Поговорили с тринадцатью руководителями и владельцами бизнеса и собрали по их рекомендациям подборку сервисов для личного и командного планирования.
Приложения из списка подойдут, чтобы вести списки дел на день, разбивать задачи по приоритетам, следить за работой исполнителей и не забывать про важные встречи.
Google Keep
Бесплатный сервис для работы с заметками разных форматов: списками, рисунками от руки и фотографиями. Можно создавать голосовые заметки, распознавать и копировать текст со снимка, добавлять теги.
Вести дела можно в веб-версии или установить сервис на смартфон. Google Keep доступен для iOS и Android.
«В Google Keep я пишу операционные задачи, которые нужно выполнить в течение дня. Это здорово помогает не держать маленькие дела в голове и не перегружать мозг. Там же фиксирую результаты консультаций и мозговых штурмов, записываю идеи. Google Keep интуитивно понятен и легко заполняется.
В Google Keep мне нравится работа в один клик и удобный доступ. Сервис можно открыть с компьютера, телефона и других устройств, а также предоставить ассистенту доступ к задачам».
Антон Утехин
СЕО Modifiers
План недели
Электронный ежедневник, который визуально похож на классический блокнот. Планер можно настроить под себя: вести расписание, добавлять заметки, создавать списки дел. Важные записи удобно выделять цветом, а для событий включать уведомления-напоминания.
Приложение доступно для смартфона и планшета на Android и iOS, возможна синхронизация между устройствами, но нет веб-версии.
«План недели можно использовать прямо на телефоне, что позволяет не носить с собой бумажный ежедневник и другие устройства. У приложения понятный и простой интерфейс. Есть бесплатная версия, но она с ограниченным функционалом: нельзя выделять цветом или зачеркивать выполненные задачи.
Я использую платную версию — она обошлась в 500 ₽. Подписка покупается навсегда. В платной версии можно отмечать выполненные задачи, выделять важные моменты хайлайтерами, а также различать дела по цветам: например, красные — сорванные, желтые — в прогрессе».
Татьяна Зайцева
Основательница коммуникационного агентства MODA NA PR
Tweek
Календарь и минималистичный ежедневник, в котором можно планировать задачи для себя, семьи или команды. Подойдет тем, кому нужен максимально простой планировщик без лишних наворотов.
У Tweek есть и веб-версия, и приложение на смартфон. Сервис работает на всех операционных системах.
«Собственные задачи, идеи я заношу в ежедневник Tweek — это своего рода аналог заметок с возможностью отмечать выполненные дела. В свое время тестировал большое количество ежедневников, но многие были слишком монструозными и содержали большое количество лишних полей или имели неудобный интерфейс».
Дмитрий Духовников
Руководитель рециклинг-оператора Creator Solutions
В бесплатной версии приложения есть только календарь со списками дел, которым можно делиться с тремя пользователями. В платной версии доступны заметки, чек-листы, подзадачи, напоминания, синхронизация с Google Calendar, повторяющиеся задачи. Но оплатить ее напрямую из России не получится.
Things 3
Приложение разработано только под Apple-девайсы. В менеджере задач доступны области, проекты и расписание:
- области — группируют задачи по разным категориям, например работа, здоровье;
- проекты — объединяют задачи, позволяют структурировать их порядок и сроки;
- расписание — дает возможность ставить задачи на неделю и вести списки дел с группировкой «сегодня», «предстоящие», «в любое время», «когда-нибудь»; задачи можно синхронизировать с Google Calendar.
Для удобства есть интеграция с Siri и «Командами» — автоматизацией действий.
«Я выбрала Things 3 из-за интерфейса, удобного отображения задач и календаря в одном месте. Это было критично для меня, так как я использую концепцию тайм-блокинга: планирую задачи по временным интервалам. Есть условный утренний блок с набором дел, есть дневной и вечерний.
В приложении я веду рабочие и личные задачи. Чтобы их структурировать, использую метод Тьяго Форте — PARA: projects, areas, resources, archive. По его системе я сделала в Things 3 отдельные пространства, что позволяет мне организовать все эффективно.
Мой уникальный подход к использованию Things 3 включает ролевое планирование. Я распределяю задачи и метрики по каждой роли, что помогает мне эффективно структурировать работу и личные дела. А еще удобно выносить виджет на экран блокировки для быстрого добавления задач».
Дарья Мингалиева
Ментор технологических компаний, автор воркшопов по обучению генеративному ИИ
Сервис работает только по подписке, оплатить напрямую российской картой не выйдет. Для macOS есть бесплатная пробная версия на 15 дней, на остальных устройствах — только платное использование. Покупка разовая и пожизненная. Подписка для iOS обойдется в 9,99 $ или 899 ₽ в App Store, для iPadOS — 19,99 $ или 1790 ₽, для macOS — 49,99 $ или 4 490 ₽ в App Store.
Google Calendar
Это календарь, в котором по времени планируют задачи, мероприятия и встречи. Можно вести его совместно, например ставить задачи на созвоны для всей команды.
Google Calendar можно использовать на компьютере — открыть веб-версию в удобном браузере — или установить приложение на смартфон. Работает на всех операционных системах.
«Для личного планирования и работы с командами я нашел идеальное сочетание инструментов: сохраненные сообщения в Телеграме, Google Calendar для управления временем, Jira для командных задач и Superhuman для работы с электронной почтой.
Google Calendar я использую для управления своим временем. В нем планирую встречи, устанавливаю напоминания и блокирую временные промежутки для работы над важными задачами».
Серж Гусев
Предприниматель, СЕО Approveit
Основные опции календаря вроде создания встречи или управления задачами бесплатные, достаточно иметь аккаунт в Google. Но на платном тарифе Google One или с подпиской на набор приложений Google Workspace появляются дополнительные возможности: например, можно отправлять до пяти напоминаний участникам встречи. Оплатить подписку можно только иностранной картой.
«После долгих экспериментов с различными приложениями для планирования пришел к неожиданному выводу: моим идеальным помощником стал Google Calendar. Использую его, чтобы отслеживать важные задачи, встречи и события. Всего 15 минут в день достаточно, чтобы запланировать дела на завтра.
Моя небольшая фишка — цветовое кодирование для разных типов задач. Срочные и важные задачи выделяю ярким цветом, чтобы ничего не пропустить. Google Calendar значительно упрощает мне жизнь как в личных задачах, так и в рабочих».
Александр Манько
СМО Elbrus Bootcamp, CEO NADO Agency
Evernote
Это веб-сервис и приложение для создания и хранения текстовых заметок, фотографий и аудиофайлов. В Evernote можно сканировать и оцифровывать данные из бумажных документов и вносить в заметки, ставить задачи команде и вести календарь. Приложение можно интегрировать с Google Calendar и Microsoft Teams.
Evernote работает на всех операционных системах.
«Я протестировала приложение Evernote. На первый взгляд оно кажется удобным: есть пространство, которое удовлетворяло многие потребности творческого человека. Например, можно делать заметки и настраивать внешний вид в приложении. Но проработать я смогла там только около полугода.
Постепенно осознала, что мои задачи становятся все сложнее и тесно переплетаются не только между собой и с разными сферами жизни, но и с работой моей команды, которой я стала руководить. Таблица „Желания“ должна была плавно переходить в таблицу „Задачи“, а затем в „Ежедневник“.
К тому же моя креативная команда росла, и частично их задачи становились и моими. Мне требовался инструмент с кросс-функциональными таблицами, которые можно связать между собой, которым будут пользоваться все члены команды, а Evernote для этих целей не подошел».
Анастасия Лазарович
Креативный директор и бизнес-партнер агентства полного цикла RE:CA
В бесплатной версии доступны все инструменты, но есть ограничения — например, можно вести до 50 заметок максимальным весом до 25 МБ каждая, всего один блокнот, работа с одним устройством и до 60 МБ ежемесячных загрузок файлов.
YouGile
Система управления проектами с канбан-досками, встроенными чатами и другими функциями, например записью экрана, чек-листами и подзадачами.
Сервис можно установить на компьютер и скачать на смартфон — работает со всеми операционными системами.
«В команде мы используем YouGile — это сервис для управления проектами. Однако он влияет и на мою личную эффективность. Ежедневно я проверяю, какие задачи мне ставят сотрудники, а также анализирую, какие из текущих процессов мне стоит оптимизировать».
Антон Утехин
СЕО Modifiers
Бесплатный тариф доступен для команд до 10 человек. Если пользователей больше, за каждого нужно платить от 660 ₽ в месяц. Основные функции везде одинаковые, но в облачной версии размер прикрепленного файла не может быть больше 100 МБ. Оплатить приложение можно российской картой.
WEEEK
Таск-менеджер с канбан-досками, диаграммой Ганта и CRM-воронками, в приложении контролировать работу над задачами можно с помощью таймера Помодоро.
Сервис доступен и со смартфона, и с компьютера. Работает на iOS, Android, Windows, macOS.
«Больше всего мне нравится WEEEK и Google Calendar. Всегда пользовалась Trello, но этот софт больше не функционирует в России. Поэтому сейчас использую WEEEK как альтернативу. Нравится, что сервис гибкий: можно выбирать только те опции, которые вам нужны, и платить за них. Платформа постоянно дорабатывается: команда оперативно реагирует на комментарии и прислушивается к пользователям».
Елена Мельник
Основательница маркетингового и брендингового агентства Elena Melnik Studio
В бесплатной версии приложения можно управлять не только своими задачами, но и работой команды: вести до семи проектов, создавать до пяти досок на проект, включать до пяти человек в команду. Продукт российский, входит в реестр отечественного ПО — нет проблем с оплатой подписки.
ЛидерТаск
Таск-менеджер для личного планирования и командной работы. Доступен весь базовый функционал: списки, выделение задач цветом, теги, сроки работы над задачей.
Из интересного: можно создавать поручения с помощью бота — написать, например, «Подготовить заявку на участие в тендере», выбрать сотрудника и установить дедлайн, а бот сам поставит задачу и проконтролирует ее выполнение. Сервис можно использовать с компьютера или смартфона — он доступен на всех операционных системах.
«Когда бизнес начал расти, поняла, что Google Calendar уже не спасает в потоке задач. Стала искать удобное приложение с синхронизацией на ноутбуке. Ранее уже был опыт работы с Битрикс24, amoCRM, Мегапланом. По рекомендации попробовала ЛидерТаск. Пользуюсь приложением больше трех лет. В ЛидерТаск веду личные списки задач — рабочие и семейные, расставляю приоритеты, ставлю напоминания по времени.
Удобно, что есть поиск по задачам, но иногда эта опция дает сбои в ПК-версии. Можно настроить фильтрацию задач, чтобы сверху были приоритетные, отмеченные красным флажком».
Александра Авдеева
Основательница PR-агентства «ЗНАТЬ»
На бесплатном тарифе доступно до 100 карточек, 3 досок и 10 проектов, а также есть уведомления по задачам.
Any.do
Сервис с календарем, списками, туду-листами, напоминаниями и даже персонализированными предложениями, на чем сконцентрироваться сегодня. Сервис подходит и для личной организации, и для планирования задач в командах. Списками из Any.do можно делиться с другими пользователями приложения.
Any.do работает на всех устройствах и операционных системах.
«Я познакомилась с Any.do достаточно давно, когда это еще был по большей части туду-лист. Он был простой, что одновременно и хорошо, и плохо лично для меня, поскольку я креативный человек. Мне было тесно в нем: хотелось больше места для идей, зарисовок, картинок и пояснений для самой себя.
Наша дружба продлилась недолго. Я быстро осознала, что больше времени трачу на составление списков и отметки о выполнении, чем на сами дела. Сначала думала, что проблема в моей скорости, и начала сокращать время на заполнение, делая лишь короткие заметки. Но это привело к тому, что я стала забывать, что именно имела в виду, и смысл задач терялся. Из-за неудобства пришлось отказаться от приложения и перейти на Evernote. Но сейчас, насколько знаю, Any.do стал более функциональным, поэтому планирую посмотреть, что там обновилось».
Анастасия Лазарович
Креативный директор и бизнес-партнер агентства полного цикла RE:CA
В Any.do есть бесплатный тариф, которого достаточно для личной организации дел — доступны напоминания, календарь, планировщик, задачи и списки.
Todoist
Менеджер задач, в котором можно вести списки дел, ставить дедлайны, настраивать уведомления, расставлять задачи по приоритетам. Из интересных опций — можно прописать задачу тезисами вроде «Позвонить Сергею завтра в 10 утра», а сервис автоматически выставит сроки задачи.
Можно установить приложение на смартфон, пользоваться веб-версией в браузере или скачать на компьютер. Доступен на всех операционных системах.
«Для краткосрочного и командного планирования мы начали использовать приложение Todoist. Оно позволяет ставить задачи для нескольких человек, устанавливать дедлайны, следить за их выполнением и получать уведомления обо всех изменениях на почту. Интерфейс очень простой: ставишь задачи, отмечаешь выполненные — и идешь дальше».
Татьяна Зайцева
Основательница коммуникационного агентства MODA NA PR
На бесплатном тарифе можно наблюдать историю активности за последнюю неделю, вести до пяти личных проектов, подключить календари и почту.
Kaiten
Российский сервис для управления проектами, задачами, сотрудниками и целями — аналог Trello. В сервисе можно создавать рабочие пространства, доски, делать чек-листы, пользоваться методиками канбан и Scrum. Есть таймер, комментарии, возможность организовать базу знаний, настроить интеграции с Телеграмом, Slack, GitHub, GitLab, Webhooks, Zapier.
Kaiten доступен в разных формах: им можно пользоваться онлайн — через веб-версию — или скачать на компьютер и смартфон. Доступен на всех операционных системах.
«У меня было несколько попыток начать заниматься планированием, прежде чем я основательно подошла к делу. В итоге мы с командой нашли удобный для себя инструмент Notion, а после новостей об отключении сервисом российских пользователей начали искать российские аналоги. Всего мы протестировали три сервиса: TEAMLY, Yonote и Kaiten.
Функционал Kaiten очень похож на Notion: доски, таблицы, календари. Однако много ограничений на бесплатном тарифе. Например, нужно доплачивать за конкретные функции, скажем создание групп пользователей или канбан. Также у Kaiten не очень эстетичный интерфейс — начинаешь скучать по стильному и минималистичному Notion. Большой минус: перенести рабочее пространство из Notion, нажав две кнопки, не получится и придется немного потрудиться. В итоге нам больше понравился TEAMLY».
Елизавета Присяжнюк
Сооснователь и арт-директор дизайн-бюро The Spot, автор телеграм-канала «Дизайн солянка»
Есть бесплатный тариф, который подходит для личного использования и для управления небольшими командами. По участникам и сроку действия нет ограничений. Платные тарифы позволяют добавлять дополнительные модули: вести учет времени или создавать родительские карточки.
TickTick
Планировщик, в котором можно создавать списки с приоритетностью и прикреплять к ним файлы — документы, фото или видеоролики. Доступен на всех операционных системах и работает на смартфоне, ПК и в веб-версии.
Можно отправлять задачи и идеи другим пользователям TickTick, использовать таймер Помодоро, чтобы контролировать время работы, и работать с шаблонами, например матрицей Эйзенхауэра. На iOS-устройствах задачи можно ставить через Siri.
«В TickTick помимо обзора ваших задач есть встроенный трекер привычек, таймер Помодоро и многофункциональный календарь. Трекер и таймер доступны в бесплатной версии, а за месячный вид календаря нужно будет платить. Но так сразу видно, где есть загруженность, где пустые окошки: где необходимо позаботиться о себе, а где — еще добавить дел.
TickTick прекрасно совмещается с любой методологией планирования. Есть разные инструменты для систематизации и наведения порядка в задачах: списки, теги и чек-листы».
Расима Шаипова
Основательница агентства по наведению порядка в бизнесе RA.systems
Бесплатная версия доступна с полным функционалом.
Basecamp
Сервис для управления рабочими и личными проектами. В Basecamp есть возможность планировать задачи, контролировать сроки, вести переписку с командой. Есть лента новостей, где отображаются планы и информация о выполнении задач. Можно синхронизировать приложение с Google Calendar и Outlook.
Basecamp можно установить на компьютер и смартфон. Сервис доступен на iOS, Android, Windows, macOS.
«Basecamp подходит управленцам, которые хотят оперативно спланировать проект, легко отслеживать ход его реализации, понимать, чем занята команда и укладываются ли сотрудники в сроки. В основе сервиса лежит простой структурированный „сторителлинг“ — как объяснения мамы, которая отправляла вас в магазин со списком продуктов. Она подробно рассказывала, куда пойти, зачем, что купить и в каком количестве.
Когда мне нужно реализовать программу по PR-поддержке нового продукта, провести мероприятие или даже запустить новое СМИ, я собираю всех в Basecamp.
В бесплатной версии у этой программы много ограничений, например можно вести только два проекта одновременно и объем встроенного хранилища для файлов ограничен. Зато в Basecamp можно в два клика увидеть, какие задачи конкретно на мне или на любом другом члене команды, с какими проблемами предстоит иметь дело в ближайшие дни, как распределена нагрузка по команде, кто нарушил дедлайны и почему. Можно не писать вопросы в телеграм-чат и не собирать внеплановые летучки».
Сергей Верейкин
Директор по клиентскому опыту коммуникационного агентства PromoAge
Сервис платный, есть два плана — базовый за 15 $ в месяц за пользователя и базовый PRO — за 299 $ в месяц без ограничений на пользователей. Поскольку продукт зарубежный, оплатить напрямую российской картой не получится.
Yandex Tracker
Платформа для управления проектами, которая помогает контролировать командную работу. Среди функций — диаграмма Ганта, статистика выполнения задач по разным сотрудникам на дашборде, канбан и Scrum. Есть интеграция с другими сервисами Яндекса вроде Почты и Формы. Трекер можно использовать онлайн — в веб-версии — или установить на iOS и Android.
«Полгода используем Yandex Tracker как основной таскер. Вот функции, которые меня зацепили: практический курс по настройке трекера на 20 часов на русском и с крутой подачей, глубокая интеграция с Яндекс Почтой, Календарем и Вики, комфортная и понятная автоматизация — не очень глубокая, но достаточная. Еще есть открытый API и гибкие настройки.
Один из кейсов, как мы используем приложение. Мы работаем с большим количеством копирайтеров, и довольно тяжело уследить за всеми согласованиями, оплатами и документами. Чтобы упростить работу, сбор, согласование, хранение и обработка сейчас происходят через трекер.
Мы сделали бизнес-процесс для проекта по копирайтерам: они переходят в Яндекс Форму и заполняют запрос на выплату. Запрос добавляется в трекер, и задача назначается ответственному менеджеру, который заказал контент. Тот проверяет выполнение и согласовывает корректность поставленной задачи. Далее задача автоматически назначается бухгалтеру, который доводит ее до финала».
Андрей Самарцев
Сооснователь имиджевого агентства Puppet
Есть бесплатный тариф для команды до пяти человек, а также три платных — для компаний разного размера.
TEAMLY
Платформа для командной работы, которая готова заменить Notion, — функционал у них похожий: есть календарь с отслеживанием событий, рабочие пространства, канбан-доски, диаграмма Ганта, а также база знаний. К задачам можно оставлять онлайн-комментарии и прикреплять опросы.
Приложение TEAMLY можно установить на смартфоны на базе iOS и Android или использовать веб-версию приложения.
«Мы искали замену Notion — и TEAMLY оставил очень хорошее первое впечатление. Много инструментов, понятный интерфейс, все можно настраивать под себя.
Из классных функций — есть диск, значит, все документы можно хранить в одном месте. Помимо этого, есть интерактивные доски и шаблоны для создания обучений и опросов для сотрудников. Для перехода из Notion рабочее пространство можно перенести в два шага.
Также мы тестировали Kaiten и Yonote, но в итоге с учетом возможностей по настройке автоматизации и доступного переноса рабочего пространства из Notion мы выбрали для своей команды работу в TEAMLY».
Елизавета Присяжнюк
Сооснователь и арт-директор дизайн-бюро The Spot, автор телеграм-канала «Дизайн солянка»
В приложении есть бесплатный тариф, на котором могут работать до семи редакторов, а место на диске ограничено двумя гигабайтами. Также есть лимиты по количеству пространств, опросов, тестов: все до 30 штук.
Как навести порядок в деньгах бизнеса и личных сбережениях
- Как свести доходы с расходами: 4 совета из книги консультанта по финграмотности «Девушка с деньгами»
- Как инвестировать время и деньги, чтобы обрести финансовую свободу: 5 принципов из книги «Капитал»
- 9 способов получать пассивный доход
- 10 фильмов про деньги
- 3 проверенных десятилетиями совета по управлению финансами из книги «Самый богатый человек в Вавилоне»
Битрикс24
Битрикс24 используют, чтобы управлять проектами и общаться с командой. В приложении можно поставить задачу для команды, указать сроки, добавить в карточку вложения вроде чек-листов или документов. Внутри сервиса можно создавать канбан-доски, чертить диаграмму Ганта, использовать ИИ-ассистента.
Сервис работает в веб-версии и на всех операционных системах.
«Мы организовали работу компании в Битрикс24 и в собственной ERP DIS — это диспетчерская информационная система, которая позволяет всему коллективу быть в одной экосистеме и в русле всех событий. Еженедельно, в воскресенье вечером, я лично анализирую задачи и общую обстановку в Битрикс24, после чего формирую себе глобальные задачи и новые идеи в заметках на телефоне».
Денис Гулинчук
Генеральный директор логистического оператора GLP
В приложении есть бесплатный тариф и три платных. На бесплатном доступны все основные функции, включая ИИ-помощника, но есть ограничения, например, по числу диаграмм Ганта — не больше пяти, а еще нельзя совместно работать над задачами.
Какой планировщик выбрать
Какое приложение для планирования выбрать, зависит от целей. Собрали сервисы по их назначению.
Заменить бумажный ежедневник помогут План недели, Google Calendar, Tweek. Простые сервисы, без лишних опций. Позволяют упорядочить базовые личные и рабочие задачи.
Упорядочить хаос можно с Evernote, Google Keep, TickTick, ЛидерТаск, Any.do, Things 3. У них большой набор опций: в сравнении с обычными заметками в смартфоне, например, можно рассортировать задачи по приоритетности и поставить напоминания.
Заменить Trello помогут WEEEK, Yandex Tracker, Kaiten, Basecamp, Битрикс24, YouGile. В них удобно работать над задачами и проектами с командой и контролировать сроки.
Какие инструменты из подборки вы уже тестировали? Поделитесь опытом: что понравилось, а чего не хватило.
Рекомендую потестировать Shtab
Я бы еще наш отечественный O!task добавила, хорошее решение в плане быстроты внедрения, стильный и понятный интерфейс, крутой функционал
А для диаграмм Ганта — лучше АвтоГант, это такой эксель для диаграмм Ганта.