Консалтинг по оптимизации бизнес-процессов: как я помогаю компаниям становиться эффективнее
Я, Александра Гостева, более 10 лет работала на управленческих должностях в нетипичных для девушки сферах — была финансовым директором в строительной компании и главным инженером на производственном предприятии. В начале 2024 года реализовала свою идею, которую вынашивала последние два года — вышла из найма и запустила свой проект по повышению эффективности компаний за счет оптимизации процессов.
Все больше и больше российских руководителей понимают, какой большой резерв эффективности зашит в бизнес-процессах. В статье расскажу, как пришла к этой идее и про свои первые шаги в предпринимательстве.
Небольшая предыстория
У меня необычные для девушки увлечения — я люблю строительство, производства и выстраивать процессы, повышая эффективность предприятий. В эту сторону я шла целенаправленно, закончила первое высшее экономическое и второе — промышленное и гражданское строительство. Училась параллельно в двух вузах, они были на соседних улицах, и я бегала с лекцию на лекцию из одного универа в другой — мне нравился такой режим.
Моя любимая цитата
Такой была фраза Франца Кафки из книги «Америка»:
— Но когда же вы спите?
— Да уж, сплю! Спать я буду, когда завершу образование. А пока я пью черный кофе.
С третьего курса я пошла подрабатывать экономистом в строительную компанию, где и работала после окончания учебы, став уже финансовым директором. Поскольку компания была не очень большой, вместе с финансовым управлением я частично занималась управлением строительными проектами. И вообще, положа руку на сердце, мне всегда везло и на всех моих трех работах мне давали возможность заниматься совершенно разнообразными задачами — финансовое планирование, бюджетирование, найм, обучение сотрудников, производственное планирование, управление проектами, автоматизация, я очень люблю многофункциональность.
Так сложились обстоятельства, что я потом сменила работу, но сфера была схожая — меня позвали участвовать в проекте по строительству завода в службе Технического заказчика. А спустя 1,5 года заказчик строительства пригласил меня к себе главным инженером — вводить этот завод в эксплуатацию, строить еще два завода и внедрять бережливое производство. Я восприняла это как новую задачу, а новые задачи я люблю, и я согласилась.
У меня был почти год с момента устройства на работу до окончания строительства завода, чтобы протендерить, закупить и смонтировать все производственное оборудование, принять инженерные системы в эксплуатацию, организовать отдел эксплуатации, нанять на аутсорс компании по обслуживанию — от охраны до эксплуатации котельной, сдать все возможные экзамены в Ростехнадзоре. Тогда мне очень помогли главный инженер Икеи и Декатлона, которые согласились встретиться и дали ценные советы. А вот что делать с бережливым производством, да и что это такое, я не знала. И разобраться мне надо было параллельно всему огромному объему работы. Но я ведь люблю такой режим, напоминала я себе. Я прочитала «Цель» Голдратта и особо не помогло. Прочитала еще несколько книг и узнала инструменты. В феврале 2019 года я поехала на неделю в Германию на практическое обучение по бережливому производству. И именно тогда я первый раз поняла взаимосвязь инструментов бережливого производства и выстраивания процессов.
За месяц до запуска завода к нам приехали консультанты из Германии помочь подготовить новые производственные линии к запуску и внедрить бережливое производство. Совместно мы внедрили почти все инструменты бережливого производства — сделали цветовую маркировку инструмента на рабочих местах, разработали систему канбан для пополнения комплектующих, повесили на рабочих местах стандарты выполнения операций, разработали оптимальные маршруты для сотрудников склада, рассчитали время такта и цикла, сделали стенд для предложений по улучшениям. Немецкие коллеги уехали, мы запустили завод и казалось можно немного выдохнуть. Со стройки я привнесла на производство хорошую, на мой взгляд, традицию ежедневных планерок и тут началось самое интересное. Очень быстро мы с начальником производства поняли, что ни новым оборудованием, ни бережливым производством мы существенно не улучшили срок и качество изготовления изделий.
Нам потребовалось несколько месяцев анализа, чтобы выяснить, что сбоят некоторые процессы и бережливым производством мы ситуацию кардинально не улучшили:
- Был очень длительный процесс передачи заказов от клиентов из отдела продаж в производство, в целом ручной и простой процесс занимал около 20% от общего срока изготовления изделия.
- Не было системы планирования на производстве, заказы поступали от экономиста в совершенно произвольном порядке и в произвольное время, а дальше ребята с производства сами могли выбирать, что они возьмут в работу.
- Не было плана отгрузки в зависимости от договорной даты исполнения заказа для клиента.
- Не была внедрена система исправления внутреннего брака. Ребята не хотели озвучивать ошибки друг друга, и они исправлялись на энтузиазме нескольких сотрудников, что мешало анализу причин ошибок и внедрению каких-то контрмер.
И другие. Мы поняли, что бережливое производство надо было начать не с внедрения инструментов, а с анализа и оптимизации процессов. Чем я и занялась.
Начать я решила с первых двух пунктов, потому что планирование вообще мое занятие в жизни, почти как путешествия. И я не понимала, как можно работать на заводе без плана. Я съездила на заводы нашей компании в Финляндии и Голландии, посмотрела их систему планирования. Описала наш текущий процесс, составила техническое задание на автоматизацию, наш программист написал хорошую программу, которая помогала и автоматизировать размещение заказов из отдела продаж на производство, и распределяла задачи между рабочими местами в цеху, ручное вмешательство требовалось минимальное и мы сократили время этапа с двух рабочих дней до четырех часов. Я была воодушевлена!
Первые трудности, с которыми я столкнулась
Однако быстро поняла, что в целом воодушевлена была одна я. Большинство сотрудников не хотели что-то менять от слова совсем. Думаю, кто-то боялся, что автоматизация лишит его работы или значимости, кому-то система казалась сложной и непонятной, кому-то наверно не нравилось, что весь процесс теперь прозрачный и можно понять, кто, что и когда сделал. Из всей команды, которая должна была внедрять проект, искренне поддержала меня только одна девочка, которая мучалась с ручным размещением заказов и, свои люди, мы дружим до сих пор.
Тогда я еще не понимала, но сейчас могу сказать, что моей главной ошибкой было, что я мало вовлекала людей в процесс изменений. Это был мой первый опыт, и я не учла момент работы с людьми, мне казалось, что все хотят сделать процесс более удобным и быстрым. Ан нет, как говорится.
Планирование мы в итоге внедрили, но потребовалось гораздо больше времени и моих эмоциональных сил, чем было по-хорошему надо, поддержка руководства и наша настойчивость, что мы не бросили это, хотя сопротивлялись сотрудники от души.
Но на своих ошибках учатся. Все следующие проекты по изменениям я вела в рабочих группах, позволяя людям самим озвучивать проблемы и направляя их, предлагая и обсуждая с ними решения. Такой подход требует больше времени на старте проекта, но с лихвой окупается, когда дело доходит до внедрения, потому что люди меньше сопротивляются изменениям, когда сами участвовали в их обсуждении. Я больше была как project-manager, объединяя команды и доводя проект до внедрения. И вела несколько таких проектов с разными командами в параллель. И в параллель со своей основной работой главным инженером и ведением еще двух строительных проектов. Этот рабочий период я вспоминаю как самый интересный.
Допилив все проекты в производстве и сократив срок с двух недель до 5 дней, мы занялись процессами на складе, потом в отгрузке. Были проекты, которые шли легко, были сложные, очень многое зависело от людей. Но везде мы шли примерно по одному пути: анализировали текущий процесс, обсуждали проблемы и какие изменения могут помочь нам сделать процесс эффективнее, и потом внедряли. Блок-схемы процессов я рисовала в Excel, план работы составляла там же и мне до сих пор кажется, что, чтобы не усложнять, многим компаниям бы такой формат подошел. Не обязательно пользоваться какими-то сложными программами и нотациями, важнее суть. Я тогда пришла интуитивно к этой схеме, поскольку я была из строительной сферы про слово бизнес-аналитик я тогда и не знала, скорее просто понимала, как это должно быть.
Вынашивала идею своего проекта два года
Первый раз идея своего проекта пришла мне в голову в марте 2022 года и на удивление совсем не была связана с внешними событиями. У меня была задача внедрить систему менеджмента качества ISO 9001 на заводе, и я искала консультантов, которые бы мне помогли. Кстати, именно тогда я узнала, что ISO 9001 — это не просто про качественный продукт, а скорее про качественное управление предприятием для производства качественного продукта. И выстраивание системы должно идти вокруг процессного управления.
Начала я с поиска тренера, который проведет тренинг мне и команде руководителей процессов про систему менеджмента качества. Мы обратились в агентство, которое обычно вело нам тренинги по продажам и soft skills. Тренинг стоил порядка 200 000 ₽ за два и, честно говоря, был провальным. Суммарно 16 часов тренер зачитывала нам ГОСТы по СМК, не отрываясь от ноутбука, а я отводила взгляд от коллег, чтобы не видеть их грустные лица.
Потом я искала консультанта, который поможет нам с документами и описанием процессов. Напрямую найти консультантов мне не удалось, я обратилась в британский сертификационный центр и мне дали контакт. И это был второй провал, начиная от консультанта, которая пропадала, когда должна была сдать отчеты, и заканчивая каким-то колоссальным количеством орфографических ошибок в ее отчете, который больше был похож на сварганенный за ночь доклад студента. Мне было неловко за нее, и я никак не могла понять, как два специалиста один за другим за такие услуги не стесняются брать деньги. И еще я поняла, что ниша в целом пустая, раз к их услугам обращаются. Тогда первый раз возникла мысль запустить свой проект в области выстраивания эффективных процессов и делать качественные услуги.
Но тогда идея уйти из найма казалось слишком смелой. Но это было первое зерно. Кстати, аудит по системе менеджмента качества мы прошли и сертификат получили. Так что, несмотря на трудности, цель была достигнута.
Как мы участвовали в национальном проекте «Производительность.рф»
Летом 2022 года на одной конференции я услышала про государственный проект «Производительность.рф» и решила попробовать подать документы. Нам повезло и нас одобрили. Нам выделили несколько консультантов с огромным опытом ведения проектов по изменениям и внедрению бережливого производства. Очень забавно было, что с одним из них мы были в одной группе в детском садике и учились в одной школе. Мир тесен)
Федеральный Центр Компетенций, который вел этот национальный проект, разработал очень рабочую методологию ведения проекта. Мы выбрали два потока — сервис и закупки. Логика ведения проекта была такая же, как и у нас, но все было более структурированно, были четкие правила, что должно быть сделано на каждом этапе и у ребят-консультантов был огромный практический опыт. И за четыре месяца очень активной работы добились хороших результатов. Наша проектная команда прошла трехдневное обучение и алгоритму ведения проекта, и инструментам LEAN — причем, был интересный практический тренинг, не хуже, чем у меня в Германии — чтобы мы знали к чему быть готовыми. В рамках национального проекта я ездила в Москву на две недели, где прошла тренинг тренеров по бережливому производству и сдала сертификацию на проведение тренингов.
И что мне больше всего понравилось, ребята, благодаря своему опыту, быстро поняли в чем наши проблемы и не делали акцент только на инструментах бережливого производства, они помогли нам откорректировать оргструктуру, перераспределить обязанности, внедрить планирование теперь уже сервисного участка, даже обсудили с нами систему продаж. Было полезно и очень интересно.
Как я решилась и мои первые шаги
Тогда я стала больше интересоваться темой бизнес-анализа, в 2022 году прошла курс на Нетологии, который мне, кстати, не понравился, на мой взгляд, слишком поверхностный, хотя и стоил порядка 100 000 ₽.
Идея своего проекта в голове не затухала. За все то время, пока я занималась оптимизацией процессов, я поняла две вещи
Почти на каждом предприятии есть проблема с процессами. Я много ездила по другим заводам и общалась с другими компаниями, и эта проблема часто обсуждалась. Она может выглядеть со стороны по разному — где-то очень медленно принимаются решения, где-то срываются сроки, где-то люди жалуются на хаос в организации, где-то сотрудники хранят в себе знания, чтобы повысить ценность, а где-то хотят внедрить программное обеспечение ERP или Битрикс, а без описанных процессов не могут, но по сути это все одно и то же.
Мне это нравится. И у меня выходит. Я понимала, что у многих малых и средних предприятий нет возможности взять себе такого специалиста в штат, но при этом есть потребность. И мне хотелось им помочь.
В 2023 году я познакомилась с владельцем одного из Телеграмм-каналов по бизнес-анализу, и мы несколько месяцев с ним созванивались раз в неделю, он делился опытом.
В январе 2024 года я закончила курсы публичных выступлений в школе «Король говорит». На примере нашего участия в проекте «Производительность.рф» я поняла, что лучше всего начинать все проекты по изменениям с обучения сотрудников, чтобы говорить на одном языке и было легче вести проект. Тем более сертификат бизнес-тренера уже есть. Я медленно, но, верно, готовилась.
И в марте 2024 года мне повезло, что в очередной раз удачно сложились обстоятельства, и я ушла из найма.
Трудности продвижения и первые результаты
Как человек, который никогда не занимался предпринимательством, я сначала даже не знала с чего начать. Я вспомнила, как я при запуске завода обратилась к главному инженеру Икеи и Декатлона за советами, и решила пойти этим же путем.
На первых порах мне очень помогла подруга, которая с мужем ведет свой проект уже несколько лет. Она помогла мне с сайтом, выбрать между ИП и самозанятостью и поддерживала морально.
Я понимала, что моей основной проблемой будет продвижение, потому что опыта не было и я даже не знала, как подступиться. На сайте МСП я нашла раздел с наставничеством и мне снова повезло. Я нашла человека, который пошагово мне давал стратегию продвижения, с которым я могла посоветоваться и поделиться результатами. Как интроверту мне сложно было решиться на продвижение в соцсетях, и я не очень верила в результативность.
Спустя уже три месяца я могу поделиться первыми результатами и впечатлениями.
Первый запрос на лекцию пришел через 15 минут после публикации одной из первых статей про оптимизацию производственных процессов. Заказчик написал, что это просто чудо, потому что он уже отчаялся найти лектора, решил еще раз вбить в поиске «производственные процессы» и увидел мой пост, выложенный 7 минут назад. Чудеса я люблю и готовлюсь к обучению в августе.
Я провела лекцию по Lean-мышлению для предпринимателей. Очень переживала, пока готовилась, а, когда начала, все волнения ушли и я получила удовольствие.
Моя статья про алгоритм внедрения бережливого производства будет статьей месяца в журнале «Генеральный директор», в печатном, очень жду, когда-то у меня была такая мечта и мне казалось, что это что-то нереальное.
Мои статьи опубликовали еще в нескольких журналах и из одного мне предложили вести колонку. Почти как Керри Брэдшоу, правда тема не такая интригующая 😊 Дальше, надеюсь, будет книга.
После одной из статей мне позвонили из Казахстана, там тоже запускают государственный проект по бережливому производству, обменивались опытом и обсуждали возможное сотрудничество. Интересно, в Казахстане я еще не была. После той же статьи мне позвонили, написали очень многие. Несколько недель у меня почти каждый день были звонки с теми, кого воодушевила моя статья и хотели обсудить оптимизацию процессов. И хотя прошло уже достаточно времени, мне до сих пор иногда пишут. С несколько людьми у нас собралась команда и мы можем реализовать и более большие проекты. Я раньше не думала, что через соцсети можно найти и партнеров. Но и в целом я получила огромное удовольствие от общения с единомышленниками.
И самое главное, у меня появились первые клиенты на оптимизацию процессов и, да, через соцсети. Я считаю, что для трех месяцев результаты очень хорошие.
Мои планы
В планах открыть небольшой стильный офис с большими окнами и видом на воду — это для эстетического удовольствия, и собрать команду единомышленников — это чтобы помочь как можно большему количеству компаний. Я читала про аналогичную компанию в Бразилии, она правда была государственная. Ее открыли во время пандемии, чтобы помогать малому и среднему бизнесу эффективнее использовать имеющиеся ресурсы. На сегодняшний день их клиентами стали порядка 3000 компаний.
Думаю, следующим этапом развития будет кроме оптимизации процессов, автоматизация:
- моими любимыми проектами были именно те, где надо было автоматизировать часть процессов, продумать все алгоритмы;
- это точно то, что должно развиваться на наших предприятиях и я хочу в этом помочь.
К этому я тоже начала готовиться и на днях получила письмо о зачислении в Санкт-Петербургский Политехнический университет на годовую программу «Управление предприятиями в условиях цифровой трансформации», и уже получила письмо о зачислении на программу.
Я хочу и дальше помогать малым и средним компаниям становиться эффективнее, используя более рационально имеющиеся у них ресурсы.
Александра, очень вдохновляющие планы, удачи вам!