изменения его внешнего поведения, а также обновление кодовой базы с использованием свежих технологий.
- Проверка гипотез. Эксперименты перед запуском на широкую аудиторию, когда в продукты добавляются новые функции или вносятся другие изменения. Распространенные виды тестирования: A/B, A/A, A/B/C или свитчбэк.
Долгосрочные. Подобные задачи могут занимать много месяцев, быть важными, но не очень срочными, например:
- Инновационные. Стимулируют творчество и инновации внутри команды. Они варьируются по приоритету в зависимости от стратегических целей компании и могут быть долгосрочными. Например, нужно создать систему искусственного интеллекта, которая будет подбирать товары для каждого покупателя на маркетплейсе. Помимо технических моментов, в задаче есть сильная инновационная составляющая — команда изучает новейшие технологии и анализирует, как лучше их внедрить именно для этого продукта.
- Стратегические. Задания бывают связаны с долгосрочным планированием, например, с разработкой абсолютно новых направлений в продукте или бизнес-процессах.
Как понять, что задачи ставятся неправильно и что с этим делать
Если вы или другие сотрудники видите, что в команде снижается динамика, то возможно дело в том, что задачи ставятся неверно. Дальше расскажем, какие «красные флаги» сигнализируют об этом и что делать в таких ситуациях.
Сотрудники тратят много времени на выполнение тасков. Включая те, которые, казалось бы, не должны занимать много времени. Кроме того, в процессе работы возникает путаница. К подобной ситуации могут привести неясные или слишком сложные задания.
Что делать: уточняйте и упрощайте задачи — разбивайте большие и сложные на более мелкие и управляемые части.
Возникают частые корректировки и ошибки. Постоянная необходимость возвращаться и пересматривать работу может быть результатом недостаточно четкой или не всем понятной формулировки задач. В итоге команда потратит время на то, что в дальнейшем потребует изменений.
Что делать: внедряйте процесс раннего утверждения требований, до начала проекта, и регулярных встреч, проверок в течение работы. Это поможет убедиться, что команда синхронизирована между собой, и в итоге уменьшится количество правок.
Снижается мотивация сотрудников. Такая ситуация часто происходит, когда члены команды не уверены в том, что поставленные задачи действительно важные, или в том, как их предлагают решить. Например, у них отличное мнение от остальных коллег или руководства, а их призывают делать только так, как сказано.
Что делать: регулярно собирайте обратную связь и активно вовлекайте сотрудников в постановку задач и обсуждение прогресса. Это повысит их вовлеченность и мотивацию.
Команда часто пропускает дедлайны. Маркер может указывать на то, что задачи ставятся без учета реальных человеческих ресурсов или временных сроков.
Что делать: стоит пересмотреть текущее распределение заданий, выделять больше времени на их выполнение, а при необходимости нанять дополнительных специалистов.
Если внимательно следить за сигналами о проблемах и своевременно на них реагировать, можно снизить риски и улучшить рабочую атмосферу.
Как эффективно ставить задачи команде, даже когда все идет не по плану
В идеальном мире каждый проект разворачивается гладко, но на практике, особенно в динамичной технологической среде, неизбежно возникают непредвиденные ситуации и срочные задачи. В такие моменты важно сохранять спокойствие и быстро адаптировать процессы, чтобы команда не потеряла фокус и продолжала двигаться вперед. Ниже приведу универсальный план для постановки задач и отслеживания прогресса в разных условиях и бизнесах.
Стартуйте с ясной и конкретной цели. Как было сказано выше — упрощайте и делайте декомпозицию задач: разбивайте одно большое задание на несколько подзадач.
Для точной формулировки используйте классический и зарекомендовавший себя фреймворк SMART. Объясню его на примере задачи для отдела разработки: «Улучшить время загрузки мобильного приложения на 30% в течение следующих трех месяцев». Проверим, соответствует ли она пяти критериям SMART:
- Specific / Конкретная — задача должна четко формулировать, что именно нужно достичь: «улучшить время загрузки мобильного приложения».
- Measurable / Измеримая — иметь критерии для измерения прогресса по цели, в нашем случае это определенный параметр: «улучшение на 30%».
- Achievable / Достижимая — быть реалистичной. Улучшение производительности на 30% кажется выполнимым. Но нужно еще учитывать текущее состояние самого продукта, потенциала для оптимизации и ресурсы команды.
- Relevant / Релевантная — быть актуальной и соответствовать главным целям компании. В контексте нашего примера: для технологического бизнеса улучшение производительности приложения является крайне важным для удержания пользователей и улучшения их опыта. Это делает цель не только актуальной, но и важной для бизнеса.
- Time-bound / Ограниченная по времени — иметь определенный срок. В примере дан четкий временной ориентир — 3 месяца, которого вполне достаточно для планирования, выполнения и оценки результата.
Расставьте четкие приоритеты и ответственных. Определите наиболее первостепенные и срочные задачи. В критических ситуациях особенно важно выявить те, которые необходимо решить в первую очередь, чтобы стабилизировать ситуацию. А также распределяйте таски среди членов команды в соответствии с их навыками и обязанностями.
Отслеживайте прогресс и будьте гибкими. Регулярно проверяйте статус, используя встречи и цифровые инструменты для визуализации прогресса. Будьте открыты для обратной связи и время от времени пересматривайте ситуацию. Это позволит увидеть чуть больше, а если потребуется, внести коррективы и изменить приоритеты в соответствии с новыми обстоятельствами.
Слушайте команду и оказывайте ей поддержку. Сотрудники должны понимать, что к ним относятся не как к исполнителям функций и в первую очередь видят в них людей, профессионалов. Поэтому для достижения общего классного результата необходимо учитывать их личные взгляды на рабочие вопросы, обращать внимание на эмоциональное состояние, давать поддержку и мотивацию.
Эти простые и эффективные советы помогут вам лучше ставить задачи, как в нормальной рабочей обстановке, так и в условиях кризиса, обеспечить стабильность команды и проекта.
Инструменты для трекинга и рабочие доски: какие выбрать и кому они подходят
Правильный выбор программы для постановки и трекинга задач может значительно повысить продуктивность. Приведу в пример несколько популярных решений, которые широко используются в технологических и других бизнесах разной величины, от стартапов до корпораций.
Jira Software — платформа для управления проектами. Она популярная в среде разработчиков программного обеспечения, геймдеве, больших рекламных агентствах и других IT-компаниях. Дает широкий спектр инструментов для планирования, постановки задач, отслеживания прогресса, добавления ответственных и выпуска продуктов.
Плюсы: гибкость в настройке рабочих процессов, интеграция с большим количеством других инструментов, например, с Confluence, а также поддерживает Scrum и Kanban:
Scrum — это методология управления проектами, которая разбивает рабочий процесс на короткие циклы — спринты с ежедневными встречами и четкими ролями для оптимизации разработки и сотрудничества;
Kanban — это метод разработки проекта с помощью визуализации рабочего процесса на одноименной доске, что позволяет команде управлять и оптимизировать поток задач на каждом этапе.
Минусы: высокая стоимость, сложность настройки и изучения, может быть избыточным для малых команд или простых проектов.
Notion — это универсальный инструмент для работы. Программа позволяет ставить задачи, настраивать напоминания, отслеживать сроки выполнения и управлять ими с помощью визуальных канбан-досок, заметок и календарей. Есть возможность создавать таблицы для систематизации различных данных, включая клиентские базы или инвентарные списки.
Идеален для команд, которым нужен один централизованный инструмент. Хорошо подходит для стартапов, технических отделов, маркетологов, HR-специалистов или личного использования.
Плюсы: гибкость — можно настроить рабочее пространство под конкретные нужды, и универсальность — заменяет другие инструменты, например Google Docs, благодаря совместной работе над документами. Имеет интуитивно понятный и приятный интерфейс.
Минусы: имеет ограниченный функционал без интернет-соединения, а при большом объеме данных программа может замедляться. Новым пользователям часто требуется значительное время, чтобы освоить все инструменты Notion.
Asana — программа для управления задачами и проектами, которая помогает организовать, отслеживать и управлять работой. Особенно хорошо подходит для междисциплинарных команд, где требуется взаимодействие между различными отделами.
Плюсы: Asana уделяет особое внимание простоте и чистоте интерфейса, а также удобству, что делает работу с ней интуитивно понятной и доступной.
Минусы: не все возможности активны на стандартных тарифных планах, может быть дорогой для крупных команд. Чем больше участников — тем выше стоимость.
Trello — инструмент управления, который использует методологию Kanban для визуализации рабочего процесса. Пользователи могут создавать доски, списки и карточки для организации задач и совместной работы. Программа подойдет для креативных команд, стартапов, малого бизнеса, образовательных или некоммерческих организаций и даже для личного планирования.
Плюсы: Trello прост в использовании, имеет понятное визуальное управление, хорошо подходит для небольших команд и легких проектов.
Минусы: ограниченная функциональность для управления более сложными или крупными заданиями, ограниченные возможности по отчетности.
Miro — это интерактивная онлайн-платформа для визуализации идей и совместной работы. Отмечу, что это не классический трекер задач, но программа здорово влияет на командную динамику. Она позволяет пользователям создавать и делиться заметками, схемами, прототипами или документами в режиме реального времени.
Кроме того, есть функция управления задачами с помощью визуальных канбан-досок и диаграмм Ганта. Программа идеально подходит для удаленных команд, разработчиков, маркетологов или образовательных организаций, так как дает удобные инструменты для мозговых штурмов, планирования проектов и интерактивного обучения.
Плюсы: можно создавать доски неограниченного размера с большим объемом данных и элементов. Также Miro интегрируется с другими приложениями, например, с Google Drive, Jira или Asana, и позволяет проводить видеозвонки прямо на доске, что упрощает сотрудничество.
Минусы: бесплатная версия имеет ограниченные возможности, а полнофункциональные планы могут быть дороговаты для малых команд или индивидуальных пользователей. При большом количестве элементов на доске может снижаться производительность программы.
Умение правильно ставить задачи превращает вызовы в возможности для роста и инноваций. Четкое определение целей, их приоритизация и использование фреймворков важны для продуктивности и мотивации сотрудников. Применение специальных платформ помогает не только визуализировать прогресс и назначать ответственных, но и адаптировать процессы к динамично меняющимся условиям работы.
Важно быть гибким и открытым к обратной связи, чтобы успешно и быстро корректировать курс в любых условиях — как в стабильных, так и неопределенных.
Поделитесь, какие лайфхаки вы используете для постановки задач и в целом для управления проектами? Буду рад прочитать в комментариях.