Кто такие коммуникаторы и как они контролируют сотрудников из разных организаций
Сколько часов в день вы тратите на контроль сотрудников? Звонки, переписки в рабочих чатах — на свои задачи порой не остается времени. А потом в который раз слышать: «Ой, я забыл».
Мы в Кванте считаем: чтобы контролировать выполнение задач, не нужны компетенции руководителя. Есть более дешевый и выгодный вариант для бизнеса: подключить коммуникаторов — живых людей, которые возвращают внимание сотрудников к задачам.
Статья написана на основе интервью руководителя отдела коммуникаторов Розы Кукушкиной, руководителя найма коммуникаторов Зульфии Талиповой, прототипа коммуникаторов и SMM-специалиста Никиты Костомарова, а также команды компании «Квант».
Благодаря очередному завалу на почте открыли новую профессию
Создатель коммуникаторов Алексей Молчанов за всю свою карьеру основал 94 компании, и у всех бизнесов одна и та же сложность отнимала львиную долю времени — контроль за сотрудниками. Ни один таск-трекер не мог решить проблему постоянной забывчивости.
Бизнес терял деньги из-за напоминаний, Алексей с командой сидели на одних и тех же задачах, а компания не развивалась. Приходилось следить, чтобы хотя бы текущие задачи выполнялись вовремя и не терялись. Последней каплей терпения стал завал почты.
Даже после делегирования проверки почты в письмах снова возникал какой-то бардак, сделки и предложения терялись. Помощница из-за многозадачности не успевала проверять почту каждый день. Алексей понял, что нужно что-то менять, и поручил другому сотруднику напоминать помощнице о том, чтобы она разбирала письма.
Чтобы контролировать коммуникации даже высококвалифицированных сотрудников, не нужно обладать какими-то невероятными знаниями. С этим справится любой человек, который умеет корректно и грамотно общаться.
Это облегчило управление, больше не надо было напоминать о задачах, и он придумал таск-менеджер, в будущем система «Квант», в котором функции дашборда сочетаются с человеческим общением. Людей, которые следили за выполнением задач в системе, назвал коммуникаторами. И протестировал на своей же компании Envybox.
По словам Алексея, когда он передал контроль на коммуникатора и высвободил свое время, всего за год написал две книги, запустил несколько новых проектов и стал отцом в четвертый раз.
Задачи перестали теряться, больше не надо было напоминать о чем-либо сотрудникам, освободилось время на развитие. Значит, коммуникаторы пригодятся и другим предпринимателям, уставшим от контроля.
Так, в 2020 году Алексей основал компанию «Квант» и развернул небольшую диспетчерскую коммуникаторов. Четыре года спустя 12 000 сотрудников из разных организации обслуживают коммуникаторы системы «Квант».
Коммуникаторы помогли бизнесу не терять дедлайны.
До коммуникаторов: «Дедлайны терялись. Если ты сам не напомнишь о задаче, то все — сотрудники забывали».
После коммуникаторов: «В какой-то момент я осознал: вот я сейчас еду на работу с сотрудниками общаться, а у меня голова абсолютно пустая. Я не держу внимание на задачах. Точно знаю, что о них напомнят, все идет по плану. Это очень классное было ощущение».
Николай Аникин
Владелец фабрики «Вкусно»
А другому бизнесу коммуникаторы помогли не терять задачи.
До коммуникаторов: «Были проблемы с “проталкиванием” задач — ставишь задачу, сам про нее забываешь. Потом вспоминаешь: выполнена? Ой, я забыл!»
После коммуникаторов: «Время освободилось, но более важно, что я осознал, куда раньше тратил время. Да, у нас растут продажи, выручка. Но хочется прям квантовый скачок совершить. Теперь усилия вкладываются в развитие компании, а не тратятся на контроль проектов».
Максим Гаев
Владелец компании AMI-Sales
Мы уже работаем с нишами:
- маркетплейсы;
- общепит;
- медицина;
- стройка;
- IT-бизнес;
- производство;
- бьюти;
- услуги;
- финансы;
- розничные магазины.
«Квант» универсален для всех ниш, потому что в любом бизнесе есть повторяющиеся задачи.
Как работает коммуникатор за 1 000 в месяц
Коммуникаторы оповещают каждые три часа о просроченных задачах, которые фиксируются в системе «Квант», через звонки или переписки в любом привычном для сотрудника клиента мессенджере, согласно рабочему графику компании.
Работают по пяти правилам:
- Задача не принята. Если задачу не приняли в течение одного дня, коммуникатор просит принять в работу и установить срок ее выполнения, чтобы можно было к ней вернуться.
- Задача вышла по срокам. Коммуникатор обсуждает новые сроки просроченной задачи с исполнителем, сам переносит дедлайн или просит обозначить новый срок адресату.
- Неотвеченное сообщение. Если в мессенджере дашборда не приняли и не отправили сообщение в течение трех часов, то коммуникатор напомнит это сделать.
- Задача не одобрена. Если в течение трёх дней никаких действий по выполненной задаче не поступило, то коммуникатор свяжется с руководителем, чтобы узнать — нужно ли одобрить результат или отправить задачу на доработку.
- Любая коммуникация, поставленная в KvantApp, у которой истёк срок выполнения. В систему сразу поступает об этом уведомление, и коммуникатор связывается с исполнителем, чтобы напомнить или узнать причину.
Если сотрудник занят или у него нет доступа к компьютеру, то коммуникатор может:
- создать, принять, взять в работу или одобрить задачу;
- ответить на сообщение;
- перенести не жесткий дедлайн или попросить постановщика коммуникации перенести срок;
- закрыть коммуникацию, не требующую доказательства.
Коммуникатор не имеет доступа к данным в компании, он видит только названия задач и имена сотрудников. Вся их работа — это позвонить или написать незнакомому человеку, чтобы напомнить о просроченной задаче.
Некоторые клиенты специально пишут первыми: «У меня сегодня всё выполнено, всё хорошо», и коммуникаторы в ответ хвалят, говорят, какие они молодцы и что в них верили.
Когда с дедлайнами совсем все плохо, подключается специалист по заторам
Коммуникатор — друг сотрудника, а специалист по заторам — друг руководителя: он помогает установить новый дедлайн, наводит порядок в задачнике, при этом сокращает обращение к начальству, а при возникновении форс-мажора или полного игнорирования ставит в известность.
Например, есть 20 просроченных задач, в таком случае специалист по заторам за 10 минут поможет решить, какую коммуникацию перенести на другой день, а какую сделать сейчас. Если сотрудник занят, специалист по заторам, как и коммуникатор, сам перенесет время коммуникаций, наведет порядок в задачнике и направит внимание сотрудника в нужную сторону.
Похожую функцию выполняет личный помощник руководителя. Только он стоит от 30 тысяч и помогает только руководителю. Коммуникатор и специалист по заторам обходятся компании от 1000 ₽ за сотрудника в месяц, помогают поддерживать порядок в задачнике и вводят в курс дела руководителя, если что-то пошло не так.
«Баги» коммуникаторов
Если постоянно работать в нескольких мессенджерах и общаться в большом количестве чатов, иногда случаются факапы, даже у коммуникаторов.
Например, коммуникатор общается с сотрудником, напоминает ему о задаче и, не переключаясь из этого чата, продолжает беседу со своей подругой.
Какому бизнесу не подойдет коммуникатор
У нас на контроле 12 000 сотрудников, и мы скажем, какие бизнесы не нуждаются в коммуникаторах, а каким они могут быть полезны.
Ниже — три вида компаний, которым не нужен коммуникатор.
Компания только открылась, и процессы создаются с нуля. Не подойдет предпринимателям, которые только открыли бизнес и у них пока еще нет сотрудников в подчинении — непонятно, кого нужно контролировать.
Для этого сегмента подойдет организационно-функциональная схема KvantApp, она поможет выстроить структуру компании, а коммуникатора можно использовать вместо блокнота в качестве личного помощника, чтобы не забывать о собственных задачах.
Компании, которые не хотят расти. Предприниматель не планирует масштабироваться, его устраивает операционка и доход. Таким предпринимателям 100% не нужны коммуникаторы.
Компании-гиганты. Например, «Сбербанк», «Альфа-Банк» и другие. Нет смысла ставить «Квант» на всю корпорацию, у нее уже рабочие-процессы на 100% устоялись.
Какому бизнесу нужен коммуникатор
Рассказываем, кому будут полезны услуги коммуникаторов.
Компаниям со штатом от пяти человек. Такие компании и подразделения достигают выдающихся результатов благодаря цифровизации бизнеса и автоматическому контролю.
Предпринимателям, которые хотят расти. Обычно им не хватает времени на развитие, они с головой сидят в операционке, на них держится вся компания.
Компании, которые не могут пробить стеклянный потолок. Обычно им не хватает ресурсов, чтобы искать идеи и тестировать гипотезы, на это нужно больше свободного времени, а значит пора оптимизировать процессы.
ERP-система «Квант» сочетает функции таск-трекера и человеческого общения. Оптимизирует операционную деятельность компании, чтобы все задачи были закрыты в срок, не терялись и не забывались. Это организационно-функциональная схема, дашборд, регламенты, система показателей и коммуникаторы.
План нашей компании — 100 000 организаций, подключенных к коммуникаторам. Когда в экономике России произойдет квантовый скачок, энергия предпринимателей освободится от рутины, чтобы заниматься развитием и масштабированием компании.
А если сотрудники просто будут игнорировать коммуникатора? Ничего же не изменится