Что делать, если при инвентаризации обнаружили недостачу

Чтобы разобраться в том, как списать недостачу, объясним термин, который будем часто использовать в статье, — материально ответственное лицо, МОЛ.

МОЛ — это сотрудник, который непосредственно отвечает за деньги, товары или другое имущество компании на основании договора о полной материальной ответственности.

• умышленное причинение ущерба;
• причинение ущерба в состоянии опьянения;
• административный проступок или преступление работника, подтвержденные судом;
• разглашение охраняемой законом тайны, например коммерческой.

Во всех остальных случаях можно взыскать ущерб только в пределах среднемесячной заработной платы.

Допустим, по вине кладовщика, с которым заключен договор о полной материальной ответственности, пропали товары на сумму 100 000 ₽. Зарплата кладовщика — 45 000 ₽. Так как с ним заключен договор о полной материальной ответственности, с него можно взыскать все 100 000 ₽. Если бы договора не было, взыскали бы только 45 000 ₽, остальное пришлось бы списывать в убытки.

• Хищение установленными лицами. Например, украли работники или кто-то еще, чья вина доказана.
• Хищение неустановленными лицами. Типично для магазинов самообслуживания или когда доказать вину работников не удалось.
• Естественная убыль. Нормы зависят от вида сырья или материалов. Например, замороженное мясо теряет массу от длительного хранения. Допустимый процент убыли зависит от сорта и вида мяса, региона и холодильного оборудования.

Если нормы естественной убыли есть — проверить, укладывается ли в них недостача. Если да, ее можно списать в расходы и с работника не спрашивать.

Если норм естественной убыли для пропавшего имущества нет или есть, но они превышены — нужно разобраться, есть ли виновные в недостаче сотрудники или посторонние лица. Для этого нужно собрать объяснительные с МОЛ.

Дальше надо провести заседание инвентаризационной комиссии, на котором решить, из-за чего произошла недостача, доказана ли вина МОЛ или иного лица и как будете списывать недостачу.

Если нашли виновных и доказали их вину, недостачу можно списать за их счет. Если виновных нет или их вина не доказана, недостачу списывают в расходы. По итогам заседания издают приказ об утверждении результатов инвентаризации.

Когда по итогам инвентаризации обнаружили недостачу, действовать нужно так:

1. Оформить инвентарищационную опись и сличительную ведомость.
2. Составить ведомость учета результатов инвентаризации.
3. Отразить недостачу на бухгалтерских счетах.
4. Указать недостачу в налоговом учете.

Оформить инвентаризационную опись и сличительную ведомость. В инвентаризационной описи указывают все товары, которые необходимо проверить на инвентаризации. В сличительной ведомости фиксируют только расхождения. В нашем случае — недостачу.

Один экземпляр сличительной ведомости оставляют в бухгалтерии, а второй передают материально ответственному лицу.

Отразить недостачу на бухгалтерских счетах. Как отразить недостачу в бухучете, зависит от того, есть ли МОЛ и по какой причине недосчитались имущества.

Общей для всех случаев недостачи будет следующая проводка: дебет 94, кредит счета, по которому выявили недостачу. Например, при недостаче товарно-материальных ценностей — кредит 10.

Если есть материально ответственное лицо и доказана его вина, можно отнести сумму недостачи на расчеты с ним проводкой: дебет 73-2, кредит 94.

Для взыскания недостачи с работника можно использовать проводку: дебет 50, кредит 73-2 — если он уплатит сумму в кассу. Дебет 70, кредит 73-2 — если сумму недостачи удержите из зарплаты.

Если виновного нет, списание недостачи при инвентаризации относят в прочие расходы: дебет 91-2, кредит 94.

Отразить недостачу в налоговом учете. Недостачу в рамках норм естественной убыли приравнивают к материальным расходам. Все, что больше норм, можно отнести на внереализационные расходы. Для этого недостачу нужно подтвердить актом инвентаризации.

Если недостача произошла по вине работника или других лиц и вина доказана, понадобятся документы, которые подтверждают, что сотрудник готов возместить недостачу или решение суда о взыскании ущерба. Если виновник возместит потери, сумму надо включить во внереализационные доходы.

Если недостача возникла в результате чрезвычайной ситуации, нужно оформить документы, которые это подтверждают. Их предоставят по запросу соответствующие госструктуры, например при пожаре — МЧС, при хищении — полиция.

Взыскать деньги с материально ответственного лица можно:

• по распоряжению работодателя — вычесть из зарплаты, но не более 20% от нее;
• по соглашению сторон — если работник хочет возместить ущерб самостоятельно;
• через суд — если работник не согласен с суммой или отказывается платить.

Если с момента приказа о взыскании ущерба пройдет больше месяца или сумма больше 20% от зарплаты, взыскать недостачу можно только по согласию виновного или через суд.

Чтобы привлечь сотрудника к ответственности, нужно:

1. Зафиксировать факт недостачи и определить сумму ущерба — оформить инвентаризационную опись, сличительную ведомость и ведомость результата учета инвентаризации. Об этом говорили в предыдущем разделе статьи.

2. Издать приказ о проведении служебного расследования по факту недостачи. Для проведения расследования нужно созвать комиссию не меньше чем из трех сотрудников, обычно в нее входит бухгалтер и кадровики.

3. Потребовать объяснительную у МОЛ или оформить акт об отказе давать объяснение. Объяснительную сотрудник пишет в свободной форме на имя руководителя организации. На это дают два рабочих дня.

6. Ознакомить работника с приказом. Взять согласие на возмещение ущерба, если с момента приказа прошло больше месяца или сумма больше 20% среднемесячной заработной платы.

7. Если работник отказывается возмещать ущерб, обратиться в районный суд.