Как выбрать онлайн-кассу для интернет-магазина

Почти всем ИП и компаниям нужна онлайн-касса, если они работают с розничными покупателями — физлицами без статуса ИП. Льгот для онлайн-торговли нет.

В статье разбираемся, какая онлайн-касса подойдет для интернет-магазина.

Что такое онлайн-касса

Когда говорим «касса», представляем кассовый аппарат с кнопками, но в реальности все иначе. Онлайн-кассы бывают:

• стационарные с дисплеем. При работе с такими кассами продавец выбивает информацию о продаже прямо на экране устройства;
• стационарные без дисплея — это черная коробочка, которая подключается к системе продаж магазина. Продавец формирует заказ в программе продаж на компьютере или планшете, а касса только выдает чек;
• мобильные кассы — нужны для выдачи чеков при продажах вне торговой точки, например при доставке. Бывают мобильные кассы «2 в 1» — касса и терминал для приема оплаты картой;
• облачные онлайн-кассы — нужны бизнесу, который принимает оплату в интернете. Физически кассовый аппарат есть, но он стоит в дата-центре, и компания подключается к нему по сети

Выбор вида онлайн-кассы зависит от специфики бизнеса компании, которая ее использует.

Когда интернет-магазину не нужна онлайн-касса

Если у вас интернет-магазин, можно обойтись без кассы в трех случаях:

• вы применяете НПД;
• покупатели оплачивают товары в стороннем пункте выдачи или курьеру-посреднику;
• деньги за вас принимает платежный агрегатор, который выдает чеки покупателям.

Разберем каждую ситуацию подробнее.

ИП на НПД, можно работать без онлайн-кассы, а чеки — оформлять через приложение «Мой налог».

Клиенты оплачивают покупки в стороннем пункте выдачи или курьеру-посреднику. В таком случае чек о покупке выдает курьер или работник пункта выдачи.

Принимаете деньги через платежный агрегатор. С их помощью можно принимать платежи разными способами: не только картами, через Apple Pay, Google Play, но и через терминалы и различные платежные кошельки — WebMoney, ЮMoney. Часто они берут на себя обязанность по выдаче чека, в таком случае онлайн-касса будет не нужна. Уточните это при заключении договора.

Во всех остальных случаях онлайн-касса нужна.

Какую кассу выбрать для интернет-магазина

Выбор онлайн-кассы зависит от того, в какой момент вы принимаете деньги от покупателей:

• на сайте при оформлении заказа;
• через вашего курьера при доставке;
• в вашем офисе или пункте выдачи.

Оплата курьеру. Как мы писали выше, если доставкой занимается сторонняя компания и она же принимает оплату, то покупать кассу для таких расчетов не обязательно — обязанность выбивать чек будет лежать на курьерах.

А если у вас собственные курьеры, которые принимают оплату в момент доставки, нужно купить и зарегистрировать обычную онлайн-кассу.

Подойдут такие варианты:

• мобильная онлайн-касса, которую курьер будет брать с собой и сразу выдавать покупателю чек. Есть даже варианты «2 в 1» — онлайн-касса со встроенным терминалом для приема оплаты картой;
• стационарная касса, которая стоит в офисе, а курьеры подключаются к ней через приложение на телефоне, и в нем пробивают чек. Такой вариант обычно используют крупные компании с большим штатом курьеров. Свою систему они интегрируют с онлайн-кассой по OpenAPI.

Оплата в пункте выдаче. Если заказы выдаете в собственном офисе или пункте выдачи, можно выбрать обычную стационарную онлайн-кассу.

Какая именно онлайн-касса подойдет, зависит от схемы работы вашего магазина: возможно, вам понадобится сразу две онлайн-кассы.

Подробнее об облачной кассе расскажем дальше.

Касса для оплаты в онлайне

Онлайн-касса сразу после покупки должна прислать чек на электронную почту покупателя или в СМС. Клиент может оформить заказ на сайте когда угодно — днем или ночью. Значит, касса, так же как и сайт, должна работать круглосуточно, чтобы в любой момент принять платеж от клиента и отправить чек.

Обычные кассовые аппараты, которые используют в офлайне, не получится применить для интернет-торговли: они не умеют автоматически принимать платежи и отправлять чеки.

Главные плюсы работы с облачными онлайн-кассами:

1. Легко подключить к любому сайту: у поставщиков услуги настроены различные сценарии использования и есть готовые решения для интеграции с разными типами сайтов и CMS.
2. Можно сразу же купить у поставщика и подключить фискальный накопитель. Он тоже будет находиться в дата-центре поставщика.
3. Есть поддержка: проконсультируют и помогут зарегистрировать онлайн-кассу и фискальный накопитель в налоговой. Если что-то сломается — починят.
4. Работает 24/7 — в какое бы время клиент ни оплатил покупку в интернет-магазине, он сразу автоматически получит чек на электронную почту или в СМС.

Подписку на облачную кассу можно оплачивать помесячно или сразу за более длительный период: чем дольше срок, тем ниже стоимость аренды за месяц.

Как начать работу с онлайн-кассой

Если арендуете облачную кассу, уточните у поставщика, что входит в договор, — часто услуги ОФД уже включены. В этом случае не нужно заключать отдельный договор с ОФД и дополнительно оплачивать его услуги.

Зарегистрируйте кассу в налоговой. Для регистрации нужно подать заявление на сайте налоговой. Заполнить все сведения о кассе: адрес установки, адрес сайта, модель и номер ККТ и фискального накопителя. С этим обычно помогают компании, у которых берут в аренду облачную кассу. После регистрации получите карточку регистрации ККТ, она будет храниться в личном кабинете на сайте налоговой.

Главное

1. При продажах в онлайне нужно выдавать чеки покупателям. Исключение: ИП на НПД, если покупатель оплачивает товар в стороннем пункте выдачи, или курьеру-посреднику, или через платежный агрегатор.
2. Прием платежей на сайте через интернет-эквайринг или платежный агрегатор не всегда заменяет онлайн-кассу. Уточняйте условия в договоре.
3. Если покупатель платит вашему курьеру или в офисе, подойдет обычная онлайн-касса, а если принимаете оплату на сайте, понадобится облачная.
4. Если совмещаете онлайн- и офлайн-оплату, понадобятся две кассы. Использовать обычную онлайн-кассу для платежей в интернете не получится.
5. Для начала работы заключите договор с ОФД, оформите КЭП и зарегистрируйте кассу в налоговой. Если подключаете облачную онлайн-кассу, уточните, какие услуги входят в договор, возможно, не придется доплачивать за ОФД, а еще поставщик поможет с регистрацией в налоговой.

Предложение Тинькофф

Прием онлайн-платежей
с Тинькофф Кассой

• Простое подключение интернет-эквайринга и онлайн-выплат
• Зачисление денег на счет уже на следующий день
• Персональный менеджер и поддержка 24/7

Подробнее