Как выбрать онлайн-кассу для интернет-магазина

22 сентября 2023

6.9K

Редактор: Юрий Болотов

Бывают разные онлайн-кассы: стационарные, мобильные и облачные. Какую выбрать, зависит от специфики работы вашего интернет-магазина. В статье — какая онлайн-касса подойдет в разных ситуациях

Леонид Яковлев

Эксперт по праву

Леонид Яковлев

Эксперт по праву

Почти всем ИП и компаниям нужна онлайн-касса, если они работают с розничными покупателями — физлицами без статуса ИП. Льгот для онлайн-торговли нет.

В статье разбираемся, какая онлайн-касса подойдет для интернет-магазина.

Что такое онлайн-касса

Онлайн-касса — касса с фискальным накопителем. Он хранит все операции и передает их в налоговую по интернету. Изменить информацию на накопителе нельзя, значит, и снизить налоги у предпринимателя или компании не получится. Так налоговая получает информацию о доходах бизнеса и понимает, сколько налогов он должен уплатить.

Онлайн-касса нужна почти всем ИП и компаниям, которые принимают оплату от физлиц.

Как работает онлайн-касса

Когда говорим «касса», представляем кассовый аппарат с кнопками, но в реальности все иначе. Онлайн-кассы бывают:

стационарные с дисплеем. При работе с такими кассами продавец вбивает информацию о продаже прямо на экране устройства;
стационарные без дисплея — это черная коробочка, которая подключается к системе продаж магазина. Продавец формирует заказ в программе продаж на компьютере или планшете, а касса только выдает чек;
мобильные кассы — нужны для выдачи чеков при продажах вне торговой точки, например при доставке. Бывают мобильные кассы «2 в 1» — касса и терминал для приема оплаты картой;
облачные онлайн-кассы — нужны бизнесу, который принимает оплату в интернете. Физически кассовый аппарат есть, но он стоит в дата-центре, и компания подключается к нему по сети

Выбор вида онлайн-кассы зависит от специфики бизнеса. Например, онлайн-школе подойдет облачная касса, а крупному магазину с большим количеством чеков — POS-терминал.

Обратите внимание: интернет-эквайринг — это не онлайн-касса. Эквайринг — это возможность платить картой, но фискальный чек он не выдает и данные в налоговую не отправляет, а значит, не заменяет онлайн-кассу.

Если у вас не эквайринг от банка напрямую, а договор с платежным агрегатором, уточните, отправляет ли он фискальные чеки вашим покупателям — у некоторых агрегаторов есть такая услуга. Если нет — нужно подключить онлайн-кассу.

Если не использовать онлайн-кассу при расчетах с покупателями, можно получить штраф для ИП или руководителя — от 25 до 50% от суммы каждого расчета, но не меньше 10 000 ₽; для малых предприятий — от 37,5 до 50% от суммы расчета без ККТ, но не менее 15 000 ₽; для остальных компаний — от 75 до 100%, но не меньше 30 000 ₽.

Когда интернет-магазину не нужна онлайн-касса

Если у вас интернет-магазин, можно обойтись без кассы в трех случаях:

вы применяете НПД;
покупатели оплачивают товары в стороннем пункте выдачи или курьеру-посреднику;
деньги за вас принимает платежный агрегатор, который выдает чеки покупателям, а доставляет товар курьер-посредник.

Разберем каждую ситуацию подробнее.

НПД — налог на профессиональный доход. НПД можно применять только при продаже товаров собственного производства или оказании услуг своими силами. У ИП на НПД не может быть сотрудников, а доход не должен превышать 2,4 млн рублей в год.

ИП делает сумки, кошельки и ремни из кожи и продает через интернет-магазин. Он может применять НПД, и онлайн-касса ему не нужна.

Но если он будет покупать сумки у других производителей и перепродавать на своем сайте или наймет для пошива изделий работника по трудовому договору, то придется зарегистрировать онлайн-кассу.

ИП на НПД, можно работать без онлайн-кассы, а чеки — оформлять через приложение «Мой налог».

Клиенты оплачивают покупки в стороннем пункте выдачи или курьеру-посреднику. Тогда чек о покупке выдает курьер или работник пункта выдачи.

Интернет-магазин продает товары с оплатой на почте. Он может работать без онлайн-кассы. Покупатель оплатит посылку и получит чек в почтовом отделении.

Принимаете деньги через платежный агрегатор, а товар доставляет курьер-посредник. С помощью агрегаторов можно принимать платежи разными способами: не только картами, но и через терминалы и различные платежные кошельки, такие как ЮMoney. Часто они берут на себя обязанность по выдаче чека, в этом случае на такие расчеты онлайн-касса не нужна. Уточните это при заключении договора с платежным агрегатором.

Во всех остальных случаях онлайн-касса нужна.

Добавляем подозрительные карты в черный список

Какую кассу выбрать для интернет-магазина

Если у вас несколько интернет-магазинов, можно выбрать одну онлайн-кассу на все.

Выбор онлайн-кассы зависит от того, в какой момент вы принимаете деньги от покупателей:

на сайте при оформлении заказа;
через вашего курьера при доставке;
в вашем офисе или пункте выдачи.

Оплата только на сайте. Нужна облачная онлайн-касса. Такая касса не сломается, будет работать круглосуточно, и ее просто подключить к любому сайту. Касса примет платеж и отправит покупателю чек в автоматическом режиме в любое время дня и ночи.

Если бизнес на ОСН сам доставляет товары, в дополнение к облачной понадобится обычная онлайн-касса — на ней надо будет выбивать чек на зачет предоплаты при вручении товара покупателю.

Если же у вас УСН или АУСН, достаточно одного чека облачной кассы на полную оплату. А когда товар доставляет курьер-посредник, выбить чек на зачет аванса — его забота.

Есть сервисы, которые позволяют принимать оплату и отправлять чеки клиентам по е-mail и СМС без установки облачной онлайн-кассы. Например, у Тинькофф это сервис «Чеки от Тинькофф Кассы». Все нужные данные сервис передаст в налоговую автоматически.

Оплата курьеру. Как мы писали выше, если доставкой занимается сторонняя компания и она же принимает оплату, то покупать кассу для таких расчетов не обязательно — обязанность выбивать чек будет лежать на курьерах.

А если у вас собственные курьеры, которые принимают оплату в момент доставки, нужно купить и зарегистрировать обычную онлайн-кассу.

Подойдут такие варианты:

мобильная онлайн-касса, которую курьер будет брать с собой и сразу выдавать покупателю чек. Есть даже варианты 2 в 1 — онлайн-касса со встроенным терминалом для приема оплаты картой;
стационарная касса, которая стоит в офисе, а курьеры подключаются к ней через приложение на телефоне и в нем пробивают чек. Такой вариант обычно используют крупные компании с большим штатом курьеров. Свою систему они интегрируют с онлайн-кассой по OpenAPI.

Оплата в вашем пункте выдачи. Если заказы выдаете в собственном офисе или пункте выдачи, надо выбрать обычную стационарную онлайн-кассу.

Какая именно онлайн-касса подойдет, зависит от схемы работы вашего магазина: возможно, вам понадобится сразу две онлайн-кассы.

Например, если в вашем магазине товар можно оплатить и на сайте, и вашему курьеру, и в офисе, нужно будет завести две кассы. Стационарную — для оплаты в пункте выдачи (и ее же подключить к приложению курьеров) и облачную — для тех, кто платит на сайте.

Со стационарной онлайн-кассой работа строится так же, как и в любом другом виде бизнеса — об этом написали отдельную статью.

Подробнее об облачной кассе расскажем дальше.

Самое важное про онлайн-кассы

Касса для оплаты в онлайне

Онлайн-касса сразу после предоплаты покупки должна прислать чек на электронную почту покупателя или в СМС. Клиент может оформить заказ на сайте когда угодно — днем или ночью. Значит, касса, так же как и сайт, должна работать круглосуточно, чтобы в любой момент принять платеж от клиента и отправить чек.

Обычные кассовые аппараты, которые используют в офлайне, не получится применить для интернет-торговли: они не умеют автоматически принимать платежи и отправлять чеки. Зато без них, в дополнение к облачной кассе, не обойтись бизнесу на ОСН при доставке товаров своими силами, поскольку в момент вручения покупки надо выбить чек на зачет предоплаты в счет стоимости товара. Этого могут не делать компании и ИП на УСН, а также бизнес, чьи товары доставляют сторонние курьеры.

Для интернет-магазина, работающего по предоплате, подойдет только облачная онлайн-касса. Процесс такой: магазин берет в аренду кассу, которая подключена к серверу в дата-центре. Компания, которая предлагает такую услугу, отвечает за работу кассы: обеспечивает стабильное подключение к интернету и электричеству. Интернет-магазин фактически никак не взаимодействует с физической кассой, все происходит «в облаке».

Главные плюсы работы с облачными онлайн-кассами:

Легко подключить к любому сайту: у поставщиков услуги настроены различные сценарии использования и есть готовые решения для интеграции с разными типами сайтов и CMS.
Можно сразу же купить у поставщика и подключить фискальный накопитель. Он тоже будет находиться в дата-центре поставщика.
Есть поддержка: проконсультируют и помогут зарегистрировать онлайн-кассу и фискальный накопитель в налоговой. Если что-то сломается — починят.
Работает 24/7 — в какое бы время клиент ни оплатил покупку в интернет-магазине, он сразу автоматически получит чек на электронную почту или в СМС.

Подписку на облачную кассу можно оплачивать помесячно или сразу за более длительный период: чем дольше срок, тем ниже стоимость аренды за месяц.

Как начать работу с онлайн-кассой

Подробно о регистрации кассы мы рассказывали в отдельной статье, здесь кратко перечислим основные этапы.

Заключите договор с ОФД. Оператор фискальных данных — это компания-посредник между предпринимателем или компанией и налоговой. Чеки сначала поступают к ОФД, а он передает их налоговой. Начните работать с любым ОФД из официального реестра налоговой. Средняя стоимость — 3000 ₽ в год.

Если арендуете облачную кассу, уточните у поставщика, что входит в договор, — часто услуги ОФД уже включены. В этом случае не нужно заключать отдельный договор с ОФД и дополнительно оплачивать его услуги.

Оформите электронную подпись. Для регистрации кассы через интернет понадобится квалифицированная электронная подпись — КЭП. Руководитель ООО или ИП может получить подпись бесплатно в налоговой. Если КЭП уже есть, оформлять новую не надо.

Зарегистрируйте кассу в налоговой. Для регистрации нужно подать заявление на сайте налоговой. Заполнить все сведения о кассе: адрес установки, адрес сайта, модель и номер ККТ и фискального накопителя. С этим обычно помогают компании, у которых берут в аренду облачную кассу. После регистрации получите карточку регистрации ККТ, она будет храниться в личном кабинете на сайте налоговой службы.

Главное

При продажах в онлайне нужно выдавать чеки покупателям. Исключение: ИП на НПД либо если покупатель оплачивает товар в стороннем пункте выдачи, или курьеру-посреднику, или через платежный агрегатор, причем в последнем случае товар доставляет тоже курьер-посредник.
Прием платежей на сайте через интернет-эквайринг или платежный агрегатор не всегда заменяет онлайн-кассу. Уточняйте условия в договоре.
Если покупатель платит вашему курьеру или в офисе, подойдет обычная онлайн-касса, а если принимаете оплату на сайте, понадобится облачная.
Если совмещаете онлайн- и офлайн-оплату, понадобятся две кассы. Использовать обычную онлайн-кассу для платежей в интернете не получится. Также две кассы нужны, если бизнес на ОСН принимает предоплату в интернете и сам доставляет товар покупателю.
Для начала работы заключите договор с ОФД, оформите КЭП и зарегистрируйте кассу в налоговой. Если подключаете облачную онлайн-кассу, уточните, какие услуги входят в договор, — возможно, не придется доплачивать за ОФД, а еще поставщик поможет с регистрацией в налоговой.