Как перестать отвлекаться от важных дел
Знакома ли вам ситуация: садитесь готовить отчет и посреди работы мысленно переноситесь в прошедший отпуск. Или во время деловой встречи рука буквально сама тянется к телефону, чтобы ответить другу в соцсети. Возможно, сейчас вы читаете эту статью, потому что отвлеклись от рабочей задачи.
Все иногда переключаются с важных дел на более интересные: посмотреть ролики на YouTube, написать другу или понаблюдать, что происходит за окном. Разобрались с психологом, почему это происходит и как удерживать внимание на нужных задачах без насилия над собой.
Когда эта статья не поможет
Советы из статьи не подойдут людям со значительными проблемами с концентрацией. Например, если постоянно не удается заканчивать задачи в срок и забываете даже о важном: скажем, поздравить близкого человека с днем рождения, оплатить аренду или отправить документы в налоговую.
Причиной такого состояния может быть переутомление, депрессия или другое расстройство. Разобраться, в чем дело, поможет терапевт. Он подскажет, с чем может быть связан симптом, даст персональные рекомендации или направит к нужному специалисту, например к психотерапевту.
4 способа тренировать фокус и лучше концентрироваться на делах
Сначала расскажем, как концентрироваться на работе, если хотите вернуть фокус здесь и сейчас. Дальше — поможем разобраться, почему часто отвлекаетесь и как бороться с причиной, а не со следствием.
Что поможет быстро вернуться в фокус:
- упражнения на осознанность;
- техники из тайм-менеджмента;
- приложения на телефон;
- планирование времени.
Каждый из этих способов — новая привычка, которую нужно внедрять в жизнь постепенно. Радикально изменить режим дня и старое поведение сложно, поэтому двигайтесь небольшими шагами. Сначала может не получаться и казаться, что техники бессмысленные. Дайте себе время, чтобы привыкнуть. Не ругайте себя, если не получится применять их каждый день.
Советуем начинать с чего-то одного: так проще сохранить привычку. Относитесь к этому как к эксперименту. Здорово, если техника подойдет и поможет улучшить жизнь. Возможно, какие-то из методов не понравятся, это нормально. Отложите их и попробуйте другие.
Разберем каждый метод по отдельности.
Способ 1. Делайте упражнения на осознанность
Практикуйте упражнения на осознанность, чтобы быть вовлеченным в текущие задачи, а не думать о других делах. Суть упражнений на осознанность — сфокусироваться на определенной задаче, делать ее внимательно, не на автопилоте. Навыки осознанности помогают быть «здесь и сейчас», поэтому к ним можно прибегать, когда замечаете, что думаете не о том. Например, если готовите презентацию и вдруг пошли смотреть цены на туры.
Одно из таких упражнений — медитации. Их идея в том, чтобы сфокусировать внимание на объекте или процессе и удерживать его как можно дольше. Проще всего следить за дыханием — для этого можно сесть в тихом месте, закрыть глаза и начать глубоко вдыхать и медленно выдыхать. Когда будете это делать, обращайте внимание на длительность вдохов и выдохов, на ощущения в носу, на то, как двигаются плечи или надувается живот.
Медитации бывают разными. Если от глубокого дыхания тянет ко сну, можно попробовать другую технику. Бывают даже медитации для сладкоежек: нужно взять кусочек шоколада или любимой сладости, положить на язык и все внимание сосредоточить на тающей дольке. Почувствовать ее вкус, сладость, смену текстуры.
Медитации помогают уменьшить поток автоматических мыслей и вернуть фокус на момент «здесь и сейчас».
Также можно использовать различные упражнения, которые помогают прожить чувства и эмоции. Например, человеку нужно найти контакты поставщиков, а вместо этого он думает, почему сезон любимого сериала закончился именно так, а не иначе. Чтобы успокоить поток мыслей и вернуть себя к работе, можно проделать такой путь:
- Остановитесь. Понаблюдайте за собой и проговорите, что чувствуете. Например: «Я чувствую, что отвлекаюсь от работы. Мне грустно — интереснее подумать про развлечения».
- Понаблюдайте за ощущениями в теле. Например, можете ощутить, как горят щеки, напряжены плечи или чешется нос.
- Оглядитесь вокруг: посчитайте, сколько в комнате предметов, например, красного цвета, или обратите внимание на то, какие запахи вы ощущаете.
Кому-то достаточно сделать три этих шага, чтобы успокоить поток мыслей и вернуться к работе. Некоторым этого может не хватить. Тогда можно подключать специальные техники, они помогут прожить неприятные чувства или эмоции:
- Если вы злитесь или раздражены, можно подвигаться: поприседать, поотжиматься, попрыгать, покричать в подушку, порвать бумагу.
- Если вы испытали сильный стресс — почувствовали одну из реакций «бей, беги или замри», — нужно сделать что-то в соответствии с ней. Если «бей» — побить подушку или побоксировать в воздухе, «беги» — побегать на месте или интенсивно топать, сидя на стуле, «замри» — с силой сжаться на стуле или на корточках.
- Придумайте для эмоции цвет и представьте, как он разливается по всему телу.
Это упражнение поможет прожить яркие чувства и эмоции, а значит, они перестанут мешать заниматься важными делами.
Способ 2. Внедряйте техники тайм-менеджмента
Чтобы результативнее выполнять сложные дела, попробуйте заниматься ими на пике продуктивности. Для этого можно воспользоваться авторской техникой нашего эксперта — карьерного коуча Валерии Любимовой. Вот что нужно сделать:
- Напишите на бумажке дела, которые отнимают у вас больше всего энергии, и те задачи, что даются легко.
- Вспомните, в какое время вы наиболее продуктивны. Можно понаблюдать за собой несколько дней или неделю.
- Проанализируйте, в какой среде вам комфортнее всего работать. Например, в кафе вы отвлекаетесь, а вот дома получается закрывать больше задач. Или в одиночестве вы часто берете в руки телефон, а в компании людей вам спокойнее и вы работаете вовлеченно.
Теперь, когда подумали, в каких ситуациях и в какой среде вам комфортнее работать, можно составить «матрицу» своей продуктивности. Например, такую:
Способ 3. Используйте приложения, которые помогут держать фокус на задаче
Чтобы лучше концентрироваться, можно попробовать работать с помощью специальных приложений вроде Focus Plant — оно бесплатное, есть на iOS и Android. У него много аналогов на любой вкус.
Приложение работает по «методу помидора». Это техника из тайм-менеджмента, когда человек заводит кухонный таймер и работает определенное время, а потом так же по таймеру отдыхает. Например, два часа концентрируется на задаче и 20 минут занимается приятными делами.
Работать по этому методу можно и без специальных приложений. Достаточно включить стандартный таймер на телефоне или компьютере. Но в приложениях есть преимущество: элемент игры. Например, после каждой удачной сессии с таймером вам начисляют баллы, с помощью которых можно посадить растение. Это подогревает желание все чаще заходить в «игру» и работать по таймеру: наградой за сфокусированную работу будет красивый цветущий садик.
Способ 4. Планируйте дела
Еще один способ не переключаться с одного дела на другое — планировать дела по времени и приоритетности.
В начале недели выпишите в блокнот все дела на предстоящие семь дней — или на один день, как вам удобно. Выберите в каждом дне или на неделе 1—3 дела, которые вы считаете наиболее важными. Ставьте их в приоритет и старайтесь выполнять в первую очередь.
Например, в планере несколько задач на день: заплатить за аренду помещения, выложить резюме, написать отзыв о подрядчике. Главный фокус предприниматель хочет сделать на оплате аренды. Значит, свой рабочий день он начнет именно с этой задачи, а после перейдет к другим, менее важным делам.
У всех свой темп, можно делать наоборот: начинать день с простых дел, чтобы разогнаться, а вечером заниматься важными. Учет своих пиков продуктивности помогает меньше прокрастинировать и чаще выполнять задуманное в срок. Понаблюдайте за собой, чтобы разобраться, какой способ больше подходит.
Для удобства можно выписывать время, когда будете выполнять задачи, чтобы настроиться на работу и подстраивать отдых под сложные задания.
Если часто отвлекаетесь: из-за чего могут быть сложности с концентрацией
Отвлекаемость — всегда следствие какой-то проблемы. Чтобы перестать отвлекаться, нужно разобраться, в чем причина. Вот самые частые:
- отсутствие отдыха;
- незакрытые базовые потребности;
- неудачное начало дня;
- многозадачность;
- прокрастинация.
Поговорим про каждый пункт отдельно, а еще разберем, как справиться в каждом случае.
Отсутствие отдыха. Работа без перерывов и отдыха приводит к снижению концентрации.
Владелец небольшого рекламного агентства Илья давно не был в отпуске. По выходным он ищет референсы для новых проектов или смотрит курсы по управлению командой.
Из-за длительной усталости Илье сложно задерживать внимание на рутинных делах. Например, если раньше он мог написать холодное письмо для клиента за тридцать минут, теперь эта задача занимает все два часа — с перерывами на соцсети, перекусы или переписку с друзьями.
Есть важный нюанс: не любое занятие можно считать отдыхом. Илье может казаться, что он качественно отдыхает, поскольку спит 8—10 часов, а по вечерам смотрит сериалы. Вот только сон — базовая потребность организма, он помогает восстановить силы, а не отдохнуть от работы. А просмотр сериалов часто, наоборот, нагружает нервную систему и не дает расслабиться.
«Иногда мы подменяем понятие отдыха делами, которые не дают отдохнуть нервной системе. Например, смотреть шортсы на YouTube может быть прикольно, но это занятие не даст голове расслабиться. Если отдых всегда состоит только из подкастов, сериалов и видеоигр, это приводит к перенасыщению информацией. Отсюда и отсутствие фокуса внимания».
Анастасия Ивкина
✅ Как исправить: попробуйте кардинально поменять деятельность. Если весь день сидели за компьютером, выберите досуг, который не связан с гаджетами. Например, приготовьте ужин в тишине или отправляйтесь на прогулку. Это поможет разгрузить нервную систему и восстановиться после работы. А если весь день проводите на ногах — просмотр сериала лежа на диване может отлично сработать. Маркер успеха — на следующий день у вас будет достаточно энергии, чтобы начать работать. Если есть ощущение, что отдыха не хватило и выходных как будто не было, — попробуйте другой досуг.
Найти универсальный способ вряд ли получится: если каждый день отдыхать одинаково, отдых может стать рутиной и не давать достаточно расслабления. Чтобы этого избежать, тестируйте разные занятия. Опирайтесь на самочувствие: например, сегодня хорошая погода и во время перерыва есть силы прогуляться в парке, завтра двигаться не захочется — можно попробовать глянуть новый фильм или нарисовать картину по номерам. Если в процессе понимаете, что вы устаете и вам некомфортно, — меняйте вид отдыха.
Регулярный отдых — это полезная привычка, которую нужно планировать. Всегда найдется что-то срочное, что украдет у вас время на восстановление. Если не привыкли отдыхать — действуйте постепенно. Скажем, на этой неделе добавьте в планер по два 15-минутных перерыва каждый день, а еще — полноценный выходной в воскресенье. Когда привыкнете к такому графику, сможете увеличивать время на отдых.
Напряжение снизится, организм восстановится, и будет проще фокусироваться на важном.
Незакрытые базовые потребности. Еще одной причиной частых отвлечений может быть жажда, голод или недосып. Например, если забыть про перекус или отложить его ради задачи, концентрация снизится — будет меньше энергии, может испортиться настроение.
✅ Как исправить: прежде чем применять техники для концентрации, проверьте свое состояние. Вспомните, как давно у вас был обед, сколько часов спали последнюю неделю и не хотите ли пить.
Ставьте перекусы в расписание, чтобы не пропускать их. Здорово заранее подумать над ланчем, чтобы точно не забывать поесть и не тратить на поиск и выбор еды много времени. Можно взять перекусы с собой, с вечера выбрать блюда в доставке или заведение, где хотите пообедать.
Чтобы легкое обезвоживание не мешало работать, поставьте рядом с собой стакан воды. Он будет напоминать, что надо бы сделать пару глотков, и спасать от лишних действий: можно будет утолить жажду во время работы, а не отвлекаться на походы к кулеру или на кухню, где стол не вытерт и кот не глажен.
Наладить сон для многих труднее всего. Подробно о том, как внедрить полноценный ночной отдых, даже если вынуждены перерабатывать, рассказали в отдельной статье. Здесь — простые рекомендации, которые помогут начать решать проблему.
«Если говорить про частые недосыпы, то тут такие рекомендации. Старайтесь спать одинаковое количество часов, как вам комфортно. Нельзя спать в будние дни по четыре часа, в выходные проспать 12 часов и выспаться на неделю вперед. Отсыпных дней не существует. Время сна в течение недели должно быть плюс-минус одинаковым.
Старайтесь ложиться в одно и то же время. Если планируете сменить график сна, не пытайтесь сразу просыпаться пораньше. Для начала научитесь ложиться раньше привычного. Например, если привыкли засыпать в 00:30, не пытайтесь жить по „идеальному графику“: ложиться ровно в 22:00, а вставать в 06:00. Если легли в 00:00 — уже хорошо.
Постепенно уменьшайте время отхода ко сну — максимум на полчаса-час».
Анастасия Ивкина
Если базовая рутина налажена, исчезнет вялость, перерывы на чай или внеплановый обеденный сон.
Неудачное начало дня. Некоторые люди начинают работать сразу после пробуждения: заходят в рабочие чаты, отвечают на сообщения, разбирают почту. Пробуждение — это уже стресс для организма, а если мигом включаться в работу, он усиливается. Со временем это приводит к выгоранию: кажется, будто работа занимает целый день, а другим сферам не уделяешь времени. Выгорание, в свою очередь, приводит к снижению концентрации.
✅ Как исправить: первый час после пробуждения обязательно посвящайте себе и приятным делам. Например, можно в это время без спешки приготовить любимый завтрак, сходить в душ, почитать интересную книгу.
Многозадачность. Иногда, чтобы успеть все и сразу, человек может планировать на день очень много дел. При этом не распределять их по приоритетности и не продумывать последовательность. Это кажется мелочью, но мешает сконцентрироваться на чем-то одном — приходится отвлекаться, пусть и на другую рабочую задачу. Покажем на примере.
Предприниматель Андрей запланировал на день несколько дел: позвонить в сервис, провести планерку с сотрудниками, узнать условия сотрудничества у поставщика, забронировать ресторан на вечер. Выписал все задачи в заметки и приступил к рабочему дню.
Во время утренней планерки с сотрудниками Андрей вспомнил, что хотел написать контрагенту — и лучше это делать в начале дня: пока тот увидит, пока ответит, пройдет время. Можно не успеть все решить и остаться без расходников. Написал: нужно же всего три минутки.
Поставщик ответил, но внимательно вести диалог не вышло: нужно было часто отвлекаться на общение с сотрудниками. Вникнуть в новости команды тоже не удалось: поставщик ждал ответа.
Если бы Андрей распределил задачи по времени, он мог бы сделать оба дела качественнее. К примеру, смог бы вникнуть в рассказ о делах команды и лучше обдумать ответы, которые писал поставщику.
✅ Как исправить: можно воспользоваться техникой из тайм-менеджмента — матрицей Эйзенхауэра. Это таблица с четырьмя секторами, которая помогает распределить задачи на день по их важности и срочности.
Вот как составить матрицу:
- Начертите таблицу с четырьмя секторами.
- Выпишите в заметки все задачи, которые планируете сделать в течение дня, но пока не распределяйте их по приоритетности.
- Посмотрите на список дел и задайте вопросы по каждой задаче: подумайте, насколько она важна и как срочно ее нужно сделать.
- Перенесите список дел в таблицу по секторам.
Покажем на примере, что может получиться:
Методов планировать день много, главное — распределить задачи так, чтобы не пришлось постоянно переключаться с одной на другую.
Прокрастинация. Бывало ли у вас такое: надо браться за неприятную задачу, но не доходят руки, хочется сделать что-то другое, пусть даже в сто раз сложнее и объемнее. Например, сели писать важный отчет, а через пять минут уже списываетесь с сотрудником, смотрите новое оборудование в офис или включили ролик любимого блогера. И вроде все идет неплохо, но конкретная задача — или тип задач — никак не движется.
Это состояние называется прокрастинацией. Вместо конкретного неприятного дела человек готов делать другие, даже сложные и долгие. Прокрастинация мешает концентрироваться на важных делах, поэтому задачи, которые можно сделать за 15 минут, иногда растягиваются на несколько недель.
✅ Как исправить: определите, с чем связано состояние. Причины могут быть разными: скажем, дело кажется скучным и его можно поручить сотруднику, вызывает страх осуждения или конфликта, а может, пугает, кажется непосильным.
К примеру, трудно уговорить себя сесть за подготовку выступления, особенно если делаете это впервые: неясно, за что хвататься, да и работы там на неделю. Задача кажется большой и сложной, проще пойти новый сайт разработать: там все знакомо.
Когда поймете, в чем дело, сможете найти решение. Подробно о причинах прокрастинации и способах борьбы с ней рассказали в отдельной статье. Здесь покажем идею.
Если, например, задача кажется неподъемной, самое простое решение — разделить ее на несколько этапов и выполнять постепенно. Мозг будет засчитывать достижение маленькой цели как победу, это будет мотивировать двигаться дальше. Допустим, вы готовитесь к выступлению — до него еще 10 дней с учетом выходных. Задачу можно разбить на такие шаги:
Как только задача перестанет пугать, отвлечение пройдет.
Шорт-лист частых причин, которые снижают концентрацию внимания
- Мало отдыха: забываете делать перерывы или выбираете досуг, который не расслабляет. К примеру, не меняете деятельность: весь день работали за компьютером, а для отдыха выбираете видеоигры на том же компьютере.
- Не закрыты базовые потребности: хотите пить, забыли пообедать, давно не были на свежем воздухе.
- Неудачное начало дня: сразу после пробуждения начинаете работать, а не даете себе хотя бы час на раскачку.
- Многозадачность: выписали очень много дел на день, но не распределили их по важности или по времени. Теперь не знаете, за что браться в первую очередь, одна задача отвлекает от другой.
- Прокрастинация: задача кажется тяжелой, скучной или бесполезной. Поэтому за нее совсем не хочется браться, человек начинает делать все что угодно. Для него главное — не заниматься тем, от чего хочется сбежать.
Как понять, что именно вас отвлекает, и убрать это
Возможно, перечисленные в прошлом разделе причины не кажутся вам знакомыми. Тогда разберемся, какие внешние и внутренние раздражители вам мешают.
Шаг 1. Проверьте внешние раздражители. Обратите внимание на эти органы чувств:
- Слух. Нет ли фонового шума, который мешает сконцентрироваться на задаче. Возможно, вы работаете в кофейне, где слишком громко играет музыка или рядом смеется пара друзей, а может, за окном часто проезжают машины.
- Зрение. Осмотритесь вокруг: нет ли зрительных триггеров, которые отвлекают. Например, рабочий стол завален книгами, канцеляркой и различным мусором — и вы частенько на них посматриваете. Или, если работаете за компьютером, могут быть включены уведомления в мессенджере, на которые постоянно падает взгляд.
- Осязание. Комфортно ли вам сидеть в кресле, не затекают ли спина и ноги, удобный ли у вас стол. Может быть, вам нужно размяться, потому что вы несколько часов сидели в одном положении. Отвлекать может даже компьютерная мышка, которую неудобно держать в руке.
Если обнаружили триггер, уберите его. Например, если работаете в шумной кофейне, можно уйти в коворкинг или найти более тихое заведение. Если мышка неудобная и слишком громко клацает — не тяните, закажите бесшумную: одним раздражителем станет меньше.
Если убрали внешние раздражители, а напряжение осталось, переходите к следующему этапу.
Шаг 2. Проверьте внутренние раздражители. В течение недели понаблюдайте за своим состоянием: когда вы отвлеклись, от какой задачи, на что именно переключились, какие чувства при этом испытывали и каким был контекст.
Проще всего завести тетрадку или листок и записывать результаты «в прямом эфире». Можно заготовить себе табличку, чтобы тратить на запись и чтение меньше времени. Например, такую:
В конце недели посмотрите на результаты. Найдите повторяющиеся события или обстоятельства. Например, вы можете заметить, что чаще всего отвлекаетесь, когда готовитесь к созвонам. Они вызывают у вас неприятные чувства: страх и беспокойство. Подумайте, почему так происходит. Можно задавать себе уточняющие вопросы до тех пор, пока не доберетесь до возможной причины. Например:
В нашем примере оказалось, что человек не любит рабочие звонки, так как не может быстро принимать решения и чувствует себя неуверенно. Когда надо готовиться к созвону, он отвлекается на более спокойные и безопасные мысли: резко вспоминает, что нужно встретиться с другом, или думает, куда пойти на ужин. Проблема обнаружена — осталось подумать над решением. Скажем, прямо говорить собеседникам, что нужны две короткие встречи вместо одной длинной: первая — обсудить проблему, вторая — обсудить решения.
Итог может быть иным. Возможно, дело не в созвонах: просто не высыпался несколько дней подряд, поэтому хочется саботировать задачи и думать о чем-то приятном, концентрация внимания теряется.
Если замечаете, что частые отвлечения связаны с какими-то мыслями и эмоциями, можно попробовать вернуть себя в фокус с помощью техник осознанности. О них — в следующем разделе.
Чек-лист — проверьте, что еще может отвлекать вас от работы:
- Фоновый шум: громкие звуки, разговоры, гул машин за окном.
- Визуальный шум: рабочий стол завален книгами, в комнате не прибрано, работаете в оживленном месте, где перед вами часто мелькают люди.
- Физические ощущения: затекло тело, некомфортное кресло, неудобная компьютерная мышь, неприятные запахи вокруг.
Если обнаружили какой-то из триггеров, уберите его. Например, если мешает громкая музыка, уйдите работать в тихое место.
Отвлекать от работы могут и внутренние триггеры — например, тревожные мысли. Чтобы понять, какие именно, попробуйте провести небольшое исследование. В течение недели понаблюдайте за собой и фиксируйте происходящее в блокноте. Записывайте, в какой момент начинаете отвлекаться, чем вы занимались, на какую мысль отвлеклись.
В конце недели проанализируйте результаты. Например, чаще всего отвлекаетесь на посторонние мысли перед созвонами. Позадавайте себе вопросы: «А почему так происходит? Всегда ли я отвлекался перед созвонами, или это появилось недавно?» Это поможет раскопать истинную причину отвлечений и придумать решение.
Главное в статье
- Расфокус может быть связан со множеством причин, например с отсутствием должного отдыха, недосыпом или прокрастинацией. Чтобы понять, что вам мешает, попробуйте понаблюдать за собой и выписать, из-за чего вы чаще всего отвлекаетесь и куда направляете внимание.
- Как правило, мы отвлекаемся из-за внутренних триггеров: например, навязчивых мыслей или неприятных эмоций, которые вызывает задача.
- Еще мы можем отвлекаться из-за внешних триггеров: например, шума за окном, неприбранной комнаты, неприятного освещения. Чтобы включиться в работу, уберите раздражители.
- Концентрация — это навык, который можно тренировать с помощью упражнений на осознанность. Например, можно медитировать, чтобы научиться задерживать внимание на одном объекте.
- Чтобы меньше отвлекаться, можно применять техники тайм-менеджмента: работать по таймеру, сортировать задачи по их значимости или планировать время на отдельные дела.
Что чаще всего отвлекает вас от работы?