Как организовать гибридное мероприятие

Гибридные мероприятия позволяют охватить больше людей и обходятся дешевле, чем оффлайн ивенты, поэтому бизнес активно использует этот формат для разных целей — презентует с его помощью новые продукты, проводит обучающие вебинары, конференции, бизнес-встречи для партнеров.

Чтобы такое мероприятие прошло без накладок, к подготовке стоит подойти ответственно. Алексей Маханьков, генеральный директор платформы Пруфикс, рассказал, что важно знать и учесть организаторам.

Гибридные мероприятия — это любые ивенты, которые сочетают онлайн- и офлайн-элементы. Например, спикеры и модераторы находятся в профессиональной студии, пресс-центре или зале, а зрители подключаются к трансляции онлайн и становятся полноправными участниками события. Перечислим некоторые форматы таких мероприятий.

Презентация продуктов. Гибридные мероприятия хорошо работают, когда компании нужно рассказывать о новых продуктах, товарах или услугах на широкую аудиторию, которая находится в разных регионах страны. Крупные ИТ-компании активно используют этот инструмент для презентации новых решений. Например, разработчик программного обеспечения и микроэлектроники провел на платформе Пруфикс конференцию, где представил бизнесу и корпорациям возможности своего ПО.

Мероприятия для партнеров. Гибридные бизнес-встречи актуальны для компаний, которые работают в сфере сетевого маркетинга и имеют много партнеров по всей стране. Так, Avon использует возможности ВКС-сервисов для проведения таких мероприятий. С помощью платформы Пруфикс к бизнес-встречам подключаются тысячи представителей компании со всей страны.

Прямые линии с руководством компании. Если речь идет о крупных компаниях с филиалами в разных регионах страны, руководство и топ-менеджмент проводят встречи с сотрудниками в гибридном формате. Такие мероприятия объединяют команды и позволяют развивать внутренние коммуникации.

Каждый организатор мероприятий знает: все предусмотреть почти невозможно. Но можно свести риски к минимуму. Даем пошаговую инструкцию, как организовать гибридное мероприятие.

Шаг № 3. Выбрать площадку для прямого эфира. Решение нужно принимать исходя из формата мероприятия. Так, вебинар для прогрева можно провести и из офиса, а для трансляции конференции придется арендовать зал и оплачивать работу команды профессионалов.

Преимущества и недостатки разных площадок для гибридных мероприятий

Шаг № 4. Выбрать платформу ВКС. Рассказываем, на наличие каких функций стоит обратить внимание, выбирая ВКС-платформу, и для чего они могут пригодиться.

Возможности ВКС-платформ: какие есть и зачем это организаторам мероприятий

Шаг № 5. Найти баланс: онлайн-аудитория не должна скучать во время трансляции. Если одна часть участников находится в зале, а другая — подключается к мероприятию удаленно, стоит подумать, как работать с онлайн-аудиторией, чтобы не потерять ее внимание. Советуем включить в мероприятие интерактив — опросы, голосования.

Шаг № 6. Проработать сценарий и контент. Техническая подготовка — это важно, но не стоит забывать о сценарии и контенте. Сценарий — зона ответственности организатора, контент — на совести спикеров. Не лишним будет аккуратно напомнить экспертам, что к мероприятиям нужно готовиться. Даже опытным спикерам не стоит выступать экспромтом.

Шаг № 7. Провести репетицию. За несколько дней до мероприятия организатору нужно связаться с модератором и всеми спикерами, провести краткий инструктаж, а также небольшую репетицию, протестировав качество звука, видео и интернет-подключения у удаленных участников. Если заказать организацию мероприятия под ключ у ВКС-платформы, тест проведут технические специалисты подрядчика.

Шаг № 8. Проверить оборудование. Как правило, этим занимается команда трансляции, тем не менее в день мероприятия следует держать на контроле следующие технические моменты — заряжены ли микрофоны, есть ли связь между режиссером трансляции и видеооператором, работают ли суфлеры для ведущих и спикеров и нет ли внешних шумов в студии.

Шаг № 9. Проанализировать итоги мероприятия. Современные ВКС-решения позволяют получить по итогам мероприятия отчеты, узнать, сколько зрителей приняли участие в ивенте, как долго они смотрели трансляцию и насколько высок уровень их вовлеченности. Эти данные позволят в будущем не повторять ошибок и делать мероприятия лучше.