Как организовать корпоративный грантовый конкурс и найти надежных партнеров
Грантовые конкурсы стали популярным направлением программ КСО и ESG в России. Многие крупные и средние бизнесы уже его опробовали, довольны результатами и продолжают применять. В целом же это явление довольно заманчивое для бизнеса — мы расскажем, почему так происходит. Образуется и нарастает своего рода конкуренция, а новым игрокам-организаторам на поле грантовых конкурсов важно четко представлять себе, каким образом сделать конкурс привлекательным и понятным для всех участвующих сторон, с реалистичными KPI и предсказуемыми результатами.
Как компаниям организовать грантовый конкурс и найти для него партнеров расскажу я, Оксана Петрова — директор Благотворительного фонда «Добрый город Петербург»
Сотрудничество с благотворительными фондами помогает избежать неочевидных ошибок
Корпорации выбирают грантовые конкурсы, чтобы достигать своих целей в программах КСО, развивать территории присутствия, продвигать практики корпоративного волонтерства. Естественный партнер в этом случае для бизнеса — те некоммерческие благотворительные организации, которые обладают весомым опытом участия в грантовых конкурсах, а также их проведения, и вместе с тем профессионально помогают людям преодолевать социальные проблемы, развивать местные сообщества и благоустраивать территории.
Конкурсы не возникают из воздуха и включают в себя синхронное и асинхронное управление множественными процессами. Их надо тщательно планировать на уровне стратегии и тактики.
Методический каркас, с построения которого начинается разработка любого конкурса, определяет два ключевых момента — зачем и для кого этот конкурс?. А еще эксперты советуют организаторам убедиться в том, что грантовый конкурс действительно актуален для их бизнеса.
Прежде всего стоит найти ответы на два стратегических вопроса:
- Зачем собственный грантовый конкурс нужен бизнесу
- Кого целесообразно приглашать к участию?
Зачем вашему бизнесу организовывать конкурс? К какому результату стремитесь? Конкурс помогает оптимизировать число входящих в корпорацию запросов на получение финансовой помощи для социальных программ и проектов, повысить их качество. Он действует словно фильтр. Вы организуете прием запросов в конкретный срок, по определенному каналу и с заданными параметрами. Это повышает шансы найти и выбрать проекты, которые наилучшим образом отвечают стратегии КСО вашей компании. Конкурс обеспечивает участникам равные возможности доступа к донорским средствам.
Конкурс может решать исследовательские задачи бизнеса. Из заявок вы узнаете, какие организации и в каких территориях работают по важной для вашего бизнеса теме. Благодаря этому вам проще найти долгосрочных партнеров на реализацию уже внеконкурсных социальных программ.
У хорошо организованного конкурса высокая PR-эффективность и заметное позитивное влияние на HR бренд.
Для кого проводить конкурс, кого приглашать к участию? Целевую аудиторию можно поделить на две группы.
- Внутренняя — это ваши сотрудники. Ожидаемые эффекты их участия — повышение лояльности вашему бренду, развитие HR, усиление инициатив корпоративных волонтеров.
- Внешняя — это некоммерческие, бюджетные организации, социальные предприниматели, стартапы, инициативные группы, физические лица.
Ключевое правило — не смешивать целевые аудитории в одном конкурсе. Смешение может привести к непониманию ими смысла конкурса, неравноценным условиям участия и в результате — повлиять на доверие к вашему бизнесу. Для внутренней и внешней аудиторий, в силу их специфичности, резонно выстраивать разные дорожные карты по организации грантового конкурса.
Планирование конкурса
Мы выделяем пять шагов, которым нужно следовать.
Правильно выберете нишу. Конкурс лучше проводить по тем направлениям, в которых работает сама корпорация. Например, Т-Банк предлагает гранты для развития IT-инфраструктуры, бизнес-процессов, а также на обучение персонала.
Развивайте насмотренность, не подражая бездумно. Изучайте опыт коллег, это принесет вам знание трендов и “фишек”. Эксперты рекомендуют выбирать из всего существующего многообразия только действительно нужные вам тематические направления, форматы и требования к заявителям. Все регламентирующие конкурс документы должны решать ваши задачи и помогать нахождению ваших партнеров среди его участников.
Формируйте образ прямого и отложенного социального эффекта. И планируйте результат конкурса. Достичь этого помогают оценка и мониторинг результатов, достигнутых поддержанными в конкурсе социальными проектами. Не случайно проведение оценки и мониторинга с опорой на конкретные данные становится современным “золотым стандартом” грантовых конкурсов.
Что важно сделать на этапе планирования? Описать цели конкурса и образ желаемого результата. Попутно это поможет определиться с подходящим для вашего конкурса форматом.
Чаще всего используют три типа оценки
- Анализ и определение приоритетов конкурса еще до его старта. Нужен,чтобы верно оценить исходную ситуацию и ее контекст, понять потребности целевой аудитории и собственного бизнеса. На основе выявленных приоритетов составляется базовая теория изменений — прогнозная прикладная стратегия, своего рода смоделированное будущее, благодаря которому становятся понятны конечный результат, желаемый эффект конкурса и приводящие к ним шаги.
Теория изменений выстраивает наши действия в логическую цепочку, которая позволяет проследить, как они влияют в конечном результате на тех, кто получил помощь. По каждому приоритету и соответствующей ему цели теория изменения фиксирует, какие шаги нужно выполнить для достижения цели, при каких внешних условиях среды цель может быть достигнута и по каким признакам станет об этом известно. С такой моделью проще планировать и реализовывать конкурс и отдельный социальный проект, проверять, достигнута ли его цель.
- Анализ прямых результатов уже состоявшегося конкурса. Расчет эффективности использования выделенных средств и степени достижения поставленных целей.
- Анализ опосредованного социального эффекта и вклада конкурса. Позволяет оценить долгосрочное воздействие на преодоление проблем, находящихся в фокусе конкурса.
Грантовый оператор может выбрать все три варианта или только некоторые, исходя из своей ситуации.
Выбирайте инструменты оценки и мониторинга социального эффекта и результатов. Оценка требует больших ресурсозатрат как от команды, так и от грантополучателей, поэтому важно запрашивать и накапливать только те данные, которые вам на самом деле пригодятся для усовершенствования конкурса. Инструменты оценки и мониторинга данных надо подбирать также неслучайным образом.
Определив, какие данные вам точно будут нужны в аналитике, заложите их заранее, до начала конкурса, в систему мониторинга и отчетности грантополучателей, чтобы они тоже четко их себе представляли и были готовы собрать и предоставить. А если вы только под конец конкурсного цикла поймете, что вам нужно получить от организаций какие-то новые показатели и данные, то вам придется трудно. Будет меньше рычагов воздействия, не говоря уже о дополнительной перегрузке ваших грантополучателей.
Выбор инструментов оценки и мониторинга зависит от имеющихся ресурсов и целей применения инструментов. Распространен метод анкетного опроса, но свои ниши есть у интервьюирования, анализа документов, финансовой аналитики, статистического анализа, оценки уровня участия, охвата территории. Например, анкетирование предоставляет обратную связь от участников относительно проекта и достигнутых в нем результатов. Интервью позволяет глубоко изучить мотивацию, потребности и взгляды целевой аудитории, проверить гипотезы. Финансовая аналитика включает в себя оценку эффективности расходов и финансовой устойчивости проекта. Статистический анализ используется для измерения количественных результатов и динамики изменений. Оценка уровня участия измеряет степень вовлеченности в проект его целевых групп.
Проверьте финальные «настройки» конкурса и удалить всё лишнее. Требования к заявителям, оформлению заявки и отчетности должны быть точными, но не избыточными, не чрезмерно детализированными. Пусть останется немного «воздуха», свободы действий для грантополучателя. При этом желательно определить допустимый минимум отклонений. Например, требовать указания в календарном плане конкурсной заявки конкретной даты и времени планируемого мероприятия — не нужно и даже рискованно. Но если авторы проекта не укажут даже месяц, то таким проектом сложно будет управлять и не менее сложно — достоверно оценить его результаты.
Кто будет грантовым оператором?
Оператор — тот, кто разрабатывает и проводит грантовый конкурс. Им может выступить ваша собственная компания по принципу: кто финансирует конкурс, тому лучше знать, как и что делать. Если же вы не готовы погружаться в детали, набирать административную команду, проходить и контролировать все этапы, массово афишировать благотворительность, или уже попытались провести конкурс и не преуспели,— то можно найти оператора среди крупных некоммерческих организаций, обладающих нужными квалификацией и опытом. Ориентируйтесь на отзывы клиентов, совпадение ваших ценностей, понимание им ваших задач.
К грантооператорам относится, например, фонд «Добрый город Петербург». Фонд разрабатывает и организует конкурсы самостоятельно и в партнерстве с другими некоммерческими организациями и бизнесом уже 13 лет. Ежегодно сопровождает 7-9 конкурсов, которые поддерживают проекты, опытные организации, и небольшие инициативные группы.
В 2023 году Фонд провёл 7 конкурсов и поддержал 79 социальных инициатив на общую сумму более 55 млн рублей. В сообществе наших «выпускников» уже почти 2000 грантополучателей.
Серьезный критерий выбора между самостоятельным проведением конкурса и передачей полномочий сторонней организации связан с ресурсным обеспечением: финансами, кадрами и затраченным ими временем.
Структура финансовых издержек конкурса обобщенно выглядит так:
- Гранты для победителей конкурса.
- Стоимость экспертизы грантовых заявок. Понадобятся грамотные специалисты-оценщики, обычно они не входят в административную команду.
- Стоимость услуг административной команды, которая готовит документы (положение о конкурсе, форму заявки и отчета, методические требования к заявке, договора с победителями и экспертами-оценщиками ).
У административной команды обширный функционал:
- обеспечивает прием и обработку заявок;
- привлекает надежных экспертов-оценщиков заявок;
- взаимодействует с победителями и теми, кому не удалось выйти в финал;
- ведет мониторинг и проверку реализуемых проектов;
- собирает и проверяет отчеты грантополучателей по завершении проектов;
- отрабатывает негативную обратную связь, конфликты с участниками конкурса.
Чтобы конкурс шел без помех и задержек, чреватых репутационными рисками, на административную команду желательно выделить половину общего бюджета конкурса.
Состав кадров и объем затраченного ими времени нужно продумать и просчитать с той же тщательностью, что и финансы. Задайте себе вопросы:
- Есть ли необходимые компетенции у текущей команды вашего бизнеса или только предстоит их освоить?
- Получится ли выделить время в штатном расписании на грантовый конкурс?
- Потребуется ли набор новых сотрудников, сумеют ли они сработаться для новых задач?
Хороший внешний грантооператор обычно предоставляет в распоряжение конкурса слаженную административную команду с достаточными квалификацией и опытом. Когда первоначальный замысел грантового конкурса тщательно продуман, спланированы все его этапы, наступает пора его непосредственной реализации. Препятствий на этом пути возникает немало, но есть и проверенные способы их преодолеть.
Выстраивать коммуникации — это наше всё
Чтобы ваш грантовый конкурс стал привлекательным, дружелюбным, конкурентоспособным, нужно выстраивать долгосрочную коммуникацию как с потенциальными и фактическими участниками, так и с победителями. Без коммуникации сложно понять потребности тех, кому вы собираетесь помогать. Нужны ли им деньги на короткие проекты или они настроены на долгосрочное партнерство, хотят ли только помогать своим подопечным или планируют развивать свои организации.
Здесь пригодятся, например, анализ и публикация отзывов победителей предыдущих конкурсов, их отчетности по реализованным проектам. Это повысит прозрачность и понятность конкурса, предсказуемость участия в нем для новых организаций и/или физических лиц.
Другим хорошим коммуникативным инструментом будет оценка клиентского опыта от каждого контакта с оператором конкурса. Как это работает, рассказала эксперт фонда «Добрый город Петербург».
«Мы внедрили в наши конкурсы оценку клиентского опыта, которая позволяет проанализировать через метрики и сбор обратной связи впечатления участников конкурсов от каждой точки контакта с нашим фондом. Благодаря этому мы видим, в какие моменты возникают барьеры, сложности, разрыв коммуникаций, которые мешают поддерживать социальные инициативы, поддерживать лояльность благополучателей и волонтеров, препятствуют продолжению сотрудничества в ними».
Наталия Канальцева
Заместитель директора благотворительного фонда «Добрый город Петербург»
Оценка клиентского опыта помогает грантооператору становиться более системным и гибким, не теряя своей доступности даже для небольших организаций-заявителей и команд, впервые реализующих социальный проект. Это важно, когда в конкурсе поддерживают проекты в том числе из небольших территорий, проекты, поступившие от инициативных групп, у которых пока еще немного опыта, а иногда и уверенности в своих силах
Нужно обеспечить умное обучение для всех участников
Конкурс станет гораздо эффективнее, а его заявки более качественными, если дополнить его актуальной обучающей программой. Обучение важно на всех этапах конкурсной кампании. Во время сбора заявок надо сориентировать участников в условиях конкурса и задачах благотворительной программы в целом. При реализации проектов — показать, как придать им устойчивость и нацелить на долгосрочность и преемственность. После завершения проектов полезно учить их:
- как сохранять приобретенные в проекте социальные связи;
- поддерживать сообщества благополучателей;
- помогать обмену опытом;
- развивать лидеров и амбассадоров благотворительной программы вашего бизнеса.
Чем больше понятных и наглядных инструкций для грантозаявителей вы создали, форматов обучения, в том числе микрообучения, предусмотрели, чем разнообразнее каналы для их продвижения выбрали, тем выше шанс, что цели и KPI вашего конкурса будут достигнуты. Учитывайте, что мало кто из участников читает положения и методические рекомендации конкурса, не нужно рассчитывать на них как эффективный инструмент самообучения.
Экспертов, оценивающих поданные на конкурс грантовые заявки, надо брифовать. Это значит прорабатывать с ними все нюансы конкурса и требования к заявкам, чтобы все они находились в едином методологическом поле и не препятствовали принципу равного участия грантозаявителей.
Вовлекать сообщества. Можно и нужно вовлекать общественность и целевые аудитории в процесс принятия решений о выделении грантов или в разработку самого грантового конкурса. Пускай благополучатели будут соучастниками на всех этапах конкурсного цикла. Так называемый «партисипаторный грантмейкинг» учитывает ценности сообщества при разработке грантового конкурса, подразумевает упрощенную процедуру подачи заявки и облегченную отчетность для грантополучателей. Такой подход повышает прозрачность грантовых процедур, полезность благотворительной программы и делает процедуры конкурса понятными для тех, кому они адресованы.
Быть адекватными и гибкими. Слишком строгие ограничения, например, по использованию грантовых средств, предоставляемой отчетности, могут отпугнуть участников конкурса. Целесообразно делать конкурсные требования достаточно «просторными». Так, можно заранее предусмотреть изменения на рынке товаров и услуг и просить заявителей планировать расходы с учетом изменений и в четком соответствии с содержанием заявки, но не нужно «карать» их, если при соблюдении названных условий они приобрели технику не той марки, которую планировали. Перечислить при этом недопустимые в данном конкурсе виды расходов вполне естественно и разумно.
Хорошо, если конкурс будет допускать адекватную долю расходов на человеческий ресурс, на зарплаты людям, которые каждый рабочий день посвящают тому, чтобы социальные изменения стали возможны. Еще один признак продвинутого конкурса — поощрение долговременной устойчивости организаций-благополучателей. Это можно делать через:
- поддержку затрат на обучение;
- профилактику выгорания команды проекта;
- улучшение административных процессов организации — настройку CRM, создание и ведение сайтов, электронной бухгалтерии.
Доводилось ли вам или вашим деловым партнерам проводить благотворительные грантовые конкурсы?