Что такое бэк-офис и нужен ли он вашей компании
В последние годы компании расформировывают большие офисы: переводят людей на удаленку или разделяют по направлениям деятельности. Частая модель такого разделения:
- фронт — передовая, или «лицо» компании;
- мидл — администрация;
- бэк — тыл, или движущая сила.
В этой статье разбираемся, что такое бэк-офис и когда необходимо его выделять.
Что такое бэк-офис
Бэк-офис — это сотрудники, которые напрямую не общаются с клиентами или заказчиками. Четких критериев разделения сотрудников нет, в каждой компании это делают по своему усмотрению.
Например, в бэк-офис могут входить такие сотрудники:
- бухгалтеры;
- системные администраторы;
- юристы;
- разработчики;
- аналитики;
- кадровики.
По сути, в большинстве компаний уже есть бэк-офис, просто его не всегда выделяют каким-то особенным образом.
Архитектура компании: какое место занимает бэк-офис
Мы уже упоминали выше, что в крупных компаниях сотрудников часто делят на фронт, мидл и бэк:
- Фронт-офис — сотрудники, которые общаются с клиентами напрямую и заключают сделки.
- Мидл-офис — это администрация и управленцы.
- Бэк-офис — это невидимая для партнеров и клиентов часть бизнеса. Сотрудники бэк-офиса обеспечивают важные бизнес-процессы: например, отвечают за работу сайта или приложения, маркетинговую стратегию, оформление документации.
В небольших компаниях разделение часто формальное: все работают в одном офисе. В крупных компаниях сотрудники бэк-офиса могут располагаться на отдельном этаже или даже в отдельном здании.
Например, фронт заключает сделки с клиентами, поэтому для таких сотрудников снимают престижный офис в центре города, чтобы компания выглядела достойно в глазах партнеров. Для остальных же сотрудников могут снять офис дешевле и не в самом центре, чтобы сэкономить. Либо же функции бэк-офиса могут выполнять сотрудники на удаленке или подрядчики на аутсорсе.
Когда бизнесу нужно выделять бэк-офис
Как мы уже писали выше, практически в любом бизнесе есть сотрудники, которые выполняют функции бэк-офиса. В этом разделе поговорим о том, когда стоит создавать для них особенные условия работы. Чаще всего бэк-офис выделяют, чтобы:
- повысить имидж компании;
- сократить затраты;
- найти квалифицированный персонал;
- сохранить коммерческую тайну.
Повысить имидж компании. Это тот случай, когда компания решает снять дорогой офис в престижном месте и перевести туда только фронт-офис. То есть тех сотрудников, которые напрямую общаются с клиентами и партнерами. Это позволит ей выглядеть более солидно в глазах контрагентов. А остальные сотрудники — бэк-офис — останутся работать в прежнем офисе, который может выглядеть не так презентабельно.
Сократить затраты. Эта цель пересекается с повышением имиджа компании, когда у компании есть, условно, офис «для заключения сделок» и офис «для остальной работы». Более того, часть сотрудников бэк-офиса можно перевести на удаленную работу из дома, что позволит еще больше сэкономить на аренде. А как при этом не потерять в эффективности работы, рассказали в отдельной статье.
Найти квалифицированный персонал. В небольших городах бизнес может столкнуться с проблемой кадров: мало или вовсе нет людей с нужной квалификацией. Тогда можно открыть бэк-офис в соседнем регионе и нанять людей там.
Сохранить коммерческую тайну. Представим ситуацию: все сотрудники компании по разработке ПО работают в одном здании. И когда в офис приходят партнеры или конкуренты, они знакомятся с разработчиками и предлагают им свои проекты напрямую. Чтобы сберечь коммерческую тайну и избежать переманивания кадров, руководитель выделяет часть сотрудников в бэк-офис и арендует для них помещение в отдельном здании.
Бэк-офис в разных сферах деятельности
В зависимости от специфики бизнеса к бэк-офису могут относиться разные сотрудники. Чаще всего бэк-офис выделяют в таких сферах:
- банки и финансовые организации;
- торговля;
- ИТ — информационные технологии;
- производство.
Банки и финансовые организации. В бэк-офис выделяют бухгалтеров, экономистов, финансистов, юристов, службу безопасности, техническую поддержку. Они следят за заключением и исполнением сделок, ведут внутренний контроль и учет денег, активов или ценных бумаг.
Торговля. К бэк-офису относят бухгалтеров, логистов, плановый отдел, приемщиков, экспедиторов. Сотрудники бэк-офиса контролируют прием и отгрузку товаров, работают с документами.
ИТ-бизнес. Здесь бэк-офис формируют программисты, тестировщики, дизайнеры, разработчики, системные администраторы. Они отвечают за разработку и поддержание приложений, сервисов или сайтов, сопровождение и поддержку клиентов.
Производство. В этой сфере к бэк-офису относят бухгалтерию, отдел кадров, экономический и финансовый отделы.
Что можно автоматизировать в бэк-офисе
Чаще всего применяют автоматизацию в трех сферах:
- управление задачами;
- документооборот;
- общение.
Управление задачами. Когда сотрудники из разных отделов работают над общими задачами, стоит использовать сервисы для управления проектами. Так руководитель сможет видеть, на каком этапе находится каждая задача, кто отвечает за процесс в текущий момент, какой этап будет следующим.
Сотрудники собирают в одном месте документы и данные по задаче, фиксируют прогресс и ставят пометки. Это позволяет реже созваниваться и встречаться, чтобы передать дело от одного сотрудника другому.
Документооборот. Когда все сотрудники находятся рядом, в одном офисе, передать какой-то документ, счет на оплату или выписку несложно. Когда же есть физическое разделение на фронт- и бэк-офис, на это уходит уже больше времени. Проблема решается, если настроить внутренний электронный документооборот.
Самое простое решение — объединить системы, в которых работают фронт-офис и бэк-офис. Например, продажники используют Битрикс24, а бухгалтерия и кладовщики — 1С:Предприятие. Тогда можно докупить модуль «1С:Бэкофис», который объединяет обе системы и автоматизирует документооборот.
Общение. Когда сотрудники общаются только в чате и не знакомы лично, сложнее выстроить доверительные отношения. А они важны, потому что при хорошем общении с коллегами быстрее и эффективнее решаются задачи, людям комфортнее работать и они реже увольняются. Чтобы сотрудники чувствовали себя одной командой, стоит регулярно проводить онлайн-тимбилдинги или созвоны, чтобы просто пообщаться. Рассказали в отдельной статье, какие сервисы можно использовать для онлайн-планерок.
Главное
- Бэк-офис — это сотрудники, которые напрямую не общаются с клиентами, заказчиками или бизнес-партнерами.
- Выделять бэк-офис можно по желанию бизнеса. Есть формальное разделение, когда бэк-офис отделяет табличка на двери, а есть фактическое, когда сотрудников размещают вдали от других подразделений.
- Обычно бэк-офис выделяют, чтобы повысить имидж компании, сократить затраты или подобрать высококвалифицированный персонал.
- Когда бэк-офис отделен от остальных подразделений, можно автоматизировать управление задачами, документооборот и общение между удаленными коллегами.
А каких сотрудников вы выделили бы в бэк-офис и для чего?