Как открыть аптеку с нуля и сделать ее успешной
Для открытия аптеки нужна более серьезная подготовка, чем, например, для розничного магазина — нужно фармацевтическое образование и получить лицензию. Если у руководителя организации образования нет, придется нанять управляющего-провизора, а ИП недоступно и это — надо выбирать другой вид бизнеса. Проверка помещения для получения лицензии может идти несколько месяцев, и все это время аптека должна быть уже готова к открытию — то есть придется платить аренду за время простоя.
Рассказываем, как соблюсти все требования, чтобы открыть аптеку с нуля.
Чек-лист «Как открыть аптеку»
Главное из статьи собрали в короткий чек-лист: он поможет ничего не забыть при открытии аптеки. Работать с ним просто: продвигайтесь вниз по пунктам и отмечайте то, что уже сделали.
Шаг 1. Выбрать форму организации бизнеса и коды ОКВЭД
Чтобы законно работать, понадобится зарегистрировать бизнес — то есть стать ИП или зарегистрировать компанию и открыть расчетный счет в банке, по которому будут проходить все деньги по аптеке.
При открытии аптеки особая ситуация — форма бизнеса зависит от образования владельца.
ИП может открыть аптеку, только если он:
- провизор по образованию;
- прошел курсы повышения квалификации «Управление и экономика фармации» и получил сертификат;
- проходит аттестацию каждые пять лет.
Если фармацевтического образования нет, можно открыть ООО и нанять управляющего-провизора.
Михаил учится на пятом курсе медакадемии. Он не может открыть аптеку как ИП или нанять сокурсника управляющим. Если Михаил хочет открыть аптеку, он может стать учредителем ООО и найти управляющего с медицинским дипломом.
Если у собственника бизнеса нет фармацевтического образования, важно иметь в виду, что управляющего нужно будет найти еще до начала работы — при оформлении лицензии на аптечную деятельность уже нужно указать, кто будет управлять аптекой, и приложить его документы.
Получается, управляющий будет без работы пару месяцев во время подготовки лицензии. Обычно договариваются так: руководитель находит управляющего, принимает его на работу как внешнего совместителя и указывает его данные в документах — без оформленных трудовых отношений лицензию получить не получится. Пока идет проверка, управляющий дорабатывает на старом месте.
При регистрации бизнеса нужно указать вид деятельности — для этого выбирают коды ОКВЭД. Основной код для аптеки — 47.73 «Розничная торговля лекарственными средствами в специализированных магазинах (аптеках)».
Можно выбрать дополнительные коды, чтобы продавать сопутствующие товары, например ортопедические изделия или косметику:
- 47.74.2 «Торговля ортопедическими изделиями в специализированных магазинах»;
- 47.75 «Торговля косметическими и товарами личной гигиены в специализированных магазинах»;
- 47.29.36 «Торговля гомогенизированными пищевыми продуктами, детским и диетическим питанием в специализированных магазинах».
Если на старте бизнеса вы не планировали продавать, к примеру, ортопедические изделия, а потом решили ввести их в ассортимент, код ОКВЭД можно будет добавить.
Шаг 2. Выбрать систему налогообложения
Для аптеки подходят два варианта: УСН — упрощенная система налогообложения или ОСН — общая. На УСН работать проще: ниже налоговая ставка и минимум бумажной работы — нужно подавать декларацию один раз в год. А на ОСН больше налогов и отчетности, самостоятельно ее подготовить сложно, и понадобится бухгалтер.
Патент для аптеки не подойдет, потому что на нем нельзя работать с маркированными товарами, а лекарства подлежат обязательной маркировке
На что ориентироваться при выборе режима:
Если доход с начала года превысит 265,8 млн рублей, УСН уже не подойдет и нужно будет переходить на ОСН.
Для аптек действует пониженная ставка НДС для части товаров — на лекарства и товары для детей — 10%, а не стандартные 20%.
Обычно на старте проще выбрать УСН, по ней меньше отчетности. Чтобы выбрать между УСН «Доходы» и УСН «Доходы минус расходы», рекомендуем сделать примерный расчет и понять, что будет выгоднее для вашего бизнеса. Как это сделать, рассказали в отдельной статье.
Как работать на разных системах налогообложения
Мы уже писали подробные статьи про разные налоговые режимы:
Шаг 3. Выбрать вид аптечной организации
В законе есть четыре формата аптеки.
Аптечный пункт. В нем нельзя продавать рецептурные лекарственные препараты.
Аптечный киоск. Аптечный киоск больше похож на магазин с лекарствами, только в нем нет торгового зала.
Аптека как структурное подразделение медицинской организации. Такие аптеки открывают, например, при больнице или поликлинике.
Самостоятельные аптеки. Для них есть два варианта:
- аптека готовых лекарственных форм — розничная торговля лекарственными средствами, косметическими товарами и товарами личной гигиены;
- производственная аптека — занимается изготовлением лекарств по рецепту. Сейчас врачи редко выписывают такие рецепты, поэтому производственные аптеки сейчас не открывают.
Закона, регулирующего площади аптек разных форматов, нет, но регион может утвердить свои нормативы.
Например, в Москве действуют такие требования по площади помещения аптеки:
- для аптечного киоска и аптечного пункта — минимум 18 кв. м;
- для аптеки готовых лекарственных форм — от 100 кв. м;
- для аптечного магазина безрецептурных препаратов — не менее 70 кв. м;
- для производственной аптеки — минимум 132 кв. м.
Дальше в статье мы будем использовать общее название «аптека» для всех вариантов в случаях, когда требования для них одинаковые.
Шаг 4. Выбрать помещение
При выборе места для аптеки не обязательно ориентироваться на конкурентов. Аптеки часто закрываются, переезжают, устанавливают разные цены на одинаковые товары, так что на одном перекрестке могут успешно работать несколько аптек. К тому же выбор клиентов не всегда определяется только расположением и ценой. Часть клиентов ищут приятного фармацевта, или им важна возможность купить определенные редкие лекарства — так что лучше не соседствовать с федеральными сетями. Они могут позволить себе цены ниже региональных, а еще переманить фармацевтов на более высокую зарплату.
Вот основные действующие требования к помещению аптеки:
- если она в многоквартирном доме, обязателен отдельный вход;
- разгрузку в аптеку можно делать только со стороны автомобильной дороги — не со стороны двора с подъездами;
- высота потолков — минимум 2,4 м;
- отдельное помещение, в котором сотрудники будут обедать и хранить вещи;
- вентиляция;
- хорошее освещение. Для торгового зала аптеки — минимум 75 люксов, для кассовой зоны — от 200 люксов;
- температура должна соответствовать условиям хранения препаратов. Обычно большую часть препаратов можно хранить на стеллажах при температуре до +25 °C, так что надо соблюдать этот температурный режим;
- система кондиционирования, иначе, если летом температура будет выше +25 °C, препараты испортятся;
- влажность — не более 60 ± 5%;
- поверхности должны быть гладкими и хорошо переносить влажную уборку.
Нужно соответствовать этим требованиям, чтобы получить лицензию на фармацевтическую деятельность — помещение будут осматривать и проверять.
Шаг 5. Подготовить оборудование
Условно можно поделить оборудование на три категории — для хранения лекарств, для торгового зала и для продажи. Все оборудование будут проверять при получении лицензии.
Оборудование для хранения лекарств. Это обязательное оборудование, его нельзя заменить на какой-то свой вариант, к примеру просто хранить лекарства в коробках. Что нужно для хранения препаратов:
- стеллажи и шкафы;
- минимум два фармацевтических холодильника для лекарств — с температурой 2—8 °С и 8—15 °С;
- шкаф с глухими створками с замком, например для ядовитых средств и средств, вызывающих зависимость;
- сейф для некоторых групп рецептурных препаратов, например для наркотических и особо ядовитых средств. Если вы не планируете продавать их в аптеке, сейф не нужен;
- приборы контроля влажности и температуры — гигрометр и термометр.
Оборудование для торгового зала. Что может быть в зале:
- витрины;
- прилавки;
- стойка для кассы;
- по желанию — стол с аппаратом для измерения давления, кресло для посетителей, которые ожидают в очереди или неважно себя чувствуют.
Важно выбирать такие материалы, чтобы мебель можно было мыть дезинфицирующими средствами.
Оборудование для торговли. Как для любой розничной торговли, в аптеке нужна онлайн-касса, чтобы передавать информацию о продажах в налоговую. Онлайн-кассу можно купить или арендовать у банка.
Еще нужно будет подключить эквайринг, чтобы покупатели могли расплачиваться картами через терминал или систему быстрых платежей.
Если арендовать устройство, нужно будет платить только процент за эквайринг без каких-либо ежемесячных платежей. А еще в Т-Банк для аптек выгодные ставки на торговый эквайринг.
Кроме того, понадобится специальное оборудование. Лекарства подлежат обязательной маркировке, поэтому нужен сканер, который будет считывать коды маркировки DataMatrix, и компьютер, чтобы передавать данные о поступивших и выбывших лекарствах в национальную систему маркировки «Честный знак».
Если вы планируете установить систему учета, например 1С или еФарма, чтобы не считать вручную поступившие и проданные лекарства, ее можно интегрировать с Честным знаком. Тогда не придется делать двойную работу и отдельно фиксировать препараты для учета и для системы прослеживания — достаточно будет внести их один раз.
Шаг 6. Получить лицензию
Чтобы получить лицензию на фармацевтическую деятельность, нужно пройти три этапа:
- Получить разрешение от Роспотребнадзора — санитарно-эпидемиологическое заключение о том, что помещение подходит для открытия аптеки.
- Уплатить госпошлину.
- Подать заявление и документы на лицензирование в уполномоченное региональное ведомство. Название зависит от субъекта РФ: например, в Москве этим занимается городской департамент здравоохранения.
Получить разрешение местной СЭС. Это территориальный отдел Роспотребнадзора. Чтобы пригласить СЭС на проверку помещения аптеки, нужно оформить заявку через МФЦ или на портале госуслуг.
Санэпидемстанция проверит помещение и оборудование. Например, соблюдается ли нужная температура и подходят ли поверхности для влажной уборки. Санитарно-эпидемиологическое заключение выдадут после проверки в течение 20 дней в электронном виде и в течение 30 дней — в бумажном.
Уплатить пошлину. Пошлина за получение лицензии на фармацевтическую деятельность — 7500 ₽. Реквизиты можно найти на сайтах региональных ведомств по медицине.
Подать заявление на получение лицензии в региональное ведомство. Заявление подается в МФЦ или через сайт госуслуг.
К заявлению надо приложить:
- выписку из ЕГРИП или ЕГРЮЛ;
- документ об уплате госпошлины;
- выписку из ЕГРН, подтверждающую право собственности на помещение, или договор аренды;
- документы об образовании и сертификаты специалистов;
- санитарно-эпидемиологическое заключение, которое выдал Роспотребнадзор.
Заявление о выдаче лицензии рассматривают до 15 дней. Вместе с проверкой Роспотребнадзора и сбором документов может получиться, что помещение простаивает два-три месяца. Придется платить аренду, когда аптека еще не открылась — эти деньги нужно закладывать в расходы на старте.
Шаг 7. Нанять персонал
В аптеке работают не продавцы, а фармацевты — люди с профессиональным фармацевтическим образованием. Каждые пять лет фармацевты проходят аккредитацию, так что кроме диплома нужно проверить у соискателя сертификат или свидетельство об аккредитации.
Сотрудников можно найти по объявлениям или по рекомендациям знакомых. Чтобы проверить профессионализм фармацевта, на собеседовании обычно проводят тесты на знание лекарств и лекарственных групп. Но для доверия покупателей важно и то, как человек общается.
Обычно на старте бизнеса достаточно двух сотрудников, которые будут работать посменно. Если площадь помещения небольшая, фармацевты сами могут делать уборку после смены, тогда никого дополнительно привлекать не нужно.
Поначалу управляющий может быть одним из сменщиков, но если бизнес развивается, у управляющего будет больше организационных задач и не останется времени на работу с покупателями. Тогда он сможет подстраховывать и выходить на смену только в случае форс-мажора.
Шаг 8. Заказать товар у поставщика
Поставщики работают только с лицензированными аптеками, поэтому после оформления лицензии не получится открыться на следующий же день — придется снова подождать, пока не приедет партия товаров.
Самые крупные дистрибьюторы фармацевтических препаратов в России:
Есть и более мелкие оптовики. Чтобы найти лучшие условия по заказу препаратов, можно установить программу для работы с поставщиками — АналитФармация. Программа собирает данные по цене и наличию препаратов у поставщиков и помогает сформировать электронную заявку. Помимо прочего в ней можно указать номер телефона, чтобы созвониться с менеджером по конкретному предложению.
Матрицу закупки обычно составляет провизор, то есть управляющий, или сам предприниматель с фармацевтическим образованием. Личного опыта или опросов клиентов будет мало — без профессиональных знаний не обойтись.
Шаг 9. Придумать, на чем еще зарабатывать
У некоторых лекарств не может быть высокой маржинальности. Наценки на жизненно необходимые лекарства ограничены государством.
Разрешенный процент меняется в зависимости от региона, например в Краснодарском крае на жизненно необходимые лекарства стоимостью до 50 ₽ можно делать надбавку 25%, до 500 ₽ — 20% и выше 500 ₽ — 13%.
В аптеке более маржинальными могут быть сопутствующие товары:
- шампуни;
- уходовая косметика;
- оптика — можно продавать даже брендовые очки;
- антиварикозные колготки, колготки для беременных;
- ортопедические товары.
Если вы продаете ортопедические товары, можно прийти в ближайшую поликлинику на пятиминутку и рассказать об ассортименте. Возможно, специалист-ортопед начнет советовать вашу аптеку пациентам — к таким товарам покупатели относятся более ответственно, и может быть важна рекомендация врача.
Шаг 10. Продвигать аптеку и проводить акции
Несмотря на то, что в аптеку чаще всего заходят, просто потому что она оказалась поблизости, продажи можно увеличивать за счет продвижения и маркетинговых акций.
Онлайн. Кажется, маловероятно, что покупатели будут подписываться на соцсети аптеки и следить за их новостями. Но онлайн можно использовать таргет. Например, найти в Одноклассниках или во ВКонтакте людей с интересами «Диеты и здоровое питание» или «Оптика» и показывать им посты с рекламой подходящих товаров со скидкой.
Офлайн. Вот несколько вариантов, их можно использовать параллельно:
- проводить акции и раздавать об этом листовки. Например, предлагать что-то по минимальной цене, буквально «зеленка за рубль». Скорее всего, клиенты не будут заходить ради одной зеленки, а купят что-то еще;
- накануне 23 Февраля, 8 Марта и Нового года сделать скидку на косметику. Об этом можно рассказывать в магазине, сделать баннеры на витринах и тоже раздавать листовки;
- выбирать товар дня и продавать его со скидкой. Товар дня часто делают сезонным, например препараты от гриппа — осенью, а летом — лекарства для нормализации работы кишечника. Чтобы скидка окупилась большим объемом продаж, можно назначать сотрудникам бонусы за каждую продажу товаров дня.
А вот скидки для пенсионеров уже скорее не акция, а необходимость. Покупатели к ним привыкли в разных аптеках и могут быть недовольны, если скидку не сделать.
Главное
- ИП может открыть аптеку, только если у него есть фармацевтическое образование. Иначе надо открыть ООО и нанять управляющего-фармацевта.
- Для аптеки подходят два режима налогообложения — УСН и ОСН. На патенте работать нельзя, потому что лекарства подлежат маркировке.
- Ничего страшного, если откроетесь рядом с конкурентами, но лучше не соседствовать с федеральными сетями — они могут позволить себе цены ниже региональных.
- Аптека — лицензируемый вид деятельности. К ней есть список требований по помещению и оборудованию.
- Чтобы получить лицензию, нужно получить разрешение от местной СЭС, уплатить госпошлину и подать документы в региональное ведомство. Заявление рассматривают до 15 дней.
- Когда получите разрешительную документацию, можно будет заказывать препараты. До получения лицензии покупать товары нельзя, поэтому минимум две недели аптека будет простаивать. Матрицу закупки должен составлять человек с фармацевтическим образованием, чаще всего это управляющий.
- В аптеке за прилавком работают не обычные продавцы, а фармацевты. Каждые пять лет они должны проходить аккредитацию, так что кроме диплома нужно проверить у соискателя сертификат или свидетельство об аккредитации.
- Помимо лекарств, можно продавать БАДы, шампуни, уходовую косметику, оптику, ортопедические товары. Это более высокомаржинальные товары.
- Онлайн-продвижение редко используют для препаратов, но можно настроить таргетированную рекламу на товары по здоровому питанию.
- Офлайн можно устанавливать товар дня и продавать его со скидкой или устраивать акции на косметику перед праздниками.
Планируете открыть аптеку? Расскажите, почему выбрали именно это направление.
Здравствуйте.
Спасибо, что рассказали нам об этой ситуации. Проверим описанный момент еще раз.
Писал человек разбирающийся в вопросе не глубоко.
А почему не осветили маркетинговые союзы и бэкмаржу? Почему не слова о программах лояльности? Почему о честном знаке написали почти вскользь? Что значит «по можно интегрировать»? ПО обязано быть интегрировано с ЧЗ иначе деятельно аптеки просто невозможна! Статья базовая база — типа как букварь. Ответа на вопрос «как сделать аптеку прибыльнее» я не нашел. Очень вызывает боль, что о тонкостях работы с поставщиками не сказали, о кредитнотах, о банковских гарантиях ОДЗ/ПДЗ. Куда подевали крупнейших поставщиков БСС, ФК ГРАНД КАПИТАЛ, АГРОРЕСУРСЫ? Почему не рассказали о предельной наценке на ЖВ по регионам? О чем статья то? Как ооошку регать? :(
Про товар дня — в самое сердце. На основании чего он выбирается то? Захотел провизору? Уборщице?
Пункт5 — не соответствует действительности. Понятно желание Тинькофф продвигать свои услуги. Но их беда в том, что у Тинькофф нет оборудования эквайринга, которое интегрируется с аптечным софтом. Т.е. все терминалы тинькофф, которые они мне пытались поставить, нельзя было по usb подключить в компьютер, на котором установлена программа учета. А вбивать руками сумму каждого чека в отдельно стоящий терминал эквайринга это бредовая идея.