Как интернет-магазинам оформлять чеки предоплаты и полного расчета

Компании и ИП, которые продают товары физлицам, обязаны применять онлайн-кассы и выдавать чеки. При интернет-торговле ККТ применяет тот, кто принимает деньги за товар. Это может быть как сам интернет-магазин, так и посредник, например курьерская служба.

В статье разбираем, кто и в каких случаях должен пробивать кассовый чек при оплате через интернет и как его оформить, если покупатель заплатил сразу всю сумму или внес предоплату.

1. Интернет-магазин работает только с компаниями или ИП и принимает деньги с расчетного счета на расчетный счет.
2. Предприниматель работает на НПД.
3. Покупатели оплачивают товары только в партнерском пункте выдачи или курьеру-посреднику.
4. Деньги всегда принимает не интернет-магазин, а платежный агрегатор, который и выдает чеки покупателям.

Если вы напрямую принимаете деньги у клиентов через платежные формы, по карте или наличными, в большинстве случаев онлайн-касса понадобится.

Если клиент платит наличными или банковской картой, когда получает товар в офисе или при встрече с курьером интернет-магазина, продавец должен выдать покупателю бумажный чек в момент расчета. Значит, подойдет стационарная или переносная, мобильная онлайн-касса.

• спользовать две кассы — стационарную или мобильную для очных расчетов и облачную для приема денег в онлайне;
• использовать техническое решение, которое поможет подключить оплату в интернете к стационарной кассе. Например, у Тинькофф Кассы есть партнер «Бизнес. Ру Онлайн-Чеки», который предлагает подходящий вариант.

Подбирайте онлайн-кассу в зависимости от модели бизнеса интернет-магазина.

По общему правилу чеков должно быть два:

1. На предоплату. Этот чек оформляют, когда покупатель оплачивает на сайте товар, работу или услугу.
2. На зачет предоплаты. Этот чек оформляют, когда интернет-магазин вручил товар покупателю, выполнил работу или оказал услугу. В чеке указывают признак «зачет предоплаты» и указывают сумму аванса. Этот признак ставят и в случае частичной предоплаты, когда клиент внес, например, 20% от стоимости покупки, и в случае, когда клиент всю сумму заплатил заранее.

Есть два исключения:

1. Если товар отгружают в тот же день, когда получили предоплату, достаточно одного чека на полный расчет. Например, клиент заказал и оплатил на сайте несколько упаковок кофе, курьер привез заказ в тот же день. Чека на полный расчет, который получил клиент при оплате заказа, будет достаточно.

Разберем несколько нюансов:

1. Чек пробивает курьер интернет-магазина: в реквизите, который содержит сведения о выдавшем чек сотруднике, нужно указать должность и ФИО курьера.

2. Клиент платит на сайте: в реквизите «Адрес и место расчетов» указывают адрес сайта, например kupiutug.ru. А кассира не указывают.

4. Если чек оформляет платежный агент — посредник или почта, — он обязан указать в чеке те же данные, что и продавец: наименование товаров, работ или услуг и их количество, адрес проведения расчета. То есть перед каждой оплатой продавец должен передавать такие данные агенту — например, в сопроводительных документах.

Дальше рассмотрим, как оформлять чек в разных ситуациях в зависимости от того, когда клиент оплачивает товар и как его получает.

При передаче товара нужно пробить чек на зачет предоплаты: указать в нем ранее оплаченный товар и сумму первого чека. Не важно, как товар передают покупателю — клиент забирает покупку сам в офлайн-точке, получает от курьера интернет-магазина или посредника: чек на зачет предоплаты в любом случае оформляет интернет-магазин. Для упрощенцев, которые работают по полной предоплате, достаточно одного чека.

Второй чек на доплату и зачет предоплаты нужно выбить в момент окончательного расчета и передачи товара. Принцип такой: кто принимает деньги, тот и выбивает чек. Если клиент получает товар в офисе магазина или его доставляет собственный курьер компании, то чек выбивает интернет-магазин.

Посредником может быть сторонняя курьерская служба, транспортная компания, Почта России, пункт выдачи заказов.

Кто и как формирует чек, зависит от того, кто передает товар клиенту: интернет-магазин, посредник, например курьерская служба, или Почта России.

Клиент получает товар напрямую из интернет-магазина. Покупатель может забрать товар в офлайн-точке интернет-магазина или заказать доставку курьером.

Если клиент оплачивает товар, когда забирает его в офлайн-магазине, все просто: чек выбивают в момент оплаты и передачи товара.

Если товар привозит курьер, оформление чека зависит от того, как это устроено в интернет-магазине:

Чек можно выдать так: курьер дает покупателю считать QR-код с экрана смартфона или планшета. Такой чек равносилен кассовому чеку в электронной форме. Либо курьер может направить на номер телефона или адрес почты сведения, которые помогут идентифицировать кассовый чек: регистрационный номер ККТ, сумму, дату и время расчета, фискальный признак документа — и адрес сайта, на котором покупатель может получить электронный чек.

2. У курьеров магазина мобильные кассовые аппараты. Сейчас есть варианты «2 в 1» — онлайн-касса со встроенным терминалом для приема платежей банковскими картами. В таком случае курьер оформляет и выдает бумажный чек при передаче товара покупателю или отправляет его на электронную почту.

Клиент забирает товар у посредника. Бывают ситуации, когда клиент заказывает товар на сайте интернет-магазина и выбирает оплату при получении. У магазина нет своих курьеров, он пользуется услугами посредника — службы доставки.

1. Если интернет-магазин продает товары физлицам и принимает от них оплату, нужна онлайн-касса. Исключение: ИП на НПД и самозанятые физлица без статуса ИП — они имеют право работать без онлайн-кассы.
2. Количество касс в интернет-магазине зависит от схемы работы бизнеса — когда и как покупатель может оплатить товар.
3. Если покупатель вносит полную или частичную предоплату при оформлении заказа, нужно выбить два чека — в момент оформления заказа и при передаче товара покупателю. Есть два исключения: интернет-магазин работает на УСН по полной предоплате или оплата и доставка происходят в один день — хватит одного чека.
4. Кто оформляет чек, магазин или посредник, зависит от того, какую предоплату вносит покупатель и как получает товар.