Как подготовить и провести презентацию

Презентовать свой проект, новую концепцию развития или выступить на конференции — важная часть современного бизнеса. Так можно найти инвестора, партнера или клиента. От того, насколько качественно вы проведете презентацию, зависит, состоится ли важное вам партнерство и в конечном счете развитие и рост прибыли бизнеса.

Как провести презентацию так, чтобы вас слушали и услышали, расскажем в этой статье.

Презентация — это короткое выступление для одного или нескольких человек. Главная задача презентации — представить проект, идею или продукт и получить обратную связь: новый деловой контакт, продвижение, продажу или что-то, что соответствует целям бизнеса.

Мы условно разделили презентации по видам аудитории:

• презентация проекта инвестору;
• презентация новой стратегии или проекта подчиненным;
• презентация продукта клиенту;
• выступление на сцене или онлайн перед аудиторией — на конференции, семинаре или вебинаре.

У каждого из этих видов презентации есть свои особенности.

Сложности. У инвесторов обычно нет лишнего времени, чтобы полчаса слушать презентацию. Предпринимателю нужно успеть за пару минут заинтересовать его своим проектом и назначить полноценную встречу, где можно обсудить детали.

Особенности. Инвесторы выслушивают больше десятка предпринимателей в день и глухи к стандартным идеям и однотипным проектам.

В идеальных условиях инвестор сидит в конференц-зале, а предприниматель выступает перед ним и рассказывает о своей идее. В реальности презентацию придется провести в коридоре на конференции или в лифте.

Лайфхаки. В такой ситуации подойдет elevator pitch — с английского «презентация для лифта»: короткая речь на пару минут, грубо говоря, если вы оказались с инвестором в одном лифте и важно успеть сказать главное, пока он едет на нужный этаж.

План elevator pitch. Расскажите вот о чем:

1. Какую реальную проблему в бизнесе, мире или у аудитории вы хотите решить.
2. Каким способом вы предлагаете ее решить.
3. Какую выгоду от этого решения получит сам инвестор.

Главное в презентации для инвестора. Коротко и ясно рассказать о проблеме пользователей, что компания уже сделала для ее решения и какую выгоду получит инвестор, если вложит деньги в этот проект.

Что это. Руководитель или собственник рассказывает сотрудникам своей компании новую идею, которая поможет росту бизнеса.

Сложности. С одной стороны, преимущество в том, что внимание аудитории изначально ваше: вы начальник, и слушать вас — обязанность подчиненных. Но здесь кроется и подвох: сотрудники могут слушать, но не слышать и забудут главную идею презентации сразу же после ее завершения.

Особенности. По итогу презентации каждый участник проекта должен четко понимать, какую именно проблему вы все вместе решаете и почему это важно. От этого зависит не только точность реализации поручений, но и вовлеченность сотрудников в проект, их отдача.

Проведение презентации команде формально можно растянуть хоть на час. Так, Трэвис Каланик, основатель Uber, выступал перед сотрудниками на корпоративе и представлял основные ценности компании больше трех часов.

Подчиненные не смогут встать в середине выступления и уйти. Но они могут закрыться и отвлечься на смартфоны и соцсети. Поэтому важно не только собрать всех в одном зале в приказном порядке, но и завладеть вниманием каждого в этом зале.

Лайфхаки. В такой ситуации хорошо работает концепция idea pitch — «презентация идеи». Важно не просто раскрыть суть идеи, но и замотивировать команду участвовать в ее реализации.

План idea pitch. Рекомендуем такую последовательность презентации:

1. Проблема компании, которую решает новая стратегия или проект. Например, компания медленно растет и нужно выходить на новый рынок.
2. Решение коротко. Что за новый продукт планируете выпускать или на какой рынок выходить.
3. Рынок. Например, теперь ваш продукт будут доставлять не только в Москву и Петербург, но и в регионы.
4. Конкуренты. Расскажите своей команде об идеях, которые не сработали или сработали не до конца у ваших конкурентов. Обратите внимание, как планируете избежать этих ошибок в вашем решении.
5. Как работает решение. Здесь вы должны представить полную схему проекта. Каждый сотрудник должен увидеть не только свой участок работы, но и соседний, и понять, как качество его работы влияет на задачи коллег.
6. Что есть на сегодняшний момент. Проект уже согласован с советом директоров и подписано соглашение о его запуске? Бюджет уже выделен? Важно показать, что проект — это не абстрактные планы, а реальные действия, которые скоро будут реализованы.
7. Сроки развития проекта. Сотрудники должны понимать, как проект скажется на их планах, в том числе и на графике отпусков.
8. Команда проекта. Расскажите, кто выступает ответственным на разных участках проекта и почему.

Главное в презентации для команды. Не терять из фокуса интересы команды: если выступление будет о новых инвестициях в развитие, а сотрудникам уже два года не повышали зарплату, вряд ли вдохновенная речь будет услышана и правильно воспринята.

Что это такое. Встреча, на которой основная задача — продать товар или услугу клиенту.

Сложности. Обычно клиент получает множество презентаций с такими же товарами и услугами, какие предлагаете вы.

Особенности. Чтобы отстроиться от конкурентов, рекомендуем презентовать свое предложение с позиции «мы понимаем ваши боли и потребности, и наш продукт поможет их решить».

Лайфхаки. Выступление можно построить по тому же плану, что и elevator pitch, но сконцентрироваться на потребностях конкретного клиента, а не рынка в целом.

План презентации клиенту может быть такой:

1. Обозначение потребности, боли клиента.
2. Демонстрация продукта и того, как именно он решает потребности клиента.
3. Выгода, которую клиент получит от покупки: результат использования продукта или услуги.

Главное в презентации для клиента. Помните о болях потенциального покупателя и предлагайте решение, которое их закроет.

Что это такое. Когда вы хотите донести свою мысль до массовой аудитории: на конференции, семинаре, вебинаре.

Сложности. Нет конкретной компании или конкретного человека. Чаще всего вы понимаете примерный портрет аудитории, но не знаете людей лично.

Особенности. Как правило, нет цели продать прямо сейчас конкретный продукт, привлечь инвестиции или замотивировать команду выполнить проект, поэтому elevator pitch или idea pitch не подойдет.

Нет какого-то конкретного алгоритма — для каждой аудитории и каждой задачи будет свое выступление. Но мы подготовили инструменты, которые помогут успешно провести любую презентацию, — о них в следующем разделе.

Собрали приемы для подготовки и проведения презентации, которые помогут повысить свои шансы на успешное выступление:

• изучить свою аудиторию заранее;
• рассказать историю;
• пользоваться приемами удержания внимания;
• поддерживать контакт глаз с аудиторией;
• помнить о языке тела;
• обратить внимание на то, как звучит голос;
• постараться успокоиться;
• вспомнить ошибки предыдущих выступлений.

Изучить свою аудиторию заранее. Важно заранее узнать особенности аудитории, планировать и выстраивать свое выступление в зависимости от того, кто перед вами: мамы в декрете, айтишники или владельцы бизнеса.

Именно от этой отправной точки и можно работать: выбирать язык для выступления, представлять свою идею в зависимости от того, что волнует людей.

Помогут ответы на такие вопросы:

• кто передо мной;
• что я хочу от этих людей;
• кто я для них;
• что я могу сказать и показать для того, чтобы добиться от аудитории желаемого для меня отклика;
• как я буду это говорить и показывать.

Рассказать историю. Люди легче воспринимают информацию в форме рассказа. Они визуализируют события истории в воображении, пытаются понять, как бы поступили на месте героев, и испытывают эмоции.

Хорошая история для презентации должна быть короткой, легкой для понимания и запоминания. Желательно, чтобы она была личной: это покажет, почему вы увлечены вашим проектом и он для вас так важен.

Пользоваться приемами удержания внимания. Это приемы, которые помогут сохранить внимание аудитории на протяжении всей презентации. Например, можно добавить в выступление метафоры, необычные сравнения, шутки, которые поймет именно ваша аудитория.

Поддерживать контакт глаз с аудиторией. Зрительный контакт со зрителем поможет увидеть реакцию на выступление, получить эмоциональный отклик. А зрители поймут, что вы их видите, а не просто вещаете в пустоту.

Помнить о языке тела. Более 70% информации слушатель получает невербально: скованное тело, минимум движений, руки, скрещенные на груди перед собой, — все это говорит о волнении спикера, его дискомфорте. Это может отталкивать зрителя.

А расправленные плечи, свободные руки, устойчивая поза демонстрируют открытость, расслабленность и уверенность спикера. Это рождает доверие к нему как к эксперту на бессознательном уровне.

Репетируйте позу и жесты заранее перед зеркалом и добивайтесь автоматизма, тогда в стрессовой ситуации вы не растеряетесь и сможете произвести правильное впечатление на аудиторию.

Обратить внимание на то, как звучит голос. Низкий тембр голоса и низкая скорость речи воспринимаются аудиторией лучше, чем высокий голос и быстрая речь.

Если от волнения речь ускоряется и вы начинаете запинаться, сделайте паузу и попробуйте говорить медленнее. Важно не просто вместить всю информацию в выступление, но создать у зрителей впечатление уверенности и спокойствия.

Часто в моменте нам сложно понять, что мы делаем хорошо или недостаточно успешно, поэтому подготовьтесь заранее: порепетируйте и запишите на диктофон свое выступление, потом прослушайте его. Так вы услышите, где стоит замедлиться и понизить голос, а где интонационно выделить ключевые моменты.

Постараться успокоиться. Вот что можно делать до или во время выступления для того, чтобы справиться со стрессом:

• дыхание. Во время волнения сознательно медленнее и глубже вдыхайте и выдыхайте — например, вдох на четыре счета, а выдох на шесть счетов. Достаточно десяти таких циклов, чтобы успокоить сердцебиение и пульс;
• движение. Чтобы сжечь лишний адреналин, можно подвигаться перед выступлением: попрыгать, побоксировать невидимую грушу, подняться по лестнице;
• упражнения на мелкую моторику. Например, упражнение «Колечки»: быстро соединяйте на обеих руках большие пальцы поочередно с мизинцами, безымянными, со средними и с указательными пальцами. Потом двигайтесь в обратную сторону: начните с указательных пальцев, закончите мизинцами. А теперь на левой руке начните с мизинца, а на правой — с указательного.

Вспомнить ошибки предыдущих выступлений. Это как домашняя работа над ошибками, чтобы избежать неудач в будущих выступлениях.

Можно прописать на бумаге неудачный опыт выступления:

• в левой части страницы — что именно пошло не так: вы забыли тезисы выступления, аудитория скучала или не уложились в тайминг;
• в правой части страницы — что можно было бы сделать по-другому: заранее порепетировать или выкинуть из выступления два лишних тезиса.

Когда это записано от руки, вы настраиваете свой мозг на другой вариант развития событий: он уже знает, что делать при подобных ситуациях и как не допускать их в дальнейшем.

Любое выступление лучше поддержать визуально: слайдами, фотографиями, инфографикой; продемонстрировать, как работает продукт, физически или на видео.

Что именно использовать для визуальной поддержки, зависит от специфики выступления. Например, для презентации перед инвестором презентация может вообще не понадобиться: возможно, придется презентовать проект на бегу, в лифте или в коридорах конференции, где нет проектора и достаточного количества времени.

При подготовке визуала рекомендуем опираться на принцип Гая Кавасаки «10/20/30».

10 — не больше 10 слайдов. Старайтесь уложиться в такое количество слайдов, так как ресурсы внимания аудитории ограничены.

20 — не больше 20 минут. Долгая презентация утомляет, внимание зрителей теряется, они могут уйти или отвлечься на смартфон и соцсети.

30 — кегль шрифта. Много мелкого текста на слайдах не помогает зрителям. Попытка впихнуть всю имеющуюся информацию на слайд говорит только о сконцентрированности выступающего на себе, а не на интересах аудитории. Лучше подумать об удобстве и пользе и выводить на слайд только главное.

Помимо привычного для всех PowerPoint, можно использовать другие программы, чтобы сделать презентацию. Собрали небольшую подборку.

Можно в режиме реального времени отсканировать фотографию или документ и сразу открыть его в Keynote. Программа умеет сохранять презентацию в формате .pptx, который откроется на любом компьютере.

Бесплатно можно создать пять презентаций с ограниченным функционалом, дальше стоимость — 14 долларов в месяц.

На слайды можно вставлять не только фото, видео, иконки и гифки, но и 3D-модели.

На каждом слайде есть счетчик символов и таймер. Он показывает, сколько времени понадобится, чтобы представить слайд.

При подготовке и проведении презентации можно допустить ошибки, из-за которых выступление будет выглядеть неубедительно, а внимание зрителей — теряться. Рассказываем, какие это могут быть ошибки.

Звуковые эффекты на слайдах. Вылеты текста со свистом или другим звуком отвлекают внимание аудитории и могут быть неприятны слушателям. Лучше их вообще не добавлять.

Броские переходы между слайдами. В некоторых программах, например PowerPoint, есть подборка разных эффектов. Слайды могут растворяться, выплывать, резко выскакивать. Когда-то это было необычно, но сейчас подобные приемы использовать не стоит. Они, как и звуковые эффекты, отвлекают внимание аудитории.

Много мыслей на одном слайде. Есть правило: «Один слайд — одна мысль». Не нужно пытаться вместить все выступление в пару слайдов — лучше увеличить их количество.

Много текста. Презентация — вспомогательный инструмент для спикера, она не должна забирать на себя все внимание. На слайдах нужно использовать минимум текста, размещать там только основные тезисы.

Если нельзя сократить текст, разбейте его на несколько слайдов.

Нечитабельный текст. Для презентации лучше не использовать рукописные шрифты или шрифты с засечками, например Times New Roman. Их тяжелее воспринимать, а на большом расстоянии — почти невозможно прочитать. Используйте шрифты без засечек — Verdana или Arial.

Больше двух шрифтов на одном слайде. Можно использовать один шрифт для заголовка, другой — для основного текста. Но следите, чтобы оба шрифта были читаемыми.

Слишком много разных цветов. Пестрые презентации отвлекают внимание и мешают сосредоточиться, а черно-белые — скучно смотреть. Лучше не впадать в крайности и выбрать не больше 2—3 цветов.

Стоковые картинки. Изображения с сотрудниками в красивом офисе или улыбающиеся люди возле ноутбука стали расхожими клише и выглядят безвкусно и неуместно. Такие картинки только разбавляют текст и не несут смысловой нагрузки. Если хочется добавить визуал, можно использовать, например, инфографику.

Изображения без пояснений. Подпись под иллюстрацией объясняет, что изображено на картинке и почему это важно, дает дополнительную информацию, сообщает об источнике.

Есть несколько способов понять, что презентация сработала.

Переходы. В презентацию можно добавить QR-код, по которому люди смогут попасть на ваш сайт или лендинг. Чтобы отследить, откуда пришли посетители и сколько их, можно вшить в ссылку UTM-метку.

Знание аудитории. Можно сделать голосование в зале или онлайн и узнать, как слушатели восприняли вашу презентацию. Например, в своем выступлении вы рассказываете о новом продукте, а после предлагаете слушателям пройти небольшой тест, где нужно ответить на вопросы. Это поможет понять, насколько внимательно вас слушали и правильно ли поняли характеристики продукта.

Тест лучше делать простым и коротким — люди вряд ли захотят тратить время на заполнение длинных анкет.

Обратная связь. Можно провести опрос: например, сделать онлайн-форму или попросить организаторов отправить анкету участникам мероприятия. Еще один способ — лично пообщаться с участниками мероприятия в перерывах.

Упоминания. Можно собрать статистику в социальных сетях и посмотреть, сколько человек подписались на ваши социальные сети, какая у них активность. Возможно, кто-то из участников мероприятия отметил ваше выступление у себя на странице. Чтобы было проще собирать статистику, попросите участников отметить публикации о вас специальным хэштегом.

Если не хочется отслеживать и замерять активность вручную, можно воспользоваться автоматизированными сервисами, например SCAN или Медиалогия.

Тиражирование. Можно разместить презентацию в открытом доступе, например у себя на сайте и оценить количество скачиваний.

Способ оценки будет зависеть от цели. Например, если была цель — продать, стоит смотреть на переходы, если обучить — смотрите на реакцию и обратную связь.

1. Главная задача презентации — представить проект, идею или продукт и получить какую-то обратную связь: новый деловой контакт, продвижение, продажу или что-то, что соответствует насущным целям бизнеса.
2. У разных презентаций могут быть разные способы подачи — все зависит от того, перед кем вы выступаете и с какой целью.
3. Презентация для инвестора не должна быть длинной: в ней важно показать, какую реальную проблему в бизнесе, мире или у аудитории вы хотите решить, способ решения и выгоду инвестора.
4. Презентация новой стратегии подчиненным должна заразить команду энтузиазмом и ясно продемонстрировать, почему этот проект важен. Если сотрудники не будут мотивированы во время презентации, они не будут вовлечены и в реальной работе.
5. При презентации продукта или услуги клиенту важно держать фокус на боли клиента и предлагать ее решение с помощью вашего предложения.
6. При выступлении на публике можно использовать разные методы работы со вниманием аудитории и своим волнением.