Согласовать с работником продление или перенос отпуска, оплатить первые три дня больничного и внести изменения в кадровые документы
Михаил Кратов
Эксперт по праву
Согласовать с работником продление или перенос отпуска, оплатить первые три дня больничного и внести изменения в кадровые документы
Михаил Кратов
Эксперт по праву
Читатель Леонид спрашивает: «Надо ли менять даты отпуска, если работник перед ним ушел на больничный? Если да, то как это оформить?»
Правила оформления зависят от того, совпадают ли даты больничного и отпуска
Если сотрудник перед отпуском ушел на больничный и вернулся до его начала, ничего менять не нужно. Если же работник продолжает болеть и во время отпуска, работодателю нужно выполнить такие действия:
- Согласовать с работником продление или перенос отпуска.
- Оплатить первые три дня больничного и пересчитать отпускные, если из-за болезни месяц начала отпуска изменился.
- Внести изменения в кадровые документы.
Разберемся со всем по порядку.
Согласовать продление или перенос отпуска
Если работник болеет сам, а не ухаживает за ребенком или взрослым родственником и болезнь совпала со временем оплачиваемого отпуска, отпуск можно продлить или перенести на другие даты.
В каких ситуациях можно продлить или перенести отпуск. Это зависит от вида отпуска и причины больничного. Например, нельзя перенести отпуск, если сотрудник взял его за свой счет или из-за карантина по коронавирусу.
| Что сравниваем | Можно продлить или перенести отпуск | Нельзя продлить или перенести отпуск |
|---|---|---|
| Вид отпуска | Оплачиваемый основной или дополнительный, после которого сотрудник должен выйти на работу | Отпуск без сохранения зарплаты, его еще называют отпуском за свой счет. По беременности и родам или по уходу за ребенком до трех лет. Учебный. Оплачиваемый отпуск, после которого сотрудник увольняется |
| Причина больничного | Болезнь или травма самого сотрудника | Уход за ребенком или взрослым родственником. Отпуск по беременности и родам. По карантину, например из-за коронавируса |
Сотрудник может выбрать продление или перенос в зависимости от того, когда он сообщил о больничном:
- продлить можно, если работодатель узнал о больничном до выхода сотрудника на работу;
- перенести можно, если работодатель узнал о больничном после выхода сотрудника на работу.
На сколько дней можно перенести отпуск. Отпуск можно продлить или перенести на то число дней болезни, которые с ним совпали. Считают календарные дни, включая субботы и воскресенья, но кроме праздников.
У сотрудницы плановый отпуск с 28 февраля по 12 марта, при этом она была на больничном с 5 по 12 марта.
Получилось, что дни болезни с 5 по 12 марта совпали с отпуском, это 8 календарных дней. Нерабочий праздничный день — 8 марта — в расчет не включают, поэтому сотрудница может продлить или перенести 7 дней отпуска.
Сотрудница решила перенести эти дни на май, начало отпуска — 1 мая. Это нерабочий праздничный день, как и 9 мая. Значит, всего сотрудница будет отдыхать 9 дней, но 1 и 9 мая отпускными не оплатят.
Нерабочие праздничные дни в РФ
| Даты | Какой праздник |
|---|---|
| 1, 2, 3, 4, 5, 6 и 8 января | Новогодние каникулы |
| 7 января | Рождество Христово |
| 23 февраля | День защитника Отечества |
| 8 марта | Международный женский день |
| 1 мая | Праздник Весны и Труда |
| 9 мая | День Победы |
| 12 июня | День России |
| 4 ноября | День народного единства |
В региональных законах могут быть указаны дополнительные нерабочие праздничные дни.
Оплатить первые три дня больничного и пересчитать отпускные, если из-за болезни месяц начала отпуска изменился
Если сотрудник заболел во время отпуска, он имеет право на оплату больничного, а если месяц начала отпуска изменился — еще и на пересчет отпускных.
Больничный. Правила оплаты больничного не меняются. Компания или ИП оплачивает сотруднику только первые три дня болезни. Деньги за остальные дни переводит Фонд социального страхования — ФСС — на основании сведений, которые предоставил работодатель.
Отпускные. Если из-за болезни месяц начала отпуска изменился, нужно пересчитать отпускные.
Если среднедневной заработок сотрудника уменьшился, излишне выплаченные отпускные можно удержать, но только с согласия работника. Без согласия удержать деньги можно при выполнении двух условий:
- Сотрудник отгулял отпуск авансом.
- Сотрудник увольняется до того, как накопился необходимый стаж.
Если среднедневной заработок работника увеличился, отпускные надо доплатить. Рассмотрим на примере.
Допустим, сотруднику предоставлен ежегодный отпуск с 20 июня по 17 июля — всего 28 дней. При этом с 20 июня по 3 июля он был на больничном — всего 14 дней.
Среднедневной заработок считают за 12 месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска: с июня 2021 года по май 2022 года. Предположим, это 3200 ₽ в день — столько положено работнику за каждый день отпуска.
Расчет отпускных
| Показатель | Значение |
|---|---|
| Среднедневной заработок | 3200 ₽ |
| Отпускные | 3200 ₽ × 28 дней = 89 600 ₽ |
| Отпускные на руки за вычетом НДФЛ | 89 600 ₽ − 13% × 89 600 ₽ = 77 952 ₽ |
Разберем две возможные ситуации:
- Сотрудник по согласованию с работодателем перенес 14 дней отпуска на другие даты — с 1 по 14 сентября. В этом случае старые отпускные зачтут в счет пособия за первые три дня болезни и зарплаты за остаток июля и август, а перед сентябрьским отпуском отпускные рассчитают заново и выплатят полностью.
- Сотрудник захотел сдвинуть начало отпуска на 14 дней и отдыхать с 4 июля по 31 июля. Поскольку месяц начала отпуска изменился, среднедневной заработок для отпускных теперь надо считать с июля 2021 года по июнь 2022 года и пересчитывать все отпускные.
Допустим, новый среднедневной заработок сотрудника 3300 ₽. Рассчитаем доплату.
Расчет суммы отпускных, которые нужно доплатить
| Показатель | Значение |
|---|---|
| Среднедневной заработок | 3300 ₽ |
| Количество дней отпуска | 28 |
| Заплатили за отпуск в июне | 89 600 ₽ |
| Сотруднику положено в июле | 3300 ₽ × 28 дней = 92 400 ₽ |
| Надо доплатить отпускных | 92 400 ₽ − 89 600 ₽ = 2800 ₽ |
| Отпускные на руки за вычетом НДФЛ | 2800 ₽ − 2800 ₽ × 13% = 2436 ₽ |
Внести изменения в кадровые документы
Если сотрудник продлевает или переносит отпуск, это надо оформить в кадровых документах. Вот что нужно сделать работодателю:
- Взять у работника письменное заявление о продлении или переносе отпуска на период больничного.
- Оформить приказ.
- Внести изменения в график отпусков.
- Исправить данные в личной карточке, если она ведется.
Заявление. В заявлении сотрудник должен указать:
- первоначальные даты отпуска по утвержденному графику;
- период болезни и номер больничного листа;
- новые даты отпуска.
Приказ. Он обязателен только при переносе отпуска. Если сотрудник решил продлить отпуск, заявление и приказ оформлять не обязательно. Но обычно их оформляют и в этом случае.
В приказе указывают количество дней, которые надо перенести, новые даты и основание переноса отпуска.
График отпусков. В график отпусков надо записать основание переноса — приказ, а также новые даты отпуска.
Личную карточку работника с 1 сентября 2021 года вести не обязательно. Но если компания или ИП их ведет, нужно внести изменения в раздел VIII «Отпуск» формы Т-2.
Спросите у эксперта
В разделе «Вопрос-ответ» эксперты Тинькофф разбирают популярные вопросы читателей по налогообложению, законам, трудовым спорам и другим проблемам в бизнесе. Вы можете отправить свой вопрос на почту secrets@tinkoff.ru.
