Распорядок дня: как предпринимателю организовать свое время

Без режима дня предпринимателю трудно развивать бизнес — приходится разрываться между работой и домом, разгребать внезапно свалившиеся задачи, нарушать режим сна, откладывать на потом здоровый образ жизни. Алексей Волков, совладелец агентства интернет-маркетинга Digital.Tools, сталкивался с такими проблемами, но смог их решить — организовал свой рабочий день и помогает это делать другим как коуч. В статье — реальный опыт планирования, методики и инструменты.

• расставлять приоритеты;
• оценивать риски;
• следить за временем;
• делегировать;
• учитывать личностные особенности;
• успевать восстанавливать силы.

❌ Неверная расстановка приоритетов. Человек не знает, за какие дела браться в первую очередь, а за какие — во вторую. Может оказаться, что он делает сначала неважное, хотя это может подождать, а важное — не успевает.

✅ Решение — ранжировать дела по приоритетности. Хотя бы на уровне «сделать срочно» и «можно отложить».

❌ Неадекватная оценка рисков. Эта проблема связана с предыдущей: при расстановке приоритетов люди часто представляют ужасные последствия, которые могут произойти, если задачу не выполнить, — и из-за этого пытаются закончить ее во что бы то ни стало.

Из-за неадекватной оценки рисков в первую очередь делаются неважные задачи, а на важные может не остаться сил.

✅ Решение — наблюдать за процессом работы и замечать, как он происходит.

❌ Неверная оценка времени. Людям сложно заранее оценить время, которое им потребуется на выполнение задачи, даже если они выполняли что-то похожее раньше. Если дизайнер обрабатывает картинку за час, восемь картинок будут готовы через восемь часов, к концу дня? А если онлайн-встреча с командой длится 50 минут, значит, за день вы можете провести восемь таких встреч?

✅ Решение — закладывать на задачу минимум в два раза больше времени, чем кажется.

✅ Решение — научиться передавать часть задач подчиненным.

Для начала достаточно научиться разделять дела на рутинные и стратегические. Первые отдавать сотрудникам, а вторыми заниматься самостоятельно. Еще можно разработать систему оценки работы — понятные критерии, что хорошо, а что плохо. Так сотрудникам будет проще держать одинаковый уровень качества выполнения задач.

❌ Работа без отпуска. Человек может чувствовать себя обязанным работать как можно больше, не тратить время на отдых и хобби. Это приводит к выгоранию — браться за задачи все труднее, даже самые маленькие планы не выполняются.

В этом разделе — о трех самых популярных методиках планирования. Изучите каждую, чтобы понять, как составить удобный план на день.

«Успешные люди всегда двигаются вперед благодаря тому, что делают дела по очереди, доводят до ума каждый проект, а затем переходят к следующей задаче»

Принципы Форстера:

1. Четко представлять себе цель. Например, определить, что следующий шаг развития бизнеса — выход на маркетплейсы.
2. Делать дела по очереди. Первая задача — узнать условия работы с разными площадками. Вторая — составить сравнительную таблицу условий. Третья — оценить, какие из них подходят больше.
3. Работать понемногу, но часто. Скажем, в первой половине дня закладывать три часа на задачи с планированием и документированием с перерывами, потом заниматься личными делами, например спортом, а во второй половине дня провести несколько встреч или переговоров.
4. Вести закрытые списки. С вечера составлять план дел на утро — пообщаться с менеджером Ozon, изучить договор, проверить наличие товара, поставить задачи на изготовление товара и так далее. Все новые задачи не прерывают текущие дела, а переходят на завтра, в новый закрытый список.

«Наше предназначение в течение жизни меняется. Мой принцип — регулярно пробовать новое, делать это с полной самоотдачей и внимательно прислушиваться к себе. А не тратить время на выполнение „большой цели“»

Принципы Ленгольд:

1. Отдавать приоритет краткосрочному планированию. Например, производитель конфет может поставить три главные цели на девять недель: найти ассистента для общения с партнерами и клиентами, подготовить партию шоколада к сезону, проследить и проанализировать продажи — какие каналы работают, а какие нет и почему.
2. Ставить три приоритетные задачи дня. Ежедневно в начале дня нужно выполнить три главные задачи. Например, пообщаться с десятью соискателями, выгрузить статистику продаж из CRM-системы, заказать 100 единиц упаковки. А в остальное время заниматься рутиной.
3. Подводить итоги в конце дня, в конце недели и в конце девяти недель или спринта. Важно фиксировать, каких целей удалось достичь, каких нет и почему. Например, пообщались только с тремя кандидатами, а с остальными нет, потому что уже нашли подходящего сотрудника. Статистику выгрузили в Эксель. Упаковку не заказали, так как поставщик увеличил цены. Подведение итогов поможет корректнее спланировать следующий этап, например заложить больше времени на задачи.

«Эффективность заключается в равновесии — в том, что я называю Р/РС-балансом, где Р — желаемый результат, а РС — ресурсы и средства, позволяющие результат получить»

Принципы Кови:

1. Быть проактивным. Например, проанализировать цепочку продаж и выяснить, где процесс ломается: возможно, сотрудники долго отвечают на звонок или у них нет скрипта для разговора.
2. Думать о конечной цели. Например, цель — увеличить среднее время ответа на звонок до 15 секунд. Это составная цель, которую можно разбить на конкретные шаги: «провести разговор с сотрудниками», «установить трекеры времени», «добавить автоответ чат-бота». Так мозг будет точно понимать, что, зачем и к какому сроку нужно сделать, — планировать станет проще.
3. Сначала делать важное. Если решать проблемы по мере поступления, важное может затеряться и утонуть в рутине. Определить приоритет поможет система четырех квадратов — разделение задач на срочные и важные, неважные и срочные, важные и несрочные, несрочные и неважные.

Есть пять простых инструментов, которые помогают в планировании:

• таймер;
• блокировка уведомлений;
• инструмент для заметок;
• планировщик задач «Таймстрайп»;
• Agile-ежедневники.

Таймер. Показывает, сколько времени уходит на задачу. Можно использовать приложения на телефоне или кухонные варианты.

Отключение уведомлений в мессенджерах. Если на телефоне постоянно появляются уведомления о новых сообщениях, это отвлекает и снижает продуктивность. Уведомления лучше отключить — это можно сделать в настройках гаджетов.

Листки с задачами. Чтобы не забыть включить задачу в план, ее сперва нужно записать. Для этого подойдет лист в блокноте, доска для записей или отдельный листок.

Блокнот позволяет увидеть полную картину, но большой список вызывает тревожность — из-за этого можно схватиться за мелкие задачи, чтобы скорее уменьшить перечень. Получается, что время тратится не на важные задачи, а на простые. Если замечали за собой что-то подобное, попробуйте записывать задачи на отдельные листочки, распределять их по важности и просматривать по очереди.

Планировщик задач «Таймстрайп». В сервисе можно составлять списки задач и указывать, как они связаны со стратегическими целями — на неделю, месяц или целую жизнь.

Особенность Таймстрайпа в том, что он визуализирует жизнь человека — сколько лет ему осталось до даты предполагаемой смерти. Так наглядно можно прочувствовать быстротечность времени, появляется мотивация ставить по-настоящему важные цели.

Agile-ежедневники. Это продукт, который разработала Екатерина Ленгольд. В его основе — постановка трех целей на девятинедельный спринт, разбивка их на этапы и отслеживание прогресса каждую неделю.