Зарегистрируйте бизнес в Тинькофф и получите бонусы до 500 000 ₽

Зарегистрируйте бизнес в Тинькофф и получите бонусы до 500 000 ₽

Подробнее
Идеи для бизнесаБизнес с нуляМаркетплейсыВопросы–ответыЖизнь вне работыСправочник
Идеи для бизнесаБизнес с нуляМаркетплейсыВопросы–ответыЖизнь вне работыСправочник

Электронная трудовая книжка


Цифровая система, которая хранит информацию о стаже работника


Трудовая книжка — это основной документ, который подтверждает стаж работы в России. Работодатель должен вносить туда, например, информацию о приеме человека на работу, его переводах, повышениях и увольнении. В будущем это понадобится сотруднику: в частности, для расчета пенсии и других социальных выплат.

До 2020 года работодатели вносили информацию в бумажные книжки. С 2021 года людям, которые трудоустраиваются впервые в жизни, такие книжки больше не оформляют. Вместо этого сведения о сотрудниках передают в Социальный фонд России — СФР — в электронном виде, а работник может получить их в виде выписки.

Что такое электронная трудовая книжка

Простыми словами электронная трудовая книжка — это система учета сведений о трудовом стаже работника. В книжке содержатся:

  • данные о работнике: его фамилия, имя, отчество, дата рождения и СНИЛС;
  • данные о работодателях: наименования компаний или ФИО ИП;
  • даты приема на работу, перевода и повышения в должности;
  • должность работника и в каком подразделении он трудится;
  • даты увольнений и их причины.

Электронная трудовая книжка, или ЭТК, есть у всех работников, которые трудоустроены по закону. Чтобы отправить сведения о человеке в СФР, работодатель должен сдать отчет ЕФС-1. Обычно с документами работает кадровик, бухгалтер или другой назначенный руководителем бизнеса сотрудник.

Сведения вносят в подразделы 1 и 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1. Если работодатель нанимает человека или увольняет его, об этом нужно сообщить в СФР не позднее следующего рабочего дня. В остальных случаях отчет сдают до 25-го числа месяца, следующего за месяцем кадрового события.

Подавать сведения в СФР нужно как на штатных сотрудников, так и на исполнителей по договорам гражданско-правового характера.

Если до 2021 года у человека уже была бумажная трудовая книжка и он решил ее сохранить, работодатель все равно должен отправлять сведения в СФР и дублировать их в бумажной книжке. Проще говоря, электронная трудовая книжка есть у каждого, кто хотя бы один день работал в России по трудовому или гражданско-правовому договору.

Каковы преимущества электронной трудовой книжки

Главный плюс электронной трудовой книжки — ее невозможно потерять. Работодатель обязан передавать все данные в СФР, а работник может получить их в любой момент через Госуслуги или личный кабинет в Социальном фонде России — для этого нужно запросить форму СТД-СФР.

Кроме того, нельзя изменить сведения в электронной трудовой «задним числом». Это исключает возможность подделки или изменения информации в трудовой книжке работника.

Если сотрудник переходит на электронную трудовую книжку, работодателю проще работать с его документами — не нужно беспокоиться о том, корректно ли заполнена бумажная версия. Даже если сотрудник решил оставить бумажную книжку, он в любой момент может подать заявление о переходе на электронную версию.

Если человек решил отказаться от бумажной трудовой книжки, он должен сообщить об этом работодателю. Работодатель вносит в нее запись об этом и сдает подраздел 1.1 ЕФС-1 с отметкой о подаче заявления до 25-го числа следующего месяца.

Как защищены персональные данные в ЭТК

Информационная система СФР аттестована по действующему законодательству о защите персональных данных. Сведения о людях находятся в распределенных системах хранения фонда — так можно не переживать о том, что данные пропадут или будут уничтожены злоумышленниками.

Что важно запомнить

  1. У каждого официально оформленного сотрудника есть электронная трудовая книжка.
  2. Чтобы внести сведения в ЭТК, работодатель должен сдать отчет по форме ЕФС-1 в Социальный фонд России.
  3. Если работник сохранил бумажную книжку, работодатель должен дублировать в ней всю информацию, которую отправил в СФР.
  4. Сотрудник, сохранивший бумажную книжку, может в любой момент отказаться от нее и полностью перейти на ЭТК.
Бизнес-секреты: новости, анонсы событий, советы предпринимателей

Телеграм-канал: 58 829 читателей

Бизнес-секреты: новости, анонсы событий, советы предпринимателей

Подписаться

АО «Тинькофф Банк», лицензия №2673

Справочник предпринимателя

Больше по теме