Тинькофф Двор в Санкт-Петербурге — четыре дня, десятки спикеров, много музыки, еды и развлечений

Тинькофф Двор в Санкт-Петербурге — четыре дня, десятки спикеров, много музыки, еды и развлечений

Подробнее
Идеи для бизнесаБизнес с нуляМаркетплейсыВопросы–ответыЖизнь вне работыСправочник
Идеи для бизнесаБизнес с нуляМаркетплейсыВопросы–ответыЖизнь вне работыСправочник

Как организовать гибридное мероприятие


Пошаговая инструкция, которая поможет провести гибридный ивент без накладок и не слить бюджет


Пошаговая инструкция, которая поможет провести гибридный ивент без накладок и не слить бюджет


Гибридные мероприятия позволяют охватить больше людей и обходятся дешевле, чем оффлайн ивенты, поэтому бизнес активно использует этот формат для разных целей — презентует с его помощью новые продукты, проводит обучающие вебинары, конференции, бизнес-встречи для партнеров.

Чтобы такое мероприятие прошло без накладок, к подготовке стоит подойти ответственно. Алексей Маханьков, генеральный директор платформы Пруфикс, рассказал, что важно знать и учесть организаторам.

Зачем бизнесу гибридные мероприятия

Гибридные мероприятия — это любые ивенты, которые сочетают онлайн- и офлайн-элементы. Например, спикеры и модераторы находятся в профессиональной студии, пресс-центре или зале, а зрители подключаются к трансляции онлайн и становятся полноправными участниками события. Перечислим некоторые форматы таких мероприятий.

Презентация продуктов. Гибридные мероприятия хорошо работают, когда компании нужно рассказывать о новых продуктах, товарах или услугах на широкую аудиторию, которая находится в разных регионах страны. Крупные ИТ-компании активно используют этот инструмент для презентации новых решений. Например, разработчик программного обеспечения и микроэлектроники провел на платформе Пруфикс конференцию, где представил бизнесу и корпорациям возможности своего ПО.

Вебинары для продаж. Такой формат эффективен для прогревов, то есть, когда нужно мотивировать клиентов к покупке. Простой пример: компания продает электронные меню для общепита, значит, на вебинаре можно рассказать владельцам кафе, как виртуальный ассистент позволит им увеличить выручку.

Мероприятия для партнеров. Гибридные бизнес-встречи актуальны для компаний, которые работают в сфере сетевого маркетинга и имеют много партнеров по всей стране. Так, Avon использует возможности ВКС-сервисов для проведения таких мероприятий. С помощью платформы Пруфикс к бизнес-встречам подключаются тысячи представителей компании со всей страны.

Прямые линии с руководством компании. Если речь идет о крупных компаниях с филиалами в разных регионах страны, руководство и топ-менеджмент проводят встречи с сотрудниками в гибридном формате. Такие мероприятия объединяют команды и позволяют развивать внутренние коммуникации.

Отраслевые конференции, форумы и митапы. Спикеры делятся с аудиторией экспертизой, основными результатами работы компаний. Такие мероприятия работают на бренд компании, помогают увеличить лояльность пользователей. VK Cloud регулярно проводит на платформе Пруфикс обучающие митапы и конференции для дата-инженеров, аналитиков и разработчиков о практиках работы с большими данными, кибербезопасностью и machine learning.

Зачем бизнесу гибридные мероприятия

Каждый организатор мероприятий знает: все предусмотреть почти невозможно. Но можно свести риски к минимуму. Даем пошаговую инструкцию, как организовать гибридное мероприятие.

Шаг № 1. Создать лендинг мероприятия. На посадочной странице следует указать всю важную информацию о событии: дату, время, спикеров, детали программы, контакты организаторов, а также настроить регистрацию участников или продажу билетов. Штатный дизайнер легко справится с этой задачей. Если такого специалиста в компании нет, можно поручить это фрилансеру.

Шаг № 2. Собрать аудиторию. Чтобы привлечь на мероприятие как можно больше участников, важно заранее анонсировать его в социальных сетях, e-mail и whatsapp рассылках. Можно подумать о лид-магнитах и бонусах. Например, если речь идет о вебинарах, отправлять зарегистрировавшимся чек-листы или гайды, высылать тем, кто пришел на мероприятие, бонусы. Эту задачу следует поставить маркетологу или SMM-менеджеру.

Шаг № 3. Выбрать площадку для прямого эфира. Решение нужно принимать исходя из формата мероприятия. Так, вебинар для прогрева можно провести и из офиса, а для трансляции конференции придется арендовать зал и оплачивать работу команды профессионалов.

Преимущества и недостатки разных площадок для гибридных мероприятий

ПлюсыМинусы
Профессиональная студияСтабильный интернет.

Качественная картинка и чистый звук.
Минимальные риски технических накладок.
Организация обойдется дороже, чем трансляция из офиса.
Зал для мероприятийНа площадке будет работать команда трансляции, поэтому за качество картинки и звука можно не беспокоиться.Обо всех технических условиях для трансляции следует позаботиться самостоятельно.
Придется выделить бюджет на работу команды трансляции, аренду оборудования и помещения.
ОфисМинимальные затраты на проведение мероприятия.Картинка и звук часто оставляют желать лучшего.

Могут быть проблемы с интернет-соединением.
Профессиональные студии, как правило, используют для проведения вебинаров, прямых эфиров и записи обучающих курсов

Шаг № 4. Выбрать платформу ВКС. Рассказываем, на наличие каких функций стоит обратить внимание, выбирая ВКС-платформу, и для чего они могут пригодиться.

Возможности ВКС-платформ: какие есть и зачем это организаторам мероприятий

ФункцииЗачем
Встроенные интерактивы (опросы / голосования и т.д.)Помогают вовлекать аудиторию во время онлайн-трансляции, не дают ей заскучать.
ВиджетыПозволяют участникам задать спикерам вопросы, делиться своим мнением и давать обратную связь организаторам.
АналитикаПомогает анализировать эффективность мероприятия: узнать, сколько людей приняло участие, как долго они присутствовали, насколько были активны и т.д.
БрендингПозволяет оформлять трансляцию и эфирную графику в фирменном стиле компании.
Интеграция
с корпоративными системами
Дает возможность транслировать мероприятия на корпоративные порталы.
Настройка регистрации и входаПозволяет настроить закрытый доступ к трансляции по ключам-паролям, спискам участников, корпоративным адресам или SSO.
Качество звука и изображенияПозволяет присоединять к мероприятию тысячи зрителей и 100+ спикеров, не теряя качество картинки, сводя к минимуму риски того, что видео зависнет. Для обеспечения высокого качества связи программа ВКС должна иметь возможность передавать видео FullHD качества (1080p) с высоким битрейтом (более 4 500 Кбит/сек), тогда картинка будет качественная.

Шаг № 5. Найти баланс: онлайн-аудитория не должна скучать во время трансляции. Если одна часть участников находится в зале, а другая — подключается к мероприятию удаленно, стоит подумать, как работать с онлайн-аудиторией, чтобы не потерять ее внимание. Советуем включить в мероприятие интерактив — опросы, голосования.

Такие опросы можно запускать во время трансляции — это повышает вовлеченность участников трансляции. На платформе Пруфикс есть возможность начислять онлайн-зрителям баллы за каждое действие — участие в опросах и голосованиях, вопросы спикеру и т.д. По итогам мероприятия организатор может наградить самых активных участников. Это мотивирует зрителей оставаться до конца трансляции

Шаг № 6. Проработать сценарий и контент. Техническая подготовка — это важно, но не стоит забывать о сценарии и контенте. Сценарий — зона ответственности организатора, контент — на совести спикеров. Не лишним будет аккуратно напомнить экспертам, что к мероприятиям нужно готовиться. Даже опытным спикерам не стоит выступать экспромтом.

Шаг № 7. Провести репетицию. За несколько дней до мероприятия организатору нужно связаться с модератором и всеми спикерами, провести краткий инструктаж, а также небольшую репетицию, протестировав качество звука, видео и интернет-подключения у удаленных участников. Если заказать организацию мероприятия под ключ у ВКС-платформы, тест проведут технические специалисты подрядчика.

Шаг № 8. Проверить оборудование. Как правило, этим занимается команда трансляции, тем не менее в день мероприятия следует держать на контроле следующие технические моменты — заряжены ли микрофоны, есть ли связь между режиссером трансляции и видеооператором, работают ли суфлеры для ведущих и спикеров и нет ли внешних шумов в студии.

Лучше давать трансляцию с нескольких камер. Это позволяет режиссеру менять планы. Онлайн-зрители видят действие с разных ракурсов и такой эфир смотреть намного интереснее

Шаг № 9. Проанализировать итоги мероприятия. Современные ВКС-решения позволяют получить по итогам мероприятия отчеты, узнать, сколько зрителей приняли участие в ивенте, как долго они смотрели трансляцию и насколько высок уровень их вовлеченности. Эти данные позволят в будущем не повторять ошибок и делать мероприятия лучше.

Если вы видите провал на графике просмотра значит, в какой-то момент вы начали терять аудиторию. Можно проанализировать, что к этому привело, и сделать выводы
Данные отчетов позволяют понять, кто ваша аудитория — ее гендерный состав, географию, как она смотрит трансляцию — с мобильного телефона или с десктопа
Алексей Маханьков
Алексей Маханьков

Как вы думаете, какие еще типы мероприятия можно проводить в гибридном формате, чтобы расширить их аудиторию?


Больше по теме

Новости