Тайм-менеджмент: как избавиться от авралов и завалов с помощью навыков планирования

Пересмотреть подход к управлению временем стоит, если часто работаете больше 8—9 часов, не хватает времени на хобби, новое направление бизнеса или что-то еще важное. Покажем на двух примерах.

У Ангелины небольшая кофейня. Каждый день Ангелина работает по 10—12 часов, но при этом в конце дня у нее есть ощущение, что ничего важного не сделано. Ангелина чувствует усталость, а муж и дети говорят, что проводят с ней слишком мало времени.

Максим — владелец магазина сантехники. Он хочет начать продавать на маркетплейсах и понимает, что этому направлению тоже нужно уделять время. Но в сутках 24 часа — и новые взять негде, поэтому придется эффективнее управлять теми, что есть.

Давайте посмотрим, как внедрить в работу и жизнь тайм-менеджмент, чтобы регулярно успевать важное и при этом не чувствовать себя уставшим или неэффективным.

В статье рассказываем, как распределять и планировать задачи, чтобы развивать бизнес и при этом уделять время семье, здоровью и отдыху.

Когда человек хочет внедрить тайм-менеджмент — он может допускать ошибки. Вот две распространенные: стараться успеть все и полагаться на инструменты. Сейчас поясним.

Стараться успеть все. Бывает, у человека много задач: например, предприниматель не делегирует и делает все сам — и общается с клиентами, и настраивает рекламу, и пишет резюме встреч с партнерами. Или берет на себя дополнительные задачи, потому что попросили друзья или родственники, а он не может отвечать отказом на просьбы.

✅ Как нужно: успевать главное и отсеивать не важные дела. Есть несколько способов.

Присмотритесь, как именно вы формулируете свои задачи. «Нужно» или «было бы хорошо»? Если «было бы хорошо» — скорее всего, дело не важное и от него можно избавиться. Вероятно, вы решили заняться этим с чьей-то подачи: скажем, увидели у друга в соцсетях пост о пройденном курсе английского или маркетологи предложили потестировать гипотезу. На деле времени и сил на это нет, задача кажется не важной, постоянно откладывается и вызывает стресс.

1. Важное, срочное.
2. Важное, не срочное.
3. Не важное, срочное.
4. Не важное, не срочное.

Как заполнить матрицу Эйзенхауэра:

1. Выпишите все дела в один список — возможно, он получится огромным и страшным, но мы его разберем.
2. Выберите важные и срочные дела — если их не сделать, станет хуже вам или вашему бизнесу. Например, это лечение кариеса у стоматолога или поиск бариста на подмену заболевшему. Эти дела будут в приоритете перед другими. Пометьте их цветом или каким-нибудь символом.
3. Выберите важные дела, которые можно сделать позже — например, записаться в спортзал. Пометьте их другим цветом или символом и постарайтесь сразу или как можно раньше запланировать эти дела в календаре на удобное время.
4. Найдите задачи, которые нужно сделать срочно, но это не особо важно. Обычно это дела, о которых кто-то попросил. Выделите их. Эти дела можно делегировать кому-то или просто не делать.
5. Посмотрите на задачи, которые не важны для жизни и бизнеса и при этом не срочные. Скорее всего, это что-то вроде «полистать ленту в социальных сетях» или «посмотреть новую серию сериала». Не обязательно от них отказываться — достаточно проверить, сколько времени на них уходит. Если они вписываются в график — пусть будут, это поможет отвлекаться от рутины и получать удовольствие.

Вот как может выглядеть список задач после распределения по важности.

Чтобы список не пестрил и задачи было удобнее оценивать, занесите их в матрицу.

Дела из категорий «Не важное…» нужно рассмотреть подробнее — если они не важны лично для вас, зачем вы их планируете? Можно ли их не делать или стоит делегировать?

Есть физический порог дел, которые можно успеть за день, — 3, 5, 7, 10. У каждого будет свое число, но важно его найти. Чтобы выяснить свой лимит, 1—2 недели записывайте все, что сделали за день. Со временем станет понятно, сколько в среднем вы можете успевать за день — старайтесь придерживаться этого значения, когда составляете планы. Если пытаться вместить в сутки больше дел, получится не слишком приятная жизнь — без отдыха, хобби, друзей и семьи.

Можно представить, что количество дел в день — это книжный шкаф. В него не получится затолкать что-то еще, если он полный. Лучше держать его не до конца заполненным, чтобы при желании можно было поставить в него любимые детективы или фэнтези — отдых, встречу с друзьями или что-то еще.

Периодически в шкафу нужно проводить ревизию:

1. Что из этого читать не хочется — чем вы не хотите заниматься?
2. Вот собрание сочинений Толстого в 10 томах занимает полшкафа — дело отнимает слишком много времени. Что можно сделать с ним?
3. Время от времени избавляться от старого, если хочется пополнить список новым.

Ангелина решила использовать онлайн-календарь, чтобы планировать задачи. Она вносит в календарь все дела, но постоянно не успевает выполнять их в срок. Все время появляются горящие задачи, а сотрудники отвлекают по мелочам. В итоге Ангелина ничего не успевает, и ей кажется, что она никудышный управленец.

✅ Как нужно: понять, что тайм-менеджмент — это набор принципов, которые образуют систему.

Ангелина решила перестроить свою работу. Например, когда случается аврал, она не спешит перерабатывать, а разбирается: «А что именно случилось? А что уже сделали? Кто может решить эту проблему?» В итоге горящих задач стало намного меньше.

Отдельно Ангелина выделила время на мелкие задачи, сообщения и письма от сотрудников, которые обычно отвлекают от работы. В остальное время — выключила уведомления, чтобы никто не отвлекал. Работать стало проще, и Ангелина больше успевает.

Решать проблемы точечно, а не системно. В бизнесе бывает «узкое горлышко» — уязвимости и факторы, которые мешают бизнесу развиваться. Из-за таких «горлышек» возникают авралы и горящие задачи. Давайте на примере.

У Кристины салон красоты, и в июне случается аврал. Запись на две недели вперед без окон, новым клиентам приходится отказывать, заканчиваются расходные материалы, мастера устают и выполняют работу хуже — рейтинги салона обрушиваются. Ко всему прочему грядет день рождения мамы, Кристина носится по городу и ничего не успевает.

Оказалось, Кристина не учла, что в июне сезон свадеб и выпускных. Количество сотрудников стало «узким горлышком» — они работают быстро и много, но не способны принять больше пятнадцати клиентов в день на всех и от усталости работают хуже.

В случае с днем рождения мамы «узкое горлышко» — она сама. У Кристины не хватает времени ездить по городу и выбирать ресторан, а сравнивать стоимость подарка и условия доставки в разных магазинах она не любит, поэтому прокрастинирует. В итоге нет ни места, ни подарка, а стресса вагон.

✅ Как нужно: не просто решать проблему, но и думать, как не допустить такого снова.

Чтобы справиться с потоком, можно нанять дополнительных мастеров по срочному трудовому договору или на оферту за процент от выручки, узнать у поставщиков, могут ли они срочно доставить расходники, даже если выйдет дороже. Затык устранен — это снизит нагрузку с персонала и Кристины, поможет принимать больше людей и совершать меньше ошибок. Бизнес перестанет буксовать.

Чтобы не допустить такого в будущем, можно разобраться в сезонности. Менять систему и нанимать в штат больше людей нет смысла: бизнес будет терять деньги на оплате труда. А вот подготовить подушку безопасности на экстренный случай можно. Скажем, к потенциально загруженным месяцам заказывать чуть больше материалов и договориться с парой самозанятых мастеров о сотрудничестве по оферте.

Подготовку ко дню рождения мамы можно делегировать: если ждать, когда освободится время, можно вовсе не успеть. В будущем стоит учесть такую проблему и найти агентство по организации праздников или готовить все самостоятельно заранее: на одной неделе продумать и купить подарок, на другой — выбрать торт и заказать к нужной дате, чтобы не забыть.

Знание уязвимостей и «план Б» помогают не наступить на те же грабли.

Прежде всего нужно понять, какую пользу вы хотите получить от тайм-менеджмента. Например, работать не 12, а 8 часов в день, а остальное время уделять семье и отдыху или запустить еще один проект, чтобы при этом не страдал первый.

Когда определитесь, можно строить систему — рассказываем как.

Шаг 1. Определите свою работоспособность. Начните записывать все, что делаете. Можно использовать заметки в телефоне, ежедневник, гугл-документ — что удобно. Так получится понять, на что именно уходит время: на срочные дела, рутину, мелкие задачи вроде почты или сообщений в мессенджерах.

Проанализируйте в течение недели, сколько всего успеваете за день.

Шаг 2. Выделите важные задачи и выполняйте одну в день. Можно использовать матрицу Эйзенхауэра и делить дела по важности и срочности либо просто посмотреть на список дел и разобраться, что влияет на бизнес и жизнь, а что вы делаете по привычке или чужим просьбам.

Выбирайте одно важное дело в день — и гарантированно делайте его. Все остальное можно сделать, а можно нет, но это важное — обязательно выполняйте.

Шаг 3. Начните планировать дела на день и на неделю. Планировать несколько важных дел в день и на неделю. Например, 2—3 важных дела в день и 3 или более глобальных сложных задачи на неделю.

Планируйте в том числе нерабочие дела: на них тоже уходит время. Часто тайм-менеджмент рассматривают как инструмент для рабочих задач, а остальное не учитывают, в итоге система ломается и на что-то не хватает времени. Чтобы задачи не расползались на весь день и выходные, планируйте отдых, встречи с друзьями, хобби.

Главное — делать это регулярно. Когда это войдет в привычку, можно последить за собой: успеваете ли вы все за неделю. Если не успеваете, почему? Возможно, планируете слишком большие задачи, которые требуют больше времени, или регулярно появляются более срочные дела — тогда нужно определить, как на них реагировать.

Определите, как реагировать на авралы. Например, можно задавать себе вопросы:

1. Что именно случилось? Критично ли это?
2. Эту проблему могу решить только я?
3. Что уже сделали? А что нужно сделать?

Если оказывается, что проблема критичная и ее можете решить только вы, придется поработать: возможно, в ущерб отдыху и другим нерабочим делам. Пообещайте себе за это что-то приятное. Скажем, «Когда аврал закончится, схожу на массаж и выпью с друзьями по коктейлю». Главное — сдержите это обещание, тогда у вас будет больше доверия к себе и такие ситуации не будут вгонять в апатию.

Смысл методики в том, что вы не берете задачи в работу в тот же день, когда они приходят. Нужно создать «стакан» — буфер, в который вы складываете задачи.

Если в течение дня приходят в голову новые идеи или сотрудники просят что-то согласовать или обсудить, эти задачи можно складывать в отдельный список — в заметках на телефоне или на бумаге. А вернуться к этому списку в удобное время — например, когда будете планировать следующий день.

С задачами из буфера нужно разобраться: важное запланировать на следующий день или позже, остальное можно поручить другим исполнителям или просто не делать.

Шаг 5. Ограничьте доступ к себе, когда занимаетесь важным. Часто от важного дела отвлекают уведомления в мессенджерах и почте — кажется, что в них может быть что-то срочное. Пока все просмотрел — прошло полчаса, и нужно заново настраиваться на задачу. Чтобы избежать ненужных отвлечений и быть продуктивнее, можно резервировать время под важные дела и ограничивать доступ к себе: выключать уведомления в мессенджерах и на почте, закрывать кабинет.

Если не получается уединиться и боитесь упустить что-то срочное, оставьте резервный способ связи. Скажем, чтобы по всем горящим вопросам вам не писали в мессенджер, а звонили — большая часть сразу станет не срочной. Со временем станет легче — увидите, что пожаров вокруг меньше, чем вы думали. А с теми, что возникают, часто могут справиться без вас.

Шаг 6. Группируйте дела. Переключение между задачами разного типа требует много времени и внимания. Нужно вспомнить все, что связано с задачей, погрузиться в нее. К тому же однотипные задачи часто требуют однотипной подготовки. Давайте на примере.

Ангелине нужно посмотреть коммерческие предложения от двух поставщиков, согласовать рекламные макеты, обговорить с партнером презентацию для инвесторов и подготовить ее, обсудить с маркетологом соцсети кофейни.

Можно запланировать дела в хаотичном порядке — назначить созвоны с другими людьми, а потом между созвонами натыкать дела.

Можно поступить по-другому: найти дела, к которым будет похожая подготовка, и поставить их рядом.

Шаг 7. Флексите. Пофлексить — значит упростить задачу, чтобы успеть сделать ее в срок с минимальными потерями.

Почему стоит это делать:

• время — ценный невосполнимый ресурс. Деньги можно заработать, силы накопить, а время — не вернуть;
• пока задача в работе, она может «протухнуть». Например, готовили запуск кофейни, продумывали все детали, а в это время на соседнем углу открылась кофейня и уже привлекла клиентов. В таком случае бизнесу придется переманивать клиентов у конкурентов — а это сложнее, чем привлечь человека сразу. Или придется срочно искать новое место, делать там ремонт и менять концепцию, потому что там другая аудитория.

Например, предприниматель запланировал подготовить презентацию за три часа. Проходит два часа, и он понимает, что не успеет закончить презентацию за час. У него есть три варианта:

1. Оставить работу на потом — выделить на презентацию еще пару часов завтра. Могут пострадать другие задачи.
2. Добавить еще время — посидеть с презентацией сегодня дольше, подвинуть другие задачи. Есть риск устать и провести следующий день менее продуктивно, а еще не успеть закончить другие дела.
3. Пофлексить — то есть упростить задачу, — чтобы успеть доделать ее вовремя. Например, прописать только тезисы и ключевые расчеты. Другие задачи не пострадают, и останутся силы на завтра.

По возможности старайтесь упростить решение. Главное при этом — не терять в качестве готового продукта.

Есть десятки инструментов для тайм-менеджмента: простые вроде заметок или сложные вроде Jira или Notion.

Заметки. Можно использовать любое приложение для заметок в смартфоне. Например, задачи на день планировать в одном документе — с кружочками, чтобы ставить галочки, когда задачи выполнены. Отдельный документ можно создать для нерабочих дел, а еще один — для входящих задач, которые вы не берете на сегодня.

Календарь. Календарь можно использовать как список задач. Столбик в календаре — это все время на сегодня, 24 часа. И этот столбик можно распиливать, как колбасу. Например, запланировали встречу на 2 часа — отрезали кусок, запланировали созвон на час — отрезали еще кусок.