Как ИП ненадолго оставить бизнес?

Читательница Марина спрашивает: «Я ИП. Хочу уехать на пару месяцев в другую страну, но закрывать бизнес не планирую. Думаю заморозить ИП на время. Я могу управлять бизнесом удаленно? Если да, то что для этого нужно?»

Оформить электронную подпись

У КЭП такая же юридическая сила, как у собственноручной подписи. Документ, заверенный КЭП, не отличается от бумажного документа с подписью и печатью.

ИП и небольшие компании пока редко переходят на электронный документооборот. Контрагенты могут не оценить ваш отъезд и отказаться тоже подключать ЭДО. Лучше обсудить это с ними до отъезда и убедиться, что вы сможете подписывать хотя бы первичные документы из-за границы.

Для взаимодействия с госорганами ЭДО не нужен, хватит одной КЭП. Подавать заявления и сдавать отчетность можно напрямую на сайтах ведомств или через Госуслуги.

Сделать доверенность

Доверенность — это документ, который дает право одному физическому или юридическому лицу действовать в интересах другого. Например, по ней можно передать сотруднику право принимать товар, заключать договоры, получать почту за вас. По доверенности действует кто-то другой, а отвечаете вы.

Например, ИП поручил сотруднику принять товар вместо себя. Сотрудник может делать только это от имени предпринимателя. Если понадобится действие вне пунктов доверенности, это уже будет не от имени ИП.

ИП может составить только специальную доверенность, так как предприниматель не может передать все дела другим и устраниться от бизнеса. Статус ИП неотделим от человека: предприниматель и есть бизнес.

По выбору ИП оформить доверенность можно на сотрудника или других людей — родственника, друга, сторонних специалистов. Также можно распределить дела между разными людьми и сделать несколько документов.

Составить доверенность поможет нотариус. Он же заверит ее. Без заверения нотариуса по доверенности нельзя взаимодействовать с госорганами и совершать сделки с недвижимостью.

При этом нужно учесть риск: доверенное лицо будет почти не ограничено в действиях. Единственное условие — оно должно действовать в ваших интересах. Если вам не понравится решение представителя, а суд заключит, что человек действовал в интересах бизнеса, придется принять последствия и нести ответственность.

Например, представитель ИП решил, что надо арендовать помещение побольше, которое стоит дороже. Из-за этого расходы бизнеса выросли, и он не смог платить. ИП сам бы так не поступил, так как просчитывал движение денег. ИП решил через суд получить компенсацию, мол, представитель действовал не в его интересах. Но суд решил, что он действовал в интересах бизнеса, а не в личных. Значит, отвечать будет предприниматель, хоть и ошибся представитель.

Специальная доверенность поможет, если вы уверены, что за границей сможете решать большую часть вопросов по бизнесу сами. Например, с помощью ЭДО. А если вдруг понадобится сделать что-то, чего нет в тексте доверенности, придется делать еще одну за границей в российском посольстве или консульстве и пересылать ее почтой либо приехать лично.

Продумать, как получать деньги

Вам понадобятся деньги на жилье, питание, лекарства, отдых. Если берете наличные, учитывайте ограничения. В феврале 2024 года один человек может вывести наличными максимум 10 000 $ или другую иностранную валюту в эквиваленте. Если едете семьей из трех человек, вместе можете взять 30 000 $. Брать наличные рубли можно на любую сумму.

С безналичными деньгами пока сложнее, потому что есть ограничения на переводы. Но работающие варианты переводов есть. Способы и условия зависят от конкретной страны и банков.

Еще по итогу года надо направлять отчет о движении средств на иностранном счете в налоговую. Это надо делать ежегодно не позднее 1 июня. Если открыли счет в 2023 году, отчет нужно успеть подать до 1 июня 2024 года. За опоздание могут оштрафовать — до 5000 ₽.

Если есть сотрудники, подготовьте их к своему отъезду

Если команда привыкла работать удаленно, будет проще уехать и оставить бизнес на время. Все и так привыкли решать рабочие вопросы в мессенджерах.

Сложнее уехать, когда сотрудники привыкли к присутствию руководителя на месте. В большой компании с тысячью человек отъезд вряд ли будет критичен. А вот в компании из десяти человек это важно.

Например, в кофейне бариста и повара привыкли, что предприниматель всегда рядом, готов выйти на смену вместе с ними. Если он уедет, у сотрудников может пропасть мотивация или появится страх не справиться. Бариста и поварам будет сложно общаться с руководителем по Zoom и в мессенджерах.

Вот что можно сделать, чтобы бизнес работал без проблем во время отъезда.

Назначить главного, которого сотрудники хорошо знают. Лучше оставить вместо себя человека, которому сотрудники уже доверяют, например человека из штата. Приглашать нового человека в бизнес — риск, даже если он опытный специалист. Сотрудники могут не сработаться с ним, а урегулировать отношения удаленно сложно.

Подготовить гайды для команды. Пропишите инструкции по работе и важные детали, которые знаете только вы. Например, пароли, где лежат документы, кому звонить, если придет проверка. Это снизит тревожность команды. В небольшой компании можно оставить инструкцию и пожелания каждому.

Выбрать сервисы для удаленной работы. Например, звонить удобно по Zoom или Google Meet, писать — в Телеграме или Вотсапе. Важно продолжать проводить планерки, обсуждать работу вместе. А чтобы поддержать доверительную атмосферу, лучше включать камеру.

Кроме общения важно продолжать контролировать финансовые показатели, эффективность сотрудников. В этом помогут CRM-системы, тайм- и таск-трекеры и видеонаблюдение. Такие инструменты помогают отслеживать количество задач, время и качество работы, число клиентов.

Но не стоит злоупотреблять подобными сервисами и следить за сотрудниками поминутно. Это лишает мотивации работать. У них другая задача — проверять, все ли в порядке, замечать проблемы и помогать команде на расстоянии.

Следить за сроком отсутствия в России

Другая страна тоже может потребовать платить налоги — такая ситуация называется двойным налогообложением. Советуем консультироваться с юристом по вашей ситуации.