Как организовать ИТ-конференцию

Чтобы организовать ИТ-конференцию, недостаточно быть опытным веб-разработчиком. В статье раскрываем кухню, как создаются ИТ-конференции: своим опытом делится Светлана Петровичева, организатор конференций TechRec.

Организация конференций подразумевает общение с широким кругом людей. Предприниматель собирает команду, ищет партнеров, отбирает спикеров, волонтеров, а в конце запрашивает у участников обратную связь. Схематично весь процесс можно изобразить так.

Очередность этих шагов условна, некоторые процессы часто идут параллельно, чтобы сэкономить время. Например, можно одновременно договариваться с площадкой, подбивать смету и искать партнеров.

Например, на конференции для разработчиков обычно приходит много людей и еще легко подобрать темы, интересные широкой аудитории. А вот для тестировщиков отдельные большие мероприятия не проводят: их гораздо меньше, и вряд ли проданные билеты окупят организацию. Так что обычно тематику расширяют, чтобы охватить больше ИТ-специальностей.

Далее нужно понять, есть ли у вас предметная экспертиза, широкий круг знакомств и опыт организации мероприятий. Без этого организовать конференцию с нуля будет сложнее. Если чего-то не хватает, стоит привлечь более опытного партнера.

Предметная экспертиза означает, что предпринимателю нужно разбираться в темах, интересных аудитории. Например, продакт-менеджеры придут узнать, как увеличить метрики продукта, а дизайнеры — нет. Если у предпринимателя не будет представления о сфере, он вряд ли сможет отобрать спикеров и темы докладов.

Широкий круг знакомств. Подготовить конференцию проще, когда у предпринимателя много знакомых организаторов, маркетологов, профильных специалистов. Их можно нанять в команду или пригласить в качестве спикеров.

Опыт организации мероприятий. Придется решать типичные проблемы: например, смещение тайминга или выход техники из строя. Если уже есть опыт их решения, это поможет на старте.

В смете для удобства стоит разделить все расходы на постоянные и переменные:

1. Постоянные включают в себя фиксированные затраты вроде зарплат, аренды площадки, фотосъемки и комиссии за продажу билетов.
2. Переменные — затраты, которые можно отменить или уменьшить. Например, это плата сотрудникам и спикерам, организация питания, вечеринка.

Важно, чтобы постоянные расходы точно покрылись продажей билетов. Переменная часть будет масштабироваться с продажей билетов, как с обедами или вечеринкой. Выгоднее всего устраивать конференцию в середине сезона, то есть в октябре и апреле. Это сразу повысит шансы на продажу билетов.

Для проведения конференции обычно нанимают организатора мероприятий, PR-менеджера, дизайнера, SMM-специалиста, менеджера по продажам, программного менеджера. Лучше, если предприниматель сам берет на себя большой пул задач в начале. Это поможет сэкономить деньги, даст опыт и дополнительный контроль. Еще стоит найти волонтеров, которые будут следить за площадкой во время мероприятия.

Даже в сезон не стоит организовывать первую конференцию дороже, чем за 7 миллионов, чтобы с большей вероятностью ее окупить. Чтобы поместиться в такую узкую смету, можно попробовать сократить даже постоянные расходы. Например, взять лофт вместо конференц-зала в гостинице будет дешевле. Или можно попробовать договориться с площадкой на скидку, потому что обычно в бизнес-модель заложены скидки в 10%.

После подсчета расходов в смету нужно заложить потенциальную прибыль, ее определяет сам предприниматель. Обычно потенциальная прибыль почти равна расходам, потому что в нее включают не только чистый заработок предпринимателя, но и основной бюджет для организации следующей конференции.

На конференции лучше привлекать партнеров: людей или компании, которые частично или полностью берут на себя расходы.

Чтобы найти партнеров, нужно понять, чего они хотят. Например:

• продать свой продукт;
• прорекламировать бренд;
• нанять специалистов в свои компании.

Для этого партнерам можно предложить рекламу на ролл-апах или даже на бутылках воды, а еще организовать стенды для их компаний. Иногда партнеры берут на себя организацию вечеринки — все зависит их целей. Например, если компания заинтересована в найме ИТ-специалистов, ей нужен собственный стенд. Там представитель бизнеса сможет обменяться контактами с соискателями и собрать резюме.

Как только есть конкретное предложение, можно делать презентацию для потенциальных партнеров. В нее нужно включить:

• описание конференции;
• портрет целевой аудитории;
• данные по зарплате аудитории;
• форматы партнерства и их стоимость;
• контакты для связи.

Поиск партнеров — это чаще всего общение вхолодную. Поэтому чтобы заинтересовать партнеров, предложение стоит описать как можно более подробно и конкретно.

Как и в любом бизнесе, прибыль в конференциях — это разница между доходами и расходами. Основной доход — продажа билетов. Чтобы организация ИТ-конференции была выгодной, продавать надо минимум 200—300 билетов. Иначе даже самые дешевые билеты будут дороже, чем у конкурентов, и тогда на конференции вряд ли получится заработать.

При этом важно не просто продать как можно больше билетов, но и правильно установить на них цену. Для этого нужно вычислить минимальную цену билета, которая принесет прибыль при планируемом количестве участников. Формула такая:

Когда у вас есть минимальная цена за билет, можно формировать пакеты участия в конференции. Более дорогие билеты покроют затраты, если продаж будет меньше, чем ожидалось.

Параллельно оцените, может ли аудитория заплатить такую сумму. Для этого сравните, сколько стоят билеты у конкурентов. Если расчетная цена окажется слишком высокой, стоит сокращать смету или привлекать партнеров, которые оплатят часть расходов. Три самых частых варианта, как распределяют денежные потоки при организации:

1. Расходы оплачивают партнеры, организатор получает зарплату или часть денег от продажи билетов.
2. Расходы и доходы в руках организатора, партнеры не вкладываются.
3. Расходы делятся между партнерами и организатором.

Партнеры полностью берут на себя расходы. В этой ситуации предприниматель может заработать двумя способами:

• договориться с партнерами о фиксированной зарплате;
• оставить себе всю прибыль с билетов или ее часть.

В каждом случае доходы распределяют индивидуально, это зависит от масштаба конференции и личных договоренностей. Главный плюс такого варианта — предприниматель не вкладывает свои деньги в организацию, его финансовые риски ниже.

Из минусов — бюджет в такой ситуации ограничивается первым вариантом сметы, партнеры могут не согласовать дополнительные траты. Например, если площадку заняли, а запасная стоит дороже, партнеры могут отказаться вкладывать деньги.

Также этот вариант не подойдет начинающим, так как с организатором без опыта вряд ли захотят сотрудничать.

Расходы и доходы — в руках организатора. Предприниматель организовывает конференцию за свой счет. Тут самый высокий риск уйти в минус и потерять собственные деньги.

Зато из плюсов — предприниматель может сокращать или расширять смету в процессе подготовки. Например, если билетов продано меньше, он может сэкономить на декорациях и заказать более дешевые ролл-апы. А еще он сам решает, какую цену установить на билеты, и забирает себе всю прибыль.

Расходы делятся между партнерами и организатором. Это компромиссный и самый распространенный вариант. Предприниматель продумывает, какой процент затрат он хочет закрыть за счет партнеров и сколько пакетов участия для этого нужно продать. Алгоритм здесь тот же, что и с продажей билетов.

Такой вариант организации позволяет не зависеть полностью от денег партнеров и быть более гибким, если расходы увеличиваются по сравнению с первоначальной сметой.

Есть два способа сформировать программу:

1. Самостоятельно искать контакты экспертов и рассылать им приглашения.
2. Оставить форму для желающих выступить с докладом.

В обоих случаях предприниматель должен как минимум утверждать докладчиков, ведь от этого напрямую зависит качество конференции и интерес потенциальной аудитории.

Чтобы найти спикеров, достаточно посмотреть программу на сайте конкурентов. Приглашать тех же людей — самый быстрый путь.

Чтобы на конференцию обратили внимание, стоит пригласить известных спикеров или экспертов из крупных компаний. Скорее всего, на новую конференцию они придут только за деньги, поэтому стоит заложить эту статью в бюджет.

Часть из этих денег можно заложить в маркетинговый бюджет конференции. Если спикер известный, часть людей купит билет ради его выступления.

Еще один инструмент — поэтапное повышение цен. Обычно пики продаж наступают накануне повышения цены. Поэтому нужно сразу внести этапы увеличения цен в бизнес-модель конференции, запланировать конкретные даты и запустить таргетированную рекламу.

График повышения цен предприниматель составляет самостоятельно, но советуем ориентироваться на график оплат площадки, работ подрядчиков и других расходов. Это поможет стабильно распоряжаться деньгами и оплачивать все вовремя.

Чтобы снизить количество проблем, стоит нанять волонтеров. Во время конференции у организатора не будет возможности следить за каждым выступлением эксперта и за площадкой одновременно.

Волонтеров ищут в профильных чатах или в студенческих группах. Обычно они соглашаются помогать на площадке за бесплатный проход на конференцию. Стоит предварительно опросить волонтеров, что им интересно на конференции. Тогда их можно расставить в те залы, где будут проходить важные для них выступления. Так получится отобрать вовлеченных людей.

Еще один важный момент — организация питания. Нужно закупить еду примерно на 70% гостей, чтобы никто не остался голодным, а остатки не пришлось выбрасывать. На самой площадке нужно расставить фуршетные столы в очевидных местах, чтобы избежать больших очередей.

Во время конференции важно помнить, что что-то может пойти не так. Каждое мероприятие индивидуально, но при этом есть список наиболее частых проблем.

Обратная связь подсвечивает слабые места и преимущества конференции. Это поможет лучше подготовиться к следующему мероприятию.

Как вариант, обратную связь можно собрать с помощью гугл-форм. Чтобы мотивировать участников заполнять подробные опросы, можно дать им ранний доступ к записям выступлений или даже скидку на будущие мероприятия.

Сбор обратной связи — регулярный процесс. Результаты за разные годы нужно собирать и сравнивать. Так можно увидеть собственный прогресс. Например, можно спросить:

• как участник узнал о конференции;
• что было самым важным;
• что не понравилось;
• как можно улучшить конференцию;
• как участник оценивает доклады по шкале от 1 до 10.

1. Для успеха конференции нужно, чтобы у нее была достаточно большая целевая аудитория, а организатор и его команда могли закрыть своей экспертностью самые важные задачи.
2. Первые конференции лучше организовывать частично или полностью за счет партнеров. Чтобы договориться с ними, стоит создать презентацию о проекте и знакомиться с потенциальными партнерами лично.
3. Чтобы оптимизировать затраты, стоит сокращать в первую очередь переменные расходы. Например, включить обеды не во все пакеты участия.
4. Программа — главная часть конференции, поэтому стоит заранее проверить выступления докладчиков. Хорошо, если с каждым выступающим удастся порепетировать и исправить недочеты.
5. На большинство задач во время мероприятия можно привлечь волонтеров. Их можно найти в профильных чатах или студенческих группах. Чтобы координировать их работу, уже нанять человека за деньги.
6. Чаще всего проблемы конференций касаются спикеров, тайминга и питания. Лучше заранее продумать запасные варианты, чтобы подстраховать себя во время мероприятия.
7. После конференции нужно собрать обратную связь с участников. Это поможет подсветить слабые места и сохранять преимущества конференции.