Пройдите опрос о продвижении бизнеса. В ответ делимся гайдом

Пройдите опрос о продвижении бизнеса. В ответ делимся гайдом

Участвовать
Идеи для бизнесаБизнес с нуляМаркетплейсыВопросы–ответыЖизнь вне работыСправочник
Идеи для бизнесаБизнес с нуляМаркетплейсыВопросы–ответыЖизнь вне работыСправочник

Распорядок дня: как предпринимателю организовать свое время

Рассказываем об ошибках в планировании дня и делимся методиками и инструментами, которые помогут их исправить


Алексей Волков

Алексей Волков

Совладелец агентства интернет-маркетинга Digital.Tools

Рассказываем об ошибках в планировании дня и делимся методиками и инструментами, которые помогут их исправить


Алексей Волков

Алексей Волков

Совладелец агентства интернет-маркетинга Digital.Tools

Без режима дня предпринимателю трудно развивать бизнес — приходится разрываться между работой и домом, разгребать внезапно свалившиеся задачи, нарушать режим сна, откладывать на потом здоровый образ жизни. Алексей Волков, совладелец агентства интернет-маркетинга Digital.Tools, сталкивался с такими проблемами, но смог их решить — организовал свой рабочий день и помогает это делать другим как коуч. В статье — реальный опыт планирования, методики и инструменты.

Что мешает планировать

Бывало ли у вас такое: решили с понедельника планировать рабочий день, чтобы все успевать. Проснулись с утра, взглянули на список задач — и потянуло еще полежать полчасика. Собрались, пошли по списку — и вдруг начали прилетать звонки, сообщения, внеплановые задачи. Весь день занят чем-то другим, по плану почти не продвинулись. Дела переезжают на вторник, а там и слотов под них нет.

Это нормально — и это не значит, что самодисциплина и планирование не для вас. Возможно, у вас еще не подготовлена почва. Например, чтобы успешно планировать день, нужно:

  • расставлять приоритеты;
  • оценивать риски;
  • следить за временем;
  • делегировать;
  • учитывать личностные особенности;
  • успевать восстанавливать силы.

Рассмотрим эти моменты подробнее. Если чувствуете, что все это у вас есть, а дела все равно не движутся, возможно, дело в прокрастинации или неудачной методике. О методиках расскажем дальше, а о симптомах, причинах и способах борьбы с саботажем задач читайте в статье по ссылке на полях.

Неверная расстановка приоритетов. Человек не знает, за какие дела браться в первую очередь, а за какие — во вторую. Может оказаться, что он делает сначала неважное, хотя это может подождать, а важное — не успевает.

✅ Решение — ранжировать дела по приоритетности. Хотя бы на уровне «сделать срочно» и «можно отложить».

«Для приоритизации своих задач я использую два фильтра: „критически важно сделать“ и „не забыть сделать“.

Для первого определяю критерии важности — у меня это все, что связано с деньгами, например оплата счетов, и обязательства перед клиентами: если обещал, то нужно сделать. Задачи из первого фильтра делаю в первую очередь.

Для второго фильтра, „не забыть сделать“, применяю методологию занесения всех задач в список и ревизии. Когда приходит задача, я записываю ее в список, а когда основные задачи сделаны, возвращаюсь к списку и начиная с конца расставляю приоритет важности задачам — на каждую трачу не более двух минут. Далее переношу задачи в список основных».

Алексей Волков

Алексей Волков

Совладелец агентства интернет-маркетинга Digital.Tools

Когда в планере задачи не разбиты по приоритетности, список превращается в хаос. Вроде дела все выписаны, а за что браться в первую очередь — неясно. Иногда случается, что человек начинает с простых и несрочных задач, а в конце дня сил на важную работу не остается
Другое дело, когда дела стоят по приоритетам. У плана появляется структура, и не нужно размышлять, с какого дела начать день. Так составлять расписание дня эффективнее

Неадекватная оценка рисков. Эта проблема связана с предыдущей: при расстановке приоритетов люди часто представляют ужасные последствия, которые могут произойти, если задачу не выполнить, — и из-за этого пытаются закончить ее во что бы то ни стало.

Из-за неадекватной оценки рисков в первую очередь делаются неважные задачи, а на важные может не остаться сил.

✅ Решение — узнавать, есть ли у задачи срок, какой именно и что будет, если он сорвется.

«В русской культуре есть восприятие срочной задачи как внезапной, безотлагательной, критически важной. На самом деле срочная — это задача „к сроку“. Например, когда клиент говорит „у меня срочная задача“, семантически ему можно ответить: „Здорово, сделаю через год, потому что я назначил такой срок“.

Важно понимать, какие обстоятельства заставляют клиента называть задачу срочной: внешние обязательства, которые перенести нельзя, или что-то другое. К внешним обязательствам относятся ситуации вроде отправления поезда — если не прийти на вокзал вовремя, поезд уедет без вас. Все остальное переносить по срокам можно. Даже уплату налогов: у государства есть платная услуга переноса уплаты налогов, только она почему-то называется „штраф“. Вопрос восприятия».

Алексей Волков

Алексей Волков

Совладелец агентства интернет-маркетинга Digital.Tools

Игнорирование личностных особенностей. Каждый человек работает с разной скоростью — быстрее или медленнее. Если не знать свои особенности, есть риск ошибиться в плане дня. Скажем, поставить задачу прописать текст для чат-бота на вторник, хотя на деле на это нужно три дня.

✅ Решение — наблюдать за процессом работы и замечать, как он происходит.

«У нас в агентстве стояли тайм-трекеры — мы с помощью программы отслеживали, что сотрудники работают над конкретной задачей, и руководитель пытался нормировать людей, за сколько времени они должны эти задачи сделать.

Сначала мы ставили исполнителям жесткие дедлайны. При расчете времени ориентировались на себя: если я, опытный специалист, делаю такое задание за 5 минут, то новичок сделает за 10 — мы закладывали в два раза превышение по времени. Это не сработало, сотрудники продолжали срывать сроки.

Тогда мы решили пойти другим путем и понаблюдать, сколько времени сотрудники тратят на выполнение одинаковых задач. Результаты оказались поразительными: разница между самым быстрым и самым медленным была в 10 раз. Если бы я ориентировался на производительность самого быстрого сотрудника, поручая задачу самому медленному, ничего, кроме стресса, я бы взамен не получил. Теперь при распределении задач и планировании времени мы ориентируемся на индивидуальные особенности наших исполнителей».

Алексей Волков

Алексей Волков

Совладелец агентства интернет-маркетинга Digital.Tools

Неверная оценка времени. Людям сложно заранее оценить время, которое им потребуется на выполнение задачи, даже если они выполняли что-то похожее раньше. Если дизайнер обрабатывает картинку за час, восемь картинок будут готовы через восемь часов, к концу дня? А если онлайн-встреча с командой длится 50 минут, значит, за день вы можете провести восемь таких встреч?

Если считать таким методом, не удастся сделать и половины. После встречи хочется выдохнуть, пройтись, осмыслить произошедшее, выпить кофе, морально подготовиться к следующей встрече. Десяти минут перерыва не хватит, придется отменять или переносить созвоны.

✅ Решение — закладывать на задачу минимум в два раза больше времени, чем кажется.

«Часто при планировании времени люди игнорируют этапы размышлений о задаче и усвоения информации и считают только часы, в которые они что-то „делают“ — пишут код, текст, ведут переговоры и так далее. При планировании нужно закладывать время на отвлечения — так получится планировать точнее и не психовать, если задачи не делаются в срок».

Алексей Волков

Алексей Волков

Совладелец агентства интернет-маркетинга Digital.Tools

Когда планируете дела и учитываете перерывы на отдых и обед, получается составить реалистичный и правильный план дня. Возможно, какие-то задачи не влезут в список, их можно перенести, если они не привязаны к конкретной дате

Отказ от делегирования. Человек стремится все задачи выполнить сам — он устает, испытывает стресс, из-за этого страдает качество и сроки.

✅ Решение — научиться передавать часть задач подчиненным.

Для начала достаточно научиться разделять дела на рутинные и стратегические. Первые отдавать сотрудникам, а вторыми заниматься самостоятельно. Еще можно разработать систему оценки работы — понятные критерии, что хорошо, а что плохо. Так сотрудникам будет проще держать одинаковый уровень качества выполнения задач.

Работа без отпуска. Человек может чувствовать себя обязанным работать как можно больше, не тратить время на отдых и хобби. Это приводит к выгоранию — браться за задачи все труднее, даже самые маленькие планы не выполняются.

✅ Решение — закладывать время на личные дела и не забывать отдыхать. В статье рассказали, что нужно сделать, чтобы поставить бизнес на паузу.

Как составить эффективный распорядок дня

В этом разделе — о трех самых популярных методиках планирования. Изучите каждую, чтобы понять, как составить удобный план на день.

Метод Марка Форстера. Британский коуч и автор книг о тайм-менеджменте предлагает все успевать, откладывая задачи на завтра.

«Успешные люди всегда двигаются вперед благодаря тому, что делают дела по очереди, доводят до ума каждый проект, а затем переходят к следующей задаче»

Принципы Форстера:

  1. Четко представлять себе цель. Например, определить, что следующий шаг развития бизнеса — выход на маркетплейсы.
  2. Делать дела по очереди. Первая задача — узнать условия работы с разными площадками. Вторая — составить сравнительную таблицу условий. Третья — оценить, какие из них подходят больше.
  3. Работать понемногу, но часто. Скажем, в первой половине дня закладывать три часа на задачи с планированием и документированием с перерывами, потом заниматься личными делами, например спортом, а во второй половине дня провести несколько встреч или переговоров.
  4. Вести закрытые списки. С вечера составлять план дел на утро — пообщаться с менеджером Ozon, изучить договор, проверить наличие товара, поставить задачи на изготовление товара и так далее. Все новые задачи не прерывают текущие дела, а переходят на завтра, в новый закрытый список.

Метод Катерины Ленгольд. Предпринимательница и инвестор разработала систему планирования личных дел на основе гибкой методологии Agile и создала ежедневники, которые помогают ей следовать.

«Наше предназначение в течение жизни меняется. Мой принцип — регулярно пробовать новое, делать это с полной самоотдачей и внимательно прислушиваться к себе. А не тратить время на выполнение „большой цели“»

Принципы Ленгольд:

  1. Отдавать приоритет краткосрочному планированию. Например, производитель конфет может поставить три главные цели на девять недель: найти ассистента для общения с партнерами и клиентами, подготовить партию шоколада к сезону, проследить и проанализировать продажи — какие каналы работают, а какие нет и почему.
  2. Ставить три приоритетные задачи дня. Ежедневно в начале дня нужно выполнить три главные задачи. Например, пообщаться с десятью соискателями, выгрузить статистику продаж из CRM-системы, заказать 100 единиц упаковки. А в остальное время заниматься рутиной.
  3. Подводить итоги в конце дня, в конце недели и в конце девяти недель или спринта. Важно фиксировать, каких целей удалось достичь, каких нет и почему. Например, пообщались только с тремя кандидатами, а с остальными нет, потому что уже нашли подходящего сотрудника. Статистику выгрузили в Эксель. Упаковку не заказали, так как поставщик увеличил цены. Подведение итогов поможет корректнее спланировать следующий этап, например заложить больше времени на задачи.

Метод Стивена Кови. Американский консультант по организационному планированию, блогер и оратор написал популярную книгу о том, как распределять время.

«Эффективность заключается в равновесии — в том, что я называю Р/РС-балансом, где Р — желаемый результат, а РС — ресурсы и средства, позволяющие результат получить»

Принципы Кови:

  1. Быть проактивным. Например, проанализировать цепочку продаж и выяснить, где процесс ломается: возможно, сотрудники долго отвечают на звонок или у них нет скрипта для разговора.
  2. Думать о конечной цели. Например, цель — увеличить среднее время ответа на звонок до 15 секунд. Это составная цель, которую можно разбить на конкретные шаги: «провести разговор с сотрудниками», «установить трекеры времени», «добавить автоответ чат-бота». Так мозг будет точно понимать, что, зачем и к какому сроку нужно сделать, — планировать станет проще.
  3. Сначала делать важное. Если решать проблемы по мере поступления, важное может затеряться и утонуть в рутине. Определить приоритет поможет система четырех квадратов — разделение задач на срочные и важные, неважные и срочные, важные и несрочные, несрочные и неважные.
Так выглядит квадрат Эйзенхауэра — он поможет в приоритизации. Задачи из левого верхнего квадрата стоит выполнить самостоятельно, из левого нижнего — делегировать, из правого верхнего — запланировать, из правого нижнего — выкинуть из головы

Составили подборку книг о тайм-менеджменте с эффективными практиками, которые помогут подружиться с календарем и расставить приоритеты.

Полезные инструменты для организации времени

Есть пять простых инструментов, которые помогают в планировании:

  • таймер;
  • блокировка уведомлений;
  • инструмент для заметок;
  • планировщик задач «Таймстрайп»;
  • Agile-ежедневники.

Таймер. Показывает, сколько времени уходит на задачу. Можно использовать приложения на телефоне или кухонные варианты.

«Таймер — важнейший инструмент, который помогает мне планировать время и контролировать, сколько минут я трачу на задачу.

Например, я решил оптимизировать время на бритье — для этого заменил обычную бритву триммером и поставил таймер на две минуты. Процесс бритья в них укладывался, но я не учел дополнительных действий — пришлось потратить 30 секунд на то, чтобы умыть лицо и протереть его полотенцем. Погрешность планирования — 25%.

В жизни мы постоянно ошибаемся из-за таких вещей. Если запланировать 16 получасовых дел на восьмичасовой рабочий день, их точно не получится сделать — так как не учтены отвлекающие факторы. Всегда нужно закладывать время с запасом — минимум половина минут от номинала».

Алексей Волков

Алексей Волков

Совладелец агентства интернет-маркетинга Digital.Tools

У Алексея по всей квартире лежат кухонные таймеры — это помогает ему в любой точке квартиры завести таймер и контролировать время

Отключение уведомлений в мессенджерах. Если на телефоне постоянно появляются уведомления о новых сообщениях, это отвлекает и снижает продуктивность. Уведомления лучше отключить — это можно сделать в настройках гаджетов.

«Я руководствуюсь принципом „вас невозможно отвлечь, если вас невозможно найти“. Считаю, что большая часть общения в мессенджерах бесполезна, и не хочу тратить на нее много времени. Периодически блокирую Телеграм, чтобы он не обновлялся: включаю неработающий прокси — и сообщения не приходят.

Еще один инструмент — группировка. Например, добавить все контакты и чаты по работе в одну группу „Работа“ — так получится заметить важное и проигнорировать лишнее».

Алексей Волков

Алексей Волков

Совладелец агентства интернет-маркетинга Digital.Tools

Листки с задачами. Чтобы не забыть включить задачу в план, ее сперва нужно записать. Для этого подойдет лист в блокноте, доска для записей или отдельный листок.

Блокнот позволяет увидеть полную картину, но большой список вызывает тревожность — из-за этого можно схватиться за мелкие задачи, чтобы скорее уменьшить перечень. Получается, что время тратится не на важные задачи, а на простые. Если замечали за собой что-то подобное, попробуйте записывать задачи на отдельные листочки, распределять их по важности и просматривать по очереди.

Алексей предпочитает записывать задачи на отдельные листки, а не вести длинные списки: когда задачи расположены одна за другой — так будет меньше психологического давления. А когда перед глазами лист с одной задачей — можно сфокусироваться только на ней, а не на лишних переживаниях, что все не успеешь

Планировщик задач «Таймстрайп». В сервисе можно составлять списки задач и указывать, как они связаны со стратегическими целями — на неделю, месяц или целую жизнь.

Особенность Таймстрайпа в том, что он визуализирует жизнь человека — сколько лет ему осталось до даты предполагаемой смерти. Так наглядно можно прочувствовать быстротечность времени, появляется мотивация ставить по-настоящему важные цели.

Так выглядит интерфейс Таймстрайпа — видно, сколько времени осталось для самых важных дел

«Главное в организации дня — не забывать про стратегические цели. Среди моих есть несколько важных: например, наследие, передача опыта другим людям — поэтому я и готов быть экспертом для статей.

Вторая цель — научиться зарабатывать деньги не перерабатывая. У меня проблемы с перфекционизмом, я постоянно из-за этого страдаю. Преодолеть эту проблему помогает автоматизация, упрощения.

Третья цель — выстроить бизнес так, чтобы он приносил прибыль и не развалился, если я выйду из операционки.

Для меня это три главные цели в жизни, я опираюсь на них, когда определяю важность задачи и планирую дела. Если я смогу их выполнить, буду красавчиком».

Алексей Волков

Алексей Волков

Совладелец агентства интернет-маркетинга Digital.Tools

Agile-ежедневники. Это продукт, который разработала Екатерина Ленгольд. В его основе — постановка трех целей на девятинедельный спринт, разбивка их на этапы и отслеживание прогресса каждую неделю.

Как использовать Agile-планирование в бизнесе, рассказали в отдельной статье.

В ежедневниках есть специальные разделы для ведения дневника благодарностей и достижений, трекер привычек, место для заметок

Примеры распорядка дня

Оговоримся сразу: не существует идеального распорядка дня, примеры, которые мы приведем, — тому подтверждение. Мы изучили открытые источники и узнали, из чего состоит день Илона Маска и Марка Цукерберга. Показываем, насколько по-разному может выглядеть идеальное планирование разных людей.

Распорядок дня Илона МаскаРаспорядок дня Марка Цукерберга
просыпается в 7 утра и делает утреннюю рутину;

после рутины принимается за работу, работает по методу помидора: отрезками по 30 минут;

работает около 100 часов в неделю;

перед сном — планирует следующий день;

ложится спать в час ночи
просыпается в 8 утра и сразу же проверяет мессенджеры;

следом начинает тренироваться, обычно выходит на пробежку;

на работу тратит около 50—60 часов в неделю;

в свободное время занимается саморазвитием, например, изучает китайский

Главный вывод — каждому подходят разные режимы, не стоит перенимать чью-то модель, возможно, она не для вас. Одним комфортно работать 400 часов в месяц без выгорания, для других норма — 120 часов работы, а все остальное время посвящать семье и хобби. Кто-то крепко спит всю ночь, а кто-то делит сон на две части — часть спит ночью, часть днем. Все эти модели допустимы, неправильных нет. Экспериментируйте, наблюдайте за самочувствием, и постепенно построите свой идеальный день.

Подписка на новое в Бизнес-секретах

Подборки материалов о том, как вести бизнес в России: советы юристов и бухгалтеров, опыт владельцев бизнеса, разборы нового в законах, приглашения на вебинары с экспертами.

Подписываясь, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности и условиями передачи информации

Евгения Осипова
Евгения Осипова

А как вы планируете задачи? Поделитесь любимыми инструментами в комментариях

Олег Неволин
Олег Неволин

Супппер .малацы.работаите.Но я дажэ бонусы невижу.

Олег Неволин
Олег Неволин

Дмитрий
Дмитрий

Отличная статья, спасибо


Больше по теме