Как в 2022 году оформить и оплатить отпуск, если он совпал с больничным?

Читатель Леонид спрашивает: «Надо ли менять даты отпуска, если работник перед ним ушел на больничный? Если да, то как это оформить?»

1. Согласовать с работником продление или перенос отпуска.
2. Оплатить первые три дня больничного и пересчитать отпускные, если из-за болезни месяц начала отпуска изменился.
3. Внести изменения в кадровые документы.

Разберемся со всем по порядку.

Сотрудник может выбрать продление или перенос в зависимости от того, когда он сообщил о больничном:

• продлить можно, если работодатель узнал о больничном до выхода сотрудника на работу;
• перенести можно, если работодатель узнал о больничном после выхода сотрудника на работу.

У сотрудницы плановый отпуск с 28 февраля по 12 марта, при этом она была на больничном с 5 по 12 марта.

Получилось, что дни болезни с 5 по 12 марта совпали с отпуском, это 8 календарных дней. Нерабочий праздничный день — 8 марта — в расчет не включают, поэтому сотрудница может продлить или перенести 7 дней отпуска.

Сотрудница решила перенести эти дни на май, начало отпуска — 1 мая. Это нерабочий праздничный день, как и 9 мая. Значит, всего сотрудница будет отдыхать 9 дней, но 1 и 9 мая отпускными не оплатят.

Нерабочие праздничные дни в РФ

Если среднедневной заработок сотрудника уменьшился, излишне выплаченные отпускные можно удержать, но только с согласия работника. Без согласия удержать деньги можно при выполнении двух условий:

1. Сотрудник отгулял отпуск авансом.
2. Сотрудник увольняется до того, как накопился необходимый стаж.

Если среднедневной заработок работника увеличился, отпускные надо доплатить. Рассмотрим на примере.

Допустим, сотруднику предоставлен ежегодный отпуск с 20 июня по 17 июля — всего 28 дней. При этом с 20 июня по 3 июля он был на больничном — всего 14 дней.

Среднедневной заработок считают за 12 месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска: с июня 2021 года по май 2022 года. Предположим, это 3200 ₽ в день — столько положено работнику за каждый день отпуска.

Расчет отпускных

Разберем две возможные ситуации:

1. Сотрудник по согласованию с работодателем перенес 14 дней отпуска на другие даты — с 1 по 14 сентября. В этом случае старые отпускные зачтут в счет пособия за первые три дня болезни и зарплаты за остаток июля и август, а перед сентябрьским отпуском отпускные рассчитают заново и выплатят полностью.
2. Сотрудник захотел сдвинуть начало отпуска на 14 дней и отдыхать с 4 июля по 31 июля. Поскольку месяц начала отпуска изменился, среднедневной заработок для отпускных теперь надо считать с июля 2021 года по июнь 2022 года и пересчитывать все отпускные.

Допустим, новый среднедневной заработок сотрудника 3300 ₽. Рассчитаем доплату.

Расчет суммы отпускных, которые нужно доплатить

Если сотрудник продлевает или переносит отпуск, это надо оформить в кадровых документах. Вот что нужно сделать работодателю:

1. Взять у работника письменное заявление о продлении или переносе отпуска на период больничного.
2. Оформить приказ.
3. Внести изменения в график отпусков.
4. Исправить данные в личной карточке, если она ведется.

Заявление. В заявлении сотрудник должен указать:

• первоначальные даты отпуска по утвержденному графику;
• период болезни и номер больничного листа;
• новые даты отпуска.

В приказе указывают количество дней, которые надо перенести, новые даты и основание переноса отпуска.

График отпусков. В график отпусков надо записать основание переноса — приказ, а также новые даты отпуска.