Матрица Эйзенхауэра: как разобраться с делами раз и навсегда
Предприниматель Алексей в понедельник составляет список дел на день. Но уже вечером становится понятно, что даже за 24 часа все не успеть и придется переносить на следующий день. Ежедневно список становится длиннее, количество задач растет как снежный ком. Алексей ускоряется, стремится к максимальной эффективности, забывает про семью и досуг, при этом список не становится короче. Если загонять себя дальше, можно выгореть, но так и не разобраться с делами.
Может показаться, что такая занятость — это специфика работы предпринимателя или руководителя бизнеса и что по-другому работать нельзя. Но на самом деле разобраться с делами можно, даже если их очень много.
В этом поможет матрица Эйзенхауэра — метод тайм-менеджмента, который придумал один из президентов США Дуайт Эйзенхауэр. Его считали самым эффективным руководителем страны — и во многом ему помогал метод, о котором мы расскажем в этой статье.
Что такое матрица Эйзенхауэра
Матрица Эйзенхауэра — это таблица, которая делит задачи по важности и срочности. С ее помощью можно понять, что действительно важно для вас и нужно бизнесу, а что — второстепенно; какие задачи нужно сделать в первую очередь, а какие можно делегировать.
Как пользоваться матрицей Эйзенхауэра. Сначала нужно сформировать список ваших задач. К каждой из них нужно задать два вопроса:
- Это срочно? Да/нет.
- Это важно? Да/нет.
В зависимости от ответов нужно распределить задачи по соответствующим квадратам.
У предпринимателя Василия есть список дел: ему нужно разобрать рабочую почту, заключить договор с партнером, провести собеседование с менеджером по рекламе, написать посты в соцсети, потому что SMM-менеджер заболел.
Василий разбирает дела по важности и срочности.
✅ Проверить почту — не срочно и не важно.
✅ Договор с партнером — важно, потому что от этого зависит дальнейшее развитие бизнеса. Сделать это нужно срочно — на этой неделе партнер улетает в Китай.
✅ Провести собеседование — важно, без менеджера настройкой рекламы Василию приходится заниматься самому. Но это не срочно, впереди низкий сезон, реклама нужна не так сильно — поэтому собеседование можно перенести.
✅ Написать посты в соцсети — срочно, задачу нужно сделать сегодня, чтобы материалы выходили каждый день. Но это не так важно, если один день пропустить, кардинально ничего не изменится.
Матрица для задач Василия будет выглядеть так.
Как работает метод
Разберемся, как работать с каждым квадратом матрицы Эйзенхауэра.
Квадрат 1. Срочно и важно. Задачи в этом квадрате требуют быстрого ответного действия, их нельзя откладывать. У таких дел есть осязаемые дедлайны и последствия, если не выполнить их вовремя. Например, если отель не запустит модуль бронирования до мая, клиенты не успеют забронировать номера, а значит, бизнес недополучит прибыль в курортный сезон.
В квадрат «Срочно и важно» могут попадать дела, которые внезапно возникли из-за форс-мажора или кризиса. Это нормально. Всегда будут происходить ситуации, которые нельзя предсказать и которыми сложно управлять. Но если таких задач оказалось больше всего и вы начинаете работать в авральном режиме, это может привести к выгоранию, стрессу и эмоциональному перенапряжению.
В таком случае задайте себе вопрос: если не сделать это прямо сейчас, действительно ли будут катастрофические последствия? Если нет, приоритеты можно расставить иначе и перенести задачу в другой квадрат.
Квадрат 2. Важно, но не срочно. В этот квадрат попадают задачи, которые связаны с ростом и развитием бизнеса. Например, построение планов развития, наем новых сотрудников в команду, поиск инвестиционных партнеров.
Опасность в том, что сроки по этим задачам не горят, а значит, дела из второго квадрата человек может постоянно откладывать. Но если это делать, вскоре могут наступить негативные последствия. Например, бизнес перестанет развиваться.
Предпринимателю Константину не хватает времени, чтобы сформулировать и прописать миссию и ценности своего бренда. Он все время откладывает это дело, потому что есть более срочные. В итоге страдает коммуникация с клиентами: сотрудники, которые занимаются маркетингом, привлекают не ту аудиторию, она менее платежеспособна. В дальнейшем у бизнеса падает средний чек и прибыль становится меньше.
Для задач из этого квадрата нужно освобождать время и выполнять их максимально эффективно. Это можно сделать за счет задач из третьего и четвертого квадратов.
Квадрат 3. Срочно, но не важно. В эту категорию обычно попадают рутинные дела: формирование отчетов в таблицах, оформление документов, проверка почты.
Обычно эти дела не требуют большого напряжения, делать их легко, и вы быстро ставите галочки в списке. Но такие задачи сбивают с пути, они дают иллюзию продуктивности: вроде бы сделали, но ощущения удовлетворения нет.
Начинает казаться, что вы занимаетесь не тем, топчетесь на месте, растет недовольство собой. Поэтому старайтесь, чтобы в этом квадрате не накапливалось много задач.
Большинство дел из третьего квадрата можно делегировать или автоматизировать. Например, нанять сотрудника, который будет собирать аналитику в эксель-таблицу, автоматизировать ответы на отзывы клиентов, настроит почту так, чтобы важные письма попадали в одну папку, а рассылки и развлекательный контент — в другую.
Квадрат 4. Не срочно и не важно. Сюда попадают задачи, которые называют «убийцами времени». Например, полистать соцсети, почитать статьи, навести порядок на рабочем столе.
Такие дела крадут время, но, с другой стороны, приносят и пользу — пусть неочевидную. Например, общение в мессенджерах помогает поддерживать отношения с сотрудниками и партнерами, а истории других предпринимателей могут подтолкнуть к новым идеям для своего бизнеса. Еще эти дела помогают отдохнуть от сложных и напряженных задач, помогают не выгореть.
Чтобы не срочные и не важные дела не съедали все время, нужно четко планировать их и ограничивать по времени.
Если один из квадратов сильно перевешивает остальные, это может привести к дисбалансу и дискомфорту в жизни руководителя. В каждом поле должно быть не более восьми дел на неделю. Это средняя цифра, на которую можно опираться. Точное количество будет зависеть от вашей эффективности и сложности задач.
Как совместить матрицу Эйзенхауэра со своим расписанием дел
Метод матрицы Эйзенхауэра — это только часть тайм-менеджмента. Когда распределили задачи по квадратам, нужно внести их в расписание и найти баланс между всеми ячейками. Для этого есть несколько способов:
- Идеальный план.
- Жизненный вариант.
- Форс-мажор.
Идеальный план. Сначала заниматься делами из второго квадрата, а уже потом — задачами из первого. Важные, но не срочные вопросы обычно больше влияют на бизнес. Поэтому стоит выделить для них самое продуктивное время дня: если вы лучше работаете с утра, поставьте выполнение стратегических задач на первую половину дня. Если включаетесь в работу к вечеру — начните день со срочных задач, а вечером разбирайте второй квадрат. К третьему и четвертому квадратам нужно приступать, когда сделаете все дела в первых двух.
Жизненный вариант. В реальном мире обычно сначала выполняют дела из первого квадрата. У них есть четкий дедлайн, в который нужно уложиться. Когда выполните дела из первого квадрата, можно переходить ко второму. Третий и четвертый квадраты остаются напоследок, когда все остальное уже сделали.
Форс-мажор. Если случится непредвиденная ситуация, придется заниматься только срочными и важными вопросами. Когда закончите все, что попало в первый квадрат, можно вернуться к остальным делам. После этого советуем пересмотреть матрицу и поставить больший приоритет стратегическим задачам, которые недавно пришлось отложить.
Бывает, что дела в квадрате пересекаются по дедлайнам. В таком случае их нужно расставить по приоритету внутри квадрата. Например, в квадрате «Срочное и важное» есть две задачи: написать пост и записаться к врачу. В таком случае запись к врачу лучше поставить в расписание на первое место: это важнее и отнимает меньше времени.
«Матрица Эйзенхауэра хорошо работает при краткосрочном планировании, с ее помощью удобно делать списки на день или неделю. Если вы попробуете выставить приоритеты для задач на год, окажется, что они не соответствуют действительности: под влиянием внешних обстоятельств задачи могут перетекать из одного квадрата в другой, и матрицу нужно будет постоянно пересматривать».
Наталья Дудина
Директор по маркетингу в fitmost
Оптимально планировать задачи на неделю. Причем каждый день можно пересматривать приоритеты и проверять, не перешла ли задача в другой квадрат — например, из разряда не срочных в разряд срочных.
Где собрать матрицу Эйзенхауэра
Самый простой способ — нарисовать матрицу в обычном блокноте или на листе бумаги. Если вам привычнее электронный формат, можно использовать таблицы или специальные сервисы. Вот несколько способов, где собрать матрицу:
- электронные таблицы;
- мобильное приложение E-matrix;
- планировщик задач Todoist;
- мобильное приложение TickTick;
- сервисы для управления процессами.
Электронные таблицы. Например, Excel, Google Sheets или Яндекс Документы. Если работаете над задачами вместе с коллегами, можно настроить совместный доступ.
Мобильное приложение E-matrix. В нем можно по шаблону собрать классическую матрицу с четырьмя квадратами, можно сформировать расписание дел и настроить коллективный доступ. Так получится контролировать не только свои дела, но и задачи сотрудникам.
Приложение TickTick. У сервиса есть мобильная и браузерная версии. В приложении можно настроить приоритет для каждой задачи и обозначить дедлайн. После этого сервис сам визуализирует матрицу Эйзенхауэра.
Планировщик задач Todoist. В приложении есть четыре уровня приоритетности, которые соответствуют четырем квадратам матрицы Эйзенхауэра. Так можно задать свой уровень приоритета и свой цвет делам из каждого квадрата.
Сервисы для управления процессами. Это программы, с помощью которых управляют рабочими командами. Например, WEEEK, ПланФикс, Kaiten. В них также можно настраивать индивидуальный список дел.
Чтобы сервис помогал работать по методу Эйзенхауэра, нужно создать колонки, которые будут соответствовать четырем квадратам матрицы. Для каждого дела нужно сделать карточку и поместить ее в нужную колонку. Например, в колонке «Не срочно, но важно» будут карточки-дела «Позвонить подрядчику», «Заказать аналитику». Если у задачи изменился приоритет, карточку с ней нужно перенести в другую колонку.
Что еще почитать о планировании
Собрали подборку статей, которая поможет грамотно организовать свое время и при этом не выгореть от количества задач.
- Тайм-менеджмент: как избавиться от авралов и завалов с помощью навыков планирования.
- Методика «1—3—5»: как планировать дела на день, чтобы оставаться продуктивным.
- Распорядок дня: как предпринимателю организовать свое время.
- Как управлять дедлайнами.
- Как выполнять все запланированные задачи и не отвлекаться на лишнее.
- Как перестать отвлекаться от важных дел.
Главное
- Матрица Эйзенхауэра — это метод тайм-менеджмента, который помогает присвоить приоритет каждой задаче из списка дел.
- Чтобы составить матрицу, нарисуйте на листе бумаги четыре квадрата, назовите каждый из них следующим образом: «Срочно и важно»; «Не срочно, но важно»; «Важно, но не срочно»; «Не срочно и не важно». Распределите задачи по квадратам.
- Используйте для построения матрицы Эйзенхауэра электронные сервисы: Excel или онлайн-таблицы, планировщики задач, например Todoist, программы для управления процессами, такие как WEEEK, ПланФикс, Kaiten.
Хаос-контроль