«Эссенциализм. Путь к простоте», Грег МакКеон: как выполнять все запланированные задачи и не отвлекаться на лишнее

Представьте себе рабочий день руководителя. Он приходит в офис, разбирает почту, параллельно отвечает на звонки и подбирает материалы для планерки. На планерке слушает доклады подчиненных, иногда отвлекается на срочные запросы в мессенджере. После — готовится к важным встречам, при этом постоянно прерывается, чтобы ответить сотрудникам и партнерам. Вечером руководитель приходит домой вымотанным, но не может сказать, что именно сделал за день. В похожей ситуации оказывался почти каждый.

Грег МакКеон, автор книги «Эссенциализм. Путь к простоте», предлагает подойти к проблеме с другой стороны: не придумывать новые практики для работы 24/7, а задать себе вопрос: «Что из того, чем я занимаюсь, по-настоящему важно?» И заниматься только этим.

Основная мысль книги: не надо пытаться успеть сделать абсолютно все, что приходит в голову, — это попросту невозможно. Хорошая новость в том, что это и не обязательно. Вместо этого нужно задать себе вопрос: а что для меня самое важное в жизни? И посвятить себя этому целиком.

Умение сосредоточиться на главном Грег МакКеон называет эссенциализмом. Как применять его на практике, рассказываем в статье.

Где купить книгу Грега МакКеона «Эссенциализм»

Алена — интернет-маркетолог, помогает компаниям с соцсетями. Довольные клиенты рекомендуют ее своим партнерам, и клиентов становится больше. Если у нее в работе пять проектов, она начинает жертвовать личным временем и сном, чтобы все успеть. А если в работе семь проектов, она то и дело срывает сроки или забывает выполнить какую-то задачу — заказчики недовольны. Если она не решит эту проблему, ее бизнес может лишиться всех клиентов.

Зачастую люди понимают, что берут на себя излишнюю нагрузку, однако отказаться от нее они не в силах. На это есть несколько причин:

1. Слишком большой выбор. Каждую минуту приходится делать выбор: разобрать почту и ответить на письма клиентов, запланировать задачи на неделю, провести рабочий созвон, выехать на конференцию, найти новое направление развития дела или заняться оперативной работой.

Прибавьте к этому личные дела: встречи с друзьями, время с семьей, походы по врачам, занятия спортом, чтение книг. В какой-то момент контролировать это становится невозможно.

Эссенциалист постоянно задает себе вопрос: «А тем ли я занимаюсь?»

Чем чаще мы вынуждены делать выбор, тем хуже качество наших решений. Психологи называют это усталостью от принятий решений: человек, который оказался в этом состоянии, уже не в силах отделять важное от второстепенного.

Дело усугубляют соцсети: возникает ощущение, что все вокруг заняты только полезными делами и успевают все, что захотят. Даже зная, что жизнь в соцсетях отличается от реальности, мы чувствуем себя бездельниками — и берем больше проектов, чтобы как-то поспевать за окружающими.

3. Желание получить все и сразу. Установка «ты можешь получить все, что захочешь» не работает. Иногда кажется, что можно выкроить еще немного времени в графике, чтобы освоить новый язык, получить дополнительную специальность — без отрыва от основной работы и без ущерба личной жизни. Но так не получится: время — ограниченный ресурс. Пусть человек это понимает, но он все равно разочаровывается в себе, когда не хватает часов на все дела.

Концепция эссенциализма помогает справиться с давлением потока ежедневных дел. Если упростить, эссенциализм — это способ организации внимания, который кратко описывают фразой «меньше, но лучше». Такой подход не помогает выполнять больше дел за раз: вместо этого он учит выбирать важные занятия и вкладывать энергию только в них.

Путь к простоте состоит из трех принципов:

1. Выбирать важное — определите, что вам действительно важно, и сделайте выбор в пользу этого.
2. Отказаться от ненужного и того, что мешает действовать.
3. Устранить препятствия — создайте систему, которая поможет выполнять задачи легче.

Посмотрим подробнее, как реализовать эти принципы, чтобы добиться легкости в жизни.

Чтобы сделать верный выбор в таких ситуациях, нужно заранее ставить цели. Тогда достаточно следовать своей цели и отсекать то, что не помогает ее достичь.

Если человек не имеет выбора, нет смысла говорить о компромиссах.

Отказаться от ненужного. Чтобы понять свои приоритеты, Грег МакКеон советует применять «правило 90%». Для этого в ситуации выбора из нескольких вариантов нужно оценить каждый по шкале от 0 до 100. Если какой-то вариант получает ниже 90, его можно отбрасывать. Это поможет избежать нерешительности, из-за которой многие соглашаются взять на себя лишние задачи.

В компанию по изготовлению мебели премиум-класса обращается клиент с просьбой изготовить сотню табуреток. Заказ принесет прибыль, но деньги будут небольшими, а мастера могут усомниться в том, что они работают в том месте, которое стоит их навыков. Руководитель, который понимает цену своего времени и цену времени своих сотрудников, от такого проекта откажется.

Общими словами: «Если это не очевидно „да“, то очевидно, что это „нет“».

Устранить препятствия. Эссенциалист постоянно задается вопросом: что именно мешает ему достичь важной цели? Поиск скрытых препятствий и их устранение позволяют не только достигать целей, но и делать это с меньшими усилиями.

Скорость доставки пиццы зависит от многих факторов: сколько времени занимает дозвон до оператора, как быстро и точно оператор принимает заказ, как скоро он передает его, как долго повара собирают пиццу и сколько времени курьер будет везти ее до клиента.

Можно обвинить в медленной доставке работников, лишить всех премий и наградить только самых расторопных, но это — тупиковый путь. Лучше проанализировать цепочку и найти слабые звенья: возможно, будет дешевле автоматизировать прием заказов, заменить печи на более мощные или уменьшить радиус доставки, чтобы курьеры успевали развозить заказы и возвращаться за новыми вовремя.

Скорость процесса во многом определяет его самый медленный этап. Найдите его и найдете способ ускориться.

Чтобы изменить привычный, но неэффективный способ действий, Грег МакКеон советует использовать несколько трюков — они помогут преодолеть силу привычек и прийти к желаемому результату.

Задать четкий распорядок действий. Повседневная рутина облегчает сложные задания. Мы легче запоминаем маршруты, по которым часто проходим, и быстрее их преодолеваем. Без режима люди легко отвлекаются на бессмысленные раздражители.

Обычно чем шире зона ответственности, тем больше задач. Собрали несколько рекомендаций из книги, которые помогут руководителю сэкономить время в будущем.

Будьте придирчивы при найме. Отсеивайте кандидатов по «правилу 90»: если кандидат хорош, но не в полной мере соответствует ценностям команды, лучше не нанимать его. Так вам не придется тратить время на увольнение и переквалификацию людей, которые не впишутся в коллектив.

Проверяйте намерения сотрудников. Перед началом работы надо выяснить, хорошо ли сотрудники понимают свою роль в компании и в текущих проектах. Когда человек понимает важность своей работы в общем деле, у него больше мотивации действовать.

Четко распределяйте полномочия. Когда люди не знают, за что несут ответственность и как будут оцениваться их действия, они перестают по-настоящему работать. Широкие роли не прибавляют гибкости, а размывают ответственность. Каждый должен заниматься одним делом.

Делитесь информацией осознанно. Будьте кратки и логичны в том, что вы говорите команде. Это поможет сохранить ее фокус на одном деле.

Следите за работой. Контроль — последний ключевой пункт в эссенциальном подходе к лидерству. Когда руководитель следит за работой сотрудников, награждает их за небольшие победы и помогает преодолеть трудности, у сотрудников больше мотивации достигать результатов.