Как бизнесу работать с самозанятыми

Компаниям выгодно работать с самозанятыми. Правда, нужно убедиться, что у вашего исполнителя точно есть статус самозанятого. Если деньги случайно уйдут обычному физлицу, придется платить за него НДФЛ и страховые взносы. Чтобы этого не произошло, нужно правильно выстроить работу.

Дальше разберем каждый шаг подробно.

Шаг 1. Убедиться, что исполнитель точно самозанятый

Первый способ — запросить справку. Самозанятый сам скачивает справку в приложении «Мой налог» и отправляет ее заказчику. Распечатывать ее не обязательно.

Справку подписывают электронной подписью налоговой, поэтому на ней нет «живых» печати и подписи инспектора. И их не нужно запрашивать.

Теоретически самозанятый может прислать старую справку, а потом утратить статус. Поэтому всегда нужно просить справку с актуальной датой.

Проверить статус можно на любое число. Это важно, потому что самозанятый может предоставить вам справку, а на следующий день сняться с учета в пару кликов. Именно поэтому лучше проверять статус не только перед заключением договора, но и перед каждым платежом, чтобы случайно не перевести деньги обычному физлицу.

Шаг 2. Заключить договор или создать оферту

• Сослаться на статус самозанятого. Это нужно, чтобы было понятно, что налоги исполнитель платит за себя сам и компания не должна этого делать.
• Добавить пункт об ответственности за непредоставление чека. Можно назначать любые штрафы, если исполнитель готов подписать такой договор. Отсутствие чека грозит компании доначислениями и штрафами от налоговой
• Обязать исполнителя сообщать об утрате статуса самозанятого. Так вы сможете провести следующие выплаты по закону — с удержанием НДФЛ и начислением страховых взносов. Или можете отказаться от дальнейшего сотрудничества до того, как самозанятый выполнил работу или оказал услугу.

Фрилансер хотел получать на руки ровно 10 000 ₽, и в договоре была сумма 11 500 ₽, с которой компания удерживала НДФЛ. Когда исполнитель стал самозанятым, НДФЛ платить не нужно, поэтому компания обязана выплатить все 11 500 ₽ или договориться о новом гонораре.

Если исполнителей много, удобнее будет на сайте публично разместить условия работы, то есть разработать оферту. Как только исполнитель с вашего ведома приступит к заданию, это будет считаться акцептом, то есть согласием с условиями оферты. Это равносильно заключению письменного договора.

Шаг 3. Заплатить за работу

Оплата может быть наличной и безналичной — всё зависит от того, какой способ зафиксирован в договоре. В любом случае исполнитель должен выдать вам чек. Он одинаковый при наличном расчете и по безналу.

Некоторым банкам платежи самозанятым могут показаться подозрительными, так как оплата идет физлицу без статуса ИП, но при этом нет НДФЛ и взносов. Чтобы снять все вопросы, можно предоставить в банк договор с самозанятым или переписку в рамках оферты.

Шаг 4. Получить и проверить чек от самозанятого

Чеки нужны, чтобы компания могла отчитаться за расходы перед налоговой и не платить НДФЛ и страховые взносы с выплат самозанятому. Не считая договора, это самый важный документ при работе с такими исполнителями. При этом остальных документов — актов и счетов — может и не быть вовсе.

Как получить чек. Самозанятый формирует чек в приложении «Мой налог» и отдает компании. Он может прислать его в электронном виде по почте или в мессенджер или распечатать и вручить лично — всё зависит от договоренностей.

Если во время проверки налоговой компания не сможет предоставить чеки на выплаты, налоговая может доначислить НДФЛ и страховые взносы. А еще придется заплатить штраф — 20% от суммы недоимки. Пока самозанятый не пришлет чек, выплаты нельзя включить в налоговые расходы, даже если можно доказать затраты по другим документам.

Когда нужно получить чек. Лучше всего договориться о получении чеков сразу после оплаты. Если это невозможно, то исполнитель должен прислать чек не позднее 9-го числа месяца, следующего после оплаты. То есть, если самозанятый получил оплату в сентябре, чек он должен предоставить до 9 октября.

Что проверить в чеке. В чеке не должно быть ошибок, иначе налоговая может посчитать его недействительным и, соответственно, расходы по нему нельзя будет учесть.

Если обнаружили ошибку, нужно попросить исполнителя аннулировать неправильный чек в приложении «Мой налог» и сформировать его заново.

Что делать с чеками. Чеки самозанятых — это такие же первичные документы, как, например, акты сдачи-приемки или товарные накладные. Их можно хранить в электронном или бумажном виде. Срок хранения: 4 года для ИП и 5 лет — для компаний.