Консалтинг по оптимизации бизнес-процессов: как я помогаю компаниям становиться эффективнее

Я, Александра Гостева, более 10 лет работала на управленческих должностях в нетипичных для девушки сферах — была финансовым директором в строительной компании и главным инженером на производственном предприятии. В начале 2024 года реализовала свою идею, которую вынашивала последние два года — вышла из найма и запустила свой проект по повышению эффективности компаний за счет оптимизации процессов.

Все больше и больше российских руководителей понимают, какой большой резерв эффективности зашит в бизнес-процессах. В статье расскажу, как пришла к этой идее и про свои первые шаги в предпринимательстве.

У меня необычные для девушки увлечения — я люблю строительство, производства и выстраивать процессы, повышая эффективность предприятий. В эту сторону я шла целенаправленно, закончила первое высшее экономическое и второе — промышленное и гражданское строительство. Училась параллельно в двух вузах, они были на соседних улицах, и я бегала с лекцию на лекцию из одного универа в другой — мне нравился такой режим.

С третьего курса я пошла подрабатывать экономистом в строительную компанию, где и работала после окончания учебы, став уже финансовым директором. Поскольку компания была не очень большой, вместе с финансовым управлением я частично занималась управлением строительными проектами. И вообще, положа руку на сердце, мне всегда везло и на всех моих трех работах мне давали возможность заниматься совершенно разнообразными задачами — финансовое планирование, бюджетирование, найм, обучение сотрудников, производственное планирование, управление проектами, автоматизация, я очень люблю многофункциональность.

Так сложились обстоятельства, что я потом сменила работу, но сфера была схожая — меня позвали участвовать в проекте по строительству завода в службе Технического заказчика. А спустя 1,5 года заказчик строительства пригласил меня к себе главным инженером — вводить этот завод в эксплуатацию, строить еще два завода и внедрять бережливое производство. Я восприняла это как новую задачу, а новые задачи я люблю, и я согласилась.

За месяц до запуска завода к нам приехали консультанты из Германии помочь подготовить новые производственные линии к запуску и внедрить бережливое производство. Совместно мы внедрили почти все инструменты бережливого производства — сделали цветовую маркировку инструмента на рабочих местах, разработали систему канбан для пополнения комплектующих, повесили на рабочих местах стандарты выполнения операций, разработали оптимальные маршруты для сотрудников склада, рассчитали время такта и цикла, сделали стенд для предложений по улучшениям. Немецкие коллеги уехали, мы запустили завод и казалось можно немного выдохнуть. Со стройки я привнесла на производство хорошую, на мой взгляд, традицию ежедневных планерок и тут началось самое интересное. Очень быстро мы с начальником производства поняли, что ни новым оборудованием, ни бережливым производством мы существенно не улучшили срок и качество изготовления изделий.

Нам потребовалось несколько месяцев анализа, чтобы выяснить, что сбоят некоторые процессы и бережливым производством мы ситуацию кардинально не улучшили:

Начать я решила с первых двух пунктов, потому что планирование вообще мое занятие в жизни, почти как путешествия. И я не понимала, как можно работать на заводе без плана. Я съездила на заводы нашей компании в Финляндии и Голландии, посмотрела их систему планирования. Описала наш текущий процесс, составила техническое задание на автоматизацию, наш программист написал хорошую программу, которая помогала и автоматизировать размещение заказов из отдела продаж на производство, и распределяла задачи между рабочими местами в цеху, ручное вмешательство требовалось минимальное и мы сократили время этапа с двух рабочих дней до четырех часов. Я была воодушевлена!

Тогда я еще не понимала, но сейчас могу сказать, что моей главной ошибкой было, что я мало вовлекала людей в процесс изменений. Это был мой первый опыт, и я не учла момент работы с людьми, мне казалось, что все хотят сделать процесс более удобным и быстрым. Ан нет, как говорится.

Планирование мы в итоге внедрили, но потребовалось гораздо больше времени и моих эмоциональных сил, чем было по-хорошему надо, поддержка руководства и наша настойчивость, что мы не бросили это, хотя сопротивлялись сотрудники от души.

Первый раз идея своего проекта пришла мне в голову в марте 2022 года и на удивление совсем не была связана с внешними событиями. У меня была задача внедрить систему менеджмента качества ISO 9001 на заводе, и я искала консультантов, которые бы мне помогли. Кстати, именно тогда я узнала, что ISO 9001 — это не просто про качественный продукт, а скорее про качественное управление предприятием для производства качественного продукта. И выстраивание системы должно идти вокруг процессного управления.

Потом я искала консультанта, который поможет нам с документами и описанием процессов. Напрямую найти консультантов мне не удалось, я обратилась в британский сертификационный центр и мне дали контакт. И это был второй провал, начиная от консультанта, которая пропадала, когда должна была сдать отчеты, и заканчивая каким-то колоссальным количеством орфографических ошибок в ее отчете, который больше был похож на сварганенный за ночь доклад студента. Мне было неловко за нее, и я никак не могла понять, как два специалиста один за другим за такие услуги не стесняются брать деньги. И еще я поняла, что ниша в целом пустая, раз к их услугам обращаются. Тогда первый раз возникла мысль запустить свой проект в области выстраивания эффективных процессов и делать качественные услуги.

Но тогда идея уйти из найма казалось слишком смелой. Но это было первое зерно. Кстати, аудит по системе менеджмента качества мы прошли и сертификат получили. Так что, несмотря на трудности, цель была достигнута.

Летом 2022 года на одной конференции я услышала про государственный проект «Производительность.рф» и решила попробовать подать документы. Нам повезло и нас одобрили. Нам выделили несколько консультантов с огромным опытом ведения проектов по изменениям и внедрению бережливого производства. Очень забавно было, что с одним из них мы были в одной группе в детском садике и учились в одной школе. Мир тесен)

И что мне больше всего понравилось, ребята, благодаря своему опыту, быстро поняли в чем наши проблемы и не делали акцент только на инструментах бережливого производства, они помогли нам откорректировать оргструктуру, перераспределить обязанности, внедрить планирование теперь уже сервисного участка, даже обсудили с нами систему продаж. Было полезно и очень интересно.

Тогда я стала больше интересоваться темой бизнес-анализа, в 2022 году прошла курс на Нетологии, который мне, кстати, не понравился, на мой взгляд, слишком поверхностный, хотя и стоил порядка 100 000 ₽.

Почти на каждом предприятии есть проблема с процессами. Я много ездила по другим заводам и общалась с другими компаниями, и эта проблема часто обсуждалась. Она может выглядеть со стороны по разному — где-то очень медленно принимаются решения, где-то срываются сроки, где-то люди жалуются на хаос в организации, где-то сотрудники хранят в себе знания, чтобы повысить ценность, а где-то хотят внедрить программное обеспечение ERP или Битрикс, а без описанных процессов не могут, но по сути это все одно и то же.

Мне это нравится. И у меня выходит. Я понимала, что у многих малых и средних предприятий нет возможности взять себе такого специалиста в штат, но при этом есть потребность. И мне хотелось им помочь.

В январе 2024 года я закончила курсы публичных выступлений в школе «Король говорит». На примере нашего участия в проекте «Производительность.рф» я поняла, что лучше всего начинать все проекты по изменениям с обучения сотрудников, чтобы говорить на одном языке и было легче вести проект. Тем более сертификат бизнес-тренера уже есть. Я медленно, но, верно, готовилась.

И в марте 2024 года мне повезло, что в очередной раз удачно сложились обстоятельства, и я ушла из найма.

Как человек, который никогда не занимался предпринимательством, я сначала даже не знала с чего начать. Я вспомнила, как я при запуске завода обратилась к главному инженеру Икеи и Декатлона за советами, и решила пойти этим же путем.

На первых порах мне очень помогла подруга, которая с мужем ведет свой проект уже несколько лет. Она помогла мне с сайтом, выбрать между ИП и самозанятостью и поддерживала морально.

Я понимала, что моей основной проблемой будет продвижение, потому что опыта не было и я даже не знала, как подступиться. На сайте МСП я нашла раздел с наставничеством и мне снова повезло. Я нашла человека, который пошагово мне давал стратегию продвижения, с которым я могла посоветоваться и поделиться результатами. Как интроверту мне сложно было решиться на продвижение в соцсетях, и я не очень верила в результативность.

Спустя уже три месяца я могу поделиться первыми результатами и впечатлениями.

Первый запрос на лекцию пришел через 15 минут после публикации одной из первых статей про оптимизацию производственных процессов. Заказчик написал, что это просто чудо, потому что он уже отчаялся найти лектора, решил еще раз вбить в поиске «производственные процессы» и увидел мой пост, выложенный 7 минут назад. Чудеса я люблю и готовлюсь к обучению в августе.

Я провела лекцию по Lean-мышлению для предпринимателей. Очень переживала, пока готовилась, а, когда начала, все волнения ушли и я получила удовольствие.

Моя статья про алгоритм внедрения бережливого производства будет статьей месяца в журнале «Генеральный директор», в печатном, очень жду, когда-то у меня была такая мечта и мне казалось, что это что-то нереальное.

Мои статьи опубликовали еще в нескольких журналах и из одного мне предложили вести колонку. Почти как Керри Брэдшоу, правда тема не такая интригующая 😊 Дальше, надеюсь, будет книга.

И самое главное, у меня появились первые клиенты на оптимизацию процессов и, да, через соцсети. Я считаю, что для трех месяцев результаты очень хорошие.

В планах открыть небольшой стильный офис с большими окнами и видом на воду — это для эстетического удовольствия, и собрать команду единомышленников — это чтобы помочь как можно большему количеству компаний. Я читала про аналогичную компанию в Бразилии, она правда была государственная. Ее открыли во время пандемии, чтобы помогать малому и среднему бизнесу эффективнее использовать имеющиеся ресурсы. На сегодняшний день их клиентами стали порядка 3000 компаний.

Думаю, следующим этапом развития будет кроме оптимизации процессов, автоматизация:

К этому я тоже начала готовиться и на днях получила письмо о зачислении в Санкт-Петербургский Политехнический университет на годовую программу «Управление предприятиями в условиях цифровой трансформации», и уже получила письмо о зачислении на программу.

Я хочу и дальше помогать малым и средним компаниям становиться эффективнее, используя более рационально имеющиеся у них ресурсы.