Как эффективно решить проблему с выплатами самозанятым

Официальные выплаты персоналу — неотъемлемая часть успешной деятельности любого бизнеса. Это способствует удержанию и мотивации сотрудников, а также позволяет соблюдать законодательство. В последнее время крупные компании обращаются к самозанятым исполнителям, ведь такой вид налогового режима привлекательный и выгодный. Так в 2023 году спрос на самозанятых вырос на 26%. Рассказываем о том, с какими проблемами сталкивается бизнес в контексте официальных выплат.

Несмотря на всю выгоду, которую предоставляет самозанятость, организация правильной и своевременной выплаты становится сложной задачей. Рассмотрим основные проблемы, с которыми сталкиваются компании, и предложим возможные решения, чтобы облегчить процесс.

Пользуясь услугами самозанятых, компании опасаются, что налоговая служба может признать отношения трудовыми, что повлечет за собой сложности с выплатами персоналу. В 2021 году стало известно, что ФНС России разработала специальную скоринговую систему — механизм позволяет выявить организации, которые злоупотребляют самозанятостью и используют ее в схемах налоговой оптимизации. Анализируя периодичность и источники выплат, а также связи между самозанятыми, их клиентами и предыдущими работодателями, система выявляет потенциальные нарушения. Компании, которые обладают признаками нарушений, попадают в группу риска и подвергаются дополнительным проверкам со стороны налоговой службы.

1. У самозанятого должен быть оформлен соответствующий статус. Проверить это можно по ИНН на официальном сайте ФНС или в приложении «Мой налог».
2. Сфера оказываемых услуг (вид работ). Следите, чтобы предоставляемый вид работ соответствовал перечню, одобренному законодательством. Это указано на сайте.
3. Условия оплаты. Определите сумму, способы и сроки оплаты за выполненные работы или услуги. После завершения работы обязательно требуйте от самозанятого чек, в нем должны быть указаны все данные, вплоть до копейки в зарплате.

Признание отношений трудовыми — полбеды. В своей практике мы часто сталкиваемся с тем, что работодатели испытывают трудности с закрывающими документами.

Также вы можете оформить акт через специальные сервисы, на рынке их множество. Самое главное, чтобы акт оформлялся сразу после окончания смены.

Чек самозанятого. Его исполнитель формирует самостоятельно в приложении «Мой налог». В нем должны быть указаны дата, ИНН заказчика и точная стоимость услуги.

Также стоит отметить, что стали дорогими каналы привлечения трафика. Ввиду санкций, многие рекламные площадки ушли с российского рынка, а отечественные джоб-борды повысили цены. Кроме этого, выросли цены и на услуги кадровых агентств: по нашим подсчетам, примерно в 2,5 раза.

Такие изменения негативно влияют на выплаты персоналу, поскольку привлечение и удержание сотрудников значительно сокращают бюджеты компаний.

Решение: крупные онлайн-площадки для поиска исполнителей. Обычно платформы для поиска исполнителей взимают небольшую комиссию за предоставление проверенного персонала. Здесь важно подходить к выбору площадки с умом. Следите, чтобы комиссия взималась только после окончания смены, ведь всегда есть риск, что исполнитель не выйдет на работу. Также учитывайте, какой у площадки штат самозанятых, есть ли рейтинг соискателей.

Выделим критерии хорошего HR-бренда.

Уникальность и самоценность. Бренд обладает уникальными и привлекательными характеристиками, которые отличают его от конкурентов. Пример — компания Google, ценящая свободу в самовыражении сотрудников.

Профессионализм и экспертиза. HR-бренд демонстрирует высокий уровень профессионализма и экспертизы в области управления персоналом. Он должен быть в состоянии предложить качественные решения и услуги для улучшения работы сотрудников.

Связь с ценностями компании. HR-бренд согласован с ценностями и культурой компании. Он должен отражать цели и миссию организации. Пример — Patagonia, известная ответственным подходом к экологии.

Эффективный коммуникационный подход. Бренд имеет эффективные стратегии коммуникации с потенциальными кандидатами и существующими сотрудниками. Это может включать использование социальных сетей, блогов, медиа и других каналов связи для продвижения и укрепления бренда.

Обратная связь и непрерывное развитие. HR-бренд активно собирает обратную связь от сотрудников и кандидатов, стараясь улучшить свою работу и адаптироваться к изменяющимся потребностям и ожиданиям рынка труда.

Рассмотрим дополнительные решения, которые могут пригодиться компаниям в контексте выплат самозанятому персоналу.

ЭСВ также автоматически рассчитывает налоги и отчисления в соответствии с законодательством. Это помогает избежать проблем с налоговыми органами. Кроме этого, внедрение системы позволяет проводить аудит заработной платы, что повышает прозрачность движения средств и укрепляет доверие персонала к бизнесу.

Улучшение системы учета и контроля выплат. Оно включает в себя:

• пересмотр текущих процедур учета и контроля;
• разработку четких стандартов и политик;
• организацию регулярных аудитов для обнаружения возможных ошибок.

Для решения этой проблемы Erite Logistics разработала подробные стандарты и политики, которые определяют, как должны быть рассчитаны отчисления, какие формулы и методы могут быть использованы. Процедуры учета были заменены на автоматизированные системы, которые сводят к минимуму возможность ошибок.

Обучение и поддержка персонала в сфере официальных выплат. Обучение поможет персоналу полноценно понять процесс выплат, а поддержка 24/7 решит возникающие вопросы и проблемы.

Многие наши клиенты сталкиваются с проблемами несвоевременной выплаты заработной платы и упрощением документооборота для налоговых органов. Мы решили закрыть эту боль, поэтому помогаем автоматизировать работу с исполнителями: сами предоставляем всю необходимую документацию — договор перед сменой, акт выполненных работ и чек для самозанятого. Так значительно сокращается время на процесс адаптации исполнителя, и выполняются все налоговые обязательства, кроме того все необходимое по каждому самозанятому хранится одном месте.