Расчетный счет для бизнеса. 2 месяца бесплатного обслуживания, вывод до 400 000 рублей без комиссии на дебетовую карту. Подробнее

Виктор Подгорский
Эксперт по праву

Когда предпринимателю предстоит подключать онлайн-кассу, он узнает о том, что ему еще нужно заключить договор с оператором фискальных данных. Коротко их еще называют ОФД. В этой статье отвечаем на самые частые вопросы об операторах фискальных данных.

Что такое ОФД и для чего он нужен

Прежде чем говорить об ОФД, немного введем в курс по онлайн-кассам. По закону продавец должен использовать онлайн-кассы при продаже товаров и услуг физлицам, представителям компаний или ИП.

О применении контрольно-кассовой техники — в 54-ФЗ

Пробивать чеки нужно, когда покупатель оплачивает товар наличными, картой или смартфоном. А если покупатель — физлицо без статуса ИП, то при любых безналичных расчетах с ним.

С июля 2019 года на онлайн-кассы перешли почти все предприниматели. Но некоторые получили отсрочку до 1 июля 2021 года. Это ИП, которые работают в сфере услуг или продают товары собственного производства, работают без наемных работников по трудовым договорам.

Об отсрочке по онлайн-кассам — в 129-ФЗ

ИП на патенте, торговцы мороженым в киосках, аптеки в селах могут работать без онлайн-касс бессрочно.

Перечень тех, кто может не использовать онлайн-кассы — в п. 2 закона № 54-ФЗ.

Онлайн-кассы нужно использовать при продаже в офлайн-магазинах и через интернет. У касс две функции:

  1. Печатать чек или отправлять на эл. почту покупателя.
  2. Хранить данные о расчетах и отправлять их в налоговую.

Как раз для отправки данных нужен оператор фискальных данных.

Как работает оператор фискальных данных

Онлайн-касса выглядит как кассовый аппарат со встроенным фискальным накопителем. Она печатает платежные документы, которые называют фискальными: чеки продажи, возврата, отчеты об открытии и закрытии смены.

Подключим эквайринг и онлайн-кассу. Бесплатно зарегистрируем в налоговой и дадим скидку на ОФД

Во время каждой продажи фискальный накопитель шифрует и отправляет информацию в налоговую. Упрощенно процесс выглядит так:

  1. Покупатель приходит в магазин и что-то покупает. Оплачивает наличными или картой.
  2. Продавец пробивает сумму на кассе и выдает покупателю чек. Если это продажа через интернет, касса отправляет этот чек покупателю в СМС или по эл. почте.
  3. Фискальный накопитель в этот момент шифрует информацию. А дальше два варианта. Если к кассе подключен интернет, она передает информацию о продаже через ОФД в налоговую. Если интернета нет, фискальный накопитель хранит данные до момента, когда касса подключится к интернету.

Налоговая видит каждую покупку в магазине: что купили, стоимость, время покупки, имя кассира, который выдал чек, — и контролирует доходы предпринимателей.

Кто может работать без ОФД

Фискальный накопитель онлайн-кассы передает информацию через ОФД в налоговую, если есть интернет. Но есть компании, которые не могут подключить онлайн-кассу к интернету: их бизнес находится в труднодоступной местности.

О труднодоступных и отдаленных районах в законе 54-ФЗ

«Труднодоступный район» — это термин из закона. Интернет там работает нестабильно или его вообще нет. В таких населенных пунктах кассы должны использовать только те компании и ИП, которые торгуют подакцизными товарами. Все остальные — нет. Например, магазину в селе Ключи Алтайского края касса не нужна. Но продавец все равно обязан выдавать покупателю документ с обязательными реквизитами, который подтвердит расчет.

Постановление о кассах в селе Ключи Бийского района Алтайского края

В законе есть еще термин «отдаленные районы». Интернет там может работать прекрасно, но все дело в численности населения. Если в таких населенных пунктах проживает не больше 10 тысяч человек, то по закону можно работать без ОФД. Например, к отдаленным районам относится деревня Алешино Новгородской области.

О критериях определения отдаленных от сетей связи местностей

Местные магазины используют онлайн-кассы, но они могут работать в автономном режиме, без подключения к интернету. Им не нужно заключать договор с ОФД и оплачивать услуги оператора. Такие магазины все равно обязаны выдавать документы об оплате с обязательными реквизитами, причем чеки могут быть даже рукописные, на бланках.

Автономный режим нужно настроить во время регистрации кассы. Все данные о продажах хранит фискальный накопитель. Налоговая запрашивает эти данные, когда владелец онлайн-кассы меняет фискальный накопитель или снимает кассу с учета.

Условия и требования к ОФД

Главные обязанности ОФД — обрабатывать и передавать данные в налоговую в режиме реального времени. Но это еще не все, вот что еще делает ОФД:

  • защищает данные клиентов от взлома и доступа третьих лиц;
  • хранит данные не менее 5 лет с момента поступления чека на сервер;
  • помогает налоговой узнавать о нарушениях со стороны продавца;
  • предоставляет доступ к базе OФД сотрудникам ФНС по запросу. Инспекция может удаленно контролировать предпринимателей.

Компания может получить статус ОФД, если получила разрешение от ФНС на обработку фискальных данных и включена в реестр ОФД.

Реестр ОФД на сайте налоговой

Предпринимателю не нужно знать все требования закона 54-ФЗ к оператору. Достаточно убедиться, что он числится в реестре ОФД. Если оператора нет в списке, с ним нельзя заключать договор. Допустим, вы хотите подключить Платформу ОФД. Открываете реестр на сайте ФНС, находите в нем компанию. Все в порядке, Платформа ОФД есть в списке, можно подключаться:

Так выглядит оператор, который числится в реестре ОФД
Так выглядит оператор в реестре ОФД

Некоторые компании не могут работать операторами фискальных данных, даже если соответствуют законодательным и техническим требованиям. Так бывает, если руководителя и бухгалтера компании уволили с предыдущего места работы из-за того, что они раскрыли коммерческую тайну.

Все эти требования предпринимателям тоже помнить не надо, их проверяет налоговая. Если оператор не соответствует требованиям закона, она не выдаст разрешение на обработку данных. Если ОФД перестал соответствовать закону, налоговая аннулирует действующее разрешение.

Как выбрать ОФД

Компании и ИП самостоятельно выбирают ОФД. Это непросто, операторов фискальных данных много, вот лишь малая часть реестра:

Часть реестра ОФД
Малая часть реестра ОФД

Вот что нужно проверить в первую очередь:

  1. ОФД есть в реестре налоговой — это самый важный критерий, без этого заключать договор нельзя.
  2. Какие услуги предоставляет ОФД. Например, некоторые помогут подобрать онлайн-кассу, получить электронную подпись, помогут разобраться с регистрацией в налоговой, подключить систему электронного документооборота.
  3. Что входит в стоимость обслуживания. Важно, входит ли цена фискального накопителя или его придется покупать отдельно; будет ли оператор по умолчанию отправлять электронные чеки покупателю или за это придется дополнительно платить.
  4. Есть ли личный кабинет и какие у него возможности.
  5. Круглосуточная поддержка. У некоторых ОФД есть мобильное приложение, в любой момент можно написать в чат и решить проблему.

Операторов на рынке так много, они соревнуются в дополнительных сервисах и услугах для бизнеса. Например, большинство дает скидку при покупке у них онлайн-кассы и фискального накопителя.

Сайт оператора «Платформа ОФД»
Платформа ОФД помогает выбрать тариф в зависимости от типа бизнеса и опций

Аналитика продаж. Некоторые ОФД предоставляют аналитику показателей продаж, контроль выручки в режиме реального времени, выгрузку отчетов в формате xls.

Личный кабинет. Проверьте, что у ОФД есть личный кабинет. В нем удобно контролировать работу: отслеживать, кто оформлял возврат, когда и на какую сумму. Бухгалтеру удобно сверять сумму фактических приходов с деньгами в кассе, делать отчеты по нужным параметрам.

У некоторых ОФД в личном кабинете можно контролировать состояние онлайн-касс по подразделениям, например по филиалам в разных городах, торговым точкам и даже по каждой кассе отдельно.

Мобильное приложение. С помощью него удобно отслеживать показатели продаж можно прямо с телефона. А если чеки, перестанут уходить всегда можно написать в чат и решить свою проблему.

Все опции могут входить в тариф или оплачиваться дополнительно — проверьте это при подключении к ОФД.

Приложение Платформы ОФД позволяет управлять бизнесом удаленно
Вместе с онлайн-кассой мы подключаем своим клиентам Платформу ОФД. У этого ОФД есть личный кабинет и мобильное приложение, которые помогают удаленно управлять бизнесом

Сколько стоит подключиться к ОФД

Стоимость услуг у всех ОФД примерно одинаковая: подключить одну онлайн-кассу к оператору можно за 3000 ₽ в год.

Есть разные тарифные планы: на год, три года, месяц или даже на несколько дней.

Тарифы Платформы ОФД
Чем меньше срок подключения, тем выше будет цена за услуги ОФД в пересчете на один день

На сайте оператора можно выбрать удобный тариф под потребности компании: добавить дополнительные услуги, доплатить за КЭП, фискальный накопитель или онлайн-кассу.

У многих ОФД есть бесплатный пробный период на один или три месяца. Можно поработать с оператором и, если он не подходит, расторгнуть договор и подключиться к другому ОФД.

Как подключиться к ОФД

Подключение к ОФД — один из шагов на пути регистрации онлайн-кассы.

Шаг 1. Оформите усиленную квалифицированную электронную подпись. Она понадобится, чтобы подписать договор и удаленно поставить онлайн-кассу на учет в налоговой инспекции. Без КЭП придется идти в ИФНС и заполнять заявление. Купить электронную подпись можно в любом аккредитованном удостоверяющем центре, цена — от 2000 ₽.

Оформим квалифицированную электронную подпись

Список удостоверяющих центров есть на сайте Минкомсвязи.

Список удостоверяющих центров

Шаг 2. Заключите договор с ОФД. Без договора не получится зарегистрировать онлайн-кассу на сайте ФНС. Выберите ОФД, зарегистрируйтесь в личном кабинете, оплатите счет. С момента оплаты считается, что договор между вами и ОФД заключен.

Шаг 3. Зарегистрируйте онлайн-кассу на сайте ФНС. В личном кабинете используйте вкладку «Учет контрольно-кассовой техники».

Шаг 1: зарегистрировать ККТ на сайте ФНС
Если есть КЭП, зарегистрировать кассу можно прямо в личном кабинете на сайте налоговой. Ходить в ФНС не придется

Нажмите «Зарегистрировать ККТ» и выберите пункт «Заполнить параметры заявления вручную».

 Шаг 2: ввести параметры вручную
При онлайн-регистрации вы заполните заявление по подсказкам на сайте налоговой

Откроется форма «Заявление о регистрации контрольно-кассовой техники», в ней укажите следующее:

  • адрес, где будет установлена касса. Выберите его из справочника ФИАС. Это база адресов, которую госорганы считают единственно верной;
Шаг 3: заполнить заявление по подсказкам на сайте налоговой
Если адреса нет в списке, обратитесь в администрацию района или города, чтобы добавить адрес в справочник, а уже потом регистрируйте ККТ
  • название компании;
  • сфера деятельности;
  • модель и заводской номер кассы — указаны в паспорте или внизу корпуса;
  • наименование оператора фискальных данных;
  • режим, в котором будете использовать кассу. Если касса будет работать в автономном режиме, не забудьте поставить галочку напротив «ККТ предназначена для работы исключительно в автономном режиме»;
Шаг 4: выбор режима, в котором будет работать касса
Если нет подходящего режима, ничего не отмечайте
  • модель фискального накопителя — указана в паспорте накопителя;
  • номер фискального накопителя — указан на коробке или на накопителе;
  • ОФД, с которым заключили договор.

Подпишите и отправьте электронное заявление. Если проверка пройдет успешно, в столбце «Состояние» появится индивидуальный регистрационный номер ККТ.

Индивидуальный регистрационный номер ККТ появится в строке «Состояние
Регистрационный номер ККТ понадобится на следующем шаге регистрации

Шаг 4. Введите индивидуальный регистрационный номер в свою онлайн-кассу. Как только вы получите регистрационный номер, введите его в онлайн-кассу — на это есть сутки с момента отправки заявления. Если не успеть, придется повторно подавать заявление на сайте налоговой. Если вы все сделали верно, онлайн-касса выдаст чек — он понадобится для отчета.

Шаг 5. Сделайте отчет о регистрации онлайн-кассы. Вернитесь в личный кабинет налоговой, на вкладку «Учет контрольно-кассовой техники». Напротив вашей кассы — «Отчет о регистрации ККТ». Укажите в нем время получения чека, его порядковый номер и фискальный признак — это 10 цифр на чеке с аббревиатурой «ФП» или «ФПД». Проверьте еще раз данные и нажмите «Подписать и отправить».

Шаг 6. Получите карточку регистрации онлайн-кассы. Если фискализация прошла успешно, вы получите карточку регистрации, подписанную усиленной квалифицированной подписью ФНС.

Карточка регистрации контрольно-кассовой техники
Карточка регистрации ККТ будет храниться в вашем личном кабинете на сайте налоговой

Шаг 7. Подключите онлайн-кассу к ОФД. Добавьте кассу в личном кабинете на сайте ОФД: откройте вкладку «Подключение ККТ», введите параметры для настройки — у каждого оператора они свои, после нажмите «Регистрация ККТ». Ваша касса синхронизируется с оператором. Все, теперь можно продавать.

Проблема: касса не отправляет чеки в ОФД

Первая причина. Касса не может подключиться к интернету: проблемы на линии у провайдера, неправильные настройки соединения, не оплачен счет за интернет, поврежден роутер или перебит сетевой кабель.

Что делать. Перезагрузите кассу. Если это не помогло, обратитесь к системному администратору или оператору связи, чтобы устранить проблему. Кассир может работать с кассой, даже если нет интернета. Касса сохранит данные на фискальном накопителе и отправит их ОФД, когда соединение с сервером восстановится.

Вторая причина. Касса сломалась или она неверно настроена. Из строя может выйти модуль связи или фискальный накопитель — он действует от 13 до 36 месяцев со дня регистрации ККТ в налоговой инспекции.

Что делать. Обратитесь к техническому специалисту или в сервисный центр. Возможно, придется купить новую кассу или фискальный накопитель. Работать на неисправной кассе нельзя.

Проблема: сервер ОФД временно недоступен по техническим причинам

Причина. Проблемы с сервером ОФД. На чеке появится надпись: «ОФД не отвечает».

Что делать. Проверьте связь с оператором: в меню кассового аппарата выберите «Сервис», затем «Диагностика ОФД». Касса выдаст бумажный отчет с параметрами подключения онлайн-кассы к провайдеру. С этим отчетом, информацией о регистрации устройства в ФНС и скриншотом первого неотправленного фискального документа обратитесь к ОФД. Если проблемы со стороны оператора, он должен сам их устранить.

Штрафы за нарушение закона 54-ФЗ

Если предприниматель нарушает закон 54-ФЗ, он может получить штраф.

Штрафы по онлайн-кассам — ст. 14.5 КоАП РФ
НарушениеШтраф для организацийШтраф для руководителей или ИП
Продавец торгует без онлайн-кассы (ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ)От 75 до 100% суммы расчета без ККТ, но не менее 30 000 ₽ От 25 до 50% суммы расчета, но менее 10 000 ₽
Повторное наказание продавца за торговлю без онлайн-кассы, если сумма расчетов составила 1 000 000 ₽ и более (ч. 3 ст. 14.5 КоАП РФ)Приостановление деятельности на срок до 90 суток Дисквалификация на срок от 1 до 2 лет
Продавец использует онлайн-кассы, которые не соответствуют требованиям закона 54-ФЗ, или нарушил порядок регистрации кассы, сроки и условия перерегистрации (ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ)Предупреждение или штраф от 5000 до 10 000 ₽Предупреждение или штраф от 1500 до 3000 ₽
Продавец не предоставил информацию и документы о ККТ по запросу налоговой инспекции за три рабочих дня (ч. 5 ст. 14.5 КоАП РФ)Предупреждение или штраф от 5000 до 10 000 ₽Предупреждение или штраф от 1500 до 3000 ₽
Продавец не выдал покупателю кассовый чек или БСО (ч. 6 ст. 14.5 КоАП РФ)Предупреждение или штраф 10 000 ₽Предупреждение или штраф 2000 ₽

Онлайн-кассы от Тинькофф

  • Одобрены налоговой
  • Работают со всеми операторами фискальных данных
  • Касса и терминал — 2 в 1: дадим в бесплатную аренду при подключении эквайринга Тинькофф
  • Привезем и установим, когда вам удобно. Настроим сами
  • Поддержка 24/7 даже в выходные и праздники
  • Онлайн-кассу можно купить без эквайринга в Тинькофф
Подробности об онлайн-кассах от Тинькофф

Еще по теме

Тинькофф Бизнес защищает персональные данные пользователей и обрабатывает Cookies только для персонализации сервисов. Запретить обработку Cookies можно в настройках Вашего браузера. Пожалуйста, ознакомьтесь с Условиями обработки персональных данных и Cookies.