Редакция Бизнес-секретов Тинькофф переехала из Trello в Kaiten

Меня зовут Ксения Иванова, я главный редактор Бизнес-секретов. Расскажу, как мы оперативно переносили рабочие процессы редакции в российский таск-трекер, пока наш Trello не превратился в тыкву.

Еще в 2022 году Trello начал ограничивать доступ для российских пользователей. И пока другие искали аналоги, наша редакция продолжала работать в привычном сервисе и ничего не меняла. Но вот ирония: сентябрь 2023, мы выпускаем статью про безоговорочный уход Trello, предлагаем читателям российские сервисы и… понимаем, что теперь нас это тоже коснется.

Бизнес-секреты — это бренд-медиа Тинькофф Бизнеса. Мы помогаем начинать и развивать бизнес в России: отвечаем на вопросы новичков и опытных предпринимателей, переводим налоговые и нормативные документы на простой язык, рассказываем об успехах и провалах реального бизнеса, проводим офлайн- и онлайн-мероприятия, освещаем актуальные бизнес-новости.

Бизнес-секреты создают 90 сотрудников. Это команды разработки, дизайна, дистрибуции, email-коммуникаций и непосредственно сама редакция, про которую пойдет речь.

Мы входим в систему медиапроектов Тинькофф наряду с Тинькофф Журналом, медиа Долями и блогами Тинькофф. При этом каждая редакция существует сама по себе. Некоторые команды работают внутри закрытого банковского контура в Jira, кто-то уже давно использует Kaiten. А мы только недавно решились на переезд из Trello.

1. Есть базовый набор инструментов, которые вполне заменяют функции Trello. Они доступны на бесплатном тарифе для команд любого размера.
2. Привычный и понятный интерфейс.
3. Есть автоматический импорт данных из Trello. Можно просто выбрать доски вместе с колонками, людьми, данными, и все переедет ровно так же, как было. Можно начать работу с того же места, на котором мы закончили.
4. Отзывчивая служба поддержки, как отмечали ребята из других команд.
5. Дополнительные возможности на платных тарифах. Сейчас они нам не нужны, но дальше, с развитием команды понадобится учет времени и другие функции. Здесь они есть, значит, в будущем не придется снова менять сервис.

Еще мы пообщались с другими командами Тинькофф, которые еще с первой волной переехали в Kaiten, и они дали положительные отзывы.

Когда мы начали переезд, в редакции было четыре направления со своими руководителями, процессами и досками в Trello. Но нам было важно объединить всех в одном инфополе, потому что у команд есть смежные процессы, и было бы странно, если бы каждый использовал свой сервис. Решили переезжать все и сразу.

Я получила доступы к доскам в Trello каждого направления и планомерно начала переносить их в Kaiten:

1. Создала общий аккаунт редакции Бизнес-секретов в Kaiten.
2. Завела отдельные пространства для каждой доски, которая была в Trello.
3. Начала автоматический экспорт данных с помощью специальной функции Kaiten. Сначала быстро перенесла небольшие доски, а потом — более объемные. Одна доска с большим объемом карточек и пользователей переезжала почти два дня, потому что мы начали импорт как раз в тот момент, когда в Kaiten был большой приток таких же переезжающих пользователей.
4. После импорта в Kaiten отобразились те же доски, что были в Trello, с теми же карточками, участниками, вложениями, сроками и так далее.

Большую часть досок мы расположили на отдельных пространствах.

У одного из направлений было две доски в Trello, и я объединила их на одном пространстве, чтобы команде не нужно было переключаться между вкладками. В Trello такой функции нет, зато в Kaiten можно удобно разместить несколько досок команды на одном экране.

С карточками точно так же. В Kaiten мы прописываем такие же названия, как в Trello, описание по определенному типу, здесь же обмениваемся комментариями, указываем сроки, участников, метки.

У нас были свои внутренние регламенты, в которых описан каждый шаг наших рабочих процессов — как двигаются задачи по доскам, где и какие метки ставить, кого отмечать или ставить ответственным и так далее. Когда мы переехали в Kaiten, ничего особо не поменялось, мы продолжили работать в том же формате. Разве что немного изменился интерфейс. Но это не означает, что все прошло гладко.

Все люди, так или иначе, противятся новому. Когда ты к чему-то уже привык, оно всегда кажется тебе родным и удобным. Например, когда я впервые купила себе Айфон после Андроида, мне было настолько некомфортно, что я даже собиралась сдать его обратно. Пыталась пользоваться одновременно двумя телефонами, ленилась переносить данные. Но в один момент решила взять и просто вырубить старый Андроид. Когда альтернативы не стало, я быстро адаптировалась к Айфону и поняла, насколько мне комфортно им пользоваться.

Вспомнив эту историю, я решила поступить так же и с Trello.

Когда мы только перенесли процессы в Kaiten, команды по инерции продолжали вести что-то в Trello. Получается, мы разрывались между старым и новым сервисами — это было крайне неудобно. В один из дней я просто директивно приняла решение, что с этого момента мы отключаем всех от Trello. Дала время перепроверить все свои задачи, что-то довнести в Kaiten и заявила, что со следующего дня все задачи, комментарии, обсуждения ведутся только в Kaiten. Потому что, если нет какого-то финального срока, адаптация может тянуться до бесконечности или вообще не произойти.

Жестко? Может быть. Но вот что интересно: спустя примерно месяц одна из наших шефов провела опрос по поводу Kaiten. 80% сотрудников редакции сказали, что все нормально и они уже привыкли. Негатива не было. Многие установили себе мобильное приложение, подключили уведомления и разобрались в новых функциях, которых не было в Trello.

В Kaiten есть те функции, которыми мы не пользовались в Trello. Может, они были в Trello, просто я о них не знала, они для меня и коллег были неочевидными.

Удобный поиск по карточкам. Если ищешь по названию задачи, можно посмотреть все карточки со всех пространств. Допустим, мне нужно найти статью в редакции и сразу же дизайн по ней. Для этого не нужно идти на разные пространства — достаточно просто вбить название в поиске. Это сильно экономит время. В Trello мне бы пришлось искать эти карточки отдельно на каждой доске.

Есть архив и автоархивация готовых карточек. Доска не захламляется ворохом выполненных задач. Они отправляются в хранилище, а при необходимости к ним можно вернуться.

В карточках есть отдельная история активностей. Можно посмотреть, кто, когда и какие действия выполнял с задачей.

В общем, я рада, что мы успели относительно спокойно перенести свои процессы в Kaiten. Как раз вскоре после этого у нескольких людей из команды полностью заблокировали аккаунты в Trello, что могло сильно усложнить нашу работу. Хорошо, что к этому времени все наши задачи и документы были перенесены в новый сервис.

В рубрике «Блоги компаний» вы можете бесплатно публиковать статьи о своем бизнесе. Публикации помогут укрепить ваш личный бренд или привлечь внимание партнеров, клиентов, инвесторов.

О чем можно рассказать?

• Обо всем, с чем вы столкнулись лично, например, вышли на новый рынок, нашли неочевидный канал сбыта или придумали, как увеличить продажи в несезон.
• О работе с инструментами, сервисами или технологиями для бизнеса.

Для помощи в подготовке статьи мы сделали телеграм-бот. В нем — рекомендации по содержанию статьи и инструкции по ее оформлению. Следуйте инструкциям, пишите статьи и отправляйте готовые тексты так же в чат-бот.

После короткой проверки ваш материал выходит на сайте Бизнес-секретов, а лучшие статьи мы отправляем на главную страницу медиа.

Ждем ваших историй!