Топ-7 ошибок при автоматизации бизнеса

Когда бизнес растет и развивается, а основные процессы уже работают стабильно, компания часто приходит к мысли, что нужна автоматизация. Кажется, что это поможет увеличить прибыль и работать эффективнее.

Компания приступает к задаче, но уже на первом этапе что-то идет не так: не получается рассчитать бюджет, команда не справляется, а сотрудники вообще не поддерживают изменения. Рассказываем, как избежать частых ошибок и что точно не нужно делать при автоматизации бизнеса.

Ошибка 1. Пытаться автоматизировать хаос

Ситуация. Компания работает, растет и масштабируется, процессов становится все больше, в них вовлекается больше сотрудников. Собственник видит, что это создает проблемы: задачи теряются, возникают ошибки, рутинные процессы требуют недель согласований, — и решает, что нужна автоматизация.

Ставит задачу автоматизировать бизнес, нанимает команду, которая займется внедрением. Подрядчики начинают работать, но хаоса становится только больше, процессы — длиннее, а сотрудники жалуются на отсутствие четких инструкций.

Проблема. Когда в бизнесе нет налаженных процессов и отсутствует фиксированный маршрут согласования, любые попытки автоматизации приводят только к увеличению хаоса.

Строительная компания хочет автоматизировать процесс согласования договоров, но в нем нет фиксированного маршрута согласования. В момент начала автоматизации согласование проходит в мессенджере — сотрудники обсуждают задачи в личных чатах.

Часто бывает так: юрист проверил и согласовал договор, отдал его дальше в работу. А на следующем этапе выясняется, что взять этот проект невозможно, потому что на него нет бюджета. Так вышло, потому что никто не подключил к обсуждению задачи бюджетного контроллера. В итоге контроллер не может выделить финансы на эту работу, потому что был не в курсе этой задачи. Договоренности отменяют, юрист потратил свое и чужое рабочее время зря.

Решение. Перед тем как начать автоматизацию, надо продумать и стандартизировать все бизнес-процессы, маршруты документооборота и механизмы согласования задач.

Разработайте план, зафиксируйте его и внедрите в работу — протестируйте новый процесс сначала в тестовом режиме, без подключения команды разработки и автоматизации.

Если практика покажет, что придуманный процесс хорошо работает, можно будет начинать автоматизацию. Если в реальности придуманный процесс будет регулярно давать сбои, доработайте и снова протестируйте. Только после того, как вы убедитесь, что описанные процессы работают в реальной жизни, можно будет начать их автоматизацию.

Ошибка 2. Начинать автоматизацию без команды аналитиков

Ситуация. Компания начинает автоматизацию, но не привлекает ИТ-аналитиков для ее внедрения. Вся работа только на бизнес-аналитиках. Они описывают все процессы, запускают автоматизацию, но не понимают, как на практике надо будет внедрять программное обеспечение. В результате они не могут написать техническое задание, которое будет понятно разработчикам.

Проблема. Когда в команде по автоматизации нет ИТ-специалистов, процесс внедрения новой системы замедляется и становится менее эффективным.

Без внутренней команды ИТ-аналитиков техническое задание на разработку обычно пишет бизнес-аналитик. Такое ТЗ содержит только общие требования к системе. В результате разброс стоимости системы в коммерческих предложениях отличается в разы и выбор исполнителя превращается в лотерею.

Решение. Сформируйте центр компетенций по автоматизации бизнес-процессов. Он включает в себя бизнес-аналитиков, ИТ-аналитиков и руководителя проектов. ИТ-аналитик отвечает за разработку подробной схемы для внедрения системы. Он знает особенности внедрения новых программ, умеет опрашивать пользователей и может написать качественное ТЗ.

Ошибка 3. Создавать внутренние отделы разработки

Ситуация. Компания описала все бизнес-процессы, создала ТЗ и начинает набирать собственный отдел разработки. Она пытается создать полноценный ИТ-бизнес внутри своего бизнеса, тратит много денег на наем и обучение сотрудников, но не получает нужного результата.

Проблема. Бизнес старается создать собственную команду разработчиков для внедрения автоматизации, но не может потянуть все необходимые расходы.

Проектная компания решает разработать собственную систему управления проектами, которая бы позволила полностью автоматизировать текущий бизнес-процесс. В ИТ отделе уже есть аналитики, способные сформулировать требования, и он начинает набирать разработчиков.

При этом компания еще не выстроила сам процесс разработки: не используется специализированное ПО контроля версий исходного кода, нет хранилища требований, отсутствует система контроля исполнения задач. Если оценить затраты на создание процесса и наем сотрудников, стоимость проекта значительно превысит аутсорс уже готовой и слаженной команды разработки в интеграторе.

Решение. Обращение к интегратору снимает эту проблему, так как результат гарантируется договором. Работу выполняет опытная команда разработчиков, которая заточена именно на специфику такой работы.

Разработчики на аутсорсе проведут полный цикл разработки, тестирования и отладки, обеспечат техподдержку.

Проведите автоматизацию, внедрите новую систему. И только когда почувствуете необходимость расширить функции уже готовой системы, создавайте собственный отдел разработки.

Ошибка 4. Проводить автоматизацию без поддержки руководства компании

Ситуация. Руководство начинает автоматизацию, аналитики предлагают изменения процессов сотрудникам на местах, но менеджеры и линейный персонал отказываются поддерживать новые решения, им сложно перестроить свою работу. Они саботируют автоматизацию, постоянно указывают на негативные стороны изменений. Сотрудники оказываются не готовы к новому уровню прозрачности своей работы.

Проблема. Руководство и топ-менеджмент не могут мотивировать персонал к проведению автоматизации и внедрению нового продукта.

Внедрение CRM в отделе продаж застройщика встретило сильное сопротивление менеджеров по продажам. Сотрудники не вносили данные о клиентах в систему, аргументируя это тем, что система неудобная и они только тратят лишнее время. Оказалось, что менеджеры «перепродают» информацию о потенциальных клиентах за большую комиссию и поэтому не вносят ее в систему.

Решение. Внедрение прозрачной оценки эффективности работы и четких KPI для сотрудников позволяет выявить и уволить недобросовестных работников. Система может рассчитать KPI автоматически и исключает человеческий фактор. Руководитель отдела продаж получает сводную информацию по эффективности сотрудника, а руководство компании — в целом по отделу.

В результате компания может выстроить мотивационную стратегию для линейных сотрудников: четкий план ежемесячных отчетов по KPI, прозрачные показатели эффективности и привязанные к ней премии. Такая система сама будет поддерживать общую заинтересованность в автоматизации. Создайте систему дополнительного премирования персонала за достижение результатов по новой системе, демонстрируйте результаты работы сотрудников и отделов, запустите систему дашбордов.

Ошибка 5. Разрабатывать собственный тиражируемый программный продукт

Ситуация. Бизнес пытается разработать собственную уникальную систему автоматизации и продать ее другим компаниям. Компания тратит ресурсы на процесс разработки, выходит на рынок с новым продуктом и не может найти покупателя.

Проблема. Когда компания создает собственную систему автоматизации для продажи, она не учитывает особенности бизнес-процессов других компаний.

Строительная компания разработала свой продукт по управлению проектами, но продать этот продукт не может. Каждая компания на строительном рынке требует внести дорогостоящие изменения для того, чтобы адаптировать этот продукт под свои методологии учета стройматериалов, планирования стройки и технологии строительства.

И это не считая того, что строительная компания — разработчик просто не владеет навыками в сфере продажи ИТ-продуктов. Все ее бизнес-процессы выстроены под нужды строительного бизнеса.

Решение. Если в компании недостаточно навыков для создания непрофильного ИТ-бизнеса, откажитесь от идеи разработки системы на продажу.

Если у компании есть желание разрабатывать подобные продукты в будущем, можно наладить взаимодействие с компаниями по продуктовой разработке и постепенно накапливать необходимые знания.

Ошибка 6. Не интегрировать новую систему с существующей инфраструктурой

Ситуация. Компания полностью провела автоматизацию, внедрила новую систему, но не запланировала ее интеграцию с существующими системами. Сотрудники сталкиваются с постоянными сбоями в работе, бизнес-процессы не синхронизируются, а руководство тратит дополнительные ресурсы на интеграцию.

Проблема. После проведения автоматизации новые технологии не могут взаимодействовать со старыми системами

Компания внедряет CRM-систему и не объединяет ее с системой управленческого учета. Все договоры и клиенты, сведения о которых вносятся в CRM, не отображаются в других системах.

Сотрудники вводят информацию о новых клиентах в систему управленческого учета вручную, тратят дополнительное время и ресурсы. Планы по автоматизации пересматриваются. Часть процессов по внедрению новой системы компания запускает заново.

Решение. Планируйте интеграцию еще на этапе разработки ТЗ на автоматизацию. Учтите все особенности новых и старых систем, пропишите детальный план их синхронизации, рассчитайте возможные издержки.

Ошибка 7. Считать, что автоматизация снизит расходы за короткий срок

Ситуация. Компания успешно провела автоматизацию. Новые системы работают, сотрудники довольны. Но финансовые результаты автоматизации не оправдывают ожидания собственника. Расходы на поддержание новой системы только возрастают, а прозрачность и подконтрольность бизнеса не дают того роста прибыли, на который рассчитывали изначально.

Проблема. Когда бизнес не учитывает расходы на поддержание новой системы после автоматизации, он сталкивается с большими издержками.

После внедрения системы управления логистикой потребовалось провести обучение кладовщиков, диспетчеров, экспедитора, логистов и водителей. Компания организовала внутреннюю службу поддержки пользователей, увеличила штат системных администраторов, обновила больше половины рабочих мест пользователей, частично приостановила свою работу.

Издержки в первый год превысили экономию в 1,5 раза. Реальный эффект от внедрения новой системы стал виден только спустя 2 года: автоматизация позволила увеличить объем грузоперевозки в 2,5 раза, стоимость километра автоперевозки снизилась на 14%.

Решение. Планируйте расходы на поддержание автоматизированной системы перед началом процесса автоматизации. Рассчитайте все издержки и спрогнозируйте приблизительный срок окупаемости.

Когда стоит начинать автоматизацию

Компания прибегает к автоматизации, когда без нее бизнес уже не может развиваться. Фирма упирается в потолок роста и управляемости, и только тогда руководству стоит вложить часть прибыли в ИТ-отдел и бизнес-процессы.

Автоматизация потребует не только средств, но и времени, без нее компания в своем развитии вынуждена буксовать еще несколько лет. Чтобы избежать подобных ошибок, стоит заранее определить ключевые бизнес-процессы компании и подобрать подходящие ИТ-продукты для их автоматизации.