Изменения в УПД: что нужно знать про новый формат
В феврале вступил в силу приказ ФНС России, утвердивший новый электронный формат универсального передаточного документа (УПД). Однако до 1 апреля 2025 года разрешено применение и его прежнего формата. УПД — это один из наиболее часто применяемых в ЭДО документов, и нововведения достаточно сильно меняют его структуру. Поэтому к переходу на новый формат уже сегодня серьезно готовятся как сами пользователи, так и операторы ЭДО и разработчики СЭД.
Предпосылки к обновлению УПД
Универсальный передаточный документ в электронном виде используется коммерческими организациями и индивидуальными предпринимателями для автоматизации и упрощения обмена документами при совершении различных сделок: при реализации товаров, оказании услуг или выполнении работ. Например, УПД может быть создан продавцом вместо комплекта из счета-фактуры и первичного документа — товарной накладной, акта приемки-передачи выполненных работ и тому подобного. В нем можно прописать все необходимые реквизиты для оформления сделки.
Приказ ФНС вносит существенные изменения в структуру УПД. Необходимость таких нововведений обусловлена динамичным развитием электронного документооборота в стране в целом. Законодательно закреплены новые поля и атрибуты, которые теперь можно или даже обязательно нужно отражать в УПД. Например, это касается данных о машиночитаемых доверенностях (МЧД) или о стоимости прослеживаемых товаров без НДС. Прежний формат УПД не содержал целого ряда важных для участников электронного документооборота полей — все они будут учтены в новой редакции.
Поскольку ФНС занимались разработкой нового формата УПД в тесном сотрудничестве с представителями бизнеса и операторами ЭДО, в свежей версии этого документа учтено множество нюансов, важных для широкого круга пользователей.
Основные изменения и плюсы нового формата УПД
Новый формат УПД позволяет указывать в блоке с подписантом и полномочиями сведения об МЧД, в рамках соблюдения норм ст. 17.2 и 17.3 Федерального закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 N 63-ФЗ и п.5(б) Постановления Правительства от 21.02.2022 № 224. Это весьма актуальное добавление, поскольку с 1 сентября 2023 года норма использования МЧД уже вступила в силу для тех, кто подписывает документы от имени организации электронной подписью физического лица. В УПД теперь можно уверенно указывать данные машиночитаемой доверенности в специально предназначенных для этого полях. Таким образом, организации будут работать с МЧД единообразно и в полном соответствии с законодательством.
Также в обновленном формате можно указать данные о бумажной доверенности и типе подписи — КЭП, НЭП или ПЭП, если они применяются участниками сделки, и о дате подписания документа.
В новой версии УПД также появилась графа для указания стоимости прослеживаемого товара без НДС в рублях, что способствует корректному соблюдению регуляторных норм и делает процесс импорта-экспорта товаров более прозрачным.
Формат УПД теперь позволяет указывать сведения об объектах основных средств при их передаче:
- амортизационную группу;
- установленный продавцом код вида основных фондов;
- фактический срок полезного использования основных средств продавцом.
Это, кстати, делает документ применимым для оформления передачи имущества в рамках одного хозяйствующего субъекта, а также — товаров или имущественных прав от одного юрлица другому, не относящихся к продажам. Например, передача товаров на ответственное хранение. Универсальный документ, который позволяет оформлять еще и такие внутренние перемещения, уменьшает количество типов документов в организации.
Изменился порядок заполнения строки «5а» счета-фактуры: теперь в ней необходимо указывать наименование, номер и дату документа об отгрузке, на основании которого выставлен счет-фактура. Все эти данные содержатся в одном документе — оптимизация и упрощение процедуры. Еще среди изменений:
- Скорректирована структура формирования и указания адресов.
- Добавлены новые коды для нефтепродуктов.
- Предусмотрена возможность указания дополнительных сведений о некоторых видах подакцизных товаров (нефтепродукты), которые в дальнейшем планируется использовать для автоматического расчета суммы акциза на стороне ФНС России.
Наконец, открывается возможность свободного применения нового формата УПД в агентской схеме или договорах комиссии, где третьей стороной между продавцом (комитентом) и покупателем является агент-посредник (комиссионер). Раньше УПД подразумевался в большей степени как двусторонний документ, и в случае трехстороннего взаимодействия необходимо было заполнять параллельно два документа. Теперь стало проще: в УПД появились поля для сведений о факте реализации комиссионером товаров комитента и о факте закупки комиссионером товаров для комитента.
Поддержка нововведений операторами ЭДО и разработчиками СЭД
Новый формат УПД полностью войдет в обиход с 1 апреля 2025 года. С этого же момента предыдущая версия (5.01) перестанет быть легитимной, возможным для применения станет только формат 5.02. Переходный период, за который компании и игроки рынка должны адаптироваться к нововведениям, составляет более года. Но подчеркнем, что УПД в новом формате содержит огромное количество отличий от прежней версии. Масштаб изменений серьезный, и планировать переход на УПД обновленного образца стоит уже сейчас.
Технологическая база для функционирования нового УПД должна быть готова в достаточно короткий срок. На текущий момент некоторые операторы ЭДО обещают обеспечить поддержку принятого формата к началу третьего квартала этого года. Пожалуй, перед ними стоят наиболее сложные задачи по адаптации: необходимо не только поддержать сам формат, возможность его приема и передачи внутри своего сервиса, но и обеспечить обмен документами в роуминге. Под роумингом в данном случае подразумевается взаимодействие клиентов разных операторов, например, «Диадока» и СБИС.
Разработчики учетных систем и систем документооборота, в их числе и мы с решением «Цитрос ЮЗ ЭДО», также планируют в «горячем бэклоге», то есть в ближайших релизах, поддержку нового формата УПД. Учетная система должна уметь корректно формировать электронный документ, так, чтобы он соответствовал формату ФНС, так как от этого зависит его юридическая значимость. И ЮЗЭДО-решения, которые обеспечивают обмен документами через операторов ЭДО, должны в свою очередь уметь валидировать, обрабатывать, принимать и передавать УПД в обновленном формате.
То есть нужно реализовать проверку таких документов на предмет их корректного оформления: только если все поля заполнены, схема соблюдена — отправлять документы операторам ЭДО. Доработать поддержку нового формата мы можем уже сейчас, независимо от операторов, но их помощь все равно потребуется позднее, когда нужно будет проверить саму процедуру обмена документами.
Какую тактику выбрать пользователям-участникам ЭДО? Важно убедиться в том, что их учетные системы способны (или скоро будут способны) формировать документы в соответствии с новым форматом УПД. А система, в которую отправляется документ, — будь то «Цитрос ЮЗ ЭДО», оператор ЭДО или иные ЮЗЭДО-решения — умеет обрабатывать новый формат. Если вендор не готов обновить имеющуюся учетную систему компании-заказчика, причины могут быть разные, например, вендор покинул РФ и не поддерживает более никакие обновления, то пожалуй, самым рискованным шагом будет ее доработка своими силами.
Более надежный вариант — обратиться к аутсорсинговой компании-интегратору. В некоторых случаях оптимальным вариантом может стать переход на новую систему. До апреля 2025 года у пользователей ЭДО сохраняется поле для маневра, но решать этот вопрос в последний момент, разумеется, не стоит.
Начали ли вы подготовку к переходу на новый формат УПД или откладываете скорее на конец года?