Актуальное

Зарегистрируйте ИП в Тинькофф и получите бонусы от партнеров до 500 000 р.

Зарегистрируйте ИП в Тинькофф и получите бонусы до 500 000 р.

Подробнее →

Будьте в курсе событий бизнеса

Получайте первыми приглашения на вебинары, анонсы курсов и подборки статей, которые помогут сделать бизнес сильнее

Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности
Бизнес с нуля Редактор: Павел Карпов

Зачем ИП проводить инвентаризацию

По закону предприниматели могут работать без инвентаризации, но они все равно иногда ее проводят. В статье рассказываем, когда инвентаризация будет полезна ИП и как ее проводить

Артем Туровец

Артем Туровец

Директор онлайн-бухгалтерии «Небо»

Во время инвентаризации проверяют имущество, активы и обязательства, смотрят, в каком они состоянии и все ли на месте. Инвентаризация поможет избежать потерь и лишних трат, если у вас большое количество товара или есть сотрудники.

Компании обязаны проводить инвентаризацию перед составлением годовой отчетности — это единственный способ сопоставить данные бухгалтерского учета с реальностью.

Инвентаризация для компаний

В отличие от компаний, ИП не сдают бухгалтерскую отчетность в налоговую и могут вообще не проводить инвентаризацию. Но ее можно провести по собственному желанию, чтобы проверить имущество бизнеса. Налоговая не будет контролировать этот процесс, поэтому инвентаризацию можно адаптировать под особенности бизнеса. Сделать инвентаризацию можно в любой момент.

Зачем ИП проводить инвентаризацию

Чем больше у вас активов, тем больше смысла в проверке. Есть пять причин проводить инвентаризацию:

  • у вас много клиентов;
  • вы работаете не один, а с сотрудниками;
  • продаете много небольших товаров;
  • появляется новый сотрудник, который будет отвечать за товары;
  • офис затопило, или случился пожар.

У вас много клиентов. В ходе инвентаризации вы проверите правильность расчетов и снизите риск получить штраф от налоговой. Это поможет, если вы, например, случайно списали испорченный товар на расходы дважды. Или наоборот, не зафиксировали какую-то покупку и в результате переплатили в бюджет, если расходы уменьшают сумму налога на вашем режиме налогообложения.

Вы работаете не один. Подчиненные могут случайно потерять небольшой товар на складе. А иногда недобросовестные сотрудники могут что-то украсть. Инвентаризация поможет найти случайную пропажу и разобраться с теми, кто ворует.

«В моей ювелирной мастерской есть постоянный работник, а еще я беру учеников, чтобы обучить азам и потом отдавать им простейшие задачи. Периодически проводим инвентаризацию — обычно, когда заканчивается металл. Если возникает недостача золота, проводим уборку и порой находим до 20 граммов золота.

Самая неприятная ситуация, если металл унесли домой. Я знаю случаи, когда на плохо организованных производствах ученики могли собрать изделие из материала мастерской, забрать и продать».

Сергей Рыбаков

Сергей Рыбаков

Владеет ювелирной мастерской

Появляется новое материально ответственное лицо. Если вы нанимаете на работу нового сотрудника, которые будет отвечать за какой-то товар, стоит показать, за что именно человек принимает ответственность. Скорее всего, сотрудник сам захочет провести проверку и все пересчитать, чтобы по наличию и в документах все совпадало. Иначе на нового человека случайно или умышленно могут повесить недостачу, к которой он не имеет отношения.

«Я продавал молочную продукцию в магазины. Мои кладовщики работали понедельно. В конце недели один кладовщик передавал товар на несколько миллионов рублей другому. Чтобы не было вопросов, у кого пропал товар, в конце недели кладовщики в присутствии друг друга проводили инвентаризацию. Если факт не сошелся с планом, они разбирались вдвоем. Обычно один из них без проблем признавал, что ошибся в подсчетах или съел что-то».

Александр Романов

Александр Романов

Бизнес-ментор, 10 лет продавал молочную продукцию

Вы продаете много небольших товаров. Например, лаки для ногтей, одежду, детали для авто, подарочные наборы. Часть продается в магазине, другая — через доставку, третья — на маркетплейсе. Инвентаризация покажет, не потерялись ли несколько позиций на одном из этапов.

Еще проверка помогает найти товары с истекающим сроком годности. Можно снизить на них цену и устроить распродажу. Так вы сможете вернуть хотя бы часть вложенных в закупку денег. Только не забудьте предупредить покупателя о том, что срок годности у распродажных товаров скоро закончится.

Так же можно поступить с бракованными или поврежденными товарами. Например, кофтой с пятном или сумкой, на которую логотип пришили вверх ногами. Кто-то из покупателей будет готов купить бракованный товар с большой скидкой и привести его в порядок, а вы избавитесь от неликвида.

«Может возникнуть пересорт. Например, йогурт со вкусом клубники записали как со вкусом малины — на обеих упаковках красная ягода, их легко перепутать. В итоге на остатках не хватает клубничного йогурта. Но покупатель хочет купить клубнику, а по документам ее нет. Если вовремя не обнаружить ошибку, клубничный йогурт испортится и придется его выкинуть.

Поэтому кладовщики делали еще одну инвентаризацию каждый день после смены. Считали буквально 10—15 позиций и смотрели, чтобы не было пересорта. Там же следили за сроками годности скоропортящихся товаров».

Александр Романов

Александр Романов

Бизнес-ментор, 10 лет продавал молочную продукцию

Офис затопило, или произошел пожар. В такой ситуации обязательно надо проверить, какой товар и имущество уцелели, а какие придется списать. Если на вашей системе налогообложения, можно учесть расходы, то правильно списанный товар можно учесть при уменьшении налоговой базы.

Как проводить инвентаризацию

Требования по срокам и правилам проведения инвентаризации есть только к тем, кто обязательно должен проводить инвентаризацию. Правила собраны в методических указаниях Минфина. Так как у предпринимателей такой обязанности нет, к ним нет и требований. То есть ИП может проводить инвентаризацию так часто и по таким правилам, как ему удобно.

Методические указания по инвентаризации

Если в вашей деятельности нужно регулярно проводить инвентаризацию, рекомендуем разработать типовые формы документов и порядок, которые будут действовать постоянно. Заведите журнал, где будете фиксировать результаты инвентаризаций, или создайте электронную таблицу.

Мы предлагаем порядок проведения инвентаризации, который опирается на методические указания для компаний. Вы можете разработать собственный механизм проверки и пользоваться им — главное, чтобы он был полезным и удобным.

В нашем плане пять шагов:

  1. Определить, кто будет проводить инвентаризацию.
  2. Определить список имущества для инвентаризации.
  3. Пересчитать имущество и оценить его состояние.
  4. Подготовить отчет и сравнить с данными учета.
  5. Принять решение, что делать с недостачей или излишками, если они есть.

Разберем подробнее, что делать на каждом шаге.

Шаг 1. Определить, кто будет проводить инвентаризацию

В компаниях назначают инвентаризационную комиссию — минимум два человека. Предприниматели могут проводить проверку и в одиночку.

Желательно, чтобы у коллектива не было сомнений в итогах инвентаризации. Поэтому, если у вас есть сотрудники, стоит проводить проверку хотя бы вдвоем. Если есть выбор, нужно назначить в состав комиссии сотрудников, которые не отвечают за проверяемое имущество. Например, бухгалтера или продавца из другого вашего магазина.

Состав инвентаризационной комиссии можно не фиксировать. Если решите это сделать, можете воспользоваться формой ИНВ-22. В ней же фиксируют список имущества для инвентаризации — подробнее об этом в следующем шаге.

Форма ИНВ-22 — приказ о проведении инвентаризации

Проверяющим может быть старший продавец или сам ИП. Подойдет вариант, когда инвентаризацию проводят два продавца — один сдает смену, другой на нее заступает.

Пример приказа о проведении инвентаризации по форме ИНВ-22
Приказ о проведении инвентаризации по шаблону формы ИНВ-22

Шаг 2. Выбрать имущество для проверки

Можно проверить вообще все имущество ИП или только часть. Например, товары на складе, в отдельном магазине или только запасы сырья.

Иногда нужно проверить операции — все ли верно оформлено, нет ли ошибок в расчетах. Это пригодится, например, перед подачей отчетности в налоговую.

Можно проверить дебиторскую задолженность — когда кто-то должен вам деньги — и кредиторскую — когда кому-то должны вы.

«В моей ювелирной мастерской есть постоянный работник, а еще я беру учеников, чтобы обучить азам и потом отдавать им простейшие задачи. Периодически проводим инвентаризацию — обычно, когда заканчивается металл. Если возникает недостача золота, проводим уборку и порой находим до 20 граммов золота.

Самая неприятная ситуация, если металл унесли домой. Я знаю случаи, когда на плохо организованных производствах ученики могли собрать изделие из материала мастерской, забрать и продать».

Сергей Рыбаков

Сергей Рыбаков

Владеет ювелирной мастерской

Закрепите список имущества, которое будете инвентаризировать. Это поможет не запутаться, что вы уже недавно проверили, и официально определить границы проверки. Форма ИНВ-22, о которой мы говорили в прошлом шаге, будет удобна — в ней фиксируют состав комиссии и подразделение, где проводится инвентаризация, например «Магазин „Солнышко“» или «Склад пивной продукции».

Шаг 3. Пересчитать и проверить имущество

На момент проведения инвентаризации стоит приостановить торговлю, чтобы не запутаться. Удобнее делать это вечером или ночью.

Оплачивать время сотрудников, которые проводят инвентаризацию, нужно по трудовому договору. Для сотрудников с четким временем начала и конца рабочего дня проверку в рабочее время дополнительно не оплачивают. За сверхурочные платят часовую зарплату в полуторакратном размере в первые два часа и двукратном — в остальное время. Сотрудникам с ненормированным рабочим днем дополнительно платить не нужно.

ст. 152 ТК РФ

Пересчитайте выбранное имущество. Проверьте количество товаров и их состояние. Выберите испорченные и просроченные товары. Отдельно обратите внимание на товары с дефектами или истекающим сроком годности.

Нет официальной формы документа, которым пользуются при пересчете и подведении промежуточных итогов. Как правило, это просто отчет по остаткам из информационной системы.

Если список остатков не умещается на одном листе, пересчет по бумаге будет неудобен — в этом случае много времени тратится не столько на сам пересчет, сколько на поиск нужной строчки на бумаге. Тогда можно использовать терминал сбора данных — ТСД. Он считывает штрихкод с упаковки и вносит фактическое количество на полке. С ТСД не придется искать позиции на листе бумаги.

Как выглядит современный ТСД
Современные ТСД похожи на смартфоны со сканером

Собранные данные загружаются в программу, где сравниваются с учетными. При пересчете продавцы не будут знать, сколько товаров должно быть по учету, и не смогут подстроить результаты.

Простейшие модели ТСД можно купить за 10 000 ₽, современные с цветным экраном будут стоить 25 000—45 000 ₽. Программное обеспечение обойдется еще минимум в 5000 ₽.

Есть отдельный вид инвентаризации, который обычно называют сверкой. Во время нее проверяют, кто должен нам и кому должны мы — дебиторскую и кредиторскую задолженность. Нужно свериться с данными поставщиков и клиентов, узнать, согласны ли они с суммой и сроком уплаты долга.

Затем стоит составить акт сверки и подписать его с контрагентом. При проверке дебиторской и кредиторской задолженностей обратите внимание на сроки, когда нужно получить или отдать деньги, а также на документы, которые доказывают, что задолженность есть. Лучше проводить сверку регулярно, чтобы не появлялись забытые долги, по которым потом придется платить проценты за просрочку. Периодичность ИП может установить сам.

Периодичность сверок зависит от размеров документооборота. Например, если поставки и оплаты поставщику идут ежедневно, обычно сверяются раз в месяц. Если поставки идут пару раз в месяц — хватит одного раза в квартал. Рекомендуется проводить сверку минимум раз в год, иначе поправить расхождения будет сложно.

Шаг 4. Оформить результаты

Затем нужно сверить итоги инвентаризации с данными учета: зафиксировать недостачу или избыток. Отдельно отметьте количество товаров с дефектом и истекающим сроком годности, а также бракованных и просроченных товаров.

На основе подсчетов оформляют документ. Есть две формы для компаний — достаточно будет воспользоваться хотя бы одной. В обеих нет лишних блоков, и их удобно подстроить под себя.

В форму ИНВ-3 вносят все пересчитанные товары — и с расхождениями, и без.

Форма ИНВ-3

Форма ИНВ-19 называется сличительной ведомостью. В нее вносят только расхождения — излишки и недостачи.

Форма ИНВ-19

Можно разработать свою форму и закрепить ее локальным нормативным актом. Документ подписывают все, кто участвовал в проверке.

«У нас есть амбарная книга, в которой мы ведем учет материалов. Туда же записываем результаты инвентаризации. Если возникла недостача, пытаемся выяснить, как она появилась. По карманам учеников не ищем — не хочется обижать человека подозрениями.

Мы, бывает, сами ошибаемся — не списываем материал. Был случай, когда мы продали металл и сразу отдали вырученные деньги за аренду. В итоге денег нет, поэтому и забыли металл списать».

Сергей Рыбаков

Сергей Рыбаков

Владеет ювелирной мастерской

На практике ИП, которые используют терминалы сбора данных, пересчитывают товар этим терминалом. Потом они печатают из программы форму ИНВ-19 — в ней сразу видны проблемные позиции.

Где указывать излишки и недостачи при инвентаризации
На второй странице фиксируют излишки и недостачи
Учет пересортицы при инвентаризации
На третьей странице фиксируют пересортицу, а материально ответственные лица ставят подписи

Шаг 5. Оформить несоответствия учета с фактом

Может быть три варианта — все сошлось, выявили избыток или недостачу.

Если все сошлось, больше делать ничего не нужно. Можно сделать распродажу товаров с дефектами или истекающим сроком годности.

«Обычно ИП не оформляют полный пакет бумаг на каждую мелкую недостачу — был бы огромный документооборот. Если недостача большая — оформлять придется, поскольку это первый шаг к досудебному разбирательству.

В рабочем режиме мы составляли акт излишков и недостач, использовать документы из бухучета ООО смысла нет. Акт подписывали оба кладовщика.

Недостача обычно вешалась на материально ответственное лицо — кладовщика. Это он пропустил товар при приемке или попросту съел его.

Излишек мы сначала оставляли себе. Но потом поняли, что так нельзя — излишки означают, что мы не доложили товар в заказ. Например, в пятницу товар передали клиенту, провели инвентаризацию и отчитались об излишке. На следующей неделе во вторник недовольный клиент приходит за недостающими товарами, и другой кладовщик получает недостачу. Поэтому с излишками тоже нужно разбираться.

Если во время инвентаризации находили просроченные продукты, с кладовщика за них деньги не удерживали — он не может контролировать спрос. Но если он грузил клиентам только что прибывшие товары, а вчерашние оставлял на складе, из-за чего они прокисали, проводили беседы и в следующий раз наказывали».

Александр Романов

Александр Романов

Бизнес-ментор, 10 лет продавал молочную продукцию

Если возник избыток — нужно проверить, как он возник. Например, покупатель мог забыть часть заказа после покупки.

Как оприходовать излишки при инвентаризации

Избыток оформляют как доход ИП на всех системах налогообложения. Рыночную стоимость товара записывают как внереализационные доходы в книгу учета доходов и расходов — КУДиР.

При недостаче нужно разобраться, кто в этом виноват, и принять решение, будет ли ИП удерживать стоимость с материально ответственного сотрудника. Чтобы сделать это, нужно установить, что ущерб был причинен умышленно. Поэтому нужно правильно оформить результаты инвентаризации. Скоро мы подготовим и выпустим подробную статью о том, что делать в случае недостачи.

Предпринимателям незачем оформлять все этапы инвентаризации отдельными документами. Достаточно будет оформить итоги, если результат пересчета значимо отличается от данных в учете. В остальных случаях достаточно будет строчки в амбарной книге или подписанной распечатки из электронной таблицы —- ее можно подшить к остальным таким документам.

Подписка на новое в Бизнес-секретах

Подборки материалов о том, как вести бизнес в России: советы юристов и бухгалтеров, опыт владельцев бизнеса, разборы нового в законах, приглашения на вебинары с экспертами.

Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности

Сейчас читают

Будьте в курсе событий бизнеса

Получайте первыми приглашения на вебинары, анонсы курсов и подборки статей, которые помогут сделать бизнес сильнее

Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности