В каких случаях оформлять УПД, а в каких — счет-фактуру

УПД можно применять вместо накладной либо акта и счета-фактуры. Кто и когда может применять УПД, как его заполнять, в чем отличие УПД от счета-фактуры и можно ли применять одновременно два документа, например счет-фактуру и УПД, читайте в статье.

Что такое УПД

Продавцы на общем режиме используют УПД вместо счета-фактуры и товарной накладной — формы ТОРГ-12 — или акта.

Продавцы на спецрежимах используют УПД только как накладную или акт, поскольку счет-фактуру не выставляют.

Это значит, что при отгрузке товаров или выполнении работ, оказании услуг можно не оформлять счет-фактуру с товарной накладной или актом. Их можно объединить в один универсальный передаточный документ.

Кто может применять УПД

УПД могут применять любые компании и предприниматели без ограничений. Главное — согласовать с контрагентами использование УПД.

Чтобы начать использовать универсальный передаточный документ, компании или ИП нужно:

• зафиксировать это решение в учетной политике для целей налогообложения;
• утвердить форму УПД, которую будут применять, или взять ту, что предложила ФНС.

УПД подойдет тем компаниям и ИП, которые хотят сэкономить на учете и хранении первичных документов и упростить свой документооборот. Покупатель на основании УПД от поставщика может не только оприходовать товары, материалы или основные средства, но и предъявить НДС к вычету, если работает на общем режиме.

Для каких операций можно использовать УПД

Если компания или ИП иногда оформляют УПД, это не значит, что они должны использовать этот документ по всем сделкам. Можно по своему усмотрению применять как универсальные документы, так и обычные счета-фактуры и товарные накладные либо акты. Все зависит от договоренностей с контрагентами.

Разные документы можно оформлять даже по одному договору. Например, если по одному договору поставки планируется несколько отгрузок. После первой поставки контрагент передумал использовать УПД, и стороны составят допсоглашение, по которому, начиная со второй поставки, будут оформлять накладные и счета-фактуры.

Форма и формат УПД

Форма и формат — это не одно и то же. Форма — это то, как выглядит документ на бумаге и экране компьютера. А формат — это набор данных для составления в электронном виде.

Форму УПД можно разработать самостоятельно, главное, она должна содержать все реквизиты счета-фактуры и первичного документа. Формат УПД формализованный, то есть утвержден ФНС. Форматом заведуют учетные программы. Если УПД есть в программе, значит, формат у него подходящий.

Особенности заполнения УПД и статус документа

В УПД есть реквизит «Статус». От него зависит, в качестве какого документа применяется УПД.

Статус бывает двух видов: 1 или 2.

Если продавец освобожден от НДС по статье 145 налогового кодекса, он также ставит в УПД статус 1.

УПД со статусом 1 продавец на ОСН должен зарегистрировать в книге продаж, а покупатель на общем режиме — в книге покупок. В журнале учета счетов-фактур его регистрируют только посредники и застройщики. Покупатель на спецрежиме — УСН, АУСН или патенте — книгу покупок не ведет и потому нигде УПД не регистрирует.

Статус 2. Он означает, что УПД применяется только как первичный документ, например как накладная. Продавцу на ОСН поступать так нерационально, потому что дополнительно к УПД придется составить отдельный счет-фактуру.

В УПД со статусом 2 на продажу непрослеживаемых товаров, а также работ или услуг нужно заполнять лишь те реквизиты, которые обязательны для накладной или акта. Это значит, что можно оставить пустыми:

• строку 5 «К платежно-расчетному документу»;
• строку 5а «Документ об отгрузке»;
• графу 6 «В том числе сумма акциза» — даже если товар подакцизный;
• графы 10 и 10а «Страна происхождения товара» — цифровой код и краткое наименование;
• графу 11 «Номер таможенной декларации».

Если же УПД со статусом 2 оформляется на прослеживаемый товар, в нем нужно заполнить графы 10—14. Не заполнять можно следующее:

• строку 5 к «Платежно-расчетному документу»;
• графу 6 «В том числе сумма акциза».

Графы 12—13 счета-фактуры в УПД на прослеживаемый товар придется добавить, в рекомендуемой форме их нет.

В любом случае можно не заполнять строки 14 и 19 «Наименование экономического субъекта» — если на документе будет стоять печать продавца и покупателя. Печать должна содержать полное наименование организации или ФИО предпринимателя.

УПД со статусом 2 не нужно нигде регистрировать — ни в книге покупок, ни в книге продаж, ни в журнале учета счетов-фактур.

Когда нельзя использовать УПД вместо счета-фактуры

УПД нельзя оформить в одном случае: он не подойдет при получении продавцом на ОСН частичной или полной предоплаты — аванса. Тогда нужно выставлять покупателям обычные счета-фактуры. А продавцы на спецрежиме в принципе не обязаны выдавать покупателям отдельный документ на аванс.

Когда нельзя использовать УПД вместо накладной

Универсальный документ не может заменить накладную в четырех ситуациях.

По условиям договора, если стороны прописали в нем, что применяется товарная накладная или иной отгрузочный документ, кроме УПД. Например, указали, что накладная составляется по форме ТОРГ-12, или привели в приложении к договору совместно разработанный бланк. В этом случае поставщик обязан оформлять поставку документами, указанными в договоре.

При исправлении ранее выданных документов другой формы. Если ранее выдавали накладную ТОРГ-12, исправления нужно вносить в нее, оформить УПД не получится.

При оформлении корректировочного документа. Если нужно изменить стоимость или количество товара, нужно составить универсальный корректировочный документ — УКД. Это документ, который совмещает в себе корректировочный счет-фактуру и первичный документ об изменении стоимости или количества отгруженных товаров, выполненных работ, оказанных услуг. Но УКД не подходит, если первоначальную поставку оформляли комплектом ТОРГ-12 плюс счет-фактура.

При оформлении дубликатов документов иной формы. Если первичный документ утрачен или испорчен, может понадобиться дубликат. Его нужно составить по форме первоначального документа. Если требуется дубликат накладной ТОРГ-12, оформляют накладную.

Главное

1. УПД — универсальный передаточный документ — могут применять компании и предприниматели без ограничений. Главное — согласовать использование УПД со своими контрагентами.
2. Продавцы на общем режиме используют УПД вместо счета-фактуры и товарной накладной по форме ТОРГ-12 или акта.
3. Продавцы на спецрежимах используют УПД только как накладную или акт, так как счет-фактуру не выставляют.
4. УПД подходит не для всех продаж. Разрешенные операции собраны в специальный перечень: поставка товаров, услуг или работ, передача имущественных прав, передача результатов выполненных работ, выполнение услуг.
5. Оформлять универсальные документы можно как на бумаге, так и электронно. При продаже прослеживаемых товаров УПД оформляют только в электронном виде.
6. УПД нельзя оформлять вместо счета-фактуры в одном случае: при получении продавцом на ОСН частичной или полной предоплаты — аванса. В этом случае нужно выставлять покупателям обычные счета-фактуры.