Подборка сервисов для планирования

«В Google Keep я пишу операционные задачи, которые нужно выполнить в течение дня. Это здорово помогает не держать маленькие дела в голове и не перегружать мозг. Там же фиксирую результаты консультаций и мозговых штурмов, записываю идеи. Google Keep интуитивно понятен и легко заполняется.

В Google Keep мне нравится работа в один клик и удобный доступ. Сервис можно открыть с компьютера, телефона и других устройств, а также предоставить ассистенту доступ к задачам».

«План недели можно использовать прямо на телефоне, что позволяет не носить с собой бумажный ежедневник и другие устройства. У приложения понятный и простой интерфейс. Есть бесплатная версия, но она с ограниченным функционалом: нельзя выделять цветом или зачеркивать выполненные задачи.

Я использую платную версию — она обошлась в 500 ₽. Подписка покупается навсегда. В платной версии можно отмечать выполненные задачи, выделять важные моменты хайлайтерами, а также различать дела по цветам: например, красные — сорванные, желтые — в прогрессе».

«Собственные задачи, идеи я заношу в ежедневник Tweek — это своего рода аналог заметок с возможностью отмечать выполненные дела. В свое время тестировал большое количество ежедневников, но многие были слишком монструозными и содержали большое количество лишних полей или имели неудобный интерфейс».

«Я выбрала Things 3 из-за интерфейса, удобного отображения задач и календаря в одном месте. Это было критично для меня, так как я использую концепцию тайм-блокинга: планирую задачи по временным интервалам. Есть условный утренний блок с набором дел, есть дневной и вечерний.

В приложении я веду рабочие и личные задачи. Чтобы их структурировать, использую метод Тьяго Форте — PARA: projects, areas, resources, archive. По его системе я сделала в Things 3 отдельные пространства, что позволяет мне организовать все эффективно.

Мой уникальный подход к использованию Things 3 включает ролевое планирование. Я распределяю задачи и метрики по каждой роли, что помогает мне эффективно структурировать работу и личные дела. А еще удобно выносить виджет на экран блокировки для быстрого добавления задач».

«Для личного планирования и работы с командами я нашел идеальное сочетание инструментов: сохраненные сообщения в Телеграме, Google Calendar для управления временем, Jira для командных задач и Superhuman для работы с электронной почтой.

Google Calendar я использую для управления своим временем. В нем планирую встречи, устанавливаю напоминания и блокирую временные промежутки для работы над важными задачами».

«После долгих экспериментов с различными приложениями для планирования пришел к неожиданному выводу: моим идеальным помощником стал Google Calendar. Использую его, чтобы отслеживать важные задачи, встречи и события. Всего 15 минут в день достаточно, чтобы запланировать дела на завтра.

Моя небольшая фишка — цветовое кодирование для разных типов задач. Срочные и важные задачи выделяю ярким цветом, чтобы ничего не пропустить. Google Calendar значительно упрощает мне жизнь как в личных задачах, так и в рабочих».

«Я протестировала приложение Evernote. На первый взгляд оно кажется удобным: есть пространство, которое удовлетворяло многие потребности творческого человека. Например, можно делать заметки и настраивать внешний вид в приложении. Но проработать я смогла там только около полугода.

Постепенно осознала, что мои задачи становятся все сложнее и тесно переплетаются не только между собой и с разными сферами жизни, но и с работой моей команды, которой я стала руководить. Таблица „Желания“ должна была плавно переходить в таблицу „Задачи“, а затем в „Ежедневник“.

К тому же моя креативная команда росла, и частично их задачи становились и моими. Мне требовался инструмент с кросс-функциональными таблицами, которые можно связать между собой, которым будут пользоваться все члены команды, а Evernote для этих целей не подошел».

«В команде мы используем YouGile — это сервис для управления проектами. Однако он влияет и на мою личную эффективность. Ежедневно я проверяю, какие задачи мне ставят сотрудники, а также анализирую, какие из текущих процессов мне стоит оптимизировать».

«Больше всего мне нравится WEEEK и Google Calendar. Всегда пользовалась Trello, но этот софт больше не функционирует в России. Поэтому сейчас использую WEEEK как альтернативу. Нравится, что сервис гибкий: можно выбирать только те опции, которые вам нужны, и платить за них. Платформа постоянно дорабатывается: команда оперативно реагирует на комментарии и прислушивается к пользователям».

«Когда бизнес начал расти, поняла, что Google Calendar уже не спасает в потоке задач. Стала искать удобное приложение с синхронизацией на ноутбуке. Ранее уже был опыт работы с Битрикс24, amoCRM, Мегапланом. По рекомендации попробовала ЛидерТаск. Пользуюсь приложением больше трех лет. В ЛидерТаск веду личные списки задач — рабочие и семейные, расставляю приоритеты, ставлю напоминания по времени.

Удобно, что есть поиск по задачам, но иногда эта опция дает сбои в ПК-версии. Можно настроить фильтрацию задач, чтобы сверху были приоритетные, отмеченные красным флажком».

«Я познакомилась с Any.do достаточно давно, когда это еще был по большей части туду-лист. Он был простой, что одновременно и хорошо, и плохо лично для меня, поскольку я креативный человек. Мне было тесно в нем: хотелось больше места для идей, зарисовок, картинок и пояснений для самой себя.

Наша дружба продлилась недолго. Я быстро осознала, что больше времени трачу на составление списков и отметки о выполнении, чем на сами дела. Сначала думала, что проблема в моей скорости, и начала сокращать время на заполнение, делая лишь короткие заметки. Но это привело к тому, что я стала забывать, что именно имела в виду, и смысл задач терялся. Из-за неудобства пришлось отказаться от приложения и перейти на Evernote. Но сейчас, насколько знаю, Any.do стал более функциональным, поэтому планирую посмотреть, что там обновилось».

«Для краткосрочного и командного планирования мы начали использовать приложение Todoist. Оно позволяет ставить задачи для нескольких человек, устанавливать дедлайны, следить за их выполнением и получать уведомления обо всех изменениях на почту. Интерфейс очень простой: ставишь задачи, отмечаешь выполненные — и идешь дальше».

«У меня было несколько попыток начать заниматься планированием, прежде чем я основательно подошла к делу. В итоге мы с командой нашли удобный для себя инструмент Notion, а после новостей об отключении сервисом российских пользователей начали искать российские аналоги. Всего мы протестировали три сервиса: TEAMLY, Yonote и Kaiten.

Функционал Kaiten очень похож на Notion: доски, таблицы, календари. Однако много ограничений на бесплатном тарифе. Например, нужно доплачивать за конкретные функции, скажем создание групп пользователей или канбан. Также у Kaiten не очень эстетичный интерфейс — начинаешь скучать по стильному и минималистичному Notion. Большой минус: перенести рабочее пространство из Notion, нажав две кнопки, не получится и придется немного потрудиться. В итоге нам больше понравился TEAMLY».

«В TickTick помимо обзора ваших задач есть встроенный трекер привычек, таймер Помодоро и многофункциональный календарь. Трекер и таймер доступны в бесплатной версии, а за месячный вид календаря нужно будет платить. Но так сразу видно, где есть загруженность, где пустые окошки: где необходимо позаботиться о себе, а где — еще добавить дел.

TickTick прекрасно совмещается с любой методологией планирования. Есть разные инструменты для систематизации и наведения порядка в задачах: списки, теги и чек-листы».

«Basecamp подходит управленцам, которые хотят оперативно спланировать проект, легко отслеживать ход его реализации, понимать, чем занята команда и укладываются ли сотрудники в сроки. В основе сервиса лежит простой структурированный „сторителлинг“ — как объяснения мамы, которая отправляла вас в магазин со списком продуктов. Она подробно рассказывала, куда пойти, зачем, что купить и в каком количестве.

Когда мне нужно реализовать программу по PR-поддержке нового продукта, провести мероприятие или даже запустить новое СМИ, я собираю всех в Basecamp.

В бесплатной версии у этой программы много ограничений, например можно вести только два проекта одновременно и объем встроенного хранилища для файлов ограничен. Зато в Basecamp можно в два клика увидеть, какие задачи конкретно на мне или на любом другом члене команды, с какими проблемами предстоит иметь дело в ближайшие дни, как распределена нагрузка по команде, кто нарушил дедлайны и почему. Можно не писать вопросы в телеграм-чат и не собирать внеплановые летучки».

«Полгода используем Yandex Tracker как основной таскер. Вот функции, которые меня зацепили: практический курс по настройке трекера на 20 часов на русском и с крутой подачей, глубокая интеграция с Яндекс Почтой, Календарем и Вики, комфортная и понятная автоматизация — не очень глубокая, но достаточная. Еще есть открытый API и гибкие настройки.

Один из кейсов, как мы используем приложение. Мы работаем с большим количеством копирайтеров, и довольно тяжело уследить за всеми согласованиями, оплатами и документами. Чтобы упростить работу, сбор, согласование, хранение и обработка сейчас происходят через трекер.

Мы сделали бизнес-процесс для проекта по копирайтерам: они переходят в Яндекс Форму и заполняют запрос на выплату. Запрос добавляется в трекер, и задача назначается ответственному менеджеру, который заказал контент. Тот проверяет выполнение и согласовывает корректность поставленной задачи. Далее задача автоматически назначается бухгалтеру, который доводит ее до финала».

«Мы искали замену Notion — и TEAMLY оставил очень хорошее первое впечатление. Много инструментов, понятный интерфейс, все можно настраивать под себя.

Из классных функций — есть диск, значит, все документы можно хранить в одном месте. Помимо этого, есть интерактивные доски и шаблоны для создания обучений и опросов для сотрудников. Для перехода из Notion рабочее пространство можно перенести в два шага.

Также мы тестировали Kaiten и Yonote, но в итоге с учетом возможностей по настройке автоматизации и доступного переноса рабочего пространства из Notion мы выбрали для своей команды работу в TEAMLY».

«Мы организовали работу компании в Битрикс24 и в собственной ERP DIS — это диспетчерская информационная система, которая позволяет всему коллективу быть в одной экосистеме и в русле всех событий. Еженедельно, в воскресенье вечером, я лично анализирую задачи и общую обстановку в Битрикс24, после чего формирую себе глобальные задачи и новые идеи в заметках на телефоне».