Если не убедиться, что у исполнителя есть статус самозанятого и деньги случайно уйдут физлицу, придется платить за него НДФЛ и страховые взносы.
Виктор Подгорский
Эксперт по праву
Если не убедиться, что у исполнителя есть статус самозанятого и деньги случайно уйдут физлицу, придется платить за него НДФЛ и страховые взносы.
Виктор Подгорский
Эксперт по праву
Компаниям выгодно работать с самозанятыми. Правда, нужно убедиться, что у вашего исполнителя точно есть статус самозанятого. Если деньги случайно уйдут обычному физлицу, придется платить за него НДФЛ и страховые взносы. Чтобы этого не произошло, нужно правильно выстроить работу.
Условно весь процесс можно разделить на четыре этапа. Коротко описали их в чек-листе, который поможет ничего не забыть при работе с самозанятыми. Принцип прост: продвигайтесь по пунктам и отмечайте то, что уже сделали.
Дальше разберем каждый шаг подробно.
Кто такие самозанятые
Самозанятые — это физлица или ИП, которые применяют налог на профессиональный доход (НПД). Ставка налога — 4% с доходов от физлиц и 6% — с доходов от юрлиц.
Все о НПД — в 422-ФЗ от 27.11.2018
Сейчас с самозанятыми можно работать по всей России. Это могут делать любые компании и ИП, в том числе те, которым нужно сразу много исполнителей. Например, так строительные компании сотрудничают с рабочими или таксопарки с водителями.
У самозанятых есть ограничения по виду деятельности, поэтому они могут выполнять не все виды работ. Например, они не могут продавать полезные ископаемые, чужие или подакцизные товары. А еще они не могут быть посредниками.
Шаг 1. Убедиться, что исполнитель точно самозанятый
Для этого нужно получить от исполнителя справку о постановке на учет в качестве налогоплательщика НПД или проверить статус самостоятельно на сайте налоговой.
Первый способ — запросить справку. Самозанятый сам скачивает справку в приложении «Мой налог» и отправляет ее заказчику. Распечатывать ее не обязательно.
Справку подписывают электронной подписью налоговой, поэтому на ней нет «живых» печати и подписи инспектора. И их не нужно запрашивать.
Теоретически самозанятый может прислать старую справку, а потом утратить статус. Поэтому всегда нужно просить справку с актуальной датой.

Второй способ — проверить статус на сайте налоговой. Для этого нужен только ИНН исполнителя. Форма заполняется вручную. Если у вас много исполнителей, это может быть долго и неудобно.
Проверить статус можно на любое число. Это важно, потому что самозанятый может предоставить вам справку, а на следующий день сняться с учета в пару кликов. Именно поэтому лучше проверять статус не только перед заключением договора, но и перед каждым платежом, чтобы случайно не перевести деньги обычному физлицу.

Шаг 2. Заключить договор или создать оферту
Работать с самозанятыми можно по обычному гражданско-правовому договору, который заключен с физлицом. В него лишь нужно внести несколько изменений:
- Сослаться на статус самозанятого. Это нужно, чтобы было понятно, что налоги исполнитель платит за себя сам и компания не должна этого делать.
- Добавить пункт об ответственности за непредоставление чека. Можно назначать любые штрафы, если исполнитель готов подписать такой договор. Отсутствие чека грозит компании доначислениями и штрафами от налоговой
- Обязать исполнителя сообщать об утрате статуса самозанятого. Так вы сможете провести следующие выплаты по закону — с удержанием НДФЛ и начислением страховых взносов. Или можете отказаться от дальнейшего сотрудничества до того, как самозанятый выполнил работу или оказал услугу.

Если у вас уже был заключен договор с исполнителем, а он стал самозанятым, в договор нужно внести изменения. Особенно если меняется сумма вознаграждения.
Фрилансер хотел получать на руки ровно 10 000 ₽, и в договоре была сумма 11 500 ₽, с которой компания удерживала НДФЛ. Когда исполнитель стал самозанятым, НДФЛ платить не нужно, поэтому компания обязана выплатить все 11 500 ₽ или договориться о новом гонораре.
Если исполнителей много, удобнее будет на сайте публично разместить условия работы, то есть разработать оферту. Как только исполнитель с вашего ведома приступит к заданию, это будет считаться акцептом, то есть согласием с условиями оферты. Это равносильно заключению письменного договора.
Эксперты ответят на ваш вопрос
Эксперты Тинькофф отвечают на вопросы читателей по налогообложению, законам, трудовым спорам и другим проблемам в бизнесе. Чтобы мы разобрали вашу ситуацию, пишите на secrets@tinkoff.ru.
Шаг 3. Заплатить за работу
Оплата может быть наличной и безналичной — всё зависит от того, какой способ зафиксирован в договоре. В любом случае исполнитель должен выдать вам чек. Он одинаковый при наличном расчете и по безналу.
Некоторым банкам платежи самозанятым могут показаться подозрительными, так как оплата идет физлицу без статуса ИП, но при этом нет НДФЛ и взносов. Чтобы снять все вопросы, можно предоставить в банк договор с самозанятым или переписку в рамках оферты.
Шаг 4. Получить и проверить чек от самозанятого
Чеки нужны, чтобы компания могла отчитаться за расходы перед налоговой и не платить НДФЛ и страховые взносы с выплат самозанятому. Не считая договора, это самый важный документ при работе с такими исполнителями. При этом остальных документов — актов и счетов — может и не быть вовсе.
Как получить чек. Самозанятый формирует чек в приложении «Мой налог» и отдает компании. Он может прислать его в электронном виде по почте или в мессенджер или распечатать и вручить лично — всё зависит от договоренностей.
Если во время проверки налоговой компания не сможет предоставить чеки на выплаты, налоговая может доначислить НДФЛ и страховые взносы. А еще придется заплатить штраф — 20% от суммы недоимки. Пока самозанятый не пришлет чек, выплаты нельзя включить в налоговые расходы, даже если можно доказать затраты по другим документам.
Когда нужно получить чек. Лучше всего договориться о получении чеков сразу после оплаты. Если это невозможно, то исполнитель должен прислать чек не позднее 9-го числа месяца, следующего после оплаты. То есть, если самозанятый получил оплату в сентябре, чек он должен предоставить до 9 октября.
Если самозанятый не пришлет чек совсем, на него можно пожаловаться на сайте налоговой. И параллельно нужно заплатить НДФЛ и страховые взносы как за обычное физлицо — так будет безопаснее для компании.
Что проверить в чеке. В чеке не должно быть ошибок, иначе налоговая может посчитать его недействительным и, соответственно, расходы по нему нельзя будет учесть.
Если обнаружили ошибку, нужно попросить исполнителя аннулировать неправильный чек в приложении «Мой налог» и сформировать его заново.

Что делать с чеками. Чеки самозанятых — это такие же первичные документы, как, например, акты сдачи-приемки или товарные накладные. Их можно хранить в электронном или бумажном виде. Срок хранения: 4 года для ИП и 5 лет — для компаний.
Как упростить работу с самозанятыми
Больше всего сложностей у компаний возникает при проверке статуса самозанятых, если их много, и при получении чеков. С решением этих вопросов помогает сервис Тинькофф Бизнеса «Выплаты самозанятым».
С помощью сервиса компаниям и ИП удобно отправлять выплаты самозанятым. Статус проверяется автоматически раз в день, а в личном кабинете доступны корректные чеки по каждому платежу.