Будьте в курсе событий бизнеса

Получайте первыми приглашения на вебинары, анонсы курсов и подборки статей, которые помогут сделать бизнес сильнее

Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности
Книги для бизнесаРедактор: Ксения Лурье

Как откладывать дела на завтра и все успевать

Делимся нетипичными правилами тайм-менеджмента, которые разрешают отложить задачи на завтра и даже вообще не делать

Ксения Лурье

Ксения Лурье

Научилась управлять временем

Марк Форстер — лайф-коуч, который специализируется на управлении временем и собой. В своих первых книгах он шел по пути традиционного тайм-менеджмента — предлагал составлять списки дел и расставлять приоритеты. И в итоге обнаружил, что эти методы не работают, — люди склонны переключаться с задачи на задачу и из-за этого сильно теряют в продуктивности. Кроме того, они берут на себя слишком много дел и пытаются их сделать за слишком маленький отрезок времени.

Форстер много общался с читателями и учениками, анализировал их опыт, предлагал новые решения и получал обратную связь — так он вывел новые правила тайм-менеджмента, которые дают ощутимый эффект на практике. Подробно об этой системе рассказывает книга «Сделай это завтра и другие секреты тайм-менеджмента». Самое ценное, что методы, которые рекомендует автор, проверены на практике, — они работают в реальной жизни у обычных людей.

В статье рассказываем о шести рекомендациях Форстера, которые помогают структурировать распорядок дня, вовремя заканчивать работу, добиваться желанных результатов, достаточно отдыхать и чувствовать себя успешным.

Книга Марка Форстера «Сделай это завтра»
Книга «Сделай это завтра» знакомит с проверенными на практике рекомендациями, которые помогут избавиться от стресса и успевать больше

Иметь четкое видение

О чем это. Форстер рекомендует постоянно спрашивать себя о цели того, что сейчас делаешь. Следует задавать себе этот вопрос и когда пишешь жалобу, и когда разрабатываешь стратегию для многомиллионной инвестиции. Чем четче видение цели, тем сильнее получается сфокусироваться на задаче.

Ирина пишет курс лекций. В процессе она постоянно сверяется со своей целью — должны получиться три лекции на тему эмоционального выгорания и стресса от работы. Темы сложностей в паре и родительстве Ирина сознательно исключает, потому что это не входит в ее цель.

Что делать. Четко формулировать, что вы собираетесь делать завтра, а чего делать не собираетесь и почему такие правила для вас важны. Видение должно устанавливать ограничения в работе.

Помимо списка дел на завтра, Надя составляет список ограничений, которые помогут ей сфокусироваться на работе. Она не отвечает на телефонные звонки до 11:00, не работает в обеденный перерыв и после 18:00, не тратит больше 30 минут в день на почту.

Составьте свой список ограничений на завтра и пропишите, зачем каждое из них вам необходимо.

Цитата из книги. «Видение должно устанавливать границы действий. Заказывая еду в ресторане, вы говорите „нет“ всем остальным блюдам в меню».

Делать дела по очереди

О чем это. Самое главное правило для работы — в любой момент времени следует работать только над одной задачей. Как нельзя съесть все вкусные блюда в ресторане сразу, так нельзя сделать в один присест все дела, которые мы напланировали.

У Лины накопился список личных задач, которые давно пора сделать, но все как-то не доходят руки. Она составила список этих дел и выделила на них время — полчаса до начала рабочего дня.

Первым делом Лина решила обновить портфолио. Каждый день в течение недели перед работой она занималась именно портфолио, пока не осталась довольна результатом. Только после этого Лина принялась за следующую задачу — «Написать статью в блог».

Что делать. Развивать силу, которая помогает сосредоточиться на конкретном деле и довести его до конца.

Составьте список дел, которые вы хотели когда-нибудь сделать. Годятся и рабочие, и личные. Не включайте в него задачи, которые нужно выполнить к определенной дате.

Выберите одно дело из списка. Для начала можно взять что-то очень небольшое. Например, сделать налоговый вычет по НДФЛ.

Дальше вам нужно принять два решения:

1. Пообещайте, что сосредоточитесь на этом деле до тех пор, пока не закончите его.

2. Дайте слово не заниматься никакими другими делами из списка, пока не закончите первое.

Выполняйте это упражнение регулярно и научитесь доводить до конца дела, которые давно пылятся в вашем to-do-листе.

Обратите внимание: дела — это не процессы. Дело можно закончить, а процесс никогда не заканчивается. Например, заполнить отчет — это дело, а учить английский — процесс.

Цитата из книги. «Успешные люди всегда двигаются вперед благодаря тому, что делают дела по очереди, доводят до ума каждый проект, а затем переходят к следующей задаче».

Работать понемногу и часто

О чем это. Человеческий разум наиболее эффективен, когда работает над чем-то помалу и часто. Мозгу нравится работать в таком режиме, потому что у него есть время приспособиться, установить связи и подумать. Работать регулярно и понемногу — намного эффективнее, чем устраивать эпизодические трудовые марафоны.

Маше нужно написать статью. Она боится большой задачи и постоянно откладывает ее на потом. Маша решает разделить задачу на несколько этапов.

Сначала она составила план — про что будет писать и какие важные нюансы надо подсветить. На следующий день написала первый черновик, который выглядит скорее как заметка. Затем Маша нашла исследования, которые подтверждают ее тезисы. После нашла экспертов и подкрепила свой текст их цитатами. День за днем статья обрастала материалом, пока на пятый день не получилась достойная версия текста, который можно публиковать.

Что делать. Разбивать большие задачи или проекты на серии маленьких задач, которые помогут достичь конечного результата.

Прежде чем браться за большую задачу, разделите ее на шаги и пропишите для каждого шага дедлайн и критерии выполнения. Ориентир — дата, к которой нужно успеть сделать весь проект.

Например, вам нужно написать отчет к следующему понедельнику. Задача пришла в понедельник, вы расписали ее по шагам: во вторник — набросать план, в среду — собрать данные в черновую презентацию, в четверг — привести презентацию в чистовой вид и написать введение, в пятницу — оформить отчет по требованиям компании, перепроверить выводы, перевести документ в нужные форматы.

Цитата из книги. «Если вам приходилось доделывать с утра работу, оставшуюся с предыдущего дня, то, возможно, вы замечали, что за ночь вы как будто продвинулись в решении задачи: поняли что-то важное, или сложная часть дела стала выглядеть проще».

Устанавливать границы

О чем это. Способности мозга усиливаются, когда есть четкие границы. Лучший способ стать творческим человеком не в том, чтобы стимулировать безграничный полет мысли, а наоборот — в том, чтобы точно определить, где находятся рамки. Чем больше конкретики, тем проще мыслить творчески.

На работе Саше поручили придумать революционную идею по совершенствованию салона автомобиля. Он не знал, как подступиться к этому заданию, пока не ограничил себя. Саша решил найти способ улучшить конкретную деталь не какой-то абстрактной машины, а своей. И придумал сразу несколько полезных идей, как сделать функциональный и эстетически привлекательный руль.

Что делать. Сужайте границы для каждой задачи и определяйте их как можно точнее.

Маркетолог CRM-системы ставит задачу «Написать классный пост в блог компании» и никак не может к ней подступиться. Проблема в том, что она слишком размытая. Тогда он решает установить границы — написать пост для новичков, которые еще не знают, как система помогает в бизнесе. Сразу появляется несколько идей, и задача из непонятной и абстрактной превращается в конкретную — «Написать пост про то, как CRM-система избавляет от рутины и экономит бюджет». То что нужно.

Еще можно попробовать установить временные ограничения. В условиях жесткого тайминга наш мозг работает эффективнее.

Работайте по таймеру, когда вам нужно сконцентрироваться на важной задаче. Продолжительность отрезка времени для работы можно подобрать опытным путем. Годятся и час, и двадцать минут. А для дел, которые у вас вызывают сильное сопротивление, начните хотя бы с пяти минут.

Цитата из книги. «Парадоксально, но внутри новых границ вам будет дышаться намного свободнее в сравнении в обманчивым ощущением „свободы“ без рамок, которая все равно не приносит удовлетворения, потому что вы не приближаетесь к своим целям».

Вести закрытые списки

О чем это. В закрытые списки нельзя вносить новые задачи, пока не выполнены все, что уже зафиксировано в списке. При этом выполнять дела можно в любом порядке — очередность не имеет значения, если вы планируете сделать все.

С открытыми традиционными списками дел работать сложнее. В них всегда можно добавить новые пункты, что создает хаос.

❌ Открытый список✅ Закрытый список
Можно добавлять новые пунктыНельзя добавлять ничего нового
Обычно растетОбычно уменьшается
Последовательность важнаПоследовательность не важна
Относительно сложно сделать все делаОтносительно легко сделать все дела
ДемотивируетМотивирует

Что делать. Начинать каждый день с закрытого списка дел. Он будет служить буфером между вами и тем, что вас отвлекает.

Составьте план на день и подведите под списком черту — это значит, что больше ничего добавлять нельзя. Как только вам предлагают выполнить или обдумать какую-то задачу, запишите ее на следующий день.

Если нужно взяться за новую задачу в тот же день, запишите ее под чертой и приступите к ней только тогда, когда все задачи из сегодняшнего списка дел будут выполнены.

Цитата из книги. «Начиная с важного, вы откладываете неважное, пока не случится что-то, повышающее статус этих дел. Всегда приступая к работе с простого, вы никогда не будете делать ничего сложного. А когда простые задачи кончатся, вы, несомненно, найдете еще! Единственный выход из этих ситуаций — методично выполнять все пункты списка».

Уменьшать число случайностей

О чем это. Отвлекающие факторы понижают нашу эффективность, поэтому важно свести их к минимуму. Каждый раз, когда мы делаем что-то, чего не было в плане на день, мы позволяем случайности мешать нашей работе. Шквал непредвиденных задач убивает рабочий день.

❌ Начальник вызывает вас в кабинет и поручает новый проект. Вы бросаетесь делать задачу, из-за чего другие дела стопорятся, а дедлайны по ним срываются✅ Начальник вызывает вас в кабинет и поручает новый проект. Вы уточняете насчет дедлайна и договариваетесь, что принесете черновой вариант проекта через месяц. Планируете свои действия и работаете организованно, без отрыва от других задач

Что делать. Четко следовать прописанному плану задач, не отвлекаться в течение дня на новые входящие задачи, переносить их решение на завтра или другой день. Исключение — срочная непредвиденная задача, от которой, например, зависит успех проекта.

Каждую новую входящую задачу проверяйте на срочность: потерпит она до завтрашнего дня или от ее выполнения прямо сейчас и прямо сегодня зависят важные рабочие показатели. К примеру, упавший сайт нужно поднимать прямо сейчас, а новый баннер подождет до завтра.

Цитата из книги. «Нам никогда не избавиться от элемента случайности в нашем дне, но чем меньше ее будет, тем лучше мы сможем контролировать свое время. Источником случайностей могут быть клиенты, подчиненные, коллеги, начальник и даже мы сами».

Подписка на новое в Бизнес-секретах

Подборки материалов о том, как вести бизнес в России: советы юристов и бухгалтеров, опыт владельцев бизнеса, разборы нового в законах, приглашения на вебинары с экспертами.

Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности

Сейчас читают