Зарегистрируйте бизнес в Т-Банке и получите бонусы до 500 000 ₽

Зарегистрируйте бизнес в Т-Банке и получите бонусы до 500 000 ₽

Подробнее
РассылкиИдеи для бизнесаБизнес с нуляМаркетплейсыВопросы–ответыЖизнь вне работыСправочник
РассылкиИдеи для бизнесаБизнес с нуляМаркетплейсыВопросы–ответыЖизнь вне работыСправочник

Отпуск за свой счет: что нужно знать работодателю


Любой сотрудник может попросить отпуск за свой счет. В одних случаях работодатель обязан отпустить, даже если работа горит. А в других — спокойно отказывает, и компании ничего за это не будет.

Главное про отпуск за свой счет

  1. Любой сотрудник может взять отпуск за свой счет. Он официально называется отпуском без сохранения заработной платы, или неоплачиваемым отпуском, или без содержания.
  2. Разрешать ли такой отпуск и на какой срок, зависит от двух факторов: входит ли сотрудник в категории, которым нельзя отказать в свободных днях, и по какой причине нужен отпуск.
  3. Есть категории сотрудников, которым нельзя отказать в отпуске без сохранения заработной платы. Например, сюда относятся работающие инвалиды, пенсионеры по возрасту, ветераны боевых действий и войны.
  4. Неоплачиваемый отпуск можно попросить в любое время, для него нет графика.
  5. Чтобы оформить отпуск за свой счет, нужно заявление сотрудника и приказ работодателя.
  6. Если сотрудник обязан уйти в отпуск, а ему отказывают, можно получить штраф: для должностных лиц, ИП и малых предприятий — от 1 000 до 5 000 ₽, для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 ₽.

Что такое отпуск за свой счет

У каждого сотрудника есть право на отпуск. Сколько дней он будет отдыхать и сколько получит денег, зависит от типа отпуска.

  • учебный отпуск;
  • отпуск по беременности и родам;
  • при рождении или смерти близких;
  • дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день, работу на Крайнем Севере и другие.

Еще один критерий для разделения типов отпусков — оплата: есть оплачиваемые отпуска и нет.

Сотрудник может взять отпуск за свой счет. Он официально называется отпуском без сохранения заработной платы, или попросту — неоплачиваемым отпуском или без содержания. Для работодателя это значит, что сотрудник вправе получить каникулы, но компания или ИП не обязана ему платить в это время.

В чем отличие от отгула

Отгул — это когда сотрудник взял еще один выходной. В трудовом кодексе нет такого термина, это народное определение. Самое близкое, что есть из законодательства, — дополнительный день отдыха.

Отгул и отпуск по большому счету ничем не отличаются: в одних случаях работодатель обязан предоставить свободные дни, в других — нет.

Работодатель может отказать в отгуле. Сотрудник отпрашивается с работы по личным причинам. Например, встретить маму с самолета, сходить к детям на праздник, перевезти вещи в новую квартиру или просто отоспаться после дня рождения. Это все не считается веской причиной, поэтому работодатель сам решает, отпускать или нет.

Работодатель обязан предоставить отгул. Такие случаи описывает трудовой кодекс: например, если сотрудник сдавал кровь как донор или работал в выходные. Если сотрудник запросил день отдыха, компания или ИП не может ему отказать.

Формально при обоих вариантах — и когда сотрудник просит отгул по личным причинам, и когда компания или ИП обязаны его дать — нужно оформлять документы. Как минимум заявление на отгул. Но чаще всего, если речь об одном дне, обходится без формальностей.

С оплатой то же самое. По трудовому кодексу многие отгулы не оплачиваются, даже если работодатель обязан их предоставить. Но запрета на оплату нет, поэтому компании или ИП часто не оформляют документы и не вычитают отгул из рабочих дней.

В оплате есть исключения, но это уже отдельная тема со своими тонкостями. Например, если сотрудник подписал срочный трудовой договор на два месяца и отработал в выходной, работодатель не обязан предоставлять оплачиваемый день отдыха — только денежную компенсацию.

Когда работодатель обязан предоставить неоплачиваемый отпуск

Неоплачиваемый отпуск — это дополнительные дни отдыха, помимо стандартного. Можно еще назвать этот отпуск внеплановым.

Стандартный отпуск для секретаря из Москвы — 28 дней. Она выходит замуж, и в честь этого события компания по заявлению сотрудницы обязана предоставить отпуск — до 5 дней.

Внеплановый отпуск можно попросить в любое время, для него нет графика.

Берем все тот же пример — с секретарем. По графику она отдыхает в мае и июне.

В декабре она выходит замуж, и ей полагается еще один отпуск. Несмотря на то что его нет в графике, работодатель все равно дает этот отпуск, но не оплачивает его.

Категории сотрудников, которые всегда могут получить внеплановый отпуск, указаны в трудовом кодексе и федеральных законах.

Примеры категорий сотрудников, которым нельзя отказать в отпуске без сохранения заработной платыГде зафиксировано право на отпуск
Внешние совместители, если длина отпуска на работе по совместительству короче, чем на основной
Работники, которые совмещают работу с получением высшего или среднетехнического образования. Отпуск — только на период экзаменов
Работающие инвалиды
Пенсионеры по возрасту
Родитель, опекун, попечитель ребенка, работающий в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.

Отпуск для сопровождения ребенка, поступающего на обучение по программам среднего профессионального или высшего образования в образовательные организации, расположенные в другой местности относительно проживания
Родители и супруги погибших при исполнении служебных обязанностей или вследствие связанных с ними заболеваний:

— военнослужащих;
— сотрудников органов внутренних дел;
— сотрудников уголовно-исполнительной системы;
— сотрудников таможни;
— сотрудников федеральной противопожарной службы
Участники Великой Отечественной войны
Ветераны боевых действий и войны
Народные дружинники и внештатные сотрудники полиции

В трудовом кодексе описаны случаи, когда нельзя отказывать в отпуске:

  • рождение ребенка;
  • своя свадьба;
  • смерть близкого родственника.

По семейному кодексу близкий родственник — это супруг, родители, дети, сестры и братья, бабушки и дедушки, внуки.

Кодекс об административных нарушениях в этот список добавляет еще усыновителей и усыновленных.

Когда работодатель вправе отказать

Законно отказывать в отпуске за свой счет, если категория сотрудника или причина выходных дней не указана в трудовом кодексе или федеральных законах. Несколько примеров.

Можно отказать в отпуске без сохранения заработной платыНельзя отказать
Для поездки на свадьбу тети
Для поездки на собственную свадьбу
Студенту для похода на праздник в честь получения диплома
Студенту для сдачи выпускного экзамена
Сотруднику, который работает на Крайнем Севере, для поездки к родителям в Москву
Сотруднику, который работает на Крайнем Севере, для сопровождения ребенка для поступления в московский вуз

Штрафы за нарушение прав работников

Если сотрудник обязан получить отпуск, а ему отказывают, может быть штраф: для должностных лиц, ИП и малых предприятий — от 1000 до 5000 ₽, для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 ₽.

Не стоит рассчитывать, что госорганы не узнают о нарушении. Для этого есть два способа. Первый — во время плановой проверки. Для этого разработаны целые методики — от анализа документов до интервью с сотрудниками и заполнения анкет. Они называются проверочными листами.

Проверочные листы со списком пунктов, по которым Роструд проверяет компании
Проверочные листы со списком пунктов, по которым Роструд проверяет компании

Проверочные листы — это перечень пунктов, по которым Роструд проверяет работодателя. Их можно использовать самим, чтобы убедиться, что нет причин для разбирательств. В листах есть пункты о предоставлении отпуска без оплаты

Проверочные листы — это перечень пунктов, по которым Роструд проверяет работодателя. Их можно использовать самим, чтобы убедиться, что нет причин для разбирательств. В листах есть пункты о предоставлении отпуска без оплаты

Еще один способ узнать о нарушении — если госорганы получат жалобу сотрудника. Ее можно отправить по почте, принести лично в трудовую инспекцию или заполнить заявление на сайте.

Форма отправки жалобы на работодателя на сайте
Форма отправки жалобы на работодателя на сайте

Любой сотрудник может подать жалобу на сайте, это занимает пару минут

Любой сотрудник может подать жалобу на сайте, это занимает пару минут

Может ли работодатель отправить в неоплачиваемый отпуск

Использовать отпуск без сохранения заработной платы — желание сотрудника. Если он не хочет, работодатель ничего не сделает. Даже если бизнес не работает из-за кризиса, нет денег на зарплату, все равно самим отправить сотрудника в отпуск нельзя.

Единственный вариант — увольнение, сокращение или простой, но это уже совсем другая история.

Сколько дней отпуска можно взять

Период дополнительного отпуска зависит от того, кто его берет и почему. Его сроки фиксируют разные документы: трудовой кодекс или специализированный закон, например о ветеранах. Несколько примеров из трудового кодекса.

Примеры категорий сотрудников, которым нельзя отказать в отпуске без сохранения заработной платыКоличество дней отпуска
Работники в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников
5 дней на каждое событие
Работники, которые совмещают работу с получением высшего образования. Отпуск — только на период экзаменов
15 дней в учебном году — для промежуточной аттестации.

15 дней — для вступительных испытаний.

15 дней — для аттестации слушателей подготовительных отделений.

4 месяца — для подготовки и защиты диплома и сдачи итоговых госэкзаменов.

1 месяц — для сдачи итоговых госэкзаменов
Работники, которые совмещают работу с получением среднего образования. Отпуск — только на период экзаменов
10 дней в учебном году — для промежуточной аттестации.

10 дней — для вступительных испытаний.

До 2 месяцев — для государственной итоговой аттестации
Работающие инвалиды
До 60 дней в год
Работающие пенсионеры по возрасту
До 14 дней в год
Родители и супруги погибших при исполнении служебных обязанностей или вследствие связанных с ними заболеваний:

— военнослужащих;
— сотрудников органов внутренних дел;
— сотрудников уголовно-исполнительной системы;
— сотрудников таможни;
— сотрудников федеральной противопожарной службы
До 14 дней в год

Как оформить отпуск за свой счет

Отпуск без сохранения заработной платы оформляется так же, как обычный: работодатель выпускает приказ и знакомит с ним работника под подпись. Все — можно уходить в отпуск. В двух словах о шагах.

Получить заявление. Заявление пишет сотрудник: он может заполнить бланк работодателя или использовать свою форму. Обязательные пункты:

  • от кого и кому заявление;
  • тип отпуска — без сохранения заработной платы;
  • обоснование — например, сотрудник женится или входит в такую-то категорию, которой нельзя отказать в отпуске;
  • период отпуска;
  • дата подачи заявления;
  • подпись работника.
Пример заявления на отпуск без сохранения заработной платы
Пример заявления на отпуск без сохранения заработной платы

Сотрудник может заполнить заявление на отпуск без сохранения заработной платы от руки или на компьютере. Главное — поставить живую подпись

Сотрудник может заполнить заявление на отпуск без сохранения заработной платы от руки или на компьютере. Главное — поставить живую подпись

Заявление на отпуск за свой счет

Составили шаблон заявления на отпуск, чтобы можно было его скачать и заполнить по образцу.

Убедиться, что сотрудник может уйти в отпуск. Для этого работодатель проверяет, входит ли сотрудник в категорию, которой нельзя отказать в отпуске без сохранения заработной платы. Если входит, то согласовывает отпуск. Если нет, то обдумывает просьбу и решает, как поступить.

Издать приказ о предоставлении отпуска. Отлично, сотрудник все-таки уходит в отпуск. Теперь дело за приказом — это официальное разрешение не ходить на работу.

Без приказа работодатель рискует. По умолчанию, пока сотрудник на работе, за его здоровье отвечает компания или ИП. Допустим, продавец шел по мокрому полу и упал. У него есть право предъявить претензию к работодателю и получить компенсацию. Но если он упал в свой выходной, компания или ИП платить не обязаны. То же самое с отпуском: пока сотрудник официально в отпуске, он сам отвечает за свое здоровье.

Приказ о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы

Составили шаблон приказа, чтобы можно было его скачать и заполнить по образцу.

Ознакомить сотрудника с приказом. Для этого сотрудник ставит подпись на заполненном приказе. С этого момента считается, что сотрудник знает условия отпуска без сохранения заработной платы и может уйти.

Как отразить отпуск за свой счет во внутренней документации

В оформлении отпуска без сохранения заработной платы много нюансов. Их знают бухгалтеры и кадровики, поэтому советуем обратиться к ним. Чтобы вам представить процесс, рассказываем самое основное.

Основные шаги:

  1. Получить заявление на отпуск от сотрудника.
  2. Выпустить приказ.
  3. Ознакомить сотрудника с приказом — для этого он должен расписаться на приказе.
  4. Внести информацию в личную карточку и лицевой счет сотрудника, если их ведете, и табель учета рабочего времени.

Шаблоны документов есть в трудовом кодексе, примеры можно посмотреть на сайте «Консультант Плюс».

Как считается трудовой стаж во время отпуска

Законодательство выделяет два вида стажа: страховой и трудовой. Страховой нужен для расчета пенсии и назначения пособий: чем больше стаж, тем больше выплаты.

В страховой стаж входит только период, когда компания или ИП начисляет зарплату, а значит, и платит страховые взносы за работника. Поэтому отпуск без сохранения заработной платы не входит в страховой стаж.

Для назначения обычных пенсий по старости термин «трудовой стаж» используют только для периодов до 2002 года. Все, что заработано позже, называется страховым стажем.

В законодательстве о государственных пенсиях, к примеру полицейским или пожарным, трудовой стаж остался. Но там он фактически приравнен к страховому стажу на государственной или муниципальной службе. То есть отпуск без сохранения заработной платы за свой счет и тут не засчитывается.

Краткий вывод такой: если сотрудник хочет понять, войдет ли его отпуск без оплаты в стаж для расчета пенсии или пособий, то ответ — нет.

Что делать, если сотрудник заболел во время отпуска за свой счет

Если сотрудник ушел в отпуск без сохранения заработной платы, работодатель и СФР не обязаны выплачивать больничные. Но запрета на мотивационные выплаты нет: например, компания может премировать заболевшего, оплатить лечение в больнице и помочь любым другим способом.

Можно ли уволить во время отпуска за свой счет

Работодатель не вправе по своей инициативе уволить сотрудника во время отпуска, неважно, что это за отпуск — запланированный или нет, с оплатой или без нее. Основное правило отпуска — гарантия сохранения рабочего места и размера зарплаты.

Единственный вариант — это если сотрудник ушел в отпуск без сохранения зарплаты, никого не предупредив. Если же отпуск любого вида включен в график, сотрудник может идти на отдых просто так — как только подошел согласованный срок.

Можно ли досрочно выйти из неоплачиваемого отпуска

Сотрудник может выйти из отпуска в любое время по своему желанию. В трудовом кодексе ограничений нет. Но просто так сделать это нельзя — понадобится заявление. Смысл заявления, по сути, такой же: «Я, такой-то, планирую выйти из отпуска тогда-то».

Заявление о выходе из отпуска без сохранения зарплаты

Составили шаблон заявления, чтобы можно было его скачать и заполнить по образцу.

Заявление сотрудник заполняет в свободной форме или по шаблону работодателя.

Кредит на открытие и развитие бизнеса

Предложение от Т-Банка

Кредит на открытие и развитие бизнеса

  • Для пополнения оборотных средств или инвестиций
  • Предварительное решение без открытия расчетного счета
  • Все онлайн, не нужно ездить в банк
Узнать сумму

АО «ТБанк», лицензия №2673

Ксения Иванова
Ксения Иванова

А вы отказывали сотруднику в отпуске за свой счет? Поделитесь, почему пришлось так поступить.

Анонимный пользователь

Добрый день. Подскажите пожалуйста имеет ли право работодатель офор********** отпуск за свой счёт как обычный оплачиваемый отпуск? Спасибо за раннее

Эксперт Бизнес-секретов
Эксперт Бизнес-секретов

Здравствуйте.
Есть ситуации, когда работодатель обязан предоставить отпуск за свой счет, а есть ситуации — когда имеет право в них отказать. Обо всем рассказали в нашей статье.

Natali Valent
Natali Valent

Эксперт, ситуация, когда работник пишет заявление на 5 дней без сохранения зарплаты, а работодатель может его отпустить только на 4 дня. Нужно ли работнику переписывать заявление. Или на заявлении достаточно руководителю написать, на 4 дня и издать приказ на 4 дня.

Эксперт Бизнес-секретов
Эксперт Бизнес-секретов

Natali, добрый день! В этом случае надо попросить работника переписать заявление.


Больше по теме

Новости