Как наладить рабочую коммуникацию внутри команды и перестать отвлекаться на рутинные задачи

Организованность в общении влияет на управление командой гораздо сильнее, чем может показаться. Если коммуникация между коллегами не налажена, руководителю приходится следить за каждой задачей и тратить практически всё свое время на рутину.

Я, Андрей Халезов, за последние шесть лет успел поработать в четырех стартапах и узнать, как устроены процессы изнутри. Проблемы во многих компаниях совпадают.

Сейчас я продакт-менеджер в VK Teams, корпоративном приложении для совместной работы команд. В статье делюсь лайфхаками, которые помогли перестать контролировать мелочи и сконцентрироваться на действительно важных задачах.

Пока я работал в стартапах, выделил для себя три основные проблемы, которые влияли на работу команды и результаты.

Смешение рабочего и личного. В некоторых компаниях мы с коллегами общались в публичных мессенджерах. Там сложно разделять личное и рабочее: важные чаты терялись на фоне переписок с близкими, развлекательными каналами и другим контентом.

Еще больше неудобств приносило общение в разных мессенджерах. Приходилось удерживать в голове, где и какая переписка находится, переключаться между приложениями в течение дня и долго искать нужные контакты.

Много времени отнимает рутина. Я, как руководитель, вынужден был постоянно контролировать все задачи вплоть до мелочей. Часть операционки пытался делегировать сотрудникам и внедрять правила — например, просил закреплять ссылку на запланированный созвон в чате. Но такой подход срабатывал через раз, и я продолжал тратить время на рутину вместо того, чтобы погружаться в продукт.

Сейчас я работаю в VK в команде корпоративного приложения VK Teams. Постепенно у меня получилось решить часть проблем и наладить процессы — во многом мне помог наш сервис. Но я поделюсь универсальными лайфхаками, которые можно применять в других программах и приложениях.

Мы общаемся в приложении, где только рабочие контакты. Чтобы не теряться в большом количестве чатов, распределяем их внутри мессенджера с помощью папок.

В нашей команде каждый сотрудник придумывает собственную, удобную для него систему. Например, я для своих текущих проектов сделал папку «Задачи», а чаты с коллегами из других отделов добавил в «Дизайнеры» и «Команды разработки».

Мы работаем через Jira, поэтому для обсуждения задач я создаю в мессенджере отдельные чаты и называю их номерами соответствующих тасков. Так я в любой момент могу найти нужную переписку с помощью строки поиска. Сначала я думал, что большое количество чатов приведет к еще большей растерянности, но по факту такая система упростила поиск информации и общение с коллегами.

С чатами может возникнуть нюанс: если задача сложная и над ней работают много людей, то сообщения быстро накапливаются, поэтому легко упустить что-то важное. Хорошо, если в мессенджере можно создать в чате несколько веток по подзадачам. Например, чтобы не засорять основной чат, мы часто прямо из сообщения в беседе переходим в отдельное обсуждение и переписываемся там о конкретном вопросе.

Мы ведем общий календарь, чтобы каждый мог видеть расписание друг друга и ставить встречи, когда всем участникам удобно. Рекомендую изучить встроенные функции вашего календаря, потому что некоторые из них дают полезные подсказки. Например, когда я создаю встречу и добавляю участников, программа анализирует расписание каждого и сама предлагает оптимальное время.

Для небольшой команды календарь вести необязательно, но он выручает при организации встреч с участием большого количества человек.

Я заметил, что важно отмечать не только запланированные созвоны, но и те слоты, когда нет времени на видеозвонки. Например, если у меня предстоит загруженный день, я ставлю созвон в календаре с самого утра и до вечера. Так коллеги понимают, что в это время меня нельзя беспокоить.

Я постарался максимально делегировать рутину, чтобы освободить время и не думать о множестве мелких дел. Например, мы сделали интеграцию мессенджера с Jira, чтобы все сотрудники получали актуальные статусы по задачам, даже если не заходят в программу. Теперь нет необходимости связываться с коллегой, если в проекте что-то поменялось — ему автоматически придет оповещение.

Я решил делегировать даже настройку света над своим рабочим столом и встроил в мессенджер специального бота, который регулирует освещение за меня. В принципе, если функционал программы позволяет, вы можете делать разных ботов под любые задачи и затем интегрировать их через API.

Со всеми перечисленными лайфхаками я наконец-то перестал ощущать себя плохим руководителем, который стоит над душой сотрудников и тратит массу времени на рутину.

Достаточно было подобрать удобные для меня и команды инструменты, чтобы избавиться от хаоса в мессенджерах, созвонах и уведомлениях.

Буду рад, если какие-то из моих советов окажутся полезными для других руководителей: помогут навести порядок в рабочих процессах, спокойно выдохнуть и заняться реально важными задачами.