Как вести переписку с иностранцами, чтобы вас поняли
Иностранные партнеры могут понадобиться по разным причинам: для параллельного импорта, создания нового канала поставок или выхода на зарубежные рынки.
Чаще всего первые контакты с предпринимателями из других стран устанавливают на конференциях, через общих знакомых или во время деловой переписки. Последнее расходует меньше ресурсов, но требует внимания к нюансам — например, нужно знать, какие темы подходят для переписки, а какие стоит обсудить лично; какой язык лучше использовать в общении с потенциальными партнерами из Турции, Узбекистана, Китая или Эмиратов и как убедиться, что коммуникация идет в нужном ключе.
Хорошая новость: английский используется как язык международного общения практически во всех странах, — но деловая переписка на нем имеет ряд особенностей. Рассказываем, как сделать коммуникацию с иностранными партнерами эффективнее.
Как выбрать язык для переписки с иностранными партнерами
У предпринимателя из России есть три основных варианта для старта переписки с иностранцами:
- на русском;
- на английском;
- на третьем языке, на котором принято общаться в этой стране, например на китайском или узбекском.
На русском. Сообщение на русском собеседнику в другой стране будет уместно в двух случаях:
- Русский — это официальный или государственный язык страны, представителю которой вы пишете, как, например, в Беларуси.
- Вы предполагаете, что получатель владеет русским языком, например общается на нем в соцсетях или говорил по-русски во время деловой конференции.
В остальных случаях русский язык лучше использовать как альтернативный. Сообщение можно написать на английском, а после этого продублировать на русском языке — на случай, если собеседник захочет уточнить, что вы имели в виду.
«Например, собеседники из Эстонии, Латвии и Литвы могут знать русский язык, но старт коммуникации на русском может быть воспринят как ожидание того, что они обязаны общаться с собеседником именно на русском языке. Чтобы этого не произошло, можно начать коммуникацию с фразы ‘Please, find the Russian version of my message below’, затем написать текст на английском, поставить отчеркивание — и после этого написать то же самое по-русски».
Кристина Роппельт
На английском. Английский язык — самый нейтральный формат обращения к иностранным партнерам. На этом языке международный бизнес ведут повсеместно, за исключением франкоязычных стран (в том числе некоторых стран Африки) и большинства стран Латинской Америки, где распространен испанский. Но даже там английский встречается как язык делового общения, поэтому его можно использовать для первой коммуникации.
На языке страны бизнес-партнера. Если есть основания полагать, что собеседник может не владеть английским, можно обратиться к нему на языке его страны, будь то китайский, арабский или хинди. Если вы не знаете этого языка, можете пригласить переводчика или использовать сервис для перевода текстов, главное — добавить к письму версию на английском. Тогда собеседник вернется с ответным сообщением на языке, который будет удобен ему.
«На самом старте можно воспользоваться сервисами для перевода, но лучше этого не делать. Часто недопонимание может возникать именно из-за автоматического перевода: конструкции могут выглядеть для носителя странными, неестественными и даже ошибочными. Если общение продолжается на неизвестном вам языке, лучше заранее позаботиться о переводчике, который поможет поддерживать эту переписку».
Кристина Роппельт
Общая рекомендация: указывайте предпочитаемый язык коммуникации в первом сообщении и постарайтесь найти тот вариант, который был бы приемлемым для обеих сторон. Если собеседник говорит по-английски, но предпочел бы продолжить разговор на китайском, а вы китайский не знаете, не стоит действовать в ущерб своим интересам.
Типичные ошибки в деловой переписке
Трудности с языком — не единственная причина, по которой коммуникация может не состояться. Чаще всего переписка может пройти неудачно, если ее инициатор:
- выбрал неверный канал коммуникации: например, пишет в Телеграм, когда основное место общения его собеседника — WeChat, который является основным китайским мессенджером. В Китае большинство других мессенджеров заблокированы;
- пишет с аккаунта, который не заполнен и выглядит подозрительно либо непрофессионально;
- не указывает контекст коммуникации: не пишет, как он познакомился с адресатом или где нашел его контакт, и не объясняет, почему он пишет;
- не представляется понятным образом: не рассказывает, кто он, откуда и почему с ним нужно иметь дело;
- пишет слишком длинное вводное письмо, до конца которого может не добраться даже самый терпеливый читатель;
- начинает сразу писать напоминания, если ответ не пришел мгновенно, потому что ждет быстрой реакции.
Исправить ошибки несложно: достаточно изучить, какие каналы делового общения приняты в конкретной стране, заранее заполнить профиль, позаботиться о контексте и постараться емко сформулировать главный тезис сообщения.
Можно ли использовать переводчик или ChatGPT для деловой переписки
Использовать онлайн-переводчики и нейросети для деловой переписки на английском или другом языке можно, но есть важные нюансы.
Первый — проблема с тоном коммуникации, или Tone of Voice. Если человек пишет на русском и вслепую переводит готовый текст на английский, у него могут получаться довольно нелепые, с точки зрения иностранцев, языковые конструкции. Из-за этого мысль звучит не так, как ее формулировали, и возникает недопонимание, часто критичное для бизнеса и партнерств.
«Например, на русском языке мы можем спокойно сказать: „Мне очень важно принять решение как можно скорее, давайте поднажмем“. Если дословно перевести эту фразу на английский, она будет звучать чрезмерно напористо и выдаст в вас человека нетерпеливого, прямолинейного и даже грубого. Вместо этого, если мы будем писать на английском, то в большинстве случаев мы скажем что-то вроде: „Я буду вам невероятно благодарен, если мы сможем продвинуться в принятии этого решения. Пожалуйста, дайте знать, если я могу сделать для вас что-то, чтобы помочь с ускорением процесса“».
Кристина Роппельт
Вторая проблема более серьезная — это непонимание культурных особенностей собеседника. Нейросети пока не научились писать тексты, опираясь на ценности разных культур. Так, если попросить ChatGPT составить предложение о сотрудничестве для представителя ОАЭ, он будет на американский манер подчеркивать скорость работы, технологические новшества и быструю окупаемость, вместо того чтобы рассказать о ваших серьезных намерениях долгосрочно сотрудничать с регионом MENA — Ближним Востоком и Северной Африкой.
Если онлайн-переводчик — это единственный доступный вам способ начать коммуникацию, воспользуйтесь им. Но пока вы не договорились о языке общения, хорошей практикой будет продублировать текст на другом известном вам языке в том же письме: если собеседник что-то не поймет, он сможет ознакомиться с исходным сообщением через своих переводчиков или другие источники.
Как вести деловую переписку на английском
Структура письменного общения в английском языке более строгая, чем в русском. Ее можно разделить на семь базовых блоков:
- Приветствие с именем или фамилией получателя.
- Самопредставление с указанием имени, фамилии и должности.
- Одно или несколько вводных предложений с вежливой благодарностью.
- Одно или несколько вводных предложений с вежливой благодарностью. Отсылка к предыдущей точке контакта.
- Основная часть, разделенная на несколько абзацев в логической последовательности.
- Заключительная часть с благодарностью за оказанное вам внимание, намерением продолжить переписку и призывом к следующему действию.
- Подпись с именем, фамилией, должностью и контактными данными.
Зачастую для каждого блока используются типовые конструкции. Собрали их в таблице.
Кроме работы с типовыми конструкциями, отправителю стоит уделить внимание правилам цифрового этикета — как общепризнанным, так и характерным именно для деловой культуры собеседника.
Как учитывать культурные особенности в переписке с иностранными партнерами
В русскоязычном бизнес-пространстве принято общаться прямолинейно, без языковых излишеств и сразу переходить к делу. Для подавляющего большинства иностранцев такая коммуникация может быть излишне прямолинейной или даже грубой.
«Многим россиянам сложно даются международные нормы вежливости, потому что они воспринимаются как что-то неискреннее и попросту отнимающее время. Чтобы справиться с этим, я всегда рекомендую помнить, что эти нормы призваны упростить общение для обеих сторон, а не усложнить его. Писать грамотные и развернутые письма нужно не потому, что автору больше нечем заняться, а потому, что иначе ему просто не ответят».
Кристина Роппельт
Помимо этого, в русском языке структура письменного общения более гибкая, чем в английском. Зачастую нормально не здороваться в чатах, пропускать введение и не спрашивать, как дела у собеседника. В международной среде такое не принято. Избежать ошибки помогут готовые шаблоны, а со временем у вас выработается привычка соблюдать структуру в любом общении на английском.
Еще одна типовая проблема жителей России в международной коммуникации — делать слишком долгие паузы между сообщениями. У нас не принято писать сообщения вроде «Спасибо, письмо получил, вернусь с ответом завтра». Вместо этого, получив письмо, на которое мы в моменте не можем дать ответ, мы не отвечаем ничего до тех пор, пока этот ответ у нас не появится. Для многих иностранцев это неприемлемо, потому что прозрачность — важнейший критерий эффективной коммуникации.
Мы подготовили рекомендации, которые помогут легче находить общий язык с учетом особенностей разных деловых культур.
Общие рекомендации. Независимо от формата коммуникации лучше всего ответить хоть что-нибудь в течение 24 рабочих часов. Если подробного ответа пока нет, можно дать знать, что сообщение получено, и указать число, до которого вы вернетесь с развернутым ответом, чтобы не вызвать фрустрацию собеседника.
«В некоторых странах со сложной иерархией управления, например в Японии или Корее, принято специально брать больше времени на размышления, чтобы продемонстрировать, что ваше предложение значимо и его не обрабатывают впопыхах. Главное, не затягивать с ответом и дать собеседнику понять, что он последует».
Кристина Роппельт
В переписке лучше не давать жесткую негативную обратную связь — во многих культурах это неприемлемо. Чтобы собеседник не понял сообщение превратно, для негативной обратной связи можно использовать видеозвонок. Если же возникают сложные проблемы, лучше предлагать очную встречу и не ждать, что все разрешится само собой после нескольких писем.
В некоторых ситуациях бизнес-партнеры предпочитают не переходить к финальному решению о закупке товаров, пока человек не увидел вживую и не потрогал образцы. Поэтому, если есть возможность, лучше переслать что-то почтой или передать с посредником, чтобы выйти из тупика перед завершением переговоров.
ОАЭ и Турция. Вся коммуникация должна строиться на очень высокой и уважительной ноте, с использованием полных имен и фамилий, а также изобиловать комплиментами и показывать как вас, так и вашего собеседника в самом выгодном свете.
Арабские и турецкие партнеры не терпят спешки, поэтому лучше всего предлагать сотрудничество и прибыль на много лет вперед. Прямолинейные отказы недопустимы: даже если предложение вам не понравилось, его обязательно нужно похвалить, а затем мягко сформулировать отказ. Важно помнить и то, что многие сервисы для онлайн-общения не используются в ОАЭ для видеозвонков — но работают как текстовые мессенджеры.
Индия. В деловом общении приняты сдержанность, соблюдение строгой субординации, размеренность в принятии решения и суетливость в исполнении. Индийцы ценят богатый британский английский со сложными языковыми конструкциями. Прямая конфронтация недопустима: никто не скажет твердое «нет» и не будет критиковать напрямую, такого же поведения ждут от собеседника. Вместо этого обратную связь будут давать по правилу сэндвича, иногда почти опуская критику или оставляя ее между строк.
Китай. При общении с китайскими партнерами ценится уважительность и умение подчеркнуть сильные стороны контрагента. Китайским партнерам сейчас поступает масса предложений о сотрудничестве, и важно подчеркнуть, что вы можете дать им что-то уникальное и настроены на долгосрочную совместную работу.
В Китае очень важна концепция сохранения лица: нужно не показывать свою слабость и ни в коем случае не уязвить партнера, особенно в глазах его подчиненных. Демонстрируйте стабильность, уверенность в завтрашнем дне и умение планировать надолго вперед. Все договоренности обязательно фиксировать письменно и желательно — в договорах. Договоры ценятся и уважаются, а вот устную коммуникацию и неформальные договоренности легко могут проигнорировать.
Европа. Прежде всего, Европу не стоит рассматривать как единую страну: паттерны коммуникации в Южной и Северной Европе или в восточной и западной ее части могут сильно различаться. Общее в этих странах то, что коммуникацию предпочитают проводить в формальном ключе через электронную почту, высоко ценят договоренности и зафиксированные обещания и плохо относятся к предложениям неформальных схем.
Важны приверженность к дедлайнам и уважение к личному пространству и времени собеседника. В срочных и сложных моментах европейцы часто не готовы проявлять гибкость: например, они могут год составлять контракт, чтобы избежать всех возможных сложностей, так как в будущем не готовы в воскресенье вечером срываться и решать вопрос с неудавшейся поставкой.
«Важно помнить, что все рекомендации, связанные с межкультурным общением, вариативны: нельзя сказать, что со всеми китайцами нужно работать так, а со всеми индийцами — иначе. Большую роль играет домашняя культура конкретного специалиста, с которым вы общаетесь, поколенческая разница, разница профессиональных кругов, в которых тот или иной сотрудник общался, а также наличие у человека опыта работы с российскими коллегами.
Иногда вам может попасться невероятно пунктуальный и требовательный к дедлайнам индиец и невероятно расслабленный европеец, который готов переписываться в мессенджере и принимать устные обещания. В любой ситуации нужно оценивать реальность и пытаться отталкиваться от нее, а не от описанных правил. Чем больше вы будете практиковаться, тем лучше сможете, полагаясь на собственный опыт, развивать письменную коммуникацию с партнерами даже без участия ChatGPT или переводчика».
Кристина Роппельт
Рассылка: как вести бизнес в России
Каждую неделю присылаем самые важные новости бизнеса, разборы законов и инструкции, которые помогут вести свое дело
Что в переписке с иностранцами вам давалось сложнее всего?