Как организовать бизнес-конференцию
Каждый эксперт, который хочет найти новые каналы продаж, задумывался о собственной конференции. Как сделать мероприятие маркетинговым и PR-инструментом с относительно низким порогом входа и высокой плотностью контактов с целевой аудиторией, я расскажу в данной статье.
Зачем делать бизнес-конференции
В 2024 году на фоне перегретости маркетинговых каналов и сильного информационного шума, организация конференции обладает рядом преимуществ, в отличие от традиционных методов продвижения вроде контент-маркетинга или перформанс-маркетинга.
На сложных рынках, где целевая аудитория более требовательна и ее сложно привлечь стандартными маркетинговыми инструментами, конференции становятся незаменимым инструментом. Они позволяют:
- построить доверительные отношения с аудиторией;
- предоставить ценную и актуальную информацию;
- заявить о себе, как об эксперте в своей области;
- сгенерировать лиды и установить новые деловые контакты.
Преимуществами конференций как маркетингового инструмента являются высокое качество взаимодействия с аудиторией и относительно быстрая реализация, в зависимости от масштаба и задумки.
Как поставить и определить цели и задачи конференций
В ряде сложных рынков, вроде IT-рынка в сегменте Enterprise, формат конференции может стать палочкой-выручалочкой, ведь чем сложнее у бизнеса аудитория, тем более она притязательна и тем сложнее эту аудиторию поймать. Поэтому важно поставить четкие цели и задачи мероприятия.
Ниже расскажем, какие цели и задачи стоят в ТОПе.
Знакомство с брендом компании и прокачка репутации. А именно — установление доверия с аудиторией, повышение узнаваемости бренда, укрепление личного бренда первых лиц компании.
Расширение охвата. Конференция может привлечь новую аудиторию, недоступную через стандартные маркетинговые каналы и презентовать предложение, которое не будет восприниматься как навязчивый маркетинг.
Монетизация. В нее входят как прямые продажи продуктов и услуг на самой конференции, так и продажа платных тарифов участия в конференции.
Как определить показатели эффективности конференций
Мы определяем количественные и качественные показатели, которые нам важны для достижения наших целей.
Количественные показатели:
- зарегистрированные участники;
- посетившие конференцию участники, % доходимости;
- новые подписчики в e-mail базу и tg-бота;
- продажи платного тарифа;
- продажи основного продукта.
Качественные показатели:
- соответствие целевой аудитории;
- уровень вовлеченности участников;
- обратная связь и взаимодействие участников во время конференции;
- активность в чате во время и после конференции;
- усиление личного бренда главного организатора.
Кстати, можно стремиться к самоокупаемости конференции с помощью продажи платного тарифа с дополнительными опциями. По нашему опыта, до 30% участников выбирают этот тариф.
Как выбрать формат и тему конференции
К подбору спикеров и тем выступлений важно подходить, понимая болевые точки и задачи целевой аудитории. Обычно для этого мы проводим небольшое исследование по определению потребностей клиентов — это серия интервью с актуализацией «болей» аудитории. После этого отбираем спикеров и фиксируем темы и тезисы выступлений.
За прошедшие полгода мы провели две конференции на 500+ человек каждая: одну в офлайн-формате в Гостином Дворе и вторую — онлайн. Обе конференции были посвящены популяризации консалтинговой практики в России: практическим аспектам консультирования для начинающих и практикующих бизнес-консультантов.
Как сформировать команду организаторов
Наш организационный комитет состоит из нескольких человек с разными ролями. Как главный организатор конференции, я выступаю продактом и держателем смыслов: отвечаю за соответствие содержания конференции потребностям и запросам аудитории, брифую спикеров и модерирую мероприятие.
Мне помогают:
- маркетолог: отвечает за количество и качество регистраций, а также доходимость до мероприятия;
- PR-специалист: занимается PR-сопровождением мероприятия, организует панельную дискуссию;
- технический специалист.
Команды из 3-4 человек достаточно для организации конференции “под ключ”. На первую конференцию мы привлекли 450 зарегистрированных участников с 55% доходимостью.
Как рассчитать стоимость конференции
Составляем поканальную декомпозицию. Считая, что наша база и анонсы у партнеров бесплатные, рассчитываем только стоимость платного трафика. При определении бюджета мы учитываем стоимость привлечения одного зарегистрированного участника из платных источников, которая составляет в среднем 600 рублей.
Эти 450 регистраций набираются с четырех каналов привлечения:
- наша база клиентов: делаем анонсы через e-mail рассылки, бот и канал в телеграм;
- партнерские регистрации через информационных партнеров;
- анонсы спикеров в соцсетях;
- холодный трафик с регистрацией через лендинг конференции.
Мы стараемся приглашать спикеров с личным брендом и базой лояльных подписчиков, что позволяет привлечь дополнительную аудиторию.
Как выбрать место проведения конференции
Конференцию можно проводить в трех форматах: офлайн, онлайн и гибридном. У каждого из форматов есть свои преимущества и требования. Например, для офлайн-площадки важно учитывать такие факторы как удобная локация, доступная парковка, подходящее время проведения и прочее.
Наш формат проведения онлайн-конференций следующий: мы проводим мероприятие в Zoom продолжительностью до 6 часов в дневное время, с возможностью задавать вопросы спикерам. При регистрации мы предлагаем два формата участия: бесплатный и платный с доступом к записям выступлений и презентациям спикеров.
Критерии отбора спикеров:
- релевантная экспертиза спикера теме конференции;
- наличие у спикера свежих кейсов, интересных аудитории;
- подтвержденный опыт выступлений (обязательно отсматриваю на YouTube);
- харизма спикера, умение «зажечь».
Длительность выступления: 30-40 минут для раскрытия одной темы.
Как продвигать конференцию
Когда мы анализировали рынок, выяснилось, что в нашей нише практически нет игроков, предлагающих подобные форматы. Таким образом, мы стали одними из первых, кто начал делать формат конференций для продвижения своих услуг. Кстати, конференцию мы так и назвали: «Первая конференция по консалтингу».
Для продвижения конференции мы используем следующие каналы маркетинга:
- рассылка по собственной email базе подписчиков;
- рассылка по собственной базе telegram-бота;
- реклама в Яндекс.Директ: Использовали контекстную рекламу, рекламную сеть Яндекса, мастер-кампаний и ретаргет. Всего потратили 112200 руб. и получили 189 регистраций, из которых 31 купили платный тариф;
- размещение анонсов и посевов в Telegram-каналах. Подбираем подходящие каналы с помощью tgstat и заказываем размещение. Также практикуем посевы в сервисе telega.in;
- партнерство с инфопартнерами, распространявшими ссылки на страницы конференции по своим базам. Для каждой ссылки мы добавляем уникальную utm-метку для отслеживания результатов каждого канала;
- анонсы от спикеров в личных telegram-каналах;
- сотрудничество со спонсорами и партнерами, которые делают рассылку с анонсом мероприятия по своей базе.
Ниже расскажу, как мы собираем аудиторию и какими сервисами пользуемся.
Регистрация. Регистрацию участников мы делаем через платформу Timepad и лендинг конференции. Предлагаем два варианта участия: бесплатный и тариф «Максимум» за 990 руб. На последней конференции 120 человек купило именно этот тариф, что позволило существенно отбить потраченный рекламный бюджет.
Напоминания. Напоминания о мероприятии мы рассылаем по электронной почте,, в SMS и автозвонке за несколько дней и в день мероприятия.
Чат. Для каждой конференции мы делаем чат в телеграм, это позволяет повысить доходимость, познакомить со спикерами и сильнее вовлечь участников.
1/2 Примеры креативов
2/2 Пример креатива
Как конференции продают продукты экспертов
Если целью конференции были продажи, то после ее проведения анализируются показатели — количество заявок или сделанных продаж.
Фишка формата конференции в том, что продажи осуществляются нативно, через демонстрацию экспертизы. Мы запрещаем спикерам продажи «в лоб» во время выступлений, однако во время презентации спикер делится своими кейсами и контактами, нарабатывая себе потенциальных клиентов. Такой формат «мягких продаж» позволяет в первую очередь принести аудитории пользу, а это — основа в выстраивании партнерских отношений с клиентами.
После конференции мы собираем обратную связь от участников: высылаем анкету, где есть вопросы про актуальность тем и выступлений, спрашиваем кто из спикеров впечатлил, какие темы еще нужно раскрыть в будущем.
Резюме
Успешная организация конференции требует комплексного подхода, включающего тщательный анализ рынка, продуманную разработку концепции, эффективную упаковку и тщательное планирование.
Во-первых, необходимо провести анализ рынка, изучив конкурентов и тенденции в вашей области. Собранные данные помогут определить тему и формат конференции, отвечающие интересам целевой аудитории;
Далее следует разработка концепции, целей и дорожной карты конференции. На этом этапе вы прорабатываете детальный план мероприятия: фиксируете этапы, ответственных и сроки. Диаграмма Ганта здесь будет весьма кстати. Конечно, в процессе реализации что-то может пойти не так. Важно заранее взвесить риски и продумать план Б;
Основной этап — это реализация дорожной карты и здесь мелочей не бывает. Регулярные встречи оргкомитета конференции в формате план-факт вам обязательно пригодятся. Успешная реализация конференции, как и любого проекта, возможна при четком планировании, требуемых ресурсах и своевременном контроле.
Итак, хорошо организованная конференция может принести ощутимую пользу для бизнеса за счет привлечения новых клиентов и укрепления отношений с действующими клиентами. Кроме того, она создает сообщество единомышленников и укрепляет репутацию бренда, позиционируя организацию как лидера в отрасли.
Каковы ваши любимые конференции и почему?