Читатель спрашивает: «Занимаемся поставкой товаров. Для упрощения бухгалтерского и налогового учета хотим перейти на универсальный передаточный документ. Какие подписи в УПД должны быть с нашей стороны, чтобы документ считался действительным?»
В УПД должны быть подписи сотрудников, ответственных за совершение сделки и ее оформление
В универсальном передаточном документе обязательно должны быть подписи людей, которые отгрузили товар, получили товар и подписи ответственных за оформление сделки сотрудников со стороны продавца и покупателя, если это другие работники.
Если УПД используют одновременно и как счет-фактуру, и как первичный учетный документ — его дополнительно должны подписать руководитель компании и главный бухгалтер или индивидуальный предприниматель.
Какие подписи в УПД ставит поставщик
Со стороны поставщика в любом УПД обязательно должно быть минимум две подписи:
- В строке 10 — подпись лица, уполномоченного на передачу товаров, работ или услуг. Например, водителя, который отвез груз покупателю, или сантехника, который заменил смеситель.
- В строке 13 — подпись лица, ответственного за правильное документальное оформление сделки. Если таких сотрудников в компании несколько, для каждого создают отдельную строку для подписи — 13а, 13б и так далее.
В некоторых случаях подпись в строках 10 или 13 можно не ставить:
- если сотрудник, который передал товары, отвечает и за правильность оформления сделки, достаточно поставить подпись в строке 10, а в строке 13 указать его должность и инициалы;
- если в строке руководителя и главного бухгалтера ставят подписи сотрудники, уполномоченные подписывать первичные документы, в строках 10 и 13 можно написать только их должности и инициалы.
Если универсальный передаточный документ применяют и как счет-фактуру, и как первичный учетный документ, дополнительно его должны подписать:
- если поставщик — организация, то руководитель и главный бухгалтер;
- если поставщик — ИП, то сам предприниматель.
Руководитель может приказом наделить правом подписи от его имени другого работника компании — например, главного бухгалтера. Тогда и в строке «Руководитель», и в строке «Главный бухгалтер» будет стоять подпись одного человека. Другой вариант — дать право подписи от имени директора и главного бухгалтера, например, менеджеру, который отвечает за отгрузку.
Индивидуальный предприниматель может выдать только нотариально заверенную доверенность сотруднику, который будет подписывать документы вместо него. Это касается любого УПД: и со статусом «1», и со статусом «2».
Какие подписи ставит покупатель
Покупатель ставит подпись в строке 15 после получения товара. Вместо него поставить подпись может другое лицо, если это указано в договоре с контрагентом.
Подпись в строке 18 должен поставить ответственный за правильность документального оформления сделки. Как и в случае с поставщиком, если за это отвечает несколько сотрудников, для каждого создают отдельную строку для подписи.
Нужно ли ставить печать в УПД
Печать в УПД ставить не обязательно. Но если стороны сделки договорились заверять документы печатью и закрепили это в договоре, то нужно ее поставить.
Если на печатях будет полное наименование каждой из сторон, то в УПД можно не заполнять строки «наименование экономического субъекта — составителя документа».
Эксперты ответят на ваш вопрос
Эксперты Тинькофф отвечают на вопросы читателей по налогообложению, законам, трудовым спорам и другим проблемам в бизнесе. Чтобы мы разобрали вашу ситуацию, пишите на secrets@tinkoff.ru.
