Что такое воркшопы и как их организовать
Предпринимателю для успешного развития нужно постоянно прокачивать себя, свою команду и сотрудников. Чтобы эта прокачка была более эффективной, надо тестировать разные инструменты — не ограничиваться только тренингами или онлайн-курсами. Одним из инструментов развития и командного решения сложных задач могут стать воркшопы. Подробно рассказываем про них в статье.
Что такое воркшопы и зачем они нужны бизнесу
Воркшоп — это интерактивное мероприятие, где участники получают знания и осваивают навыки через практическую работу. В отличие от традиционных лекций воркшопы предполагают активное вовлечение всех участников в процесс обучения.
Если проще, воркшоп — это групповая работа, где каждый член группы включается в активное созидание. В процессе воркшопа участники могут заниматься индивидуальными проектами и соревноваться друг с другом или групповыми, генерировать идеи, дискутировать. Главное — соблюдать ключевое правило: 80% практики, 20% теории.
Итог воркшопа — это всегда готовое решение какой-то задачи, например собранная концепция нового продукта или подготовленная маркетинговая стратегия для компании.
Зачем бизнесу нужны воркшопы. Есть несколько причин:
- развитие новых навыков. Участники будут пробовать работать с новыми методиками и форматами, разрабатывать стратегии, а потом применять их в работе, чтобы повышать эффективность;
- обучение сотрудников. Воркшоп предполагает групповое обучение, где участники могут обмениваться опытом, знаниями и идеями в ходе дискуссий и совместных заданий;
- мотивация и вдохновение. Взаимодействие между людьми и атмосфера сотрудничества позволяют не только делиться опытом, но и наталкивать на новые мысли и идеи;
- построение командного взаимодействия. Участники воркшопа во время командной работы и активных обсуждений узнают друг друга, получается своеобразный тимбилдинг.
Организовать воркшоп можно для сотрудников любого уровня. Скажем, для руководителей, для команды конкретного проекта или отдела, например маркетингового — чтобы разработать новую стратегию или рекламную кампанию. Сотрудников разного уровня можно объединять в рамках воркшопа — все зависит от цели, задачи и формата.
В чем преимущества воркшопов перед другими форматами
Чтобы взрослый человек что-то понял, ему нужно прожить этот опыт. Просто послушать лекцию недостаточно. Знания, которые мы не прожили, мы забываем быстрее, почти молниеносно. На помощь приходит формат воркшопа, в котором реализован принцип Learning by doing — обучение через практику.
Активное участие вместо пассивного слушания. В воркшопах участники не просто слушают лектора, а активно вовлечены в процесс. Они выполняют задания, обсуждают идеи, создают проекты. Это напрямую реализует принцип Learning by doing.
Интерактивность и обратная связь. В отличие от лекций, где общение часто однонаправленное, воркшопы предполагают постоянный обмен мнениями, идеями и немедленную обратную связь от ведущего и других участников.
Экспериментирование и право на ошибку. Во время воркшопа участники могут экспериментировать, пробовать разные подходы и учиться на своих ошибках в безопасной среде.
Мультисенсорное обучение. Воркшопы задействуют разные органы чувств и способы восприятия информации: ее доносят и зрительно, и на слух, и тактильно — через работу руками в практических заданиях. Это усиливает эффект обучения через действие.
Осязаемый результат. Часто воркшопы завершаются созданием конкретного продукта или решения, что дает участникам ощущение достижения и применимости полученных знаний.
Какими могут быть воркшопы
Есть четыре популярных вида воркшопов:
- creative kitchen — мастерская для решения сложных задач на уровне команды;
- one-on-one — воркшоп для фаундеров, который заменяет классические сессии с консультантом;
- серия воркшопов для обучения сотрудников — для получения новых навыков и их отработки у сотрудников;
- стратегическая сессия в формате воркшопа — мероприятие на уровне компании, проводится 2—4 раза в год.
Creative kitchen — креативный воркшоп для команды. Он помогает упростить решение задачи в рамках проекта. Это диджитал-коворкинг, на который команда приносит сложные проекты для совместной проработки. Такой формат не только способствует генерации идей, но и создает атмосферу сотрудничества и обмена знаниями.
Воркшоп длится два часа, за которые нужно создать финальную работу или качественный драфт, прототип. Это может быть страница для сайта, новая концепция первого экрана мобильного приложения или сборка бюджета на ближайший квартал. Проводить creative kitchen можно по необходимости или сделать еженедельным ритуалом.
Например, для отдела маркетинга можно собрать creative kitchen из трех человек: маркетолог, проджект-менеджер, дизайнер или арт-директор. Арт-директор делится экраном и рисует макет в прямом эфире при коллегах, маркетолог помогает придумать текст для заголовка, проджект идет уточнять цифры или добавляет нужные исходники и материалы.
Формат one-on-one. Воркшоп, в котором предприниматель работает с внешним консультантом. Но вместо стандартной сессии работа строится на практике. Это помогает решить «проблему белого листа» — когда собравшиеся не понимают, с чего начать работу над задачей. Результатом встречи будут конкретные наработки: таблицы, слайды, документы, которые можно будет зафиналить уже после встречи.
Можно открыть Google Sheets и во время встречи собрать модель с юнит-экономикой или бюджет на три месяца, а можно открыть Keynote или PowerPoint и сделать слайды для инвестиционной презентации, отрисовать в Figma несколько вариантов позиционирования продукта, сделать план по стратегии продаж и партнерам в Miro или FigJam.
Обучение сотрудников с помощью серии воркшопов. Когда основатель компании хочет научить команду новому навыку и покупает онлайн-курсы или лекции, он сталкивается с проблемой метаобучения и управления вниманием. Для полноценного внедрения нового навыка нужна определенная среда, проводник и много практики. Важно, чтобы применимость знания была актуальна в тот же день.
Сотрудникам отдела бренд-менеджеров нужно освоить работу с генеративным искусственным интеллектом. Они могут проходить серию воркшопов еженедельно по пятницам с 10 до 13 часов. На воркшопах сотрудники получают микс практических заданий, которые выполняют в моменте — анализируют документ с помощью ChatGPT, вносят конкретный промт и видят результат. Если у них возникают вопросы или идеи, как использовать ИИ для своих задач, все это разбирается «на лету».
Стратегическая сессия в формате воркшопа. Это мероприятие для руководителей. Его проводят 2—4 раза в год, подготовка к нему занимает гораздо больше времени, чем к другим форматам. Если creative kitchen можно запустить за 20—30 минут, для стратсессии может понадобиться 2—4 недели подготовки. Длиться такой воркшоп будет не 2—4 часа, а все 8 часов или может быть выездным на несколько дней.
Обычно программа такого воркшопа включает в себя:
- Установочную сессию.
- Мозговой штурм с креативными методиками и фреймворками.
- Структурирование и группировку идей и гипотез, их приоритезацию с выделением нескольких основных идей для дальнейшей проработки.
- Разработку следующих шагов.
Каждый компонент программы может длиться от получаса до 2,5—3 часов. Ожидаемый результат воркшопа — получение списка гипотез для проработки, создание дорожной карты.
Это единственный формат воркшопа, который помогает синхронизироваться внутри топ-менеджмента, становится своеобразным тимбилдинг-мероприятием. Именно этот формат стоит делать выездным.
Предприниматель проводит стратегическую сессию в формате воркшопа с планированием на полгода или год. Он выезжает с топ-менеджерами за город, снимает конференц-зал на несколько дней. Каждый день 4 часа уделяют обсуждениям — с каждым топ-менеджером надо отдельно поговорить 30—60 минут. А остальное время — это отдых.
Для эффективной стратегической сессии нужно сфокусироваться на подготовке — чем больше ее будет, тем лучше.
Как организовать воркшоп: пошаговый план
У разных форматов воркшопов есть свои нюансы в организации, но в целом процесс будет такой:
Поставить цель и определить результат. Цель должна быть понятной, четкой и реализуемой. Например, для воркшопа creative kitchen цель может быть такая: «Нарисовать первый экран в приложении, концепцию или страницу проекта». Для обучающего воркшопа по генеративному искусственному интеллекту: «Участники должны научиться выполнять определенные задачи с этим ИИ». Ожидаемый результат можно сформулировать так: «Участники в конце воркшопа могут создать макет рекламного баннера с помощью генеративного ИИ».
Определить участников. Нужно подумать, для кого предназначена эта встреча и почему. Например, если это creative kitchen, участвует команда, занятая в проекте. Если это стратегическая сессия, ключевые участники — основатель компании и топ-менеджеры.
Выбрать формат. Проводить воркшоп можно в онлайне или офлайне. Cтратегическую сессию лучше проводить офлайн, в идеале с выездом. Остальные виды воркшопов можно проводить онлайн или гибридно.
Составить программу. В ней нужно определить последовательность мероприятий и распределить время. Программа напрямую зависит от формата воркшопа. Для двухчасового creative kitchen, где команда создает дизайн первой страницы приложения, нет сценария как такового. Если это выездной воркшоп для проведения стратегической сессии, нужно продумать, как чередовать активную рабочую часть и отдых, будут ли сторонние мероприятия, сколько времени это займет. Здесь уже программу прописывают подробно, по часам.
Собрать команду. Помимо участников в команду входят холдер, фасилитатор и секретарь. Холдер — менеджер, он всех собирает. Фасилитатор проводит воркшоп, удерживает ритм и направляет дискуссию. А секретарь — тот, кто помогает холдеру ничего не упустить и фиксирует все, что обсуждается, например, в Miro.
Роли фасилитатора и холдера может исполнить один человек. Секретаря лучше выбрать отдельно. Объединять все три роли в одном человеке не стоит.
Кто возьмет на себя функции холдера и фасилитатора, зависит от типа воркшопа. Для creative kitchen их берет руководитель команды. На обучающем воркшопе фасилитатор — тот человек, который делится знаниями. Если он из той же компании, он может быть и в роли холдера. Если фасилитатор — человек со стороны, на место холдера лучше взять кого-то из команды, например эйчара.
Подготовить необходимые материалы. Это могут быть цифровые инструменты для совместной работы, фиксации результатов, демонстрации презентаций, медиаматериалов. Все это нужно не только для онлайн-, но и для офлайн-воркшопа.
Что может пригодиться:
- видео-конференц-сервисы: Zoom, Microsoft Teams, Google Meet;
- платформы для совместной работы: Miro, FigJam, Freeform;
- интерактивные инструменты: Mentimeter, Kahoot! для проведения опросов и викторин.
Можно добавить инструменты искусственного интеллекта — например, писать креативные методики с помощью промтов.
Что важно знать, чтобы все получилось
На подготовку к воркшопу стоит заложить от 30 минут до 2—3 часов. Точное время зависит от формата, количества участников, программы. Исключение — стратегическая сессия, подготовка к которой может занять несколько дней. Кроме четкого движения по основным этапам нужно учесть еще несколько нюансов.
Не жалейте времени и сил на тщательную подготовку. Обеспечьте участников всеми необходимыми материалами и инструкциями заранее. Можно сделать заготовки перед встречей. Если будете создавать тайминг маркетинговых активностей, можно заранее сделать шаблон, который команда будет заполнять. Например, подготовить фрейм в Miro или FigJam.
Анализируйте готовность аудитории к выбранной теме перед составлением программы. Этот совет актуален для обучающих воркшопов на большую группу. Когда задействованы не 5—6 человек, а 30—40, соберутся разные люди с разным уровнем подготовки и погружения в тему. Это будет влиять на групповую динамику.
Руководитель компании организует воркшоп по обучению работе с генеративным ИИ на 30 сотрудников. Он может провести опрос через Google Forms, чтобы понять, кто уже знает базовые вещи, а кто нет. После этого в программу можно добавить вводную лекцию, на которую придут только условные 10 человек, для которых тема совсем новая. Остальные присоединятся к воркшопу на 40 минут позже, к основной части.
Делайте воркшоп динамичным. Чередуйте презентации, дискуссии и практические задания, чтобы удерживать внимание участников. На практические задания нужно отводить 70—80% времени.
Для динамики важен сеттинг, то есть архитектура пространства, среда, которая вдохновит участников включиться в игровой процесс. Это определенный сценарий, фреймворк работы: договоренности по правилам, обстановке, распределению ролей, созданию атмосферы. Для выстраивания правильного сеттинга нужно сначала зафиксировать цель и время, а потом распределить роли участников.
Скажем, цель воркшопа — придумать рекламную кампанию на Новый год. Запустить мозговой штурм можно по методу Уолта Диснея: это сценарий с тремя этапами. На каждом из них участники примеряют разные роли:
- Мечтатель. Участники набрасывают как можно больше идей, даже самые несерьезные.
- Реалист. Участники просчитывают и анализируют то, что придумали в режиме мечтателей, определяют практическую применимость.
- Критик. Участники прорабатывают оставшиеся варианты.
Следите, чтобы дискуссия шла в изначально заданном направлении. Если во время дискуссии что-то идет не туда или может уйти не туда, можно применить прием «Парковка». Команда договаривается, что она «паркует» тему или вопрос. Это фиксируется как отдельная зона с вопросами. Например, создают борд с надписью «Парковка» и собирают на нем стикеры-вопросы, которые «запарковали». Их зафиксировали, но не стали посвящать им время в текущий момент.
Позаботьтесь о технических вопросах. Проблемы с проектором, экраном или звуком могут стать неприятным сюрпризом. При подготовке в тестовом режиме попробуйте провести все процедуры: поделитесь изображением с экрана, проверьте работу динамиков, удобство совместной работы с выбранными цифровыми инструментами. Предусмотрите возможность оперативного решения технических сбоев. Особенно если проводите воркшоп онлайн или в гибридном формате.
«У нас был момент, когда на первом воркшопе мы показывали с проектора, а за день до следующего воркшопа он перегорел. Пришлось использовать телевизор, но замена слабая — телевизор маленький. Поэтому мы делали так, чтобы каждый участник дополнительно подключился еще и с десктопа и смотрел, что происходит на экране».
Дарья Мингалиева
Ментор технологических компаний, автор воркшопов по обучению генеративному ИИ
Убедитесь, что как минимум один человек уверенно владеет технологиями. Важно, чтобы на воркшопе кто-то умел уверенно пользоваться инструментами, с помощью которых вы фиксируете или создаете материалы: Figma, Miro, Keynote, PowerPoint. Именно этот человек и становится секретарем. А еще лучше и продуктивнее — использовать возможности ИИ.
Главное
- Воркшоп — это интерактивное мероприятие, где участники получают знания и осваивают навыки через практическую работу. Главное условие воркшопа — упор на практику: она должна занимать не меньше 80% всей программы.
- От семинара воркшоп отличается наличием практических задач, от мастер-класса — необходимостью создавать свои проекты вместо повторения за экспертом. К тренингу воркшоп очень близок, но во время тренинга не обязательно создавать какой-то продукт, как во время воркшопа.
- Преимущества воркшопа — в принципе Learning by doing, обучение через практику. Воркшоп подразумевает интерактивность, активное участие, возможность экспериментировать, совершать ошибки и здесь же их отрабатывать. Также в финале у участников есть какой-то осязаемый результат — готовая стратегия или макет рекламного креатива.
- Воркшопы можно классифицировать по целям: стратегический, инновационный, креативный и так далее. Можно подразделять по форматам — правильного или неправильного деления нет.
- Для организации воркшопа важно определить его цель и результат — это ключевые условия. Сколько он будет длиться, какая у него будет программа, сколько участников, онлайн или офлайн — зависит от формата, темы и целей воркшопа.
Готовы ли вы попробовать провести воркшоп в своей компании? Поделитесь опытом в комментариях.