Как управлять временем: техники тайм-менеджмента

Пересмотреть подход к управлению временем стоит, если часто работаете больше 8—9 часов, не хватает времени на хобби, новое направление бизнеса или что-то еще важное. Покажем на двух примерах.

Давайте посмотрим, как внедрить в работу и жизнь тайм-менеджмент, чтобы регулярно успевать важное и при этом не чувствовать себя уставшим или неэффективным.

В статье рассказываем, как распределять и планировать задачи, чтобы развивать бизнес и при этом уделять время семье, здоровью и отдыху.

Когда человек хочет внедрить тайм-менеджмент — он может допускать ошибки. Вот три распространенные:

Стараться успеть все. Бывает, у человека много задач: например, предприниматель не делегирует и делает все сам — и общается с клиентами, и настраивает рекламу, и пишет резюме встреч с партнерами. Или берет на себя дополнительные задачи, потому что попросили друзья или родственники, а он не может отвечать отказом на просьбы.

✅ Как нужно: успевать главное и отсеивать не важные дела. Вот один из способов.

Присмотритесь, как именно вы формулируете свои задачи. «Нужно» или «было бы хорошо»? Если «было бы хорошо» — скорее всего, дело не важное и от него можно избавиться. Вероятно, вы решили заняться этим с чьей-то подачи: скажем, увидели у друга в соцсетях пост о пройденном курсе английского или маркетологи предложили потестировать гипотезу. На деле времени и сил на это нет, задача кажется не важной, постоянно откладывается и вызывает стресс.

✅ Как нужно: понять, что тайм-менеджмент — это набор принципов, которые образуют систему.

✅ Как нужно: не просто решать проблему, но и думать, как не допустить такого снова.

Знание уязвимостей и «план Б» помогают не наступить на те же грабли.

Прежде всего нужно понять, какую пользу вы хотите получить от тайм-менеджмента. Например, работать не 12, а 8 часов в день, а остальное время уделять семье и отдыху или запустить еще один проект, чтобы при этом не страдал первый.

Когда определитесь, можно строить систему — рассказываем как.

Правило 1. Определите свою работоспособность. Начните записывать все, что делаете. Можно использовать заметки в телефоне, ежедневник, гугл-документ — что удобно. Так получится понять, на что именно уходит время: на срочные дела, рутину, мелкие задачи вроде почты или сообщений в мессенджерах.

Проанализируйте в течение недели, сколько всего успеваете за день.

Правило 2. Выделите важные задачи и выполняйте одну в день. Можно делить дела по важности и срочности либо просто посмотреть на список дел и разобраться, что влияет на бизнес и жизнь, а что вы делаете по привычке или чужим просьбам.

Выбирайте одно важное дело в день — и гарантированно делайте его. Все остальное можно сделать, а можно нет, но это важное — обязательно выполняйте.

Правило 3. Начните планировать дела на день и на неделю. Планировать несколько важных дел в день и на неделю. Например, два-три важных дела в день и три или более глобальных сложных задачи на неделю.Планируйте в том числе нерабочие дела: на них тоже уходит время. Часто тайм-менеджмент рассматривают как инструмент для рабочих задач, а остальное не учитывают, в итоге система ломается и на что-то не хватает времени. Чтобы задачи не расползались на весь день и выходные, планируйте отдых, встречи с друзьями, хобби.

Главное — делать это регулярно. Когда это войдет в привычку, можно последить за собой: успеваете ли вы все за неделю. Если не успеваете, почему? Возможно, планируете слишком большие задачи, которые требуют больше времени, или регулярно появляются более срочные дела — тогда нужно определить, как на них реагировать.

Определите, как реагировать на авралы. Например, можно задавать себе вопросы:

Если оказывается, что проблема критичная и ее можете решить только вы, придется поработать: возможно, в ущерб отдыху и другим нерабочим делам. Пообещайте себе за это что-то приятное. Скажем, «Когда аврал закончится, схожу на массаж и выпью с друзьями по коктейлю». Главное — сдержите это обещание, тогда у вас будет больше доверия к себе и такие ситуации не будут вгонять в апатию.

Если не получается уединиться и боитесь упустить что-то срочное, оставьте резервный способ связи. Скажем, чтобы по всем горящим вопросам вам не писали в мессенджер, а звонили — большая часть сразу станет не срочной. Со временем станет легче — увидите, что пожаров вокруг меньше, чем вы думали. А с теми, что возникают, часто могут справиться без вас.

Правило 6. Группируйте дела. Переключение между задачами разного типа требует много времени и внимания. Нужно вспомнить все, что связано с задачей, погрузиться в нее. К тому же однотипные задачи часто требуют однотипной подготовки. Давайте на примере.

Правило 7. Флексите. Пофлексить — значит упростить задачу, чтобы успеть сделать ее в срок с минимальными потерями.

Почему стоит это делать:

Например, предприниматель запланировал подготовить презентацию за три часа. Проходит два часа, и он понимает, что не успеет закончить презентацию за час. У него есть три варианта:

По возможности старайтесь упростить решение. Главное при этом — не терять в качестве готового продукта.

Вот еще несколько техник тайм-менеджмента, с помощью которых можно стать продуктивнее:

Первая категория — важные и срочные дела. Если их не сделать, станет хуже вам или вашему бизнесу. Например, это лечение кариеса у стоматолога или поиск бариста на подмену заболевшему. Эти дела будут в приоритете перед другими. Пометьте их цветом или каким-нибудь символом.

Вторая — важные дела, которые можно сделать позже, например записаться в спортзал. Пометьте их другим цветом или символом и постарайтесь сразу или как можно раньше запланировать эти дела в календаре на удобное время.

Третья — срочные, но не важные. Обычно это дела, о которых кто-то попросил. Их можно делегировать кому-то или просто не делать.

Четвертая — не важные для жизни и бизнеса и при этом не срочные. Скорее всего, это что-то вроде «полистать ленту в социальных сетях» или «посмотреть новую серию сериала». Не обязательно от них отказываться — достаточно проверить, сколько времени на них уходит. Если они вписываются в график — пусть будут, это поможет отвлекаться от рутины и получать удовольствие.

Если в течение дня приходят в голову новые идеи или сотрудники просят что-то согласовать или обсудить, эти задачи можно складывать в отдельный список — в заметках на телефоне или на бумаге. А вернуться к этому списку можно в удобное время — например, когда будете планировать следующий день.

С задачами из буфера нужно разобраться: важное запланировать на следующий день или позже, остальное можно поручить другим исполнителям или просто не делать.

Автофокус. Нужно выписать все дела, которые надо сделать. Потом перечитать список и остановить свой выбор на одной задаче. Если захотели заняться этим делом, займитесь и делайте до тех пор, пока есть желание. Если выполнили задачу, ее нужно вычеркнуть из списка; если нет — перенести в конец списка. После этого можно продолжить работу со списком и каждый раз выбирать задачу по желанию в этот момент.

Метод Pomodoro. Надо поставить таймер на 25 минут и в течение этого времени выполнять работу и не отвлекаться. После можно сделать перерыв на пять минут и повторить цикл. Смысл в том, чтобы разбить монотонное занятие на небольшие части. После повторения четырех циклов надо сделать получасовой перерыв.

Хронометраж. На первом этапе хронометража надо выяснить, на что тратится время. Для этого в течение двух часов записывайте все, что делаете, и сколько времени это занимает. Этот этап может длиться несколько недель, пока не появится полное понимание, на что уходит время. На втором этапе нужно отмечать, насколько эффективно было проведено время. Например, потрачено с пользой или нет. Потом надо постараться увеличить продуктивные промежутки времени и сократить бесполезные.

Система 4D. Нужно ежедневно делить все задачи на четыре типа по степени важности. Самые важные нужно сделать срочно и самому, другие можно делегировать, третьи — отложить, но с обязательным указанием дедлайна. Четвертый тип — неактуальные задачи, которые можно больше не выполнять. Этот метод рекомендуют использовать, когда накопилось много дел и нужно распланировать рабочее время на несколько дней, чтобы выполнить их все. Для долгосрочного планирования такая система не подойдет.

Заметки. Можно использовать любое приложение для заметок в смартфоне. Например, задачи на день планировать в одном документе — с кружочками, чтобы ставить галочки, когда задачи выполнены. Отдельный документ можно создать для нерабочих дел, а еще один — для входящих задач, которые вы не берете на сегодня.

Календарь. Календарь можно использовать как список задач. Столбик в календаре — это все время на сегодня, 24 часа. И этот столбик можно распиливать, как колбасу. Например, запланировали встречу на 2 часа — отрезали кусок, запланировали созвон на час — отрезали еще кусок.