Как безопасно перечислять деньги самозанятым

2 июля 2024

Редактор: Ирина Ликутова

При работе с самозанятым можно не заключать договор и просто переводить ему деньги на карту. Главное, чтобы исполнитель-самозанятый выдал чек. Именно его нужно будет предоставить в налоговую, если она попросит подтвердить расходы на оплату. Но в некоторых случаях рекомендуем дополнительно оформить акт и договор.

Мы написали подробный гайд о том, как безопасно сотрудничать с самозанятыми, какие есть ограничения и возможные риски. А в этой статье разбираем, как переводить деньги за услуги или работы самозанятых и что указывать в назначении платежа.

Какие есть способы оплаты самозанятому

Бизнес может оплачивать работу самозанятым:

наличными;
безналичными — по номеру карты или реквизитам счета;
через специальные сервисы.

Наличными. Если вы работаете с самозанятым очно, можно оплатить его работу наличными. В этом случае важно, чтобы исполнитель выдал вам чек в момент передачи денег.

В магазине «Папоротник» сломался холодильник. Директор вызвал самозанятого мастера. Договор они не заключали, обсудили цену устно — ремонт будет стоить 9 000 ₽. Мастер отремонтировал холодильник, директор отдал ему деньги из кассы.

После этого мастер тут же на месте зашел в приложение «Мой налог» и сформировал чек. В чеке он указал ИНН магазина и название «Услуга по ремонту холодильника». Затем он прислал чек директору в Вотсап.

Все, услуга оказана по закону. Теперь директор может включить эти 9 000 ₽ в налоговые расходы, если система налогообложения позволяет, а также он может не начислять на вознаграждение НДФЛ и страховые взносы.

Безналичными — по номеру карты или реквизитам счета. Чаще всего ИП или ООО переводит физлицам деньги по полным реквизитам счета, тогда нужно заполнить все поля платежного поручения: БИК банка, счет и ФИО получателя, назначение платежа. Это более привычный способ для бизнеса.

Но переводить самозанятому по номеру карты тоже не запрещено. В этом случае придется заполнить меньше полей в платежке. Но при переводе по номеру карты выше вероятность, что банк задаст вопросы по платежу. Например, запросит договор с самозанятым. Поэтому лучше переводить по реквизитам счета.

При безналичной оплате самозанятый не обязан присылать чек сразу в день перевода. Он может сделать это до 9-го числа следующего после оплаты месяца. Главное, чтобы в чеке стояла дата оплаты, а не день, когда самозанятый его сформировал.

Магазин свадебных платьев «Невеста» решил создать сайт, для этого он нанимает дизайнера — самозанятого исполнителя. Заключили договор оказания услуг, и дизайнер принялся за работу.

26 июня сайт был готов, и владелец магазина перевел дизайнеру на карту 15 000 ₽. А тот спустя неделю — 3 июля — прислал ему чек из приложения «Мой налог». В нем он указал ИНН магазина и название услуги — «Услуга по разработке сайта по договору такому-то». В чеке стояла дата 26 июня.

В платежном поручении при переводе самозанятому указывают:

ФИО и реквизиты исполнителя;
в поле «Вид оплаты» — код «01»;
в поле «Назначение платежа» — код «1»;
в поле «Очередность платежа» — код «5»;
в «Назначении платежа» нужно подробно описать основание перевода: номер договора и название услуги или работы.

Самое главное — не писать в «Назначении платежа» слова «зарплата», «премия» или другие подобные, которые налоговая может оценить как признак трудовых отношений. Почему это опасно — расскажем в статье дальше.

Неправильно	Правильно
Зарплата за услуги по продвижению сайта	Оплата по договору от 14.07.2024 № 72 за услуги по SEO-продвижению сайта

Через специальные сервисы. Когда бизнес часто сотрудничает с самозанятыми, становится тяжело следить за правилами работы, формировать чеки и проводить оплаты. Поэтому есть сервисы-посредники, которые все автоматизируют.

Например, можно упростить процесс перевода и снизить риски с помощью сервиса выплат от Т-Банка: он автоматически проверяет статус исполнителя, перед тем как перевести деньги. Если исполнитель не самозанятый, оплата не пройдет. Еще сервис сам формирует чеки, поэтому можно не переживать, что самозанятый забудет их прислать.

Как заработать на маркетплейсах

Налогообложение выплат самозанятым

Бизнесу не нужно платить НДФЛ и страховые взносы за самозанятых. Работа с ними — это как сотрудничество с любыми другими контрагентами, компаниями или предпринимателями. Самозанятые платят налог со своих доходов сами.

Но это работает, только если у исполнителя действительно есть статус самозанятого. Также у вас должны быть документы, подтверждающие, что он оказал вам услугу или выполнил для вас работу. Иначе налоговая может расценить оплату как перевод физлицу, и вам придется еще сверху уплачивать НДФЛ, страховые взносы и возможные штрафы.

Какие документы подтверждают оплату

Чек исполнителя — главное доказательство для налоговой, что вы перевели деньги самозанятому за работу или услугу. Еще без чека ИП или компания не может учесть оплату самозанятому в расходах — это актуально для бизнеса на ОСН или УСН «Доходы минус расходы».

Дополнительно бизнес может заключить с самозанятым договор и подписывать акты о выполнении работ или оказании услуг.

Договор нужен, чтобы подстраховаться на случай суда, вопросов от банка или при регулярном сотрудничестве с самозанятым.

Для работы с самозанятыми подойдет договор подряда или возмездного оказания услуг. В нем советуем указать следующее:

сроки выдачи чека: не позднее 9-го числа месяца, следующего за месяцем оплаты;
исполнитель работает на режиме НПД;
исполнитель обязан уведомить заказчика, если утратит статус самозанятого.

Акт о выполнении работ или об оказании услуг. Как и договор, акт не обязательный документ. Но он пригодится в нестандартных и спорных ситуациях, например, если работа выполняется в несколько этапов или самозанятый аннулировал чек.

Еще акт нужен для подстраховки при учете расходов. Например, когда самозанятый получает аванс, дату расходов определяют по дате акта, а не чека на аванс.

Риски при работе с самозанятыми и как их избежать

Есть два основных риска при работе с самозанятыми:

Налоговая может расценить перевод исполнителю как человеку без статуса самозанятого. И тогда обяжет ИП или компанию заплатить НДФЛ, взносы, а еще штрафы и пени за просрочку их уплаты.
Сотрудничество с самозанятым квалифицируют как трудовые отношения. И тогда санкции будут еще строже.

Чтобы этого не произошло, нужно:

следить за документами;
учитывать ограничения при работе с самозанятыми;
нанимать исполнителей под конкретный проект, а не на постоянную работу.

Следить за документами. Как мы писали выше, главный документ — это чек. Но для подстраховки дополнительно лучше составлять договор и акт.

Учитывать ограничения при работе с самозанятыми. Вот несколько основных:

чтобы нанять в качестве самозанятого бывшего сотрудника, нужно подождать минимум два года после увольнения;
самозанятый не может нанимать работников по трудовым договорам, но вправе привлекать субподрядчиков по договорам ГПХ. Например, он может сам сделать сайт, но заказать логотип и текст у других исполнителей;
нельзя работать с самозанятыми по агентским договорам, договорам комиссии или поручения.

Нанимать исполнителей под конкретный проект, а не на постоянную работу. Если самозанятый систематически выполняет одни и те же обязанности, налоговая может заподозрить трудовые отношения. Так, например, нельзя обязать самозанятого работать в офисе с 09:00 до 18:00 с понедельника по пятницу.