Как ИП ненадолго оставить бизнес?
Читательница Марина спрашивает: «Я ИП. Хочу уехать на пару месяцев в другую страну, но закрывать бизнес не планирую. Думаю заморозить ИП на время. Я могу управлять бизнесом удаленно? Если да, то что для этого нужно?»
Оформить электронную подпись
Отправлять заявления в налоговую, сдавать отчетность и подписывать договоры можно удаленно. Для этого нужна квалифицированная электронная подпись — КЭП.
У КЭП такая же юридическая сила, как у собственноручной подписи. Документ, заверенный КЭП, не отличается от бумажного документа с подписью и печатью.
За КЭП надо идти в налоговую. Ее оформляют сразу, как пришли. Но надо записаться в инспекцию заранее на сайте ФНС. Получить КЭП без предварительной записи нельзя.
Сейчас ИП и юрлица могут оформить КЭП на сайте ФНС по биометрии.
Чтобы обмениваться документами с контрагентами, одной КЭП мало. Дополнительно надо будет подключать оператора ЭДО, например Контур.Диадок, СБИС, Synerdocs. Такие сервисы помогают как составлять и отправлять документы, так и получать их. Отправить электронный документ удастся, только если контрагент тоже подключился к ЭДО. Это как домашний телефон: у обоих партнеров он должен быть для звонка.
ИП и небольшие компании пока редко переходят на электронный документооборот. Контрагенты могут не оценить ваш отъезд и отказаться тоже подключать ЭДО. Лучше обсудить это с ними до отъезда и убедиться, что вы сможете подписывать хотя бы первичные документы из-за границы.
Если работаете с одним и тем же списком проверенных контрагентов, можно использовать сканы документов — распечатывать их у себя, подписывать и отправлять скан партнеру. Но к весне, когда все компании готовят и сдают отчетность, будет все же необходимо обменяться оригиналами документов с живыми подписями.
Для взаимодействия с госорганами ЭДО не нужен, хватит одной КЭП. Подавать заявления и сдавать отчетность можно напрямую на сайтах ведомств или через Госуслуги.
Сделать доверенность
Доверенность — это документ, который дает право одному физическому или юридическому лицу действовать в интересах другого. Например, по ней можно передать сотруднику право принимать товар, заключать договоры, получать почту за вас. По доверенности действует кто-то другой, а отвечаете вы.
Есть два условных вида доверенностей — генеральная и специальная. По генеральной можно передать все дела по бизнесу без ограничений. По специальной — конкретное действие или ряд действий.
Например, ИП поручил сотруднику принять товар вместо себя. Сотрудник может делать только это от имени предпринимателя. Если понадобится действие вне пунктов доверенности, это уже будет не от имени ИП.
ИП может составить только специальную доверенность, так как предприниматель не может передать все дела другим и устраниться от бизнеса. Статус ИП неотделим от человека: предприниматель и есть бизнес.
По специальной доверенности можно передать разные полномочия: отчитываться в налоговую, подписывать договоры, снимать деньги со счета. Но подписывать первичные документы другой человек не сможет. ИП вправе передать полномочия только на подпись счетов-фактур, но это актуально лишь для бизнеса на ОСН, да и счет-фактура без накладной никому не нужен.
По выбору ИП оформить доверенность можно на сотрудника или других людей — родственника, друга, сторонних специалистов. Также можно распределить дела между разными людьми и сделать несколько документов.
Составить доверенность поможет нотариус. Он же заверит ее. Без заверения нотариуса по доверенности нельзя взаимодействовать с госорганами и совершать сделки с недвижимостью.
При этом нужно учесть риск: доверенное лицо будет почти не ограничено в действиях. Единственное условие — оно должно действовать в ваших интересах. Если вам не понравится решение представителя, а суд заключит, что человек действовал в интересах бизнеса, придется принять последствия и нести ответственность.
Например, представитель ИП решил, что надо арендовать помещение побольше, которое стоит дороже. Из-за этого расходы бизнеса выросли, и он не смог платить. ИП сам бы так не поступил, так как просчитывал движение денег. ИП решил через суд получить компенсацию, мол, представитель действовал не в его интересах. Но суд решил, что он действовал в интересах бизнеса, а не в личных. Значит, отвечать будет предприниматель, хоть и ошибся представитель.
Специальная доверенность поможет, если вы уверены, что за границей сможете решать большую часть вопросов по бизнесу сами. Например, с помощью ЭДО. А если вдруг понадобится сделать что-то, чего нет в тексте доверенности, придется делать еще одну за границей в российском посольстве или консульстве и пересылать ее почтой либо приехать лично.
Продумать, как получать деньги
Вам понадобятся деньги на жилье, питание, лекарства, отдых. Если берете наличные, учитывайте ограничения. В феврале 2024 года один человек может вывести наличными максимум 10 000 $ или другую иностранную валюту в эквиваленте. Если едете семьей из трех человек, вместе можете взять 30 000 $. Брать наличные рубли можно на любую сумму.
С безналичными деньгами пока сложнее, потому что есть ограничения на переводы. Но работающие варианты переводов есть. Способы и условия зависят от конкретной страны и банков.
Учтите, что ситуация с переводами постоянно меняется. Например, с 21 сентября 2022 года казахстанский банк Halyk приостановил работу с российской платежной системой «Мир». А 28 сентября 2022 года — все турецкие банки. Поэтому хорошо, если у вас будет несколько запасных вариантов, как получать деньги из России. Возможно, стоит завести карты нескольких банков и разных платежных систем.
Если будете открывать счет в иностранном банке, помните, что об этом надо уведомить налоговую в течение месяца. Если подать уведомление позже, предпринимателя могут оштрафовать — до 10 000 ₽.
Еще по итогу года надо направлять отчет о движении средств на иностранном счете в налоговую. Это надо делать ежегодно не позднее 1 июня. Если открыли счет в 2023 году, отчет нужно успеть подать до 1 июня 2024 года. За опоздание могут оштрафовать — до 5000 ₽.
Если есть сотрудники, подготовьте их к своему отъезду
Если команда привыкла работать удаленно, будет проще уехать и оставить бизнес на время. Все и так привыкли решать рабочие вопросы в мессенджерах.
Сложнее уехать, когда сотрудники привыкли к присутствию руководителя на месте. В большой компании с тысячью человек отъезд вряд ли будет критичен. А вот в компании из десяти человек это важно.
Например, в кофейне бариста и повара привыкли, что предприниматель всегда рядом, готов выйти на смену вместе с ними. Если он уедет, у сотрудников может пропасть мотивация или появится страх не справиться. Бариста и поварам будет сложно общаться с руководителем по Zoom и в мессенджерах.
Вот что можно сделать, чтобы бизнес работал без проблем во время отъезда.
Назначить главного, которого сотрудники хорошо знают. Лучше оставить вместо себя человека, которому сотрудники уже доверяют, например человека из штата. Приглашать нового человека в бизнес — риск, даже если он опытный специалист. Сотрудники могут не сработаться с ним, а урегулировать отношения удаленно сложно.
Подготовить гайды для команды. Пропишите инструкции по работе и важные детали, которые знаете только вы. Например, пароли, где лежат документы, кому звонить, если придет проверка. Это снизит тревожность команды. В небольшой компании можно оставить инструкцию и пожелания каждому.
Выбрать сервисы для удаленной работы. Например, звонить удобно по Zoom или Google Meet, писать — в Телеграме или Вотсапе. Важно продолжать проводить планерки, обсуждать работу вместе. А чтобы поддержать доверительную атмосферу, лучше включать камеру.
Кроме общения важно продолжать контролировать финансовые показатели, эффективность сотрудников. В этом помогут CRM-системы, тайм- и таск-трекеры и видеонаблюдение. Такие инструменты помогают отслеживать количество задач, время и качество работы, число клиентов.
Но не стоит злоупотреблять подобными сервисами и следить за сотрудниками поминутно. Это лишает мотивации работать. У них другая задача — проверять, все ли в порядке, замечать проблемы и помогать команде на расстоянии.
Следить за сроком отсутствия в России
Пока вы находитесь за границей недолго, ничего не меняется. Но как только пройдет 183 дня, вы теряете статус налогового резидента. С этого момента может поменяться ставка НДФЛ для предпринимателей на ОСН: 30% вместо 13%. Причем эту ставку надо применить ко всем доходам ИП с начала года. Для предпринимателей на УСН, АУСН, патенте и НПД налоговые ставки не меняются.
Другая страна тоже может потребовать платить налоги — такая ситуация называется двойным налогообложением. Советуем консультироваться с юристом по вашей ситуации.
Если в какой-то момент ИП без сотрудников захочет приостановить работу и сэкономить на налогах и взносах за себя, ему стоит перейти на специальный налоговый режим — НПД. Он освобождает от уплаты взносов и налогов, если предприниматель ничего не заработал. О том, за что нужно платить ИП в период простоя на НПД, мы написали отдельную статью.
Рассылка: как вести бизнес в России
Каждую неделю присылаем самые важные новости бизнеса, разборы законов и инструкции, которые помогут вести свое дело
Вопрос эксперту
Задайте любой вопрос про бизнес. Например, о налогах, найме работников, оформлении сертификатов на товары или работе на маркетплейсах. Ответ пришлем на вашу почту. Самыми частыми вопросами и ответами на них делимся в Бизнес-секретах в разделе «Вопросы-ответы».
А вы управляли бизнесом удаленно? Расскажите, с какими проблемами вы столкнулись и как их решали.