Диаграмма Ганта: как планировать долгосрочные проекты, чтобы все успеть

Предприниматель Олег руководит агентством по организации мероприятий. В последнее время клиентов стало больше и в работе начали появляться проблемы: срываются сроки, несколько человек параллельно делают одну и ту же задачу по ошибке, а где-то осталась бесхозная. Олег регулярно обсуждает с командой статусы работ, помогает решать все сложности и даже сам включается в организацию одного из мероприятий, но ничего из этого не помогает настроить работу команды. В итоге мероприятия не совпадают с ожиданиями заказчиков и они вряд ли обратятся в агентство снова.

Диаграмма Ганта — это визуализированный график работ по проекту, он строится в виде таблицы. По вертикали размещают список задач, а по горизонтали — время, которое каждая из них займет. Выглядит это примерно так:

Диаграмма Ганта нужна прежде всего для руководителя, в ней собрана ключевая информация о проекте:

• список задач;
• сроки выполнения и сроки проекта;
• ответственные за задачи;
• статус работы.

Иногда диаграмму Ганта составляют еще подробнее, например декомпозируют задачи на мелкие шаги. Насколько подробно расписывать каждый проект, руководитель решает сам. Но начинать советуем с простой структуры, чтобы не запутаться.

Диаграмма Ганта визуализирует весь процесс работы над проектом. Она помогает руководителю сориентироваться в сроках или распределить ресурсы между командами. Каждый сотрудник будет знать, на каком этапе находится работа и что нужно конкретно от него — это упростит коммуникацию.

Диаграмма Ганта не подойдет, если команда работает над проектами без конкретных сроков, потому что тогда не получится спланировать длительность задач.

Например, ее удобно использовать в строительстве. Постройка дома — проект с началом и концом, а еще с задачами, которые нужно делать в определенном порядке. Сначала оговариваются сроки, готовится проектная документация, а потом начинается строительство. Не получится заняться отделкой на этапе закладки фундамента, как и начать строительство без согласования проекта с клиентом.

Диаграмма Ганта точно не сработает, если у команды всего одна задача. Например, если решили сформировать новый подход в общении с аудиторией и попросили сотрудников собрать идеи. А вот если тот же сбор идей — часть большой квартальной задачи, инструмент пригодится.

С помощью диаграммы Ганта не получится синхронизировать команды с разными задачами. Например, не нужно создавать одну схему для бухгалтеров и разработчиков. Их работа не пересекается, поэтому им незачем использовать дополнительный инструмент.

Чтобы работать с диаграммой Ганта, нужно:

1. Определить сроки работ.
2. Составить список задач.
3. Определить зависимость между задачами.
4. Поставить контрольные точки.
5. Обозначить ответственных.
6. Обновлять диаграмму по ходу работы.

Сейчас расскажем о каждом шаге подробнее на примере запуска email-рассылки для бренда одежды.

ИП Михаил понимает, что в создании рассылки будут задействованы маркетолог, копирайтер и дизайнер. Поэтому советуется с каждым, планирует сроки и заранее предупреждает о задаче. В итоге, по подсчетам Михаила, на подготовку уйдет три недели. Еще одну он решает добавить, чтобы у команды был запас, и идет согласовывать сроки с заказчиком.

Составить список задач. Первое время советуем прописывать крупные задачи. Проект дизайнеров можно разбить так: создать три версии дизайна сайта, согласовать дизайн, перенести дизайн на сайт и так далее. Это поможет не растягивать график и видеть максимальное количество процессов одновременно.

Михаил согласовал дату старта рассылки и теперь составляет список задач. Сначала он выходит длинным и запутанным — приходится объединять задачи так, чтобы остались только ключевые.

У каждого исполнителя должна получиться одна задача. Главная задача копирайтера — подготовить тексты писем, дизайнера — разработать визуал, маркетолога — проанализировать эффективность рассылки.

Определить зависимость между задачами. Это поможет команде увидеть, кому и когда нужно отправлять свою часть работы. Например, стройка дома не начнется без заключенного контракта и согласованных материалов. Можно заранее продумать, как ускорить работу: иногда не обязательно дожидаться окончания одного этапа, чтобы начать второй.

В компании начался параллельный проект, и сотрудники понадобятся на других задачах. Работу нужно срочно оптимизировать, потому что старт рассылки уже согласован с руководителем.

Михаил считает, что копирайтер может начать работать над письмами после согласования первого плана, а дизайнеры могут разрабатывать визуал как только будет готов первый черновик письма.

Поставить контрольные точки. Это нужно как для ответственных, так и для самого руководителя. Если проверить проект только в самом конце, в нем наверняка будут ошибки. Поэтому в процессе нужно следить за работой сотрудников.

Михаил договаривается с копирайтером, что будет проверять пачку из пяти писем перед корректурой. Это поможет вовремя замечать ошибки и не делать двойную работу.

Обозначить ответственных. Они будут отчитываться о статусах и предупреждать проблемах. Иначе руководителю придется самостоятельно собирать информацию. Стоит сразу договориться о сроке отчета по задаче. Например, раз в неделю или после прохождения крупного этапа.

Михаил назначает ответственных по каждому из пяти процессов, финально договаривается с ними о сроках по всем задачам. Если затянется подготовка письма, держать руководителя в курсе проблемы или отвечать на вопросы придется копирайтеру, даже если задача застряла на корректоре.

Обновлять диаграмму Ганта. Обычно этим занимается руководитель проекта или другой заранее выбранный человек, но важно, чтобы он был один. Иначе есть вероятность, что сотрудники смогут сами поменять сроки, а руководитель об этом узнает, когда старый дедлайн будет просрочен.

Когда рассылка на месяц была готова, оказалось, что письма приходят некорректно. В текст не вставляется имя получателя, а элементы дизайна перекрывают текст. Сервис рассылок пообещал устранить проблему за два дня. Поэтому Михаил сдвинул сроки тестирования рассылки в диаграмме и переиграл другие задачи так, чтобы процессы не останавливались.

Для упрощения работы стоит назначить отдельные встречи по процессу работы. В зависимости от длительности проекта их можно проводить раз в неделю или каждый день, чтобы обновить статусы задач и обсудить возникшие сложности.

Построить диаграмму Ганта можно даже в ежедневнике, если вам нужно срочно прикинуть сроки проекта. Но для общего пользования с командой гораздо удобнее работать в специальных сервисах. Вот три самых популярных:

• электронные таблицы;
• онлайн-платформа GanttPRO;
• сервис Notion.

А теперь подробнее о каждом.

Электронные таблицы. Для себя руководитель может использовать Excel, а для работы с командой лучше выбрать Google Sheets, в котором есть функция онлайн-доступа.

✅ Таблицы бесплатные, и с ними не нужно изучать дополнительные инструменты.

❌ Если проект крупный, строить диаграмму Ганта самому дольше, чем в специальных сервисах.

✅ На платформе можно работать вместе с командой и вести сразу несколько проектов.

❌ Это платный продукт, поэтому нужно выделить на него бюджет. А еще нужно будет обучать сотрудников работе с платформой.

❌ Сложно оплатить подписку из России, также нужно обучать сотрудников работе с сервисом.

1. Диаграмма Ганта — это инструмент визуализации работы над проектом. Она позволяет увидеть максимальные сроки работы и оценить, может ли команда справиться с задачей.
2. Этот инструмент используют для работы над долгосрочными проектами с четкими сроками. Задачи внутри должны быть взаимосвязаны. Если это не так, стоит выбрать другой инструмент.
3. Диаграмму Ганта можно построить самостоятельно, а можно воспользоваться специальными сервисами. Например, GanttPRO, Notion, Excel или Google Sheets.