Можно ли учитывать оплату самозанятому как расходы?

Читатель спрашивает: «Можно ли учитывать оплату самозанятому как расходы, чтобы уменьшить налоговую базу и сумму налога?»

Компания может учесть оплату самозанятому в расходах, только если у нее будет чек от самозанятого.

Самозанятый должен сформировать чек в приложении «Мой налог» и передать его компании-заказчику. В чеке должны быть указаны:

Про чек — ст. 14 закона № 422-ФЗ от 27.11.2018

Этот чек — подтверждение расходов компании.

Самозанятый может:

• отправить чек в мессенджере или на электронную почту;
• распечатать и передать лично;
• предоставить QR-код, по которому вы можете считать чек своим мобильным телефоном.

Вы можете хранить чеки в бумажном или электронном виде, они имеют одинаковую силу.

Если вы платите самозанятому наличными или рассчитываетесь по карте через терминал, он обязан сразу выдать вам чек.

Для учета расходов у вас обязательно должен быть чек, его достаточно. Договор — дополнение к чеку. Вы должны его заключить, как и при любой работе с контрагентами, но сам по себе договор не будет основанием для учета расходов.

Для простых услуг письменный договор не нужен, можно договориться на словах и сразу оплатить. Факт устного договора подтверждается оплатой. Например, вы покупаете у самозанятого набор пирожных для корпоративного праздника: сразу оплатили и забрали пирожные.

Если самозанятый оказывает более сложные услуги, лучше заключить договор. Например, перевозит груз или продвигает компанию в соцсетях. Договор — это ваша защита. Он поможет доказать свою правоту в суде, если что-то пойдет не так.

В договоре вы можете прописать все важные условия сделки: обязанности и ответственность сторон, сроки, порядок оплаты. Рекомендуем прописать штрафные санкции, если самозанятый утратит свой статус и не сообщит об этом.

Самозанятый может быть индивидуальным предпринимателем или физлицом.

Если вы работаете с ИП, статус проверять не нужно.

Если самозанятый — физлицо, то лучше проверять его статус перед тем, как переводить деньги. Он может утратить этот статус, а вы этого не узнаете. В таком случае вы переведете деньги физлицу, а значит, придется начислять НДФЛ и страховые взносы.

Проверить статус можно двумя способами:

1. Запросить у физлица выписку из приложения «Мой налог». В ней вы увидите актуальную информацию о регистрации лица в качестве самозанятого.
2. Проверить факт регистрации на сайте ФНС. Нужно указать ИНН самозанятого и дату, которая интересует.

Вам будет нужно скорректировать расходы, которые учитываются при расчете налогов. Порядок корректировки зависит от вашего режима налогообложения.